小區(qū)檔案管理制度

　　隨著社會一步步向前發(fā)展，各種制度頻頻出現，制度具有使我們知道，應該做什么，不應該做什么，懲惡揚善、維護公平的作用。到底應如何擬定制度呢？下面是小編精心整理的小區(qū)檔案管理制度，僅供參考，歡迎大家閱讀。

小區(qū)檔案管理制度1

　　1整體檔案管理

　　檔案資料的建立應與今后的創(chuàng)優(yōu)結合起來,按照《全國優(yōu)秀示范小區(qū)評分標準》的分類標準建立檔案資料。

　　第一節(jié)基礎管理資料

　　1.按規(guī)劃要求建設、住宅及配套建設設施投入使用

　　1)工程規(guī)劃許可證

　　2)施工許可證

　　3)工程總平面圖

　　4)建設工程規(guī)劃管理竣工驗收合格證

　　5)國有土地使用證

　　2.辦理接管驗收手續(xù)

　　1)委托物業(yè)管理合同

　　2)工程建設施工建檔移交清單

　�、糯苯ㄊ�、結施竣工圖,建材合格證、分項分部評定資料;

　�、扑�施、電施、訊施、地下管網竣工圖,分項、分部質檢平定資料(復印件);

　　3)商品房質量保證書

　　4)房屋移交驗收資料

　　5)設施設備移交清單及檔案資料

　　3.由一家物業(yè)管理企業(yè)實施統(tǒng)一專業(yè)化管理

　　1)物業(yè)管理有限公司企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照(正副本)

　　2)物業(yè)管理有限公司組織機構代碼證(正副本)

　　3)物管企業(yè)資質證書

　　4)物業(yè)管理有限公司稅務登記證(正副本)

　　5)上級批文(文件)

　　4.建設單位在銷售房屋前與選聘的物業(yè)管理企業(yè)簽定物業(yè)管理合同,雙方的責、權、利分明

　　1)物業(yè)委托管理合同

　　2)前期物業(yè)管理方案

　　3)物業(yè)移交及實施意見

　　5.購房人與物業(yè)管理企業(yè)簽定物業(yè)管理合同,雙方責、權、利明確總戶數戶,入住戶,入住率為,簽定的前期物業(yè)管理服務合同為份。(文件柜放置于)

　　6.建立維修資金的管理、使用、續(xù)籌等符合有關規(guī)定

　　1)物業(yè)管理有限公司代管維修資金的財務管理制度

　　a)代管維修資金的使用范圍

　　b)代管維修資金的來源和籌集方法

　　c)代管維修資金的管理與使用辦法

　　d)代管維修資金的移交

　　7.房屋使用手冊、裝飾裝修管理規(guī)定及業(yè)主公約等各項公眾制度完善

　　1)房屋使用說明書

　　2)公共管理制度

　　⑴治安管理制度

　�、葡�防管理制度

　�、情T衛(wèi)管理制度

　�、葯C動車停車場管理制度

　�、煞菣C動車管理制度

　�、恃b修管理規(guī)定

　　3)政府有關文件

　　8.業(yè)主委員會按規(guī)定程序成立,并按規(guī)章制度履行職責

　　1)業(yè)主委員會籌備工作資料

　�、抨P于組建業(yè)主委員會實施方案

　�、茦I(yè)主委員會資料(詳見業(yè)主意見調查表)

　　⑶業(yè)主委員會章程

　　9.物業(yè)管理企業(yè)制定創(chuàng)優(yōu)規(guī)劃和共體實施方案,并經業(yè)主委員會同意

　　1)創(chuàng)優(yōu)規(guī)劃

　　2)創(chuàng)優(yōu)實施方案(附物業(yè)管理質量目標書)

　　3)物業(yè)管理優(yōu)秀住宅小區(qū)達標申報資料資料

　　10.小區(qū)物業(yè)管理建立健全各項管理制度、各崗位的工作標準并指定具體的落實措施和考核標準。

　　1)員工手冊

　　2)文明禮貌用語及各專業(yè)服務語言流程規(guī)范

　　3)部門職責

　�、殴�司組織機構示意圖(管理處機構示意圖)

