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物業(yè)客戶投訴管理制度（通用9篇）
在社會一步步向前發(fā)展的今天，我們每個人都可能會接觸到制度，制度是要求成員共同遵守的規(guī)章或準(zhǔn)則。那么你真正懂得怎么制定制度嗎？下面是小編為大家整理的物業(yè)客戶投訴管理制度，僅供參考，大家一起來看看吧。
物業(yè)客戶投訴管理制度 1
一、目的
為規(guī)范物業(yè)公司的投訴處理工作，確�？蛻舻耐对V得到及時、有效的解決，提升客戶滿意度，特制定本制度。
二、適用范圍
本制度適用于物業(yè)公司所有部門及員工，在處理客戶投訴時應(yīng)遵循本制度的規(guī)定。
三、職責(zé)分工
1. 客服部：負(fù)責(zé)受理客戶投訴，并進(jìn)行初步處理和跟蹤回訪。
2. 相關(guān)責(zé)任部門：負(fù)責(zé)根據(jù)客服部的轉(zhuǎn)交，對客戶投訴進(jìn)行具體處理和解決。
四、投訴受理
1. 客服部前臺為受理客戶投訴的責(zé)任部門，其他職能部門接到投訴后，應(yīng)立即轉(zhuǎn)交客服部前臺。
2. 客服部前臺接到投訴后，應(yīng)認(rèn)真傾聽客戶訴求，詳細(xì)記錄投訴內(nèi)容，包括投訴時間、地點、被投訴人或部門、投訴事件經(jīng)過、客戶要求等。
3. 實行投訴首問負(fù)責(zé)制，首次接收客戶投訴的客服部工作人員為有效責(zé)任人，負(fù)責(zé)填寫《客戶投訴處理登記表》，并在20分鐘內(nèi)送達(dá)相關(guān)責(zé)任部門。
五、投訴處理
1. 相關(guān)責(zé)任部門接到客服部轉(zhuǎn)交的投訴后，應(yīng)立即進(jìn)行核實和處理，確保在規(guī)定時間內(nèi)解決客戶問題。
2. 對于有效投訴，相關(guān)責(zé)任部門應(yīng)認(rèn)真分析原因，采取有效措施進(jìn)行整改，防止類似問題再次發(fā)生。
3. 對于無效投訴，客服部前臺應(yīng)向客戶進(jìn)行解釋和說明，爭取客戶的理解和支持。
六、投訴回訪
1. 客服部前臺在處理完客戶投訴后，應(yīng)及時進(jìn)行回訪，了解客戶對處理結(jié)果的.滿意度。
2. 回訪方式可以通過電話、短信、郵件等方式進(jìn)行，確�；卦L工作的及時性和有效性。
3. 對于客戶不滿意的處理結(jié)果，客服部前臺應(yīng)再次與相關(guān)責(zé)任部門溝通，協(xié)調(diào)解決客戶問題，直至客戶滿意為止。
七、考核與獎懲
1. 物業(yè)公司將對各部門及員工在處理客戶投訴工作中的表現(xiàn)進(jìn)行考核和評價。
2. 對于表現(xiàn)優(yōu)秀的部門及員工，將給予表彰和獎勵；對于工作不力、造成客戶投訴升級的部門及員工，將給予批評和處罰。
八、附則
1. 本制度由物業(yè)公司負(fù)責(zé)制定和解釋。
2. 本制度自發(fā)布之日起實施，如有修訂，將及時通知各部門及員工。
物業(yè)客戶投訴管理制度 2
一、目的
為確保物業(yè)公司能夠及時、有效地處理客戶投訴，提高客戶滿意度，維護(hù)公司形象，特制定本制度。
二、投訴受理流程
1. 接待投訴：物業(yè)公司應(yīng)設(shè)立專門的投訴受理渠道，如客服熱線、投訴信箱等，確保客戶能夠方便地提出投訴。
2. 記錄投訴：客服人員接到投訴后，應(yīng)認(rèn)真傾聽客戶訴求，詳細(xì)記錄投訴內(nèi)容，包括投訴時間、地點、被投訴人或部門、投訴事件經(jīng)過、客戶要求等。
3. 初步判斷：客服人員應(yīng)對投訴進(jìn)行初步判斷，區(qū)分有效投訴和無效投訴，并填寫《客戶投訴處理單》。
三、投訴處理流程
1. 轉(zhuǎn)交投訴：對于有效投訴，客服人員應(yīng)及時將投訴轉(zhuǎn)交給相關(guān)責(zé)任部門進(jìn)行處理。
