工程部檔案管理制度

　　在社會一步步向前發(fā)展的今天，制度的使用頻率呈上升趨勢，制度是要求成員共同遵守的規(guī)章或準則。什么樣的制度才是有效的呢？以下是小編收集整理的工程部檔案管理制度，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

工程部檔案管理制度1

　　檔案管理作為物業(yè)管理的重要組成部分，應(yīng)嚴格重視。切勿丟失、泄密，以確保工作的有序正常進行。

　　1.所有文檔實行統(tǒng)一管理，并指派專人負責(zé);

　　2.所有收、發(fā)文件由專人統(tǒng)一登記，文件傳閱后應(yīng)及時歸檔，其他人員不得擅自處理;

　　3.對性質(zhì)不同的文件，實行分類立卷保管，以便日后查找;

　　4.對于客人檔案應(yīng)建立詳細檔案，未經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)同意，不得擅自將客人資料告知他人;

　　5.所有文件作到不泄密、不失密，定期檢查所有文件;

　　6.對欲銷毀文件必須經(jīng)過部門經(jīng)理批準后進行銷毀工作，嚴禁向廢品回收站出售。

工程部檔案管理制度2

　　1、保衛(wèi)部檔案建立在本部門辦公室(原則上由秘書管理);

　　2、消防檔案包括：上級文件、公函;工程消防驗收報告;防火檢查記錄單;火險隱患通知單，向上級呈送的各類消防請示和報告，各級消防組織、滅火力量，消防設(shè)施、設(shè)備的分布;

　　3、內(nèi)保檔案包括：上級文件、公函，重點要害部位及人員政審，公安機關(guān)對案情案卷，保衛(wèi)部對案情的調(diào)查案卷，公安機關(guān)出具的傳喚、搜查、逮捕、拘留、勞動教養(yǎng)通知書，司法機關(guān)送達的判決通知書，公安機關(guān)的外調(diào)介紹信，案情通報;

　　4、其它檔案包括：上級文件、通知、會議紀要，向上級請示的各類行文、飯店各項安全管理制度，對飯店各級安全檢查的記錄單、通知單、隱患通知書，整改措施、意見和建議，各項安全培訓(xùn)與考核記錄，有關(guān)安全會議紀要，交通事故、違紀開除、非正常死亡，工作計劃和總結(jié);

　　5、檔案分類裝存，編排序號，建立目錄，嚴格履行借還登記手續(xù)。

　　6、建立新類別檔案需經(jīng)部門經(jīng)理，撤消舊檔案須經(jīng)部門經(jīng)理辦公會確定，報上級批準。

工程部檔案管理制度3

　　建立設(shè)備檔案是為了更好地了解設(shè)備,掌握設(shè)備的技術(shù)性能,提高維修和管理水平,達到管理好、用好設(shè)備,設(shè)備檔案應(yīng)收以下檔案資料:

　　1、酒店各種大型動力設(shè)備、電力設(shè)備、機械設(shè)備、關(guān)鍵性設(shè)備、技術(shù)性較復(fù)雜的設(shè)備檔案資料,具體內(nèi)容是:

　　(1)設(shè)備的名稱、型號、編號。

　　(2)設(shè)備的制造廠家、出廠日期、安裝日期、使用日期。

　　(3)設(shè)備的借應(yīng)商、設(shè)備價格。

　　(4)設(shè)備原始技術(shù)數(shù)據(jù)和運行技術(shù)數(shù)據(jù),維修保養(yǎng)要求等

　　2、設(shè)備的定期維護保養(yǎng)記錄,它包括:

　　(1)設(shè)備維修部位、更換的零部件。

　　(2)維修保養(yǎng)后設(shè)備的運行與技術(shù)狀況。

　　(3)設(shè)備維修保養(yǎng)的日期及維修者

　　3、設(shè)備在使用過程中發(fā)生的.故障,故障前的先兆和現(xiàn)象,修理的部位,所更換的零部件,修理日期和維修者等。

　　4、設(shè)備技術(shù)檔案其它管理資料:

　　(1)酒店施工竣工驗收的整套檔案資料。

　　(2)設(shè)備的規(guī)范、標準、各項制度。

　　(3)設(shè)備新技術(shù)信息及資料。

　　(4)職工技術(shù)考核標準及燃料。

　　5、設(shè)備事故分析檔案資料:

　　設(shè)備因非常原因造成損壞,易影響酒店的正常營業(yè),在對設(shè)備事故三不放過的同時(原因沒查清不放過,肇事者和員工沒受到教育不放過,沒有防范措施不放過)還必須建立設(shè)備事故檔案資料,主要資料為:

　　(1)發(fā)生經(jīng)過及損壞情況:

　　a、事故報告人、設(shè)備事故當事人。

　　b、事故性質(zhì)與類別、設(shè)備停機時間、設(shè)備損壞程度。

　　(2)設(shè)備事故原因分析:

　　a、設(shè)備操作是否違反操作規(guī)則、有無擅離職守。

　　b、設(shè)備是否未近期檢修,有無忽視安全措施,檢修質(zhì)量是否有問題。

　　c、設(shè)備是否先天不足。

　　(3)防止設(shè)備事故措施及處理意見。

工程部檔案管理制度4

　　工程檔案是工程部運行管理樓宇建筑設(shè)施和設(shè)備的基本依據(jù)，加強工程檔案管理是工程部的一項重要工作。為加強工程檔案管理特制定本管理制度。

　　一、工程檔案目錄管理

　　1、工程檔案管理采取紙頁檔案和計算機檔案并行管理方式，基礎(chǔ)檔案材料要保留紙頁檔案，過程性檔案要逐步向無紙化檔案過渡。

　　2、工程檔案設(shè)置三級目錄，第一級目錄為類別目錄，第二級目錄為程序文件目錄，第三級目錄為工作單目錄。

　　3、工程檔案設(shè)置應(yīng)與上一級檔案目錄設(shè)置一致。

　　二、工程檔案管理程序

　　1、工程檔案管理責(zé)任

　　(1)工程部經(jīng)理責(zé)任:設(shè)置文秘檔案員;確定檔案目錄;設(shè)置檔案保密等級;檢查檔案情況。

　　(2)工程部責(zé)任:配合工程部經(jīng)理進行工作。

　　(3)文秘檔案員責(zé)任:檔案建立;檔案修改;檔案整理;銷毀更新;檔案資料分析報告;接受經(jīng)理和上一級檔案管理人員檢查;檢查工程部各級人員檔案工作情況。

　　(4)員工責(zé)任:認真進行原始資料的記錄;接受各級領(lǐng)導(dǎo)和檔案員的工作檢查。

　　2、工程檔案管理程序

　　(1) 工程檔案的建立

　　文秘檔案員根據(jù)經(jīng)理意見建立各級檔案目錄并將各類文件、資料、圖紙、記錄按目錄要求存檔。檔案要予以統(tǒng)一編號，并在每卷首頁建立目錄清單，同時在計算機中進行目錄登記。

　　(2) 工程檔案的存檔

　　工程檔案由文秘檔案員整理，按規(guī)定目錄存檔。

　　(3) 工程檔案的查閱和借閱

　　一般工程檔案查閱可向文秘檔案員借出，在工程部辦公室閱覽;若需借閱須在文秘檔案員處辦理借閱手續(xù)。保密檔案經(jīng)工程部經(jīng)理批準可查閱，不可以借閱。

　　(4) 工程檔案的更改清理和銷毀

　　原始檔案一般不可修改;工程部工作檔案經(jīng)工程部經(jīng)理同意可以修改。工程部檔案應(yīng)定期進行清理，過程性工作檔案到期后應(yīng)及時銷毀，但應(yīng)做好銷毀記錄。

　　(5) 上級檔案存檔

　　工程部檔案應(yīng)由文秘檔案員定期上交物業(yè)管理中心存檔。

　　(6) 保密等級設(shè)置和更改

　　涉及到物業(yè)管理中心、項目部、工程部機密的技術(shù)和經(jīng)濟檔案，如委托管理合同、原始圖紙、技術(shù)改造方案和圖紙、工程招標標底、施工合同書等應(yīng)設(shè)置密碼，其保密等級和密碼及其修改由工程部經(jīng)理決定。

