員工檔案管理制度
在充滿(mǎn)活力，日益開(kāi)放的今天，接觸到制度的地方越來(lái)越多，制度具有合理性和合法性分配功能。什么樣的制度才是有效的呢？以下是小編幫大家整理的員工檔案管理制度（精選14篇），歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。
員工檔案管理制度1
1、員工檔案
員工檔案由酒店的人事部統(tǒng)一管理，人事部全面掌握酒店員工基本情況的收集、鑒別、管理和利用工作。為做好考察培養(yǎng)使用工作提供重要的依據(jù)。員工檔案主要分以下二類(lèi)：
�。�1）員工人事檔案員工人事檔案是人事部從個(gè)人為單位集中保存起來(lái)的、反映個(gè)人一定時(shí)期的社會(huì)經(jīng)歷和德才表現(xiàn)的文件資料。主要包括以下基本內(nèi)容：?jiǎn)T工履歷、自傳、鑒定、考核、考察資料，學(xué)歷和評(píng)聘專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)及專(zhuān)業(yè)工種技術(shù)等級(jí)考核或鑒定材料；黨團(tuán)、獎(jiǎng)勵(lì)處分材料；任免、工資、錄用、離店等審批表及其它有關(guān)重要材料。
a、 員工人事檔案的收集、整理和保管
員工人事檔案整理應(yīng)按有關(guān)方面規(guī)定的十個(gè)大類(lèi)進(jìn)行。整理、裝訂成冊(cè)的材料必須具有一定保存價(jià)值，還要符合進(jìn)入員工人事檔案的規(guī)定。員工人事檔案必須存放在可靠安全的場(chǎng)所，做好防霉、防潮、防火、防蛀、防盜工作。并實(shí)施專(zhuān)人保管。
b、 員工人事檔案的查閱和借用
查閱人事檔案，必須辦理查閱登記手續(xù)，查閱一般員工人事檔案，由人事主管批準(zhǔn)；查閱管理人員人事檔案按管理權(quán)限辦理審批手續(xù)。
外單位人員需要查閱、借用人事檔案時(shí)，必須出示有效的證明，并經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。查閱和借用人事檔案的人員必須嚴(yán)格遵守保密制度，不準(zhǔn)向無(wú)關(guān)人員泄露或向外公布檔案內(nèi)容，違反者視情況輕重，予以批評(píng)教育直至紀(jì)律處分。
c、 員工人事檔案的傳遞
在員工錄用和離店時(shí)，人部部及時(shí)辦理員工人事檔案的傳遞，做到傳遞手續(xù)完備，材料完整。 員工人事檔案的傳遞不得由本人辦理。
�。�2）員工的工作檔案
從員工進(jìn)入飯店開(kāi)始，記錄員工在為酒店工作過(guò)程中各個(gè)階段的個(gè)人經(jīng)歷，思想品德；業(yè)務(wù)表現(xiàn)、教育培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲記錄的綜合情況。材料包括：?jiǎn)T工求職申請(qǐng)、招聘錄用、勞動(dòng)合同和有關(guān)離店記錄等資料；教育培訓(xùn)記錄、專(zhuān)業(yè)特長(zhǎng)與愛(ài)好的資料；工資福利資料；勞動(dòng)業(yè)績(jī)、服務(wù)工作評(píng)估資料；出勤記錄、工作崗位流動(dòng)等資料。
對(duì)員工的各種資料進(jìn)行匯總、鑒別、分類(lèi)和歸檔。
2、人事部工作檔案
人事部的工作檔案分為人力資源檔案、工資福利檔案、教育培訓(xùn)檔案和行政人事檔案等四個(gè)部分，分別記錄人事部的工作。
�。�1）人力資源檔案
有關(guān)請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告、通知等文件、工作計(jì)劃，以及員工招聘錄用或離店的審批材料，勞動(dòng)合同資料（包括簽訂、續(xù)簽、變更、解除、終止勞動(dòng)合同的有關(guān)資料），崗位變更資料等。
（2）工資福利檔案
有關(guān)請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告、通知等文件、工作計(jì)劃，以及工資、獎(jiǎng)金分配辦法、考核資料，福利發(fā)放及變更記錄、月度員工考勤匯總等。
�。�3）教育培訓(xùn)檔案
有關(guān)請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告、通知等文件、工作計(jì)劃，教育培訓(xùn)工作、教育管理等活動(dòng)中產(chǎn)生的，經(jīng)整理并保存下來(lái)的具有價(jià)值的文字資料、授課講義、考試資料、圖表、照片和音像資料等。
�。�4）行政人事檔案
有關(guān)請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告、通知等文件、工作計(jì)劃，衛(wèi)生防疫檢查記錄、員工健康檢查材料、食品衛(wèi)生檢查資料、員工餐廳有關(guān)管理資料等。
�。�5）人事部的工作檔案按年度建立索引、裝訂成冊(cè)。
3、檔案保存期
離職人員檔案保存2年。
員工檔案管理制度2
1、 接 收：凡酒店經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成和使用的，業(yè)已辦理完畢并具有查考價(jià)值的文件、報(bào)告、規(guī)定、通知及有關(guān)資料、圖片、會(huì)議記錄等均應(yīng)列入酒店檔案的接收范圍。
酒店檔案一年接收一次，酒店各部門(mén)應(yīng)于次年一月底前將檔案資料統(tǒng)一移交人事部。
2、 整 理：
�。�1）、酒店檔案按年綜合整理，一般在每年第一季度整理歸檔。
�。�2）、酒店各部門(mén)的檔案按其形成的各種門(mén)類(lèi)和體裁列為一個(gè)全宗。
（3）、辦公室檔案，按其不同內(nèi)容和體裁，制成統(tǒng)一的分類(lèi)檔案。
�。�4）、按照案卷的排列順序編制卷號(hào)，案卷目錄上應(yīng)區(qū)別情況標(biāo)明不同保管期限。
3、 保管及利用
�。�1）、酒店檔案應(yīng)由專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管，并定期進(jìn)行檢查。
（2）、凡使用檔案應(yīng)辦理借閱手續(xù)，填寫(xiě)檔案借閱單。重要檔案的借閱應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
�。�3）、借閱結(jié)束后，請(qǐng)借閱者在檔案借閱單上簽名。
4、鑒定和移交
�。�1）、檔案鑒定工作在相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)下，組成鑒定小組，按規(guī)定進(jìn)行。
�。�2）、銷(xiāo)毀失去保存價(jià)值的檔案由鑒定小組提出意見(jiàn)，登記造冊(cè)，經(jīng)酒店領(lǐng)
（3）、銷(xiāo)毀失去保存價(jià)值的檔案由鑒定小組提出意見(jiàn)，登記造冊(cè)，經(jīng)酒店領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由兩人在指定地點(diǎn)監(jiān)銷(xiāo)。
�。�4）、檔案移交要按國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
（5）、檔案員調(diào)動(dòng)工作，須辦完檔案移交手續(xù)后方能離崗。