2. 處理投訴：相關(guān)責(zé)任部門接到投訴后，應(yīng)立即進(jìn)行核實和處理，確保在規(guī)定時間內(nèi)解決客戶問題。處理過程中，應(yīng)保持與客戶的溝通，及時反饋處理進(jìn)展。
3. 回復(fù)客戶：處理完畢后，相關(guān)責(zé)任部門應(yīng)將處理結(jié)果反饋給客服人員，由客服人員及時回復(fù)客戶，并告知客戶如有不滿意可再次投訴。
四、投訴回訪與監(jiān)督
1. 回訪客戶：物業(yè)公司應(yīng)定期對處理完畢的投訴進(jìn)行回訪，了解客戶對處理結(jié)果的滿意度�；卦L方式可以通過電話、短信、郵件等方式進(jìn)行。
2. 監(jiān)督處理：物業(yè)公司應(yīng)設(shè)立專門的`監(jiān)督機構(gòu)或人員對投訴處理過程進(jìn)行監(jiān)督，確保投訴得到及時、有效的處理。對于處理不當(dāng)?shù)耐对V，應(yīng)及時進(jìn)行糾正和整改。
五、投訴分析與改進(jìn)
1. 分析投訴：物業(yè)公司應(yīng)定期對客戶投訴進(jìn)行分析，總結(jié)投訴原因和規(guī)律，提出改進(jìn)措施和建議。
2. 改進(jìn)服務(wù)：根據(jù)投訴分析結(jié)果，物業(yè)公司應(yīng)不斷完善服務(wù)流程和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，提高服務(wù)質(zhì)量，減少客戶投訴的發(fā)生。
六、附則
1. 本制度由物業(yè)公司負(fù)責(zé)制定和解釋。
2. 本制度自發(fā)布之日起實施，如有修訂，將及時通知各部門及員工。
物業(yè)客戶投訴管理制度 3
第一章 總則
為進(jìn)一步提升物業(yè)服務(wù)水平，及時處理客戶投訴，維護(hù)客戶權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國消費者權(quán)益保護(hù)法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實際情況，特制定本制度。
第二章 目標(biāo)與適用范圍
1. 目標(biāo)
規(guī)范客戶投訴的受理、處理和反饋流程，確保投訴處理的及時性、有效性和透明性。
通過投訴管理，發(fā)現(xiàn)服務(wù)中的不足，推動物業(yè)服務(wù)質(zhì)量的持續(xù)改進(jìn)。
加強與客戶的溝通，提升客戶滿意度及公司的信譽度。
2. 適用范圍
本制度適用于XX物業(yè)管理有限公司及其所有管理項目的.客戶投訴處理，適用于所有客戶、服務(wù)人員及管理層。
第三章 投訴管理規(guī)范
1. 投訴受理
投訴渠道：客戶可通過電話、郵件、官方網(wǎng)站、微信、現(xiàn)場等多種方式提出投訴。
受理人員：專門的客戶服務(wù)部負(fù)責(zé)投訴的接收和登記，確保每一位投訴均能及時記錄并處理。
投訴登記：受理人員應(yīng)填寫《客戶投訴登記表》，記錄投訴人的基本信息、投訴內(nèi)容、投訴時間、聯(lián)系方式等基本信息，確保信息的完整性和準(zhǔn)確性。
2. 投訴分類
服務(wù)質(zhì)量投訴：包括物業(yè)服務(wù)人員態(tài)度、服務(wù)不周等問題。
設(shè)施設(shè)備投訴：如電梯故障、公共設(shè)施損壞等。
環(huán)境衛(wèi)生投訴：例如公共區(qū)域衛(wèi)生、綠化管理等。
收費問題投訴：有關(guān)物業(yè)收費不合理或不明之處。
其他投訴：其他未列明的投訴事項。
3. 投訴處理流程
初步調(diào)查：接到投訴后，受理人員應(yīng)在24小時內(nèi)進(jìn)行初步調(diào)查，了解投訴的基本情況，并與客戶進(jìn)行溝通。