　�、茊T工手冊

　�、枪芾碇行穆氊�

　�、蓉攧詹柯氊�

　�、勺o衛(wèi)部內務條令、崗位職責

　　4)部門工作程序、操作程序

　�、咆攧詹抗芾碇贫�

　�、瓶蛻舴�務中心工作程序

　　⑶工程部設備運行維修工作程序

　�、认�防工作管理制度

　�、筛鞣N應急處理方案

　　a、火警、火災應急方案

　　b、停電應急方案

　　c、護衛(wèi)部突發(fā)事件處理措施

　　5)管理中心綜合管理制度

　�、胖蛋嘀贫�

　　⑵回訪制度

　�、菣n案管理制度

　　⑷原始記錄、資料管理制度

　　6)管理人員、員工考評細則

　�、殴芾砣藛T考核細則

　�、曝攧展芾砣藛T考核細則

　�、蔷S修人員考核細則

　�、惹鍧�、綠化人員考核細則

　�、勺o衛(wèi)員考核細則

　�、首o衛(wèi)部崗位目標管理考核辦法

　　7)護衛(wèi)部培訓日程、訓練記錄

　　8)護衛(wèi)知識考試資料

　　9)管理中心原始記錄資料

　　⑴門崗值班記錄

　�、票O(jiān)控中心值班記錄

　�、蔷o急情況記錄

　�、韧＼噲鲕囕v進出原始記錄

　　⑸房屋裝修管理記錄

　�、恃b飾裝修申請書、責任書

　�、酥蛋嘤涗�

　�、袒卦L記錄

　　⑼維修派工單

　�、巫�戶檔案

　　⑾維修員值班記錄

　�、性O施設備巡查保養(yǎng)等記錄

　　11.物業(yè)企業(yè)管理人員和專業(yè)技術人員持證上崗,員工統(tǒng)一著工裝、佩帶明顯標志,工作規(guī)范,作風嚴謹。

　　1)管理中心管理干部學歷、職稱、上崗證復印件

　　2)管理中心專業(yè)技術人員資格證、操作證

　　3)護衛(wèi)員上崗證

　　4)員工勞動合同

　　12.應用計算機智能化設備等現代化管理手段,提高管理效率。

　　1)小區(qū)住戶基本資料(備份文件夾類)

　　2)小區(qū)物業(yè)基本資料

　　3)辦公文案

　　4)各類管理制度、文件夾

　�、抛o衛(wèi)類

　�、曝攧疹�

　�、枪芾眍�

　　⑷保潔類

　�、山洜I類

　�、嗜耸骂�

　�、藰I(yè)主委員會

　�、踢\行維修表

　　5)住戶費用繳費統(tǒng)計資料

　　13.物業(yè)管理企業(yè)在收費、財務管理、會計核算、稅收等方面執(zhí)行有關規(guī)定,至少半年公開一次物業(yè)服務費用收支情況。

　　1)年月--財務收支報告

　　2)向住戶公布費用收支情況,資料

　　照片

　　3)物業(yè)管理費用標準批復

　　4)繳費通知單存根

　　14.房屋及公共設施設備檔案資料齊全、分類成冊,管理完善,查閱方便。

　　1)總平面圖

　　2)共用設施設備及配電系統(tǒng)

　　3)可視對講、監(jiān)控系統(tǒng)

　　4)消防系統(tǒng)

　　5)背景音樂系統(tǒng)

　　6)光纖電視系統(tǒng)

　　7)辦公用設備

　　8)各種警示牌、標識卡

　　15.建立用戶檔案、房屋及配套設施權屬清冊,查閱方便。

　　1)住戶檔案

　　2)商業(yè)用房業(yè)主檔案(含用戶)

　　16.建立24小時值班制度,設立服務電話,接受業(yè)主及使用人對物業(yè)管理服務報修、求助、建議、問詢、質疑、投訴等各類信息的收集、反饋并及時處理,有回訪制度和記錄。

　　1)值班制度

　　2)回訪制度

　　3)管理人員值班記錄

　　4)維修工單存根及回單

　　5)設備巡查記錄

　　6)護衛(wèi)門崗值班記錄

　　7)主動征求業(yè)主對物業(yè)管理服務的意見和建議

　　17.定期向住戶發(fā)放物業(yè)管理服務工作征求意見,對合理的建議及時整改,滿意率為%以上。

　　1)《客戶意見征詢表》

　　18.建立并落實便民維修服務,承諾制,零修急修及時率為98%,以上的返修率為2%,并有回訪記錄。

　　1)物管中心工作程序(見工作守則)