員工檔案管理制度3
一、目的
更的的員工人事檔案妥善管理，的保守機(jī)密；人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的檔案資料，特制定本檔案管理辦法。
二、檔案管理內(nèi)容
1、員工入職檔案：個(gè)人簡(jiǎn)歷
員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定審批、筆試試題、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、離職證明、合同及協(xié)議。
2、員工培訓(xùn)檔案：培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告或者考評(píng)結(jié)果、培訓(xùn)審批表、員工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表（證書(shū)原件）、員工培訓(xùn)統(tǒng)計(jì)表。
3、績(jī)效管理檔案：將員工績(jī)效考核資料按月歸類(lèi)整理。
4、員工離職檔案：?jiǎn)T工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動(dòng)關(guān)系，死亡等情形。
三、檔案規(guī)定
1、基礎(chǔ)管理
1．1原則：分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)、歸檔、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。
1．2員工入職前，人力資源部對(duì)人事檔案的性、性核查，如有虛假，可不予錄用和解聘。
1．3對(duì)人事檔案按入職分類(lèi)歸檔，按在職人員、離職人員整理，并登記于《入職員工人事檔案登記》（見(jiàn)附件一）《離職員工人事檔案登記》（見(jiàn)附件二），并在檔案前頁(yè)填寫(xiě)人事資料的名稱(chēng)及對(duì)檔案編號(hào)，人事檔案原則上是永久保存。
1．4當(dāng)在職員工的資料有變動(dòng)時(shí)（如學(xué)歷變動(dòng)、身份證號(hào)碼變動(dòng)、個(gè)人技術(shù)職稱(chēng)變動(dòng)、婚姻情況變動(dòng)等），應(yīng)將資料復(fù)印件交人力資源部歸檔，原件當(dāng)場(chǎng)查驗(yàn)。
1．5調(diào)動(dòng)和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。在其報(bào)到新崗位前，對(duì)調(diào)入或新的檔案都應(yīng)登記。
1．6對(duì)員工考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲的材料要收集、整理檔案的完整性，歸檔的材料鑒別，材料的、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。
1．7員工離職檔案每月清查，存檔，檔案保存原則上三年后方可銷(xiāo)毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。
1．8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。
1．9檔案應(yīng)分類(lèi)編號(hào)存放，員工編號(hào)，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。
2、檔案的查、借閱
2．1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，外借；非保密級(jí)檔案因工作需要查、借閱，須填寫(xiě)《查、借閱人事檔案單》（附件三），行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查、借閱。
2．2任何垮查、借閱人事檔案，下級(jí)員工查、借閱員工的人事檔案。
2．3公司級(jí)、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。
2．4所有批準(zhǔn)后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部（除特殊情況可延長(zhǎng)），對(duì)借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復(fù)印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的規(guī)定。
2．5人力資源部查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。
3、查、借閱檔案注意
3．1涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。
3．2擅自復(fù)印、拍攝檔案內(nèi)容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。
3．3查、借閱者擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)嚴(yán)重，予以懲處。
4、檔案的銷(xiāo)毀
4．1公司任何個(gè)人和非經(jīng)同意銷(xiāo)毀員工檔案資料。
4．2某些檔案到了銷(xiāo)毀期時(shí)，由人力資源部填寫(xiě)《公司員工人事檔案銷(xiāo)毀審批登記》（附表五），經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。
4．3經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的人事檔案，人力資源部須核對(duì)，將批準(zhǔn)的《公司員工人事檔案銷(xiāo)毀登記》和將要銷(xiāo)毀的人事檔案登記并歸檔，登記表永久保存。
四、制定、修訂、廢除與實(shí)施
本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后，由人力資源部實(shí)施，修訂和廢止亦同。
員工檔案管理制度4
一、為規(guī)范公司檔案管理，增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性，特制定本制度。
二、歸檔范圍
公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、會(huì)計(jì)檔案、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決定、委托書(shū)、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。
三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。
四、檔案管理員的職責(zé)：保證公司及各部門(mén)的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。
五、資料的收集與整理
