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檔案管理制度

時間:2023-03-29 18:04:07 制度 我要投稿

2023年檔案管理制度范本通用

  在日常生活和工作中,大家逐漸認識到制度的重要性,制度一般指要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動準則,也指在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規(guī)范或一定的規(guī)格。擬定制度的注意事項有許多,你確定會寫嗎?以下是小編整理的2023年檔案管理制度范本通用,希望對大家有所幫助。

2023年檔案管理制度范本通用

2023年檔案管理制度范本通用1

  檔案工作人員要有高度責任心。在檔案管理工作中,嚴格遵守以下制度:

  一、檔案歸檔制度

  為了將本單位檔案完整齊全地收集、保管起來,建立起內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理的館、室藏結(jié)構(gòu),更好地為單位業(yè)務(wù)工作和其他工作服務(wù),制定本制度。

 。ㄒ唬w檔范圍

  凡是反映本單位工作或業(yè)務(wù)活動以及其他具有查考利用價值的各種門類、各種載體的文件材料,均屬歸檔之范圍。

  1、上級機關(guān)制發(fā)的屬于本單位主管業(yè)務(wù)并需執(zhí)行的文件,普發(fā)的非主管業(yè)務(wù)但需執(zhí)行的法規(guī)性文件,上級召開的需貫徹執(zhí)行的會議主要文件以及上級領(lǐng)導針對本單位的重要講話、指示等。

  2、本單位黨、政、工、團、人事、財會、保衛(wèi)、基建和業(yè)務(wù)(經(jīng)濟)、科技等工作以及各內(nèi)部機構(gòu)形成的有查考、利用價值的文件材料。

  3、同級單位和非隸屬單位制發(fā)需要執(zhí)行,業(yè)務(wù)或工作聯(lián)系密切以及檢查本單位工作制發(fā)或形成的主要文件。

  4、直屬下級單位報送的重要的工作計劃、總結(jié)、請示、干部任免、典型材料、統(tǒng)計報表和法規(guī)性備案文件材料。

  5、本單位重要活動,重大事件以及專門業(yè)務(wù)形成的文字材料、照片、音像等。

  6、單位和個人其他有重要保存價值的文件、資料、圖書、實物等。

  (二)歸檔時間

  需要歸檔的文件材料,一般按年度進行整理、歸檔。即須在當年上半年內(nèi),將上一年度本單位形成的以及其他屬于歸檔范圍的各種載體的文件、材料,按照規(guī)定,收集齊全,整理立卷,再由檔案人員進行規(guī)范整理和實行集中保管。

  對于專業(yè)方面的專門文件、特殊載體的文件如基建檔案等,可以適當延長收集歸檔時間,但也要在辦理完畢后及時收集、整理、歸檔。

 。ㄈn的基本要求

  1、歸檔進室的文件材料須齊全、完整、準確,即每年需歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件頁數(shù)等,不得殘缺不齊。

  2、歸檔進室的文件材料應(yīng)系統(tǒng)、條理、規(guī)范,即符合文件的自然形成規(guī)律,保管期限區(qū)分準確、分類科學、組卷合理,卷內(nèi)文件排列有序、條理清楚。

  3、歸檔進室的案卷技術(shù)加工符合要求,即案卷封面填寫內(nèi)容齊全準確,格式規(guī)范,統(tǒng)一打。话妇硌b訂整齊美觀,案卷排列及編號符合規(guī)定。

  4、機關(guān)單位發(fā)文應(yīng)普遍建立“兩套制”;機關(guān)、團體、企事業(yè)單位及撤銷單位的檔案都要按照國家規(guī)定,定期向區(qū)檔案館移交。

  二、檔案保管制度

  檔案是黨和國家的寶貴財富,為維護檔案的完整與安全,制定本制度。

 。ㄒ唬└鶕(jù)保存檔案的數(shù)量,必須設(shè)置使用的專門檔案庫房、檔案柜和檔案用具。庫房要堅固、安全、適用,并有防盜、防塵、防高溫、防火、防潮、防強光、防鼠、防蟲等設(shè)施。