責(zé)任認(rèn)定：依據(jù)調(diào)查結(jié)果，判斷投訴是否屬實，明確責(zé)任單位和責(zé)任人。
處理方案：根據(jù)責(zé)任認(rèn)定的結(jié)果，制定相應(yīng)的處理方案，并在48小時內(nèi)反饋給客戶。
實施方案：處理方案一旦確定，相關(guān)責(zé)任部門應(yīng)立即組織實施，并在處理完成后對客戶進(jìn)行反饋。
4. 投訴反饋
處理反饋：處理完成后，受理人員應(yīng)在3個工作日內(nèi)與客戶進(jìn)行反饋，告知處理結(jié)果及后續(xù)改進(jìn)措施。
客戶滿意度調(diào)查：在投訴處理后，客戶服務(wù)部應(yīng)對客戶進(jìn)行滿意度調(diào)查，了解客戶對處理結(jié)果的滿意程度，并記錄反饋意見。
5. 投訴整改
根據(jù)客戶投訴及反饋情況，相關(guān)責(zé)任部門應(yīng)及時制定整改措施，確保問題得到根本解決。
整改意見應(yīng)在公司內(nèi)部進(jìn)行通報，確保類似問題不再發(fā)生。
第四章 監(jiān)督機制
1. 監(jiān)督責(zé)任
公司設(shè)立專門的監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對投訴處理情況進(jìn)行監(jiān)督，確保投訴處理的透明性和公正性。
2. 定期審核
每季度公司應(yīng)對投訴處理情況進(jìn)行匯總分析，審核各類投訴的處理效果，并形成報告，提交管理層審閱。
3. 績效考核
將投訴處理情況納入員工績效考核，促使員工重視客戶投訴，提升服務(wù)意識。
對處理投訴積極、客戶反饋良好的員工給予表彰，對處理不當(dāng)或拖延的員工進(jìn)行相應(yīng)的處罰。
第五章 附則
1. 解釋權(quán)
本制度由XX物業(yè)管理有限公司客戶服務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。
2. 實施與修訂
本制度自發(fā)布之日起實施，并在實施過程中根據(jù)實際情況適時修訂。
3. 實施細(xì)則
各部門應(yīng)根據(jù)本制度的要求，制定相應(yīng)的實施細(xì)則，以確保制度的有效落實。
第六章 其他相關(guān)條款
1. 培訓(xùn)與宣傳
公司應(yīng)定期對員工開展投訴處理培訓(xùn)，提高員工的服務(wù)意識和處理能力。
通過多種渠道向客戶宣傳投訴渠道和處理流程，增強客戶對投訴管理的知曉度。
2. 資料保密
對于客戶投訴信息應(yīng)嚴(yán)格保密，未經(jīng)客戶同意不得向外部透露，確�？蛻舻碾[私和權(quán)益不受侵害。
通過建立健全的物業(yè)客戶投訴管理制度，物業(yè)公司能夠及時處理客戶投訴，提升客戶滿意度，進(jìn)而促進(jìn)公司的持續(xù)發(fā)展。
物業(yè)客戶投訴管理制度 4
一、目的
規(guī)范物業(yè)管理業(yè)主投訴的定義、分類、統(tǒng)計分析及處理流程，強調(diào)以業(yè)主為中心，提高業(yè)主服務(wù)意識和投訴處理的主動、及時和有效性，并通過科學(xué)、系統(tǒng)的投訴統(tǒng)計分析，達(dá)到服務(wù)質(zhì)量的預(yù)警和指導(dǎo)作用，有效減少和預(yù)防投訴，以最終實現(xiàn)提升業(yè)主滿意度。
二、適用范圍
本制度適用于公司普宅部業(yè)主投訴處理的管理。
三、職責(zé)
1. 普宅部：作為公司對外的業(yè)主投訴處理部門，負(fù)責(zé)公司業(yè)主投訴處理制度的制定、修訂、推進(jìn)、監(jiān)督執(zhí)行，及各單位投訴處理信息的收集、整合、分析、傳遞、跟蹤及監(jiān)督工作。
2. 職能部門：品質(zhì)部、運營部為投訴處理提供專業(yè)顧問指導(dǎo)，協(xié)助處理重大疑難投訴。