　　(7) 計算機檔案管理

　　工程部檔案應(yīng)積極推行計算機管理，由文秘檔案員設(shè)置目錄菜單，將檔案或目錄及時錄入計算機中，進行資料分析、整理和信息傳遞。

　　(8) 圖書檔案管理辦法

　　工程部購置的技術(shù)圖書由文秘檔案員登記建檔，制定圖書借閱管理辦法，嚴格按管理辦法借閱。

工程部檔案管理制度5

　　1、工程部應(yīng)由專人負責(zé)，從工程設(shè)計招標開始到施工，竣工的各種資料收集，整理報批，登記。

　　2、未經(jīng)部門經(jīng)理許可，不得將文件和資料借與外單位人員。

　　3、本部門人員借閱應(yīng)注意愛護使用，并不得向外單位人員借閱。

　　4、凡借閱檔案和使用人員注意保密。

　　5、有關(guān)工程文件不經(jīng)允許不得復(fù)印。

　　6、檔案管理人員根據(jù)文件保存期限，經(jīng)部門經(jīng)理認可可定期銷毀。

工程部檔案管理制度6

　　1、所有的工程檔案由工程部文員負責(zé)管理。工程檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守公司檔案管理制度和保密守則。

　　2、各類檔案應(yīng)按系統(tǒng):土建、強電、弱電、空調(diào)、鍋爐房、熱力站、機管,按圖紙資料、維修記錄、運行記錄、設(shè)備臺帳、各商戶單元裝修和維修檔案等,進行分類管理。

　　3、按照檔案管理要求存放各類檔案并貼上標簽。編制檔案目錄,內(nèi)容應(yīng)與檔案盒外標簽一致。

　　4、外單位交來圖紙由各系統(tǒng)工程師核對實物,如圖紙無誤則由文員按系統(tǒng)歸檔;圖紙有誤,則聯(lián)系交圖單位更正。

　　5、各類檔案及圖紙資料是工程維修保養(yǎng)的重要依據(jù),應(yīng)妥善保存,用途不明的資料應(yīng)交工程部經(jīng)理確定用途。圖紙資料、重要維修記錄和用戶裝修、維修檔案應(yīng)長期保存,其他各種記錄保存期限一般為二年以上,過期需銷毀的資料應(yīng)由工程部經(jīng)理、主管及技術(shù)人員組成鑒定小組研究后決定。

　　6、借閱檔案需經(jīng)相應(yīng)系統(tǒng)的主管(工程師)以上人員批準,確定歸還日期,需續(xù)借的要重新登記。

　　7、文員每月對維修登記臺帳、維修單、運行記錄、維修記錄等進行整理并分類歸檔、保存。

工程部檔案管理制度7

　　1、工程項目部根據(jù)工作需要配備資料員,資料員應(yīng)嚴格裝飾施工檔案管理要求負責(zé)工程資料的收集、整理、編號、裝訂,做好資料檔案工作。

　　2、做好施工現(xiàn)場每周例會記錄、每月例會記錄。臨時現(xiàn)場會議記錄。

　　3、項目工作人員登記造冊。施工班組人員身份證復(fù)印件整理歸檔。

　　4、工程中工程量簽證單、工程任務(wù)書、設(shè)計變更單、施工圖紙、工程自檢資料的整理歸檔。

　　5、工程中其他文件、資料、文書往來整理歸檔。

　　6、各類檔案資料分類保管,做好備份,不得遺失。同時建立相關(guān)電子文檔,便于查閱。

　　7、借閱檔案資料需辦理借閱手續(xù)。填寫工程資料借閱表,并及時歸檔。

工程部檔案管理制度8

　　(1)維修檔案屬工程檔案的一部份，由工程部文員統(tǒng)一管理。

　　(2)設(shè)備維修檔案按強電、弱電、機管、電梯、空調(diào)、裝修、用戶單元內(nèi)設(shè)施分類。

　　(3)用戶單元維修檔案用標簽按不同檔案分開，其他檔案按類別存放，在相應(yīng)的檔案盒上貼上標簽。

　　(4)文員根據(jù)返回工程部的維修單每天填寫維修檔案記錄表，并錄入電腦中已設(shè)置密碼的“維修管理”項目。

　　(5)文員每天核對發(fā)出和返回的維修單，將有關(guān)內(nèi)容如實錄入維修檔案記錄表，如發(fā)現(xiàn)不符馬上追查原因。

　　(6)文員每月對維修檔案記錄、維修單等進行整理，并分類歸檔。

　　(7)維修檔案為評估大廈設(shè)備運行情況和用戶室內(nèi)設(shè)備狀況的根據(jù)，應(yīng)妥善保存。保存期限一般為一年，重大維修項目保存期至少為兩年。過期檔案由工程部經(jīng)理、系統(tǒng)工程師組成的鑒定小組統(tǒng)一審定后銷毀。

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