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客戶信用檔案管理制度

時間:2023-03-30 08:47:55 制度 我要投稿
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客戶信用檔案管理制度

  在充滿活力,日益開放的今天,大家逐漸認識到制度的重要性,制度就是在人類社會當中人們行為的準則。到底應(yīng)如何擬定制度呢?下面是小編為大家整理的客戶信用檔案管理制度,供大家參考借鑒,希望可以幫助到有需要的朋友。

客戶信用檔案管理制度

客戶信用檔案管理制度1

  1目的

  為了更好加強公司供應(yīng)商及客戶信用資料的收集與管理,提供公司信用管理的水平。

  2范圍

  股份公司及所屬控投子公司。

  3職責

  信用管理工作領(lǐng)導小組負責信用管理方針和目標的制定與實施。相關(guān)部門負責配合實施。

  4程序

  4.1建立完整的信用檔案。檔案資料包括以下內(nèi)容:

  4.1.1基本資料,包括營業(yè)執(zhí)照復印件、稅務(wù)登記證復印件、各種資質(zhì)證書復印件、各種許可證書復印件、各種榮譽證書復印件等;

  4.1.2反映客戶信用申請和相關(guān)調(diào)查的資料,包括信用申請表、現(xiàn)場調(diào)查表、客戶相關(guān)方調(diào)查表、資信調(diào)查報告或信用分析結(jié)論等;

  4.1.3財務(wù)報表,包括資產(chǎn)負債表、利潤表和現(xiàn)金流量表;

  4.1.4批準資料,包括每次授予額度后的授信額度表及通知函;

  4.1.5賒銷后的管理資料,包括與客戶的通話記錄、催賬電話記錄、對賬單、付款承諾等;

  4.1.6客戶其它相關(guān)資料,包括企業(yè)宣傳材料、網(wǎng)頁資料、名片等公開資料。

  4.2公司所有客戶檔案都必須按部門編號。信用管理人員負責建立和保存信用管理臺帳和相關(guān)材料。

  4.3根據(jù)本公司業(yè)務(wù)的具體情況,當年和去年的信用管理檔案保存在各市場部門,前年的信用檔案必須移交到信用管理領(lǐng)導小組辦公室。信用管理領(lǐng)導小組辦公室主任對信用檔案資料核實后一個月內(nèi)移交檔案室歸檔。

  4.4建立完整的客戶信用資料,包括客戶基本資料(營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、各種資質(zhì)證書、許可證書、榮譽證書復印件)、客戶信用申請表、現(xiàn)場調(diào)查表、資信調(diào)查報告、財務(wù)報表(資產(chǎn)負債表、損益表和現(xiàn)金流量表)、授信額度批準表、客戶通話記錄、對賬單、付款承諾、其他客戶資料。

  4.5移交到檔案室歸檔的'客戶信用檔案的查閱需填寫《檔案查詢單》標明查閱人、查閱客戶名稱、查閱用途,由信用管理領(lǐng)導小組辦公室主任簽字后方可查詢。信用檔案的缺失以及涉及商業(yè)秘密內(nèi)容的泄漏要追究相關(guān)當事人的責任。

  4.6配備大專以上學歷,具有數(shù)據(jù)庫檢索服務(wù)的能力和經(jīng)驗的人員專(兼)職檔案管理員。

  4.7檔案管理員必須經(jīng)過企業(yè)信用管理專業(yè)知識培訓,考核合格后方可上崗。

  5發(fā)布、執(zhí)行

客戶信用檔案管理制度2

  本規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行,解釋權(quán)歸信用管理工作領(lǐng)導小組所有。

  1、目的

  對客戶資料進行有效管理,及時對顧客需求與信息進行溝通,確保顧客滿意。

  2、范圍

  適用于顧客的信息管理、產(chǎn)品質(zhì)量跟蹤、顧客投訴、顧客滿意度管理等。

  3、職責

  3.1營銷總公司負責客戶檔案管理、產(chǎn)品質(zhì)量跟蹤、顧客投訴處理、顧客滿意度調(diào)查等組織工作;

  3.2各部門、各礦負責協(xié)助銷售部完成各項顧客相關(guān)的工作。

  4、客戶檔案的管理

  4.1.1客戶信息資料的收集整理

  銷售部通過市場信息的收集、顧客拜訪銷售人員統(tǒng)計,過程中收集客戶的資料,并匯總

  4.1.2客戶檔案的建立與管理

  a)銷售部、人事部聯(lián)營辦負責建立各自客戶檔案,客戶檔案應(yīng)包括以下內(nèi)容:

  1.客戶聯(lián)系方式,包括電話、聯(lián)系人、網(wǎng)址等;

  2.客戶信用狀況描述;

  3.客戶以往交易記錄等。

  b)客戶檔案設(shè)專人管理,并根據(jù)客戶的交易情況對檔案內(nèi)容進行及時更新;

  c)客戶檔案由銷售總監(jiān)進行審批確認。

  5.1.3客戶檔案的使用與保密

  a)客戶檔案是公司市場管理重要參考內(nèi)容,尤其是在與顧客簽定合作關(guān)系是,相關(guān)人員應(yīng)查閱客戶的檔案資料;

  b)客戶檔案資料公司的重要保密資料,未經(jīng)公司總經(jīng)理授權(quán),任何人不得查閱及外傳,否則公司按《保密管理制度》進行責任追究。

  1、建立完整的合同檔案。檔案資料包括以下內(nèi)容:

  ◆談判記錄、可行性研究報告和報審及批準文件;

  ◆對方當事人的法人營業(yè)執(zhí)照、營業(yè)執(zhí)照、事業(yè)法人執(zhí)照的副本復印件;

  ◆對方當事人履約能力證明資料復印件;

  ◆對方當事人的法定代表人或合同承辦人的職務(wù)資格證明、個人身份證明、介紹信、授權(quán)委托書的原件或復印件;

  ◆我方當事人的法定代表人的授權(quán)委托書的原件和復印件;

  ◆對方當事人的擔保人的擔保能力和主體資格證明資料的復印件;

  ◆雙方簽訂或履行合同的往來電報、電傳、信函、電話記錄等書面材料和視聽材料;

  ◆登記、見證、鑒證、公證等文書資料;

  ◆合同正本、副本及變更、解除合同的書面協(xié)議;

  ◆標的驗收記錄;

  ◆交接、收付標的、款項的`原始憑證復印件。

  2、公司所有合同都必須按部門編號。信用(合同)管理員負責建立和保存合同管理臺帳。

  3、合同承辦人辦理完畢簽訂、變更、履行及解除合同的各項手續(xù)后一個月內(nèi),應(yīng)將合同檔案資料移交信用(合同)管理員。

  信用(合同)管理員對合同檔案資料核實后一個月內(nèi)移交檔案室歸檔。

  4、各公司及部門應(yīng)于每年的一月十日和七月十日前將本公司管轄范圍內(nèi)上年度和本年度上半年的合同統(tǒng)計報表報送集團公司信用(合同)管理機構(gòu)。

  各公司及部門應(yīng)于每年的一月十日前將管轄范圍內(nèi)上一年度信用(合同)管理情況分析報告報送集團公司信用(合同)管理機構(gòu)。

  5、建立完整的客戶信用資料,包括客戶信用申請表、客戶調(diào)查表、客戶信用審批表、回復客戶的標準函、客戶信用表單、授信資料、年審評價報告等,并附客戶概況、付款習慣、財務(wù)狀況、商賬追討記錄、往來銀行、經(jīng)營狀況等調(diào)查原始資料。

  6、客戶信用檔案的查閱需填寫查閱申請單標明查閱人、查閱客戶名稱、查閱用途,由檔案管理員填寫借閱時間、歸還日期。信用檔案的缺失以及涉及商業(yè)秘密內(nèi)容的泄漏要追究相關(guān)當事人的責任。

  7、配備大專以上學歷,具有數(shù)據(jù)庫檢索服務(wù)的能力和經(jīng)驗的人員專(兼)職檔案管理員。

  8、檔案管理員必須經(jīng)過企業(yè)信用管理專業(yè)知識培訓,考核合格后方可上崗。

客戶信用檔案管理制度3

  客戶信用檔案是本企業(yè)經(jīng)營活動中積累的寶貴財富,收集、整理客戶資料和活動記錄,是建立、完善客戶信用檔案的前期工作。為使客戶檔案盡可能好地服務(wù)于對客戶過去信用狀況的了解,準確評價客戶現(xiàn)實信用狀態(tài),特制訂本制度。

  一、公司所有合同必須編號,客戶信用資料應(yīng)在收集后交給部門信用管理員整理、保存。

  二、客戶檔案中,應(yīng)包括從接觸客戶起的全部資料和活動記錄。主要是:

  1、業(yè)務(wù)洽談記錄、可行性研究報告和報審及批準文件;

  2、對方當事人的法人營業(yè)執(zhí)照、營業(yè)執(zhí)照、事業(yè)法人執(zhí)照的副本復印件;

  3、對方當事人履約能力證明資料復印件;

  4、對方當事人的法定代表人或合同承辦人的職務(wù)資格證明、個人身份證明、介紹信、授權(quán)委托書的原件或復印件;

  5、我方當事人的法定代表人的授權(quán)委托書的`原件和復印件;

  6、 對方當事人的擔保人的擔保能力和主體資格證明資料的復印件;

  7、 雙方簽訂或履行合同的往來電報、電傳、信函、電話記錄等書面材料和視聽材料;

  8、 登記、見證、鑒證、公證等文書資料;

  9、 合同正本、副本及變更、解除合同的書面協(xié)議;

  10、 標的物的驗收記錄;

  11、 交接、收付標的、款項的原始憑證復印件。

  三、合同承辦人在辦理完畢簽訂、變更或解除合同手續(xù)之日起的十天內(nèi),應(yīng)將合同檔案資料交由信用管理員核實,由該信用管理員將之送交信用管理辦公室保管備查,年終由信用管理辦公室移交公司檔案室歸檔。

  四、公司檔案室負責做好客戶信用檔案驗收、記錄、保管和查閱服務(wù)等工作。

  五、查(調(diào))閱客戶信用檔案的人員,須按公司檔案管理制度規(guī)定辦理手續(xù),并嚴守保密紀律。

  六、檔案管理員必須經(jīng)過企業(yè)信用管理專業(yè)知識培訓,考核合格后方可上崗。

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