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集團(tuán)公司檔案管理制度

時(shí)間:2023-02-15 10:23:32 制度 我要投稿

集團(tuán)公司檔案管理制度

  在學(xué)習(xí)、工作、生活中,大家逐漸認(rèn)識(shí)到制度的重要性,制度是一種要求大家共同遵守的規(guī)章或準(zhǔn)則。擬定制度的注意事項(xiàng)有許多,你確定會(huì)寫(xiě)嗎?下面是小編幫大家整理的集團(tuán)公司檔案管理制度,歡迎閱讀,希望大家能夠喜歡。

集團(tuán)公司檔案管理制度

  一、檔案是指公司各項(xiàng)工作中形成的,具有保存價(jià)值的各種載體的文件材料。

  二、檔案應(yīng)有專人統(tǒng)一管理,維護(hù)其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全,并便于集團(tuán)內(nèi)共享和方便使用。

  三、經(jīng)營(yíng)公司行政辦為檔案的業(yè)務(wù)主管單位,對(duì)檔案形成部門(mén)進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。

  四、處理部門(mén)在文件材料辦理完畢后,應(yīng)及時(shí)將具有保存價(jià)值的文件材料整理、組卷,并向單位檔案部門(mén)移交。

  五、文件材料的歸檔實(shí)行隨辦隨歸的辦法。

  六、 檔案的保管期限規(guī)定為永久、定期兩種。凡是反映單位主要職能活動(dòng),有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案,列為永久保存。

  七、電子版文件形成后,應(yīng)制成相應(yīng)的紙質(zhì)文件與電子文件一同歸檔,并保證兩者內(nèi)容、形式的一致。

  八、經(jīng)營(yíng)公司行政辦對(duì)營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織代碼證、稅務(wù)登記證、貸款卡等正副本原件及電子版必須統(tǒng)一存檔管理,建立借閱登記和張貼存放登記制度。

  九、經(jīng)營(yíng)公司行政辦對(duì)員工個(gè)人檔案必須統(tǒng)一存檔管理,如身份證復(fù)印件,戶口本復(fù)印件,最高學(xué)歷復(fù)印件,駕照復(fù)印件,獲得的各類證書(shū)復(fù)印件,在公司工作期間獲得的各類獎(jiǎng)勵(lì)等。新員工入職時(shí)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)復(fù)印,每月15日-20日將新員工檔案提交集團(tuán)綜合管理部;員工花名冊(cè)電子版(基礎(chǔ)信息,培訓(xùn)信息,養(yǎng)老醫(yī)保信息)每月的15日-20日將電子版發(fā)集團(tuán)綜合管理部(利于保險(xiǎn)等增減變動(dòng));員工調(diào)動(dòng)時(shí)原單位將員工檔案交集團(tuán)綜合管理部,由集團(tuán)綜合管理部登記后轉(zhuǎn)移給新單位行政辦。

  十、為了便捷工作,公司章程、股東會(huì)決議、驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、房租合同等要求同時(shí)備份電子版存檔。

  十一 、公司簽收的政府職能部門(mén)的批復(fù)文件,建設(shè)過(guò)程中的規(guī)劃、圖紙資料,公司下發(fā)的文件等必須由行政辦保存原件,并完善借閱手續(xù)。

  十二、集團(tuán)存檔管理內(nèi)容:

  1、營(yíng)業(yè)執(zhí)照辦理或變更;

  2、每年的審計(jì)報(bào)告存檔;

  3、公司建設(shè)過(guò)程中政府職能部門(mén)或工廠紅頭文件、批復(fù)、圖紙等等(原件);

  4、各公司的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織代碼證、稅務(wù)登記證、貸款卡等電子版;

  5、員工個(gè)人檔案:身份證復(fù)印件,戶口本復(fù)印件,最高學(xué)歷復(fù)印件,駕照復(fù)印件,獲得的各類證書(shū)復(fù)印件,在公司工作期間獲得的工廠公司各類獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)等。

  6、員工花名冊(cè)電子版(基礎(chǔ)信息,培訓(xùn)信息,養(yǎng)老醫(yī)保信息)

  十三、經(jīng)營(yíng)公司行政辦檔案管理內(nèi)容:

  1、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織代碼證、稅務(wù)登記證、貸款卡等正副本原件統(tǒng)一存檔管理,必須建立借閱登記和張貼存放登記;

  2、員工檔案存檔(復(fù)印件)

  3、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織代碼證、稅務(wù)登記證、貸款卡等正副本原件,電子版存檔;

  4、考慮工作便捷,要求將公司章程、股東會(huì)決議、驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、房租合同等,做成電子版存檔;

  5、員工調(diào)動(dòng)檔案:原單位整理封口后交由本人,傳遞給集團(tuán)綜合管理部,集團(tuán)登記后轉(zhuǎn)移給新單位行政辦。

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