  (二)注重采用科學的現(xiàn)代化的檔案保管,利用高技術(shù)手段、管理方法和設(shè)施設(shè)備,上等級和有條件的應(yīng)配備去濕機、空調(diào)和微機等現(xiàn)代化設(shè)備,努力延長檔案的使用壽命,保證檔案的安全保存和更好利用。

 。ㄈ┙邮諜n案必須認真驗收,并辦理交接手續(xù),對接收和移出的檔案要及時登記和統(tǒng)計,并進行規(guī)范化整理,保證檔案完整、系統(tǒng)。

 。ㄋ模┳龊脵n案庫房管理工作,保證庫房內(nèi)檔案柜架和檔案排放、編號合理有序,便于保管和利用,嚴禁吸煙和存放易燃、易爆物品及其它雜物。

  (五)保證庫房內(nèi)溫濕度符合國家規(guī)定的標準(溫度14-24℃,濕度45-65%)。

  (六)對保管的檔案要每年進行一次小檢查,年終進行一次大檢查,發(fā)現(xiàn)蟲蛀、霉變、損壞、丟失檔案等現(xiàn)象要及時報告領(lǐng)導,并積極采取措施予以處理。

 。ㄆ撸┮ㄆ趯觳貦n案進行清點核對,做到帳務(wù)相符,對損壞和模糊不清的檔案要及時搶救和修復。

  三、檔案保密制度

  做好檔案保密工作,是每個檔案工作者的神圣職責,為確保黨和國家的安全,制定本制度。

 。ㄒ唬n案工作人員要努力學習馬列主義、毛澤東思想,學習黨的方針政策,增強黨性觀念,在政治上與黨中央保持高度一致。

 。ǘ﹪栏褡袷亍稒n案法》和《保密法》的'規(guī)定,做好檔案的安全、保衛(wèi)、保密工作,做到不該說的不說,不該記的不記,不在任何地方和任何人面前談?wù)摍n案中涉及黨和國家機密的有關(guān)內(nèi)容。

  (三)嚴格執(zhí)行檔案的查(借)閱制度,對不符合正當手續(xù)的利用者,不查檔不借檔。檔案人員不經(jīng)領(lǐng)導批準,不允許擅自為自己的親戚朋友提供檔案資料。

 。ㄋ模┕ぷ魅藛T不準私自將檔案帶出館、室外,不準帶領(lǐng)非本館、室工作人員入庫房。

  (五)工作人員閱卷要堅持隨用隨提,下班時應(yīng)及時入庫,未使用完畢的,可暫入柜或抽屜,嚴禁堆放在桌面上。

 。⿲`犯本制度者,視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的批評教育和行政處分;構(gòu)成失泄密罪的,依法追究刑事責任。

  四、檔案資料查(借)閱制度

  檔案利用服務(wù)是檔案工作的根本目的,為了做好檔案利用服務(wù)工作,充分發(fā)揮檔案的作用,同時確保檔案的安全,防止檔案的泄密和損壞,制定本制度。

 。ㄒ唬┎闄n案人員須持本單位介紹信,注明查檔人身份,查檔范圍和目的,方予接待;利用已開放的檔案,持身份證即可。

 。ǘ┎殚啓C密檔案和重要檔案,必須經(jīng)主要領(lǐng)導批準后,方可查閱。

  (三)檔案資料一般不予借出館、室外使用,如特殊情況非借出不可,需按規(guī)定辦理借閱手續(xù),借出的檔案不得超過三天,逾期需要重新辦理借閱手續(xù)。

 。ㄋ模┎殚喨藛T必須填寫《檔案借閱登記表》,利用檔案后,均應(yīng)填寫和效果記錄。

 。ㄎ澹┎殚啓n案的人員,要愛護檔案,不準擅自摘錄、拍照、復制和互相轉(zhuǎn)閱,不準圈劃、涂改、撕頁和拆卷,對損壞檔案者,要追究其責任。

 。┎闄n者取證檔案須經(jīng)批準后,方可復制(手抄、打字、復印、拍照等),經(jīng)核對無誤后,蓋章生效。

 。ㄆ撸┎闄n人員要嚴格遵守本館、室的規(guī)章制度,館、室內(nèi)禁止吸煙,在閱覽室閱卷時不準喝水,以免損壞檔案,不準大聲喧嘩,影響他人閱覽;要注意閱覽室內(nèi)衛(wèi)生,愛護公共財物。