1、公司的歸檔資料實(shí)行"季度歸檔"及"年度歸檔"制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2、在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門(mén)收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門(mén)經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。
3、凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料，由檔案管理員負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔。
4、各部門(mén)專(zhuān)用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級(jí)確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級(jí)的文件必須把原件放入檔案室。
5、檔案管理員根據(jù)公司的《文書(shū)立卷歸檔管理制度》實(shí)施檔案歸檔整理。
六、資料的分類(lèi)與歸檔
1、公司檔案資料的分類(lèi)依據(jù)《文書(shū)立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
2、公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時(shí)立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。
七、檔案的借閱
1、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級(jí)檔案可直接通過(guò)檔案管理員辦理借閱手續(xù)。
2、因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級(jí)檔案時(shí)，由部門(mén)經(jīng)理辦理《借閱檔案申請(qǐng)表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。
3、公司檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別，絕密級(jí)檔案禁止調(diào)閱，機(jī)密級(jí)檔案只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級(jí)檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)間不得超過(guò)4小時(shí)。秘密級(jí)檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)�？偨�(jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書(shū)的內(nèi)容執(zhí)行。
4、檔案借閱者必須做到：
①愛(ài)護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。
②注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。
八、檔案的銷(xiāo)毀
1、公司任何個(gè)人或部門(mén)非經(jīng)允許不得銷(xiāo)毀公司檔案資料。
2、當(dāng)某些檔案到了銷(xiāo)毀期時(shí)，由檔案管理員填寫(xiě)《公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。
3、凡屬于密級(jí)的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷(xiāo)毀；一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀。
4、經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對(duì)，將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表》和將要銷(xiāo)毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
5、在銷(xiāo)毀公司檔案資料時(shí)，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專(zhuān)人監(jiān)督銷(xiāo)毀。
第6篇：公司員工檔案管理制度
1、員工原始檔案是指員工的正式人事資料。凡本企業(yè)錄用的具有本市城鎮(zhèn)戶(hù)口的員工，其原始資料由本企業(yè)調(diào)入、保管。
2、凡本企業(yè)錄用的具有城鎮(zhèn)常住戶(hù)口的員工，自簽訂勞動(dòng)合同試用期滿(mǎn)后，按本企業(yè)調(diào)檔要求，將本人檔案調(diào)至人資行政部。因特殊情況不能再指定期限內(nèi)完成調(diào)檔手續(xù)的，本人須向人資行政部提交詳細(xì)的書(shū)面說(shuō)明材料，未經(jīng)批準(zhǔn)不調(diào)檔者或逾期未調(diào)檔者企業(yè)有權(quán)與期解除勞動(dòng)合同。
3、原始人事檔案資料的驗(yàn)收、補(bǔ)充、鑒別、歸檔和保管由人資行政部負(fù)責(zé)辦理。
4、查閱原始人事檔案管理規(guī)定：
�。�1）查閱員工原始人事檔案前必須填寫(xiě)《查閱員工人事檔案申請(qǐng)單》，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由人資行政部統(tǒng)一辦理，其它任何部門(mén)無(wú)權(quán)查閱員工原始檔案。
�。�2）查閱員工原始人事檔案所獲資料，由人資行政部統(tǒng)一保存或使用后統(tǒng)一銷(xiāo)毀。
�。�3）員工存檔卡由人資行政部負(fù)責(zé)統(tǒng)一保管，員工離職辦理完畢各種手續(xù)后，退回本人或由人資行政部負(fù)責(zé)辦理原始檔案調(diào)出手續(xù)。
�。�4）非本企業(yè)人員查閱原始檔案，原則上不予辦理，政府職能部門(mén)如查閱員工原始人事的檔案，按原始人事檔案查閱審批程序，人資行政部協(xié)調(diào)辦理。
�。�5）員工在本企業(yè)工作期間，如有些情況需存入其原始人事檔案中，需填寫(xiě)《員工原始人事檔案補(bǔ)充資料申請(qǐng)表》，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由人資行政部辦理。
5、員工業(yè)績(jī)、培訓(xùn)檔案：
員工業(yè)績(jī)、培訓(xùn)檔案是自員工上崗之日起建立的檔案資料，包括員工的身份證、學(xué)歷證書(shū)等相關(guān)證件的復(fù)印件，員工在工作期間的各種培訓(xùn)及對(duì)員工評(píng)價(jià)、考核等。
（1）人資行政部負(fù)責(zé)員工的培訓(xùn)、業(yè)績(jī)檔案的整理歸檔及日常管理。
�。�2）員工培訓(xùn)、業(yè)績(jī)檔案實(shí)行分級(jí)管理。部門(mén)主管級(jí)以上的員工檔案單由人資行政部部長(zhǎng)或其指定負(fù)責(zé)人進(jìn)行日常管理。主管級(jí)以下（不含主管級(jí)）培訓(xùn)、業(yè)績(jī)檔由人事文員管理。
�。�3）部門(mén)部長(zhǎng)可以調(diào)閱本部門(mén)員工的培訓(xùn)、業(yè)績(jī)檔案。