　　2)設備運行維修工作程序(見工作守則)

小區(qū)檔案管理制度2

　　第二節(jié)房屋管理與維修養(yǎng)護

　　1.主出入口設有小區(qū)平面示意圖,主要路口設有路標、組圖及幢、單元、戶門標號標志明顯。

　　2.無違反規(guī)劃亂搭亂建,無擅自改變房屋用途現象。

　　3.房屋外觀完好、整潔,外墻面磚、涂料等裝飾材料無脫落、無污跡。

　　4.戶外招牌、廣告牌、霓虹燈按規(guī)定設置,保持整潔、統(tǒng)一、美觀,無安全隱患或破損。

　　5.封閉陽臺統(tǒng)一有序,色調一致,不超出外墻面,除建筑設計有要求外,不得安裝

　　戶外防盜網、晾衣架、遮陽蓬等。

　　6.空調安裝位置統(tǒng)一,冷凝水集中收集,支架無銹蝕。

　　7.房屋裝飾裝修符合規(guī)定,未發(fā)生危及房屋結構安全及拆改管線和損害他人利益的現象。

　　1)住戶裝修申請表、裝修責任書(見業(yè)主分戶檔案)

　　2)裝修現場巡查記錄表(見工程巡查記錄)

　　第三節(jié)共用設施設備管理

　　1.共用配套設施完好,無隨意改變用途。

　　2.共用設施設備運行、使用及維護按規(guī)定要求有記錄,無事故隱患,專業(yè)技術人員和維護人員嚴格遵守操作規(guī)程與保養(yǎng)規(guī)范。

　　1)設備運行維修工作程序

　　2)設備巡查記錄

　　3)設備保養(yǎng)記錄

　　3.室外共用管線統(tǒng)一入地或公共管道,無架空管線,無礙觀瞻。

　　4.排水、排污管道通暢,無堵塞、外溢現象。

　　5.道路通暢,路面平整,井蓋無缺塊,無丟失,路面井蓋不影響車輛行人通行。

　　6.制定供電系統(tǒng)管理措施并嚴格執(zhí)行,記錄完整,供電設備正常,配電室管理符合規(guī)定,路燈、樓道等公共照明完好。

　　1)電室管理規(guī)定

　　2)配電系統(tǒng)工作內容及操作程序

　　3)路燈、樓道等公共照明設備完好

　　第四節(jié)安防、消防、車輛管理

　　1.小區(qū)基本實行封閉式管理

　　1)小區(qū)實行24小時封閉管理資料

　　2)治安管理規(guī)定

　　3)門衛(wèi)管理規(guī)定

　　2.有專業(yè)護衛(wèi)隊實行24小時值班及巡邏制度,護衛(wèi)熟悉小區(qū)的環(huán)境,文明值勤,訓練有素、言語規(guī)范、認真負責。