3. 普宅部前臺接待中心（客服中心）：負(fù)責(zé)業(yè)主咨詢、投訴、求助服務(wù)的接待、分類處理、及時回復(fù)、回訪，數(shù)據(jù)收集、分析。
四、方法和過程控制
本制度包含投訴處理的'機構(gòu)設(shè)置、各種來源投訴的受理方式及投訴處理流程、投訴信息的流轉(zhuǎn)方式、投訴受理和處理的責(zé)任劃分、投訴閉環(huán)后投訴信息管理、統(tǒng)計的程序和方法等內(nèi)容。
五、投訴的定義及分類
1. 投訴的定義：投訴指業(yè)主（廣義業(yè)主，也包括員工和合作伙伴）認(rèn)為由于公司工作上的失職、失誤、失度、失控傷害了他們的自尊或利益，及沒有滿足其合理需求而向管理人員或有關(guān)部門提出的口頭或書面意見。
2. 提出投訴的業(yè)主主要分類：
在普宅項目中所有業(yè)主。
員工、合作方以及其他經(jīng)營活動接觸對象。
六、接待來信來訪來電投訴制度
1. 實行首問責(zé)任制，公司每一位員工，無論其部門分工，均有義務(wù)接受業(yè)主的任何來訪來電、投訴，屬于自己職權(quán)范圍內(nèi)或能夠給予解決的，應(yīng)當(dāng)場予以解決；不屬于自己職權(quán)范圍內(nèi)或不能予以解決的，不得以任何理由推托、回避，應(yīng)將業(yè)主反應(yīng)的問題當(dāng)場予以接待，而后轉(zhuǎn)告相應(yīng)部門。
2. 每一位員工都有責(zé)任收集來自業(yè)主關(guān)于小區(qū)管理的看法、建議、意見等。
3. 公司員工接聽所有來電時，第一句必須為：“您好，某某物業(yè)�！�
4. 受理投訴時，必須熱情接待，主動詢問，面帶微笑，不得推諉、無理拒絕，并做到一視同仁。
5. 當(dāng)被投訴者受理投訴時，受理者必須如實記錄，不得提出回避。
6. 對投訴內(nèi)容要認(rèn)真記錄，及時派人處理或向主管匯報并在24小時內(nèi)予以解決或答復(fù)，做到事事有著落，件件有回音。
7. 凡由市政設(shè)施如水、電、氣、道路、郵電、通訊等所引起的住戶投訴，應(yīng)努力做好解釋工作，積極同市政有關(guān)部門辦理交涉，盡早為業(yè)主排憂解難，決不允許推托了事。
8. 員工應(yīng)認(rèn)真做好本職工作，積極為業(yè)主提供滿意管理服務(wù)，減小投訴，把矛盾消滅在投訴之前。
9. 對業(yè)主的投訴應(yīng)及時進(jìn)行分析總結(jié)，對反復(fù)出現(xiàn)的問題，應(yīng)組織有關(guān)部門進(jìn)行深入探討并找出解決辦法，防止再次發(fā)生。
10. 對投訴要記錄，投訴資料要存檔。
物業(yè)客戶投訴管理制度 5
一、弄清投訴定義
眾所周知，物業(yè)管理是寓服務(wù)、管理、經(jīng)營為一體的服務(wù)性行業(yè)，而作為服務(wù)性行業(yè)的物業(yè)管理企業(yè)要想杜絕業(yè)主住戶投訴是完全不可能的。你做得很出色，業(yè)主住戶不一定會贊揚你，而一旦你做得不夠好，業(yè)主住戶就一定會投訴你。
為何投訴呢？它是指業(yè)主住戶（即物業(yè)所有人和使用人）在使用物業(yè)或享受服務(wù)的過程中，由于對房屋質(zhì)量、設(shè)施設(shè)備運行、毗鄰關(guān)系以及服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)態(tài)度等產(chǎn)生不滿情緒或抱怨，而提請物業(yè)管理企業(yè)解決處理，或者直接向有關(guān)主管部門反映的行為。處理投訴，是物業(yè)管理企業(yè)日常管理與服務(wù)工作的一項重要任務(wù)，也是與業(yè)主住戶直接交流與溝通的最佳方式。
二、剖析投訴成因
俗話說：“金無赤足，人無完人”，盡管物業(yè)管理公司盡心盡力、盡職盡責(zé)，但也不可能把工作做到十全十美，無懈可擊。因此，投訴也就在所難免。產(chǎn)生投訴的原因，可以歸納為以下幾點：