�。�4）員工培訓(xùn)、業(yè)績(jī)檔案按國(guó)家有關(guān)檔案管理規(guī)定記入員工的人事檔案。
�。�5）員工離職后，員工的培訓(xùn)、業(yè)績(jī)檔案由人資行政部留存作為備查。
員工檔案管理制度5
第一條人事檔案的內(nèi)容。
員工人事檔案是關(guān)于員工個(gè)人及有關(guān)方面歷史情況的材料。其內(nèi)容主要包括：
1、記載和敘述員工本人經(jīng)歷、基本情況、成長(zhǎng)歷史及思想發(fā)展變化進(jìn)程的履歷，自傳材料；
2、員工以往工作或?qū)W習(xí)單位對(duì)員工本人優(yōu)缺點(diǎn)進(jìn)行的鑒別和評(píng)價(jià)，對(duì)其學(xué)歷、專(zhuān)長(zhǎng)、業(yè)務(wù)及有關(guān)能力的評(píng)定和考核材料；
3、對(duì)員工的有關(guān)歷史問(wèn)題進(jìn)行審查、甄別與復(fù)查的人事材料；
4、記錄關(guān)于員工在所工作或?qū)W習(xí)單位內(nèi)加入黨派組織的材料；
5、記載員工違反組織紀(jì)律或觸犯國(guó)家法律而受到處分及受到各級(jí)各類(lèi)表彰、獎(jiǎng)勵(lì)的人事材料。
第二條人事檔案保密規(guī)定。
公司人事部對(duì)接收員工原單位轉(zhuǎn)遞而來(lái)的人事檔案材料內(nèi)容，一概不得加以刪除或銷(xiāo)毀，并且必須嚴(yán)格保密，不得擅自向外擴(kuò)散。
第三條員工個(gè)人情況變更規(guī)定。
1、員工進(jìn)入公司后，由員工本人填寫(xiě)《員工登記表》，其內(nèi)容包括員工姓名、性別、出生年月、民族、籍貫、政治面目、文化程度、婚姻狀況、家庭住址、聯(lián)系電話(huà)、家庭情況、個(gè)人興趣愛(ài)好、學(xué)歷、工作經(jīng)歷、特長(zhǎng)及專(zhuān)業(yè)技能、獎(jiǎng)懲記錄等項(xiàng)目。
2、項(xiàng)目?jī)?nèi)容如有變化，員工應(yīng)以書(shū)面方式及時(shí)準(zhǔn)確地向人事部報(bào)告，以便使員工個(gè)人檔案內(nèi)有關(guān)記錄得以相應(yīng)更正，確保人事部掌握正確無(wú)誤的資料。
第四條員工人事檔案的使用。
員工人事檔案為公司管理的決策部門(mén)提供各種人事方面的基本數(shù)據(jù)，并為人事統(tǒng)計(jì)分析提供資料。公司人事決策人員可以通過(guò)對(duì)有效數(shù)據(jù)的分析，了解公司人員結(jié)構(gòu)的變動(dòng)情況，為制定公司人力資源發(fā)展規(guī)劃提供依據(jù)。公司要認(rèn)真做好員工檔案材料的收集、鑒別、整理、保管和利用，充分發(fā)揮員工檔案材料的'作用，為公司人力資源的規(guī)范化管理奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。
員工檔案管理制度6
一、目的
為了對(duì)人事檔案進(jìn)行妥善保管，能有效地保守機(jī)密。維護(hù)人事檔案材料完整，防止材料損壞，規(guī)范人事檔案的管理，特制定本制度。
二、范圍
本制度適用于對(duì)公司人事檔案的執(zhí)行管理。
三、職責(zé)
3.1 人力資源部人事管理課負(fù)責(zé)人事檔案的建立、歸檔、保存、定期檢查核對(duì)、轉(zhuǎn)遞、保密、統(tǒng)計(jì)等工作。
3.2 人事檔案管理：集團(tuán)公司人事管理課（寧波地區(qū)）負(fù)責(zé)本地區(qū)所有分公司、直屬部門(mén)的人事檔案管理工作。外地分公司的員工人事檔案管理由當(dāng)?shù)厝耸鹿芾聿块T(mén)負(fù)責(zé)管理工作。
3.3 集團(tuán)公司人力資源部為本制度的歸口部門(mén)，負(fù)責(zé)指導(dǎo)監(jiān)督各部門(mén)、分公司的人事檔案管理工作、負(fù)責(zé)本制度的編制及落實(shí)執(zhí)行工作。
3.4 集團(tuán)公司企業(yè)委員會(huì)負(fù)責(zé)本制度的審議及授權(quán)主管人簽核，總裁負(fù)責(zé)本制度的批準(zhǔn)執(zhí)行。
四、人事檔案管理的內(nèi)容
4.1 員工人事檔案歸檔及管理：新員工入職時(shí)將《員工應(yīng)聘申請(qǐng)表》及相關(guān)證件（畢業(yè)證書(shū)、身份證、各類(lèi)技術(shù)認(rèn)證證書(shū)）復(fù)印件提交人事管理課，人事管理課根據(jù)《員工應(yīng)聘申請(qǐng)表》建立員工人事檔案（內(nèi)容包括：該員工的應(yīng)聘、錄用、勞動(dòng)合同、考核、薪資、福利、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等相關(guān)資料）并及時(shí)歸檔。歸檔的流程為首先對(duì)新的員工人事檔案材料進(jìn)行鑒別，其次按新員工的所在部門(mén)以及職務(wù)、性別等進(jìn)行分類(lèi)并確定其歸檔的具體位置并且在目錄上補(bǔ)登新員工人事檔案材料的名稱(chēng)及有關(guān)內(nèi)容，最后將新員工的人事檔案材料歸檔。
4.1.1確立兩級(jí)檔案管理制度：一級(jí)員工人事檔案為員工入司隨轉(zhuǎn)的人事檔案材料。二級(jí)檔案為員工入司以后的任職情況、培訓(xùn)情況、工資調(diào)整情況、學(xué)歷及職稱(chēng)變化情況、歷年考核情況及員工基本情況復(fù)印件備查材料等。
4.1.2員工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門(mén)、職務(wù)歸類(lèi)。員工終止/解除勞動(dòng)關(guān)系時(shí)，應(yīng)將該員工人事檔案的材料歸入公司離職員工人事檔案類(lèi)。
4.1.3員工合法終止/解除勞動(dòng)合同時(shí)，由各相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人在《員工離職通知單》上簽字，確認(rèn)無(wú)遺留問(wèn)題；員工相關(guān)檔案調(diào)入單位時(shí)，人力資源部核對(duì)檔案材料，密封該員工人事檔案，連同開(kāi)具的《檔案材料轉(zhuǎn)移單》及其它有關(guān)材料，轉(zhuǎn)至調(diào)入單位并歸檔。相關(guān)手續(xù)《員工入職試工轉(zhuǎn)正辭退作業(yè)管理制度》。
4.2 檢查核對(duì)：人力資源部人事管理課檔案管理員要定期（每月25日）對(duì)員工的人事檔案進(jìn)行檢查核對(duì)并在《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》上簽字，確保員工的人事檔案的完整、安全。但是下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對(duì)：突發(fā)事件后，如被盜、遺失、或水災(zāi)火災(zāi)之后；對(duì)有些檔案發(fā)生疑問(wèn)之后，如不能確定某份材料是否丟失；發(fā)現(xiàn)某些損失之后，如發(fā)現(xiàn)材料變酶、發(fā)現(xiàn)蟲(chóng)蛀等；檢查完畢后必須在《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》上確認(rèn)簽字。