　　1)護衛(wèi)部工作、內務條令

　　2)護衛(wèi)崗位職責

　　3)各種工作記錄、資料照片

　　⑴護衛(wèi)值班記錄

　�、谱o衛(wèi)訓練記錄

　　⑶夜間巡查記錄

　�、葋碓L登記表

　　⑸護衛(wèi)培訓日程、訓練記錄及資料

　�、首o衛(wèi)工作考核、巡查、評分統(tǒng)計資料

　�、俗o衛(wèi)基礎知識考核答卷

　�、套o衛(wèi)文明值勤,裝修巡查等資料

　　3.危及人身安全處有明顯標識和具體的`防范措施

　　1)警示牌標識卡等

　　2)突發(fā)事件及異常情況處理措施

　　3)常見治安刑事案件及處理措施

　　4)常見的幾種可疑情況及處理措施

　　5)緊急情況記錄表

　　4.消防設備設施完好無損,可隨時起用,消防通道暢通,制定消防應急方案

　　1)消防管理制度

　　2)火警、火災應急方案

　　3)消防通道暢通

　　4)定期進行消防巡視,檢查維護消防設施、器材等資料

　　5)護衛(wèi)隨時巡查營業(yè)房消防設施

　　6)義務消防隊員消防演練

　　5.機動車停車場管理制度完善,管理責任明確,車輛進出有登記。

　　1)機動車停車場管理規(guī)定

　　2)機動車停車場登記

　　3)護衛(wèi)巡邏記錄

　　4)護衛(wèi)工作考核標準

　　5)交通指揮管理規(guī)范有序

　　6.非機動車輛管理制度完善,按規(guī)定位置停放,管理有序。

　　1)非機動車管理規(guī)定

　　2)按規(guī)定位置停放、管理有序

　　3)護衛(wèi)工作考核標準

　　第五節(jié)環(huán)境衛(wèi)生管理

　　1.環(huán)衛(wèi)設備完備,設有垃圾箱、果皮箱、垃圾中轉站。

　　1)環(huán)衛(wèi)設備臺帳

　　2)垃圾箱、果皮箱

　　3)清潔工作清潔小區(qū)環(huán)境衛(wèi)生資料

　　2.清潔衛(wèi)生實行責任制,有專職的清潔人員明確的責任范圍,實行標準化保潔。

　　1)清潔衛(wèi)生工作標準及考核辦法

　　2)清潔衛(wèi)生工作考核表

　　3.垃圾日產日清,定期進行衛(wèi)生消毒滅殺

　　1)消毒滅蠅工作資料

　　2)定期投鼠藥資料

　　4.房屋共用部位共用設施設備無蟻害。

　　5.小區(qū)內道路等共用場地無紙屑、煙頭等廢棄物,小區(qū)內衛(wèi)生照片等資料。

　　6.房屋共用部位保持清潔,無亂貼、亂畫、無擅自占用和堆放雜物現象、樓梯扶欄、天臺、公共玻璃等保持清潔。

　　7.商業(yè)網點管理有序,符合衛(wèi)生標準,無亂設攤點、廣告牌和無亂貼、亂畫現象。

　　8.無違反規(guī)定飼養(yǎng)寵物、家禽、家畜。

　　9.排放油煙、噪音等符合國家環(huán)保標準、外墻無污染。

　　第六節(jié)綠化管理

　　1.小區(qū)內綠地布局合理,花草樹木與建筑小品配置恰當。

　　2.綠地無改變使用用途和破壞、踐踏、占用等現象。

　　3.花草樹木長勢良好,修繕整齊美觀,無病蟲害,無折損現象、無斑禿。

　　4.綠地無紙屑、煙頭、石塊等雜物。

　　第七節(jié)精神文明建設

　　1.意義,健康向上的社區(qū)文化活動,創(chuàng)造條件,積極配合,支持并參與社區(qū)文化建設。

　　a提高業(yè)主自治自律行為宣傳教育資料

　　1)經常進行政府有關法律法規(guī)宣傳教育資料

　　2)建立業(yè)主產權區(qū)域建設,愛護小區(qū)公共設施資料

　　b小區(qū)安全文明消防宣傳欄告示檔案資料

　　c小區(qū)住戶參與文化娛樂活動資料

　　d培訓護衛(wèi)消防安全知識,培訓資料

　　第八節(jié)管理效益

　　1.管理服務費收繳率為98%以上

　　1)20xx年3月至,收費報表

　　2.提供便民有償服務,開展多種經營,便民服務項目資料及照片。

　　1)20xx年3月--20xx年月的財務報告

　　3.本小區(qū)物業(yè)管理經營狀況。向小區(qū)住戶公布物管費收支報告

　　資料

　　a業(yè)主檔案資料的內容

　　1]業(yè)主情況登記表、照片、身份證復印件

　　2]業(yè)主臨時公約承諾件

　　3]前期物業(yè)管理服務協(xié)議

　　4]室內裝修管理協(xié)議書

　　5]消防安全責任書

　　6]業(yè)主裝修檢查記錄表

　　7]室內裝修申報表

　　8]裝修申報所提供的平面圖、管線圖等

　　9]裝修違規(guī)的整改通知書

　　10]業(yè)主與物業(yè)管理處達成的書面協(xié)議

　　11]業(yè)主在物業(yè)使用過程中產生的重要的有影響的事件的記錄

　　12]其它

【小區(qū)檔案管理制度】相關文章：

小區(qū)管理制度08-27

小區(qū)環(huán)衛(wèi)管理制度08-24

小區(qū)車管理制度09-01

小區(qū)車輛管理制度08-30

加強小區(qū)管理制度08-23

小區(qū)門衛(wèi)管理制度06-13

檔案工作管理制度04-27

檔案借閱管理制度09-01

檔案安全管理制度08-08

檔案管理制度05-07