1.房屋質(zhì)量方面：如房屋滲水、內(nèi)外墻體開裂、管道裂縫或堵塞、下水道不暢通等等。
2.物業(yè)配套方面：如水電、煤氣或有線電視、防盜系統(tǒng)等未到位，垃圾房布置不合理，沒有足夠的車輛停放場所，沒有休閑與娛樂場所或活動室。
3.設(shè)備設(shè)施方面：如電梯經(jīng)常出故障，防盜門禁電子系統(tǒng)無法正常使用等。
4.服務(wù)技巧方面：如服務(wù)態(tài)度：如物業(yè)管理人員禮儀禮節(jié)欠佳，出言不遜，態(tài)度生硬，橫眉冷眼等。 服務(wù)時效：如工作效率低、處理問題速度慢，維修不及時，辦事拖拉等。務(wù)質(zhì)量：如人身、財產(chǎn)的`安全得不到保障，環(huán)境衛(wèi)生臟、亂、差，綠化區(qū)域內(nèi)雜草叢生，維修返修率高等。服務(wù)項目：主要是指物業(yè)管理企業(yè)所提供的物業(yè)服務(wù)項目單一，不能滿足各類不同層次業(yè)主的需求。
5.管理費用方面：主要是對物業(yè)管理服務(wù)費、各種分?jǐn)傎M用等感到不滿：如認(rèn)為物業(yè)管理費太高，各類公共能耗等費用的分?jǐn)偛痪虿缓侠淼取?/p>
6.突發(fā)事件方面：如突然停電，被困于電梯，室內(nèi)被盜、家室浸水，遭受意外的火災(zāi)、車輛的丟失、私人物件被損等。
7.相鄰關(guān)系方面：主要是由于業(yè)戶與相鄰業(yè)戶之間產(chǎn)生的矛盾協(xié)調(diào)不成而轉(zhuǎn)至物業(yè)管理企業(yè)的各類投訴：如漏水、噪音等等。
三、洞察投訴動機
充分了解物業(yè)管理投訴者及其心態(tài)是物業(yè)管理從業(yè)人員處理物業(yè)管理投訴的關(guān)鍵所在，知己知彼，才能百戰(zhàn)不殆。
1、投訴者的類別：
A.職業(yè)投訴者。這些人不間斷地以不同的理由進(jìn)行投訴，希望通過這樣的途徑能直接或間接的獲得經(jīng)濟(jì)上的更多的收益或補償，以及為其提供超高的服務(wù)水準(zhǔn)。投訴的內(nèi)容往往是小問題，但投訴者總是試圖以之夸大。
B.問題投訴者。在物業(yè)管理投訴項目中，絕大多數(shù)都屬于這一類，他們對所出現(xiàn)的問題感到不滿，但不想小題大做只想將問題或不滿通過各種有效途徑進(jìn)行反映，以求得到妥善處理。
C.潛在投訴者。這類投訴者有其合理的投訴事由，但出于某種原因的考慮并不想進(jìn)行投訴，盡管有時也會向自己的親朋好友“訴苦”或不間斷地發(fā)牢騷、埋怨。此類投訴者只有在被“逼上梁山”才會轉(zhuǎn)為問題投訴者。
2、投訴者的心態(tài)
A.心態(tài)之一：求尊重。這主要是指那些有身份地位、有財富及其他類型（如自我感覺良好等）的業(yè)主，他們往往口氣大，來勢猛，有時甚至還大吵大鬧，盛氣凌人。他們力圖通過這一系列行為向物業(yè)管理企業(yè)提示：你要關(guān)注我、尊重我、要不折不扣的為我辦事等。
B.心態(tài)之二：求發(fā)泄。這種心態(tài)類型的業(yè)主，由于他在工作上、家庭生活中受到不同程度的委屈，造成心理上的偏差或不平衡，想通過對某一件小事甚至想盡辦法尋找投訴點，發(fā)泄心中的郁悶或不快，以此來滿足心理上的安慰。
C.心態(tài)之三：求補償�！氨砝锊灰弧笔沁@種類型業(yè)戶最好的心態(tài)表述。這種人來勢往往不兇猛，來了以后并不是單刀直入，而是甜言蜜語、夸這贊那，弄的物業(yè)管理人員暈頭轉(zhuǎn)向，在未來得及還神時，突然直截了當(dāng)?shù)胤崔D(zhuǎn)話鋒，正式切入主題，目的是要獲得經(jīng)濟(jì)上的補償。
D.心態(tài)之四：求解決。業(yè)戶確實遇到問題，希望通過物業(yè)管理企業(yè)幫助或協(xié)調(diào)解決。
物業(yè)客戶投訴管理制度 6