4.3 轉(zhuǎn)遞（員工異動(dòng)）：檔案轉(zhuǎn)遞過(guò)程如下，人事管理課檔案管理員取出要轉(zhuǎn)走的員工人事檔案并在檔案帳冊(cè)上注銷(xiāo)該員工的人事檔案并填寫(xiě)《轉(zhuǎn)遞人事檔案通知單》，按發(fā)文要求包裝、密封。在轉(zhuǎn)遞過(guò)程中應(yīng)遵循保密原則并且要求收檔單位在回執(zhí)上簽字蓋章。
4.4 保密制度：由人事管理課檔案管理員負(fù)責(zé)人事檔案管理。不得將人事檔案材料帶到公共場(chǎng)合。公司人事管理課對(duì)接受員工原單位轉(zhuǎn)遞而來(lái)的認(rèn)識(shí)檔案材料內(nèi)容，一概不得加以刪除或銷(xiāo)毀，并且必須嚴(yán)格保密，不得擅自向外擴(kuò)散。
4.5 統(tǒng)計(jì)：人事管理課每月25日須對(duì)員工人事檔案的數(shù)量、人事檔案材料收集補(bǔ)充情況、檔案整理情況、檔案保管情況、利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)并填寫(xiě)《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》。
4.5.1人事檔案統(tǒng)計(jì)分類(lèi)：履歷及相關(guān)證件材料、鑒定及考核材料、評(píng)聘及獎(jiǎng)懲材料、其他可供公司參考資料。
4.5.2 人事檔案統(tǒng)計(jì)信息要及時(shí)更新，人力資源部根據(jù)人員流動(dòng)情況每月25日必須將相關(guān)人事檔案的統(tǒng)計(jì)情況更新并填寫(xiě)《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》，提報(bào)人力資源部總監(jiān)審核。
五、員工人事檔案管理，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家和公司有關(guān)規(guī)定。
查閱員工人事檔案應(yīng)經(jīng)人力資源部總監(jiān)（或總裁）批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)。檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內(nèi)容。
六、相關(guān)支持文件及記錄
員工應(yīng)聘申請(qǐng)表
轉(zhuǎn)遞人事檔案通知單
員工離職通知單
員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表
公司員工人事檔案管理制度
第一條、為確保人事檔案的機(jī)密性，完整性和準(zhǔn)確性，為人事決策提供信息和依據(jù)，特制定本制度。
第二條、本制度適用于公司所有員工的人事檔案管理。
第三條、員工人事檔案由人力資源部負(fù)責(zé)管理。
第四條、新員工第一次建檔后，日后所有有關(guān)個(gè)人人事資料都隨時(shí)歸檔，包括員工在職期間試用、考核、職位調(diào)動(dòng)、工資晉升、培訓(xùn)記錄、行政處分、獎(jiǎng)勵(lì)等，以保證檔案的完整性、保密性及可查性。
第五條、新員工報(bào)到后按《個(gè)人資料檔案目錄》順序進(jìn)行建檔，目錄如下：
1、招聘登記表
2、聘用通知書(shū)
3、學(xué)歷證、職稱(chēng)證、計(jì)算機(jī)等相關(guān)資格證的復(fù)印件。
4、身份證復(fù)印件
5、照片
6、員工轉(zhuǎn)正申請(qǐng)表
7、聘用合同
8、獎(jiǎng)懲材料
9、任免、升降、調(diào)薪等材料
10、其它材料
第六條、檔案管理應(yīng)由專(zhuān)人負(fù)責(zé)并建員工檔案薄冊(cè)，記載檔案的接收、 存入、提供、使用和變動(dòng)情況。
第七條、要做到分類(lèi)準(zhǔn)確、編號(hào)規(guī)范、排列有序、定期核對(duì)。
第八條、所有人事檔案都屬秘密文件，應(yīng)妥善保管，不得隨意泄密。
第九條、人事檔案不允許無(wú)關(guān)人員查詢(xún)。部門(mén)負(fù)責(zé)人有權(quán)查閱本部門(mén)員工的檔案�？偨�(jīng)理有權(quán)查閱任一員工的檔案，除總經(jīng)理外任何人不得查閱員工的工資檔案。
第十條、任何人不得借閱自己本人檔案。
第十一條、檔案管理人員及檔案查閱人員應(yīng)嚴(yán)格保證檔案的完整性，不得涂改、拆散、抽出、圈劃、污損、帶出、丟失。
第十二條、收回檔案時(shí)，檔案管理人員必須認(rèn)真檢查核對(duì)，否則追究當(dāng)事人的責(zé)任。
第十三條、離職人員檔案保存期為一年。
員工檔案管理制度7
1、員工原始檔案是指員工的正式人事資料。凡本企業(yè)錄用的具有本市城鎮(zhèn)戶(hù)口的員工，其原始資料由本企業(yè)調(diào)入、保管。
2、凡本企業(yè)錄用的具有城鎮(zhèn)常住戶(hù)口的員工，自簽訂勞動(dòng)合同試用期滿(mǎn)后，按本企業(yè)調(diào)檔要求，將本人檔案調(diào)至人資行政部。因特殊情況不能再指定期限內(nèi)完成調(diào)檔手續(xù)的，本人須向人資行政部提交詳細(xì)的書(shū)面說(shuō)明材料，未經(jīng)批準(zhǔn)不調(diào)檔者或逾期未調(diào)檔者企業(yè)有權(quán)與期解除勞動(dòng)合同。
3、原始人事檔案資料的驗(yàn)收、補(bǔ)充、鑒別、歸檔和保管由人資行政部負(fù)責(zé)辦理。
4、查閱原始人事檔案管理規(guī)定：
⑴查閱員工原始人事檔案前必須填寫(xiě)《查閱員工人事檔案申請(qǐng)單》，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由人資行政部統(tǒng)一辦理，其它任何部門(mén)無(wú)權(quán)查閱員工原始檔案。
⑵查閱員工原始人事檔案所獲資料，由人資行政部統(tǒng)一保存或使用后統(tǒng)一銷(xiāo)毀。
⑶員工存檔卡由人資行政部負(fù)責(zé)統(tǒng)一保管，員工離職辦理完畢各種手續(xù)后，退回本人或由人資行政部負(fù)責(zé)辦理原始檔案調(diào)出手續(xù)。
�、确潜酒髽I(yè)人員查閱原始檔案，原則上不予辦理，政府職能部門(mén)如查閱員工原始人事的檔案，按原始人事檔案查閱審批程序，人資行政部協(xié)調(diào)辦理。
�、蓡T工在本企業(yè)工作期間，如有些情況需存入其原始人事檔案中，需填寫(xiě)《員工原始人事檔案補(bǔ)充資料申請(qǐng)表》，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由人資行政部辦理。
5、員工業(yè)績(jī)、培訓(xùn)檔案：
員工業(yè)績(jī)、培訓(xùn)檔案是自員工上崗之日起建立的檔案資料，包括員工的身份證、學(xué)歷證書(shū)等相關(guān)證件的復(fù)印件，員工在工作期間的各種培訓(xùn)及對(duì)員工評(píng)價(jià)、考核等。
⑴人資行政部負(fù)責(zé)員工的培訓(xùn)、業(yè)績(jī)檔案的整理歸檔及日常管理。
�、茊T工培訓(xùn)、業(yè)績(jī)檔案實(shí)行分級(jí)管理。部門(mén)主管級(jí)以上的員工檔案單由人資行政部部長(zhǎng)或其指定負(fù)責(zé)人進(jìn)行日常管理。主管級(jí)以下(不含主管級(jí))培訓(xùn)、業(yè)績(jī)檔由人事文員管理。
