檔案管理工作心得
檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分，它能記載和反映出公司日常工作和建設(shè)活動的全過程和成果，可及時為領(lǐng)導(dǎo)決策和各工作部門提供內(nèi)容翔實的信息資料。因此，我們必須把檔案的整理、立卷、歸檔和保管工作當(dāng)做一項十分重要的任務(wù)來抓好、抓實。
如何做好本單位檔案管理工作？
檔案管理的最佳狀態(tài)，即達(dá)到收集完整、整理有序、分類合理、立卷規(guī)范、保管妥善、查詢便捷的目標(biāo)。檔案管理的硬件要硬，“軟件”還要硬，這是實現(xiàn)檔案管理法制化的'必要前提。首先，公司必須要有能夠達(dá)到防火、防盜、防泄密的檔案室，并配備必要的檔案密集柜、溫度測量儀、滅火器、辦公電腦等相應(yīng)的辦公設(shè)施，這是最基本的硬件保證。其次，單位應(yīng)該高度重視，分派政治覺悟高、業(yè)務(wù)能力強的人負(fù)責(zé)檔案管理工作。再次，公司要根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《中華人民共和國保密法》、國家檔案局令(第10號)《企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限規(guī)定》等相關(guān)法律規(guī)定，結(jié)合實際情況建立、健全檔案管理工作的各項規(guī)章制度。
歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系；應(yīng)區(qū)分不同價值，便于保管和利用；應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。各部門兼職檔案員應(yīng)積極配合檔案管理員做好檔案的收集與整理，在規(guī)定時間內(nèi)按要求做好文件的分類、收集，保證歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，并及時移交檔案室。
立卷和歸檔是檔案管理的一項重點工作，好的立卷歸檔工作對于保存有價值的文件，以及積累檔案史料有著十分重要的意義。因此，做好立卷與歸檔工作需把握以下幾點：
�。ㄒ唬┙M件分類。文件收集移交之后，就到了集中統(tǒng)一立卷的環(huán)節(jié)。我們應(yīng)將收集到的文件材料逐一進行科學(xué)分類，同一全宗應(yīng)保持分類方案的一致性和穩(wěn)定性。歸檔文件一般采用按年度分類、按機構(gòu)（問題）分類、按保管期限分類三種方法進行分類，確保歸檔的材料都有保存價值，并確定保管期限。在組件分類的過程中，要重點檢查歸檔的材料是否齊全完整，對破損的文件材料要修補或復(fù)制，剔除重復(fù)、多余的材料。
�。ǘ┡帕信c編號。歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)按時間結(jié)合事由排列，同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列，會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。編號時應(yīng)依分類方案和排列順序編寫檔號。檔號編寫應(yīng)遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴充性、簡單性原則。
（三）編目與裝訂。一是歸檔文件應(yīng)逐件編目，并依據(jù)檔號順序編制歸檔文件目錄。來文與復(fù)文作為一件時，對復(fù)文的編目應(yīng)體現(xiàn)來文內(nèi)容。歸檔文件目錄還應(yīng)設(shè)置序號、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目。二是案卷的裝訂。歸檔文件裝訂應(yīng)牢固、安全、便捷，做到文件不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護和管理。裝訂時應(yīng)盡量減少對歸檔文件本身影響，原裝訂方式符合要求的，應(yīng)維持不變。為便于管理，相同期限的歸檔文件裝訂方式應(yīng)盡量保持一致，不同期限的裝訂方式應(yīng)相對統(tǒng)一。
（四）編頁與裝盒。紙質(zhì)歸檔文件一般應(yīng)以件為單位編制頁碼，頁碼應(yīng)逐頁編制，宜分別標(biāo)注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。最后將歸檔文件按順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒盒脊及備考表項目。
公司應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，建立、健全檔案借閱制度和檔案查閱登記表。任何檔案的借閱都應(yīng)該嚴(yán)格履行審批和登記手續(xù)，凡借出的檔案都應(yīng)及時催還，歸還時發(fā)現(xiàn)文件短缺、增刪等現(xiàn)象應(yīng)立即追查。
檔案的保管期限分為永久、30年、10年三種。到了銷毀的年限時，應(yīng)先登記，編制清冊，并按有關(guān)規(guī)定履行審批手續(xù)后，再將需要銷毀的檔案逐一進行銷毀，銷毀時需要至少兩人監(jiān)督，銷毀清單及記錄需打印紙質(zhì)檔案保存。
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