1.客戶投訴須堅持"五清楚，一報告"的處理原則：
�。�1）聽清楚：在接待客戶投訴時，應(yīng)耐心聽客戶講完，聽清客戶投訴的內(nèi)容，不得打斷客戶說話，更不能急于表態(tài)。
（2）問清楚：待客戶講完后，要進(jìn)一步問清有關(guān)情況，切忌與客戶正面辯駁，應(yīng)客觀冷靜地引導(dǎo)客戶敘述清楚實際情況。
�。�3）跟清楚：受理客戶投訴要一跟到底，直到問題得到解決并回復(fù)客戶為止。對不能解決的投訴，應(yīng)婉轉(zhuǎn)地向客戶講清楚，并確定下次回復(fù)的時間。
�。�4）復(fù)清楚：對客戶的投訴在充分了解情況后，應(yīng)及時把處理的過程及結(jié)果清楚地回復(fù)客戶，以表明客戶的`投訴已得到足夠的重視和妥善的解決。
�。�5）記清楚：處理客戶投訴后，應(yīng)把投訴的事項、處理過程及結(jié)果清楚地記錄于客戶意見處理表內(nèi)，由客戶確認(rèn)后收回存檔。
（6）報告：重大投訴，必須馬上報告部門經(jīng)理和物業(yè)管理中心領(lǐng)導(dǎo)。
2.客戶投訴處理程序：
（4）一般性投訴：當(dāng)接到一般性投訴時，將投訴情況記錄在《客戶投訴記錄表》上，及時向職能部門進(jìn)行信息傳遞并立即將情況回復(fù)客戶。
�。�5）通過物業(yè)管理中心處理的一般性投訴有：大廈內(nèi)裝修噪音滋擾他人辦公；衛(wèi)生間等公共設(shè)施使用出現(xiàn)故障和問題；客戶室內(nèi)設(shè)施需要維修；客戶郵件、報紙遺失或欠收；大廈公共區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生及綠化花木問題；大廈鼠蟲害防治問題；涉及物業(yè)管理中心所提供的各類服務(wù)問題。
（6）重大投訴：遇到重大投訴，須將投訴事項及時上報部門經(jīng)理和中心領(lǐng)導(dǎo)并向投訴客戶解釋原因，確定回復(fù)時間；重大或突發(fā)事件包括：火災(zāi)、電梯困人、爆炸、突發(fā)性停電、水浸、盜竊等破壞性行為、刑事案件、客戶集體投訴（三家以上）、中央空調(diào)主機、發(fā)電機、高低壓電柜、通訊設(shè)備等主要設(shè)備設(shè)施故障、大廈主題結(jié)構(gòu)遭受破壞等。
�。�7）書面投訴：對客戶的書面投訴，確認(rèn)投訴性質(zhì)以書面形式回復(fù)客戶。
（8）投訴匯總：每月對投訴進(jìn)行一次匯總，記錄在《客戶月投訴統(tǒng)計表》上，并根據(jù)客戶投訴情況，進(jìn)行客戶回訪。
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目的
1、樹立良好企業(yè)形象，共同維護(hù)公司利益和良好聲譽。
2、提高工作效率，優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量，提高客戶信心，確�？蛻魸M意。
適用范圍
xx物業(yè)管理服務(wù)有限公司屬下各項目及公司內(nèi)部相關(guān)業(yè)務(wù)部門。
具體內(nèi)容
1、凡屬xx公司之員工，當(dāng)接到顧客投訴時，必須聆聽，同時將顧客投訴的時間、姓名、住址、聯(lián)系電話號碼及投訴主題詳細(xì)記錄，并將相關(guān)信息及時反饋客戶中心前臺（一般情況下在24小時內(nèi)反饋）。
2、客戶中心前臺接到投訴信息后，必須做好匯總、核實、分析，根據(jù)各種投訴性質(zhì)和程度及時作出相應(yīng)的處理辦法，并于12小時內(nèi)向相關(guān)部門傳遞，要求限期處理和回復(fù)。
3、屬非合理投訴事項的，客戶中心須向顧客耐心解釋，力求給予顧客諒解和寬容，對于難以說服的'顧客，則由部門負(fù)責(zé)人須出面協(xié)調(diào)解決。