⑶部門(mén)部長(zhǎng)可以調(diào)閱本部門(mén)員工的培訓(xùn)、業(yè)績(jī)檔案。
�、葐T工培訓(xùn)、業(yè)績(jī)檔案按國(guó)家有關(guān)檔案管理規(guī)定記入員工的人事檔案。
�、蓡T工離職后，員工的培訓(xùn)、業(yè)績(jī)檔案由人資行政部留存作為備查。
員工檔案管理制度8
一、目的
為了規(guī)范公司人事檔案管理，加強(qiáng)檔案管理的完整性、真實(shí)性、及時(shí)性和保密性。同時(shí)為了維護(hù)人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。
二、適用范圍
適用于公司員工紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理工作。
三、職責(zé)
公司行政人事部門(mén)為本公司員工人事檔案的歸口管理部門(mén)。
四、原則
分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)、歸檔及時(shí)、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。
五、檔案管理內(nèi)容
1、員工入職檔案：個(gè)人簡(jiǎn)歷、員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項(xiàng)審批、筆試試題、身
份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、轉(zhuǎn)正及晉級(jí)表、離職證明、各類(lèi)合同及協(xié)議。
2、員工培訓(xùn)檔案：培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告或者考評(píng)結(jié)果、培訓(xùn)審批表、員工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表（證書(shū)原件）、員工培訓(xùn)統(tǒng)計(jì)表。
3、績(jī)效管理檔案：將員工績(jī)效考核相關(guān)資料按月歸類(lèi)整理。
4、員工離職檔案：?jiǎn)T工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動(dòng)關(guān)系，死亡等情形。
六、程序
1、新員工報(bào)到后，收齊新入職員工的所有手續(xù)、證件、資料后，統(tǒng)一裝入新建的檔案袋內(nèi)，并在檔案袋封面左上方書(shū)寫(xiě)上檔案袋編號(hào)、員工姓名、性別。將檔案資料以紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種載體保存，紙質(zhì)檔案統(tǒng)一歸入每位員工的個(gè)人檔案袋，電子檔案以hr管理信息系統(tǒng)為平臺(tái)進(jìn)行統(tǒng)一管理。員工人事檔案管理人員須忠于職守，嚴(yán)格遵守公司《員工保密管理制度》。
2、檔案建立：新員工經(jīng)考核合格，入職之日始，即建立個(gè)人人事檔案，起始檔案材料包括：一寸近期免冠照片、身份證和學(xué)歷職稱(chēng)證件的復(fù)印件、個(gè)人簡(jiǎn)歷、應(yīng)聘擋案表、錄用審批表、員工個(gè)人檔案表、體檢報(bào)告、離職(失業(yè))證明等。
七、 為保證員工檔案信息的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，以體現(xiàn)系統(tǒng)時(shí)效性強(qiáng)的優(yōu)點(diǎn)，及時(shí)更新、變化的資料進(jìn)行系統(tǒng)錄入。
具體時(shí)限要求如下：
1、 新員工入職、員工調(diào)動(dòng)、任命、借用、離職信息自生成之日起二個(gè)工作日內(nèi)錄入電子檔案，并進(jìn)行紙質(zhì)檔案歸檔；
2、組織機(jī)構(gòu)變動(dòng)、培訓(xùn)管理、考核管理、獎(jiǎng)懲管理信息自生成之日起七個(gè)個(gè)工作日內(nèi)錄入，并進(jìn)行紙質(zhì)檔案歸檔；
3、 社會(huì)保險(xiǎn)、合同簽訂等信息自生成之日起七個(gè)工作日內(nèi)錄入，并進(jìn)行紙質(zhì)檔案歸檔。
八、 人事檔案借/調(diào)閱
1、調(diào)閱員工的人事檔案需填寫(xiě)《檔案借/查閱申請(qǐng)表》并經(jīng)有效批準(zhǔn)。
2、本部門(mén)員工的人事檔案調(diào)閱需經(jīng)部門(mén)主管批準(zhǔn)。
3、 部門(mén)主管有權(quán)調(diào)閱其他部門(mén)員工的人事檔案，但需行政人事部門(mén)主管審核，并報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
4、部門(mén)主管級(jí)別的人事檔案，總經(jīng)理有權(quán)調(diào)閱。
5、調(diào)閱檔案原則上在行政人事部門(mén)內(nèi)部并在指定人員陪同下調(diào)閱。如需借出行政人事部門(mén)，需行政人事部門(mén)主管
批準(zhǔn)。借閱檔案的人員，對(duì)檔案應(yīng)妥善保管，不得遺失、泄密和污損，不準(zhǔn)抽換、折卷和轉(zhuǎn)換，不得復(fù)印，
借出的檔案必須在2天內(nèi)歸還。
6、所有調(diào)閱檔案，均需登記備案。
九、 人事檔案歸屬
1、繼續(xù)受聘的員工檔案，作為其今后聘任聘用的依據(jù)；檔案分類(lèi)編號(hào)存放，一個(gè)員工一個(gè)編號(hào)，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。
2、離職員工的人事檔案每月清查，另外存檔，應(yīng)在妥善保管一年以后銷(xiāo)毀。部門(mén)主管以上人員、關(guān)鍵崗位人員檔案應(yīng)妥善保管三年以后銷(xiāo)毀。
十、本制度最終解釋權(quán)歸行政人事部，本制度從下發(fā)之起實(shí)施。
發(fā)出部門(mén)：行政人事部
借用、查閱人事檔案審批表
員工檔案管理制度9
為加強(qiáng)檔案管理工作，提高檔案工作質(zhì)量，更好地為單位工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及有關(guān)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本局檔案工作的實(shí)際，制定本制度。
一、檔案立卷歸檔制度
為了使本局的立卷歸檔工作順利進(jìn)行，完整地保存本單位在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的文件材料，供領(lǐng)導(dǎo)工作決策和各項(xiàng)工作服務(wù)，特制訂本制度。
1、凡是在本局日常工作及重大招商活動(dòng)中直接形成的應(yīng)當(dāng)歸檔并具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史真實(shí)記載。
2、本局領(lǐng)導(dǎo)和各科室承辦人員應(yīng)將辦理完畢或工作中形成的文件材料，及時(shí)主動(dòng)地交檔案管理員立卷歸檔，集中管理，任何科室和個(gè)人不得據(jù)為已有。
3、文件歸檔范圍，按余姚市檔案局的有關(guān)規(guī)定收集。