 。ò耍├脵n案者要按規(guī)定交納檔案保護費、復制費和取證費。

 。ň牛n案工作人員要端正工作態(tài)度,積極為利用者服務(wù),嚴格執(zhí)行各項檔案利用制度,做好檔案的監(jiān)護工作,確保檔案的完整與安全。

2023年檔案管理制度范本通用2

  搞好檔案管理,充分發(fā)揮檔案的作用,為各項工作服務(wù),是提高工作效率和工作質(zhì)量的必要條件,也是維護單位歷史真實面貌的.一項重要工作。

 。ㄒ唬┙逃龑W會的檔案由學會指定專人保管。除此之外的檔案,如文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、財務(wù)檔案等,由檔案室統(tǒng)一歸檔保存。

  (二)凡是本單位工作活動中辦理完畢的具有保存價值的各種材料均應(yīng)歸檔。第一次歸檔時間為6月底7月初,第二次為12月至次年1月。

 。ㄈn案室保存的主要檔案目錄:

  1、單位的工作計劃、工作總結(jié)。

  2、單位的重要會議記錄。

  3、重點調(diào)研活動的總結(jié)或調(diào)研報告。

  4、綜合性教研活動、教改實驗、課題研究的材料。

  5、各類培訓方案。

  6、較重要的評選活動材料。

  7、學期、學年個人總結(jié)考核表。

  8、各類獲獎資料。

  9、本單位人員情況資料。

  10、各校和全縣學生學業(yè)成績統(tǒng)計資料。

  11、上級指導性公文。

  12、本單位其它重要公文。

  (四)、借閱檔案時,不得在案卷上涂劃、刪改、剪插;外單位人員借閱檔案須憑介紹信經(jīng)辦公室主任或單位領(lǐng)導同意。案卷一般不得帶出查案室。

2023年檔案管理制度范本通用3

  第一條設(shè)立專門的檔案庫房或檔案柜對檔案進行存放、保管,并指派專人負責,做到“專人專柜”的管理。檔案管理人員應(yīng)嚴格保守檔案機密,任何人不得擅自進入檔案室,以保證維護檔案的完整性和安全性。

  第二條檔案室配備檔案柜或密集架,檔案上架排列應(yīng)科學合理,便于查找。在排列上架時,應(yīng)按照類別和保管單位的次序,自左向右,自上而下的排列,以便于管理和查找。

  第三條對照片、光盤、U盤等特殊載體的檔案須配置密封盒和專門的案卷盒,按編號盒存放在防磁柜。

  第四條檔案室要做好防火、防盜、防光、防高溫、防潮、防有害氣體、防塵、防蟲等“八防”工作。

  第五條檔案室在接收同級別人事檔案托管機構(gòu)或企業(yè)移交的'檔案后,應(yīng)對移交檔案進行嚴格檢查,確保后續(xù)托管業(yè)務(wù)能順利開展。

  第六條確定接收的移交檔案要辦理托管協(xié)議,做好編目工作,并及時入庫并及時完成檔案匯總統(tǒng)計、登記電子檔工作。

  第七條各類外借檔案必須嚴格執(zhí)行檔案借閱制度,在歸還時要核對是否有遺漏或損害,及時放回原處。

  第八條定期對庫房檔案進行清理、核對工作,做到帳物相符。對破損、載體變質(zhì)的檔案要及時進行修補或復制。

2023年檔案管理制度范本通用4

  一、分管檔案工作的局領(lǐng)導職責

  1、組織全局性的宣傳、貫徹、執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》和上級關(guān)于檔案工作的各項方針政策的活動。

  2、加強對局檔案工作的領(lǐng)導,將檔案工作納入局的整體發(fā)展計劃,列入局議事日程,督促分管部門按上級和局檔案部門要求做好應(yīng)做的工作。

  3、關(guān)心檔案工作和檔案室的建設(shè)與發(fā)展,從人力、物力、財力上給予支持,及時解決工作中的重大問題和困難,改善工作條件,使檔案工作與局各項工作協(xié)調(diào)發(fā)展。