4、屬日常投訴合理事項的，相關(guān)責(zé)任部門接到客戶中心傳遞信息或調(diào)度后，須及時核實，并組織落實相應(yīng)工作，若遇特殊情況或客觀等原因不能按規(guī)定時間完成工作的，須在接到調(diào)度后的2個小時內(nèi)向客戶中心前臺作出回應(yīng)，以便向顧客回復(fù)。
5、相關(guān)部門將問題處理妥善后，須于2小時內(nèi)反饋客戶中心，以便跟進(jìn)驗證和回訪顧客（回訪時效在2個工作日內(nèi)執(zhí)行）。
6、屬緊急搶險搶修、重要重大或需要開發(fā)商解決等事項，接報人或前臺人員須于3分鐘內(nèi)知會相關(guān)部門作應(yīng)急處理；各管理處負(fù)責(zé)人遇不能解決之重要重大事項，須于接報后的5分鐘內(nèi)上報物業(yè)公司主管領(lǐng)導(dǎo)，并于24小時內(nèi)提交相關(guān)書面報告。
7、物業(yè)公司主管領(lǐng)導(dǎo)遇不能協(xié)調(diào)解決的重要重大事項，須于接報后的10分鐘內(nèi)電話上報董事領(lǐng)導(dǎo)決策處理（并在48小時內(nèi)提交書面報告）；處理完畢后，由發(fā)展商客戶服務(wù)部會同物業(yè)公司于8小時內(nèi)跟進(jìn)驗證，并于完成后的2個工作日內(nèi)回訪客戶。
8、首問人（即第一時間與客戶接觸和接報投訴的人），必須負(fù)責(zé)跟進(jìn)客戶中心處理進(jìn)度情況，客戶中心協(xié)調(diào)處理完畢，須于2小時內(nèi)反饋首問責(zé)任人。
9、每周每月由客戶中心作統(tǒng)計評估分析報告，并反饋董事辦、總經(jīng)辦和開發(fā)商客戶服務(wù)部。
10、不按本規(guī)定及相關(guān)工作流程配合工作，而影響整體運作或引起客戶矛盾激化或有損公司利益和聲謄的，視其責(zé)任輕重程度，根據(jù)公司制度，分別給予書面警告、記過、記大過、降級或開除處理；對工作表現(xiàn)出色或?qū)居凶吭截暙I(xiàn)的，經(jīng)相關(guān)部門和公司董事領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可，分別給予嘉獎、記小功、記大功或頒發(fā)獎金等鼓勵。
以上規(guī)定，于20xx年8月15日正式試行。
物業(yè)客戶投訴管理制度 8
一、用戶投訴的接待
1、接待來訪工作由客戶服務(wù)中心負(fù)責(zé)，宣傳接待投訴的辦公地點、電話，讓業(yè)主、住戶來訪投訴有門、信任管理處。
2、任何管理人員在遇到業(yè)主、住戶來訪投訴時，都應(yīng)給予熱情接待，主動詢問，面帶微笑，不得刁難，不得推諉，不得對抗，不得激化業(yè)主、住戶情緒，并做到對熟人、陌生人一個樣、對大人小孩一個樣、忙時閑時一個樣。
3、對住戶投訴、來訪中談到的問題，客服人員應(yīng)及時進(jìn)行記錄，須于當(dāng)天進(jìn)行調(diào)查、核實，并將結(jié)果和處理建議匯報辦公室主任，由主任決定處理辦法和責(zé)任部門。
4、責(zé)任部門在處理來訪、投訴時，要熱誠、主動、及時，要堅持原則，突出服務(wù)。不得推托、扯皮、推卸責(zé)任、為難業(yè)主、住戶、或乘機索取好處、利益等，在處理完畢后應(yīng)將結(jié)果回復(fù)業(yè)主、住戶和管理處主任，做到事事有著落、件件有回音。
5、全體管理人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)做好本職工作，為業(yè)主、住戶提供滿意管理、服務(wù)，減少住戶的投訴、批評，將業(yè)主、住戶的不滿消解在投訴之前。
二、用戶投訴的接收
1、凡用戶對公司服務(wù)方面的投訴，不論采取何種方式，如信函、電話、傳真或來人面談，統(tǒng)一由管理處物管員集中登記、組織處理、向客戶反饋處理結(jié)果。