4、局各科室按指定的兼職檔案人員，負(fù)責(zé)本科室在工作中形成的檔案，做好收集、整理工作，并按規(guī)定時(shí)間造好移交清冊(cè)，簽字驗(yàn)收，移交局辦公室。
5、局辦公室檔案管理員按照檔案歸檔范圍要求，負(fù)責(zé)收集全部應(yīng)歸檔文件、基建、聲像等材料。
6、局辦公室財(cái)務(wù)人員應(yīng)在次年的六月底前，按規(guī)定立卷歸檔，暫由財(cái)務(wù)人員保存一年后，移交檔案管理人員。
7、電子文件實(shí)行集中統(tǒng)一管理，歸檔方式主要包括邏輯歸檔和物理歸檔，邏輯歸檔可實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔按照同類(lèi)紙質(zhì)文件的規(guī)定定期完成。
8、各科室根據(jù)歸檔要求，在應(yīng)歸檔電子文件產(chǎn)生時(shí)打上相應(yīng)的標(biāo)記；把經(jīng)辦過(guò)程中的情況隨時(shí)記錄在相應(yīng)的文件中；辦理完畢的電子文件應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)進(jìn)行物理歸檔，把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件進(jìn)行分類(lèi)集中拷貝，編制機(jī)讀目錄和《歸檔電子文件登記表》。
9、歸檔電子文件的著錄應(yīng)符合國(guó)家檔案著錄規(guī)則基本要求。入庫(kù)的電子檔案，每?jī)赡暌獧C(jī)讀抽查一次，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)補(bǔ)救。
10、各科室一般應(yīng)及時(shí)將上年度應(yīng)歸檔的電子文件向辦公室歸檔，移交時(shí)做到數(shù)據(jù)完整、內(nèi)容準(zhǔn)確、利用安全、編目規(guī)范、帳目一致、手續(xù)清楚，移交清單一式二份，交接雙方簽字后各執(zhí)一份。
11、檔案管理員負(fù)責(zé)電子文件歸檔前的監(jiān)督、指導(dǎo)工作，以及歸檔檢查驗(yàn)收和接收后的統(tǒng)一編目、保管、開(kāi)發(fā)利用，做到外觀(guān)完好、整潔無(wú)損、記錄的字節(jié)數(shù)、檢索條目等著錄項(xiàng)目與登記一致，確保上機(jī)測(cè)試無(wú)病毒和百分之百的準(zhǔn)確率。
12、隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和設(shè)備的更新、發(fā)展，對(duì)庫(kù)存電子檔案應(yīng)進(jìn)行同步更新復(fù)制或補(bǔ)救新版本，歸版或有問(wèn)題的載體仍需保存三年。
二、檔案庫(kù)房管理制度
1、檔案庫(kù)房是存入各類(lèi)檔案的重地，庫(kù)房鑰匙由專(zhuān)人保管，非檔案室人員不得入內(nèi)。
2、庫(kù)房要堅(jiān)固，有防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防鼠、防蟲(chóng)等設(shè)施，并采取必要的預(yù)防措施和設(shè)置必要設(shè)備，確保檔案的安全。
3、庫(kù)房?jī)?nèi)要保持適應(yīng)的溫度和濕度。根據(jù)季節(jié)不同氣候變化加強(qiáng)管理，做好每日的溫、濕度記錄。
4、庫(kù)房?jī)?nèi)經(jīng)常保持整齊、整潔，每天下班前要認(rèn)真檢查庫(kù)房，關(guān)好門(mén)窗，注意電源，清理廢紙等易燃物品。在庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙，確保庫(kù)房安全。
5、庫(kù)房?jī)?nèi)檔案分類(lèi)存放，排列要整齊有序，編制櫥箱號(hào)碼和存放案卷示意圖，便于查找。不得在庫(kù)房?jī)?nèi)存放個(gè)人物品或堆放雜物。
6、要定期進(jìn)行庫(kù)藏檔案的清理校對(duì)工作，做到帳、物相符。對(duì)破損、變質(zhì)的檔案要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)復(fù)制。庫(kù)藏檔案因移交、遺失等注銷(xiāo)帳卡時(shí)，要查明原因，保存依據(jù)。
7、電子檔案應(yīng)配備專(zhuān)用的電子文件柜，每年定期備份，規(guī)范存放歸檔電子文件和數(shù)字檔案。保管電子檔案的裝具要求有防光、防塵、防磁、防有害氣體的設(shè)備；環(huán)境溫度選定在17℃-20℃，相對(duì)濕度選定在35%-45%。
8、檔案管理員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，應(yīng)在離職前辦好檔案庫(kù)房的交接手續(xù)。
三、檔案查閱利用制度
1、本單位檔案供本單位各科室查閱利用，查閱檔案資料時(shí)需辦理查閱登記手續(xù)，填寫(xiě)"借閱登記表"。查閱黨組會(huì)議記錄須注明借閱用途，并經(jīng)黨組主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
2、外單位查閱檔案資料，須持所在單位介紹信，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，予以查閱。
3、查閱檔案，只限于在指定場(chǎng)所進(jìn)行，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得將案卷帶出綜合檔案室。
4、嚴(yán)守機(jī)密，不得翻閱和摘抄利用以外的檔案。
5、查閱檔案和需復(fù)�。ú糠只蛉浚n案材料的，應(yīng)在利用效果登記表上注明，并經(jīng)登記。
6、數(shù)字檔案查詢(xún)一般通過(guò)網(wǎng)上進(jìn)行，查閱者通過(guò)網(wǎng)上檔案查詢(xún)系統(tǒng)查詢(xún)檔案，檔案管理員接到查詢(xún)申請(qǐng)后，按檔案查借閱權(quán)限從網(wǎng)上發(fā)往借閱者。借閱者一周內(nèi)須將網(wǎng)上查閱的電子文件發(fā)回檔案室。如確因工作需要可去檔案室查閱紙質(zhì)檔案。
7、要愛(ài)護(hù)檔案，不得將檔案任意拆卷、撕頁(yè)、污損、涂改、劃杠、折角、添字等，如發(fā)現(xiàn)有上述情況者，按《檔案法》規(guī)定進(jìn)行必要處理。
8、建立檔案《檔案借閱登記》和《檔案利用效果登記》簿，查閱檔案資料者，要及時(shí)將利用效果反饋給綜合檔案室。數(shù)字檔案的查閱，查閱者需按要求在網(wǎng)上填寫(xiě)《檔案借閱登記》和《檔案利用效果登記》，對(duì)借閱和利用進(jìn)行登記，以更好地為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。
四、檔案保密制度
1、檔案管理員要增強(qiáng)保密觀(guān)念，嚴(yán)格遵守國(guó)家《檔案法》和《保密法》所規(guī)定的保密紀(jì)律，不得泄露所藏檔案的內(nèi)容，不準(zhǔn)出賣(mài)、盜竊檔案機(jī)密，違者按情節(jié)依法懲處。
2、定有密級(jí)文件、資料，統(tǒng)一由專(zhuān)人收拆登記，發(fā)送時(shí)不得以普通郵件寄發(fā)。