  二、局檔案員職責

  1、貫徹實施《檔案法》、《山東省檔案條例》等檔案工作的法律、法規(guī),建立健全檔案管理制度。

  2、對各有關(guān)處室形成的各種材料的收集、整理、立卷和歸檔進行監(jiān)督和指導。

  3、負責收集出國考察人員應(yīng)當歸檔的有關(guān)材料和照片,收集領(lǐng)導同志外出開會的發(fā)言材料和帶回的帶有密級的材料。

  4、負責管理全局各種門類和載體的檔案,維護檔案的完整、準確與安全,并為本單位各項工作的需要提供服務(wù)。

  5、按時向上級主管部門報送檔案工作統(tǒng)計材料。

  6、按規(guī)定向檔案館移交應(yīng)進館的檔案。

  三、分管檔案工作的各處(室)領(lǐng)導職責

  1、配備具有較好政治業(yè)務(wù)素質(zhì)的'專(兼)職檔案人員,并保持相對穩(wěn)定。

  2、將檔案工作納入本單位的議事日程(每半年研究一次檔案工作),幫助專(兼)職檔案人員解決工作中的實際困難。

  3、組織本單位人員學習檔案法規(guī),執(zhí)行局檔案工作的規(guī)章制度。

  4、疏通渠道,嚴格制度,督促有關(guān)人員注意平時各類文件材料的形成積累,積極配合專(兼)職檔案人員的歸檔工作。

  5、協(xié)同檔案室監(jiān)督、檢查本單位文件材料預立卷、整理組卷、歸檔驗收及檔案鑒定工作。

  6、負責檢查本單位專(兼)職檔案人員履行檔案崗位職責情況。

  四、各處、室專(兼)職檔案人員職責

  1、堅持平時整理。根據(jù)本單位不同種類文件材料的形成特征,制定案卷類目,合理分類存放,便于利用和歸檔。

  2、負責本單位文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作,保證歸檔文件材料完整、準確、系統(tǒng)。

  3、歸檔案卷做到組卷合理,頁號編寫準確,案卷目錄清楚,案卷標題簡明扼要。

  4、保管好本部門應(yīng)歸檔的案卷,注意文件材料的安全和保密。

  5、主動接收局檔案員的業(yè)務(wù)指導和督促檢查,按規(guī)定時間向檔案室移交。

  6、積極參加業(yè)務(wù)學習,不斷提高檔案工作水平。

  7、按檔案室要求對檔案進行分類、整理、編目,并編制檢索工具。

  8、按歸檔時間向檔案室提供檔案目錄和統(tǒng)計年報表。

2023年檔案管理制度范本通用5

  一、檔案科所有工作人員都有保護檔案義務(wù),檔案屬于涉及托管人員隱私,未經(jīng)許可不得外借、外傳。

  二、各類檔案的借(查)閱,必須填寫《檔案借(查)閱申請單》

  三、個人檔案一律須托管人員本人、或委托書指定的委托人,經(jīng)過相關(guān)審批流程后方可借閱。

  四、外單位來人借(查)本托管人檔案,需持單位《檔案借(查)閱申請單》并經(jīng)科長簽字批準,方可查閱。

  五、閱檔必須在檔案室,不得攜帶外出,以確保檔案的安全性。借出檔案材料的時間不得超過一周,必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的,須經(jīng)分管領(lǐng)導批準。

  六、外借的檔案借閱者必須妥善保管,借閱的.檔案只限本人使用,未經(jīng)許可不得擅自轉(zhuǎn)借、拆開、調(diào)換、污損文件或在文件上圈點、劃字等,要保持檔案的整潔、完整。

  七、外借檔案一旦發(fā)生遺失、損壞、銷毀等,應(yīng)立即知會辦公室進行處置。

  八、檔案室對外借逾期未歸還的檔案,要及時做好催還工作。

  九、借出和歸還檔案時,應(yīng)做好清點手續(xù),由檔案管理員與借閱者當面核對清楚。

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