2、管理處建立《客戶投訴登記表》，對每一份投訴或意見均予以記錄。記錄的內(nèi)容包括客戶名稱、投訴文件（信件、傳真、電話及面談的正式記錄）的編號、投訴性質(zhì)或內(nèi)容摘要、處理結(jié)果等。
3、管理處親自或指定人員根據(jù)客戶投訴或意見，填寫《客戶投訴處理通知單》。為了便于跟蹤、檢索，每一份《客戶投訴處理通知單》應(yīng)進(jìn)行編號，并與《客戶投訴登記表》中的`編號以及對客戶投訴或意見原件所作的編號保持一致。
三、用戶意見的處理
1、管理處將《用戶投訴處理通知單》連同用戶投訴或意見原件責(zé)成相應(yīng)班組進(jìn)行處理。
�。�1）由有關(guān)班組負(fù)責(zé)作出補救措施。
�。�2）作出補救措施的同時，還需采取糾正措施，預(yù)定時間完成。
2、對重大問題的投訴，管理處不能處理的需統(tǒng)一協(xié)調(diào)的問題，直接報經(jīng)理，由經(jīng)理作出處理決定。
3、對需采取糾正措施的問題要在《用戶投訴處理通知單》中記錄，以便跟蹤檢索。
4、在完成補救措施后，應(yīng)將處理結(jié)果反饋給管理處，由管理處負(fù)責(zé)與用戶聯(lián)系，報告處理結(jié)果，直到用戶滿意為止。
四、投訴處理分析
1、對用戶的投訴，分半年和年終進(jìn)行分析總結(jié)，對反復(fù)出現(xiàn)的問題，應(yīng)組織有關(guān)部門進(jìn)行深入探討并找出解決辦法，防止重復(fù)發(fā)生。
發(fā)行部職責(zé) 發(fā)貨員職責(zé) 變電所職責(zé)
變電站職責(zé) 口腔科職責(zé) 臺長職責(zé)
物業(yè)客戶投訴管理制度 9
1.1、目的：
規(guī)范物業(yè)管理業(yè)主投訴定義、分類、統(tǒng)計分析及處理流程，強調(diào)以業(yè)主為中心，提高業(yè)主服務(wù)意識和投訴處理的主動、及時和有效性，并通過科學(xué)、系統(tǒng)的投訴統(tǒng)計分析，達(dá)到服務(wù)質(zhì)量的預(yù)警和指導(dǎo)作用，有效減少和預(yù)防投訴，以最終實現(xiàn)提升業(yè)主滿意度。
1.2 范圍：
本制度適用于公司普宅部業(yè)主投訴處理的管理
1.3 職責(zé)：
1)普宅部
普宅部作為公司對外的業(yè)主投訴處理部門，負(fù)責(zé)公司業(yè)主投訴處理制度的制定、修訂、推進(jìn)、監(jiān)督執(zhí)行，及各單位投訴處理信息的收集、整合、分析、傳遞、跟蹤及監(jiān)督工作。
2)職能部門
公司品質(zhì)部、運營部為投訴處理提供專業(yè)顧問指導(dǎo)，協(xié)助處理重大疑難投訴。
3)普宅部前臺接待中心(客服中心)
負(fù)責(zé)業(yè)主咨詢、投訴、求助服務(wù)的接待、分類處理、及時回復(fù)、回訪，數(shù)據(jù)收集、分析。
1.4 方法和過程控制：
本制度包含內(nèi)容
a. 投訴處理的機構(gòu)設(shè)置;
b. 各種來源投訴的受理方式及投訴處理流程;
c. 投訴信息的.流轉(zhuǎn)方式;
d. 投訴受理和處理的責(zé)任劃分;
e. 投訴閉環(huán)后投訴信息管理、統(tǒng)計的程序和方法。
本制度不包含對確有違規(guī)行為的被投訴員工的處理、處分方法，對于違規(guī)行為的員 工請參照《員工管理手冊》制訂的相關(guān)制度執(zhí)行。
2、投訴的定義及分類：
2.1 投訴的定義：投訴指業(yè)主(廣義業(yè)主，也包括員工和合作伙伴)認(rèn)為由于我們工作上的失職、失誤、失度、失控傷害了他們的自尊或利益，及沒有滿足其合理需求而向管理人員或有關(guān)部門提出的口頭或書面意見。
2.2 提出投訴的業(yè)主主要分類：
1)在普宅項目中所有業(yè)主;
2)員工、合作方以及其他經(jīng)營活動接觸對象。
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