3、已歸檔的機(jī)密、秘密文件、資料，只限于直接需要的部門(mén)和人員使用，查閱時(shí)須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
4、各科室暫時(shí)保存的機(jī)密、秘密文件、資料，應(yīng)妥善保管，不要讓外來(lái)人員隨便翻閱，用后立即歸檔。
5、對(duì)定有密級(jí)的文件、資料，未經(jīng)密級(jí)審批單位批準(zhǔn)，一般不準(zhǔn)翻印和摘抄。摘抄保密文件、資料的工作筆記本，調(diào)離工作時(shí)收回注銷(xiāo)。
6、不得擅自擴(kuò)大文件、資料的閱讀范圍，確因工作需要攜帶秘密以上文件、資料外出，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
7、不歸檔的秘密及內(nèi)部（重復(fù)或多�。┪募�、資料，均應(yīng)登記造冊(cè)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，按規(guī)定統(tǒng)一銷(xiāo)毀，不準(zhǔn)擅自處理和當(dāng)廢紙出售。
8、數(shù)字檔案要求配備專(zhuān)門(mén)工作人員負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的管理工作，設(shè)置計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)用戶(hù)口令，安裝殺毒軟件，并及時(shí)更新。嚴(yán)禁在計(jì)算機(jī)上運(yùn)行各種來(lái)歷不明的軟件、游戲等。
9、保密的電子檔案數(shù)據(jù)信息不得直接或間接與互聯(lián)網(wǎng)或其他公共信息網(wǎng)絡(luò)連接，必須實(shí)行物理隔離。
10、對(duì)已存儲(chǔ)的電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行修改時(shí)，要建立修改臺(tái)帳。有保存電子數(shù)據(jù)檔案的計(jì)算機(jī)送維修時(shí)，應(yīng)將有關(guān)數(shù)據(jù)的內(nèi)容清空、刪除或?qū)⒂脖P(pán)摘除，并做計(jì)算機(jī)修理登記。
11、嚴(yán)格注意口頭保密，做到守口如瓶，執(zhí)行保密紀(jì)律，在公共場(chǎng)所、投稿、通訊、通電中，不得泄漏及涉及機(jī)密事項(xiàng)。電子檔案數(shù)據(jù)錄入工作人員必須遵守檔案保密制度，不得泄露所接觸檔案內(nèi)容。
12、定期組織或結(jié)合安全保衛(wèi)工作，進(jìn)行保密教育和保密檢查。
五、檔案鑒定和銷(xiāo)毀
為了全面地考察室藏檔案的價(jià)值，確保室藏檔案的質(zhì)量，定期對(duì)一些已到保管期限的檔案材料進(jìn)行重新審定，方便檔案的管理和利用，特制定本制度：
1、室藏檔案的鑒定應(yīng)堅(jiān)持全面的、歷史的、發(fā)展的觀(guān)點(diǎn)，嚴(yán)肅而認(rèn)真地去復(fù)審和制定每一件檔案的價(jià)值，不得帶有隨意性。
2、室藏檔案的鑒定工作在鑒定小組的統(tǒng)一組織和安排下進(jìn)行，邀請(qǐng)被鑒定的單位有關(guān)人員參加，根據(jù)檔案的保管價(jià)值，對(duì)保管期限滿(mǎn)的檔案材料及時(shí)地開(kāi)展鑒定工作。
3、經(jīng)鑒定，尚需留存的零散檔案材料，按立卷原則，在室內(nèi)繼續(xù)做好組卷歸檔工作。對(duì)已失去利用價(jià)值和保存價(jià)值的檔案材料，需銷(xiāo)毀的，由鑒定小組提出鑒定意見(jiàn)，編造銷(xiāo)毀清冊(cè)，未經(jīng)登記造冊(cè)，不得擅自銷(xiāo)毀檔案。
4、屬于保密范圍的歸檔電子文件，如存儲(chǔ)在不可擦除載體上，應(yīng)連同存儲(chǔ)載體一起銷(xiāo)毀，并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。不屬于保密范圍的歸檔電子文件可進(jìn)行邏輯刪除。
5、銷(xiāo)毀檔案時(shí)，要有兩人以上監(jiān)銷(xiāo)，監(jiān)銷(xiāo)人員在銷(xiāo)毀前應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)核對(duì)，在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽章，并將銷(xiāo)毀情況報(bào)告鑒定小組，銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)列入綜合檔案室全宗卷永久保存。
6、嚴(yán)禁任何人、任何部門(mén)擅自銷(xiāo)毀各類(lèi)室藏檔案和數(shù)字檔案。
六、檔案管理員工作職責(zé)
1、熱愛(ài)本職工作，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，努力提高工作效率，為本單位的兩個(gè)文明建設(shè)服務(wù)。
2、加強(qiáng)與各級(jí)、各部門(mén)的聯(lián)系，做好本單位需歸檔文件材料的收集整理工作，保證其完整、及時(shí)歸檔。
3、堅(jiān)持原則，保守機(jī)密，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度、查閱制度和重大事項(xiàng)報(bào)告制度，提高警惕，防止失密泄密等事故發(fā)生。
4、要妥善保管好數(shù)字檔案室系統(tǒng)登錄帳號(hào)和密碼，不得泄露他人，密碼應(yīng)該定期更改。自覺(jué)做好檔案數(shù)據(jù)的維護(hù)與管理，定期檢查電子檔案的保管情況、檢測(cè)電子檔案的可用性，保證數(shù)字檔案的安全保密。
5、積極開(kāi)展檔案利用，及時(shí)、準(zhǔn)確、迅速地提供各種檔案，為本單位各項(xiàng)工作和領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。
6、做好檔案統(tǒng)計(jì)工作和利用效果反饋記錄。
7、切實(shí)做好庫(kù)房的防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防光、防霉、防塵、防鼠咬的"八防"工作，達(dá)到檔案無(wú)丟失、無(wú)霉變、無(wú)差錯(cuò)。
員工檔案管理制度10
檔案管理就其基本性質(zhì)和主要作用來(lái)說(shuō)，是一項(xiàng)管理性的工作，服務(wù)性的工作，政治性的工作。檔案管理工作不生產(chǎn)物質(zhì)財(cái)富，檔案主要也不由檔案管理機(jī)構(gòu)和檔案工作人員產(chǎn)生和利用，它是專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)管理各部門(mén)形成的歷史文件的一種專(zhuān)業(yè)，所以是管理性的工作。但是檔案管理系統(tǒng)不是孤立的，而是各項(xiàng)社會(huì)管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分。通過(guò)提供檔案信息為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)，是檔案管理工作區(qū)別于其他工作的特點(diǎn)之一。
檔案保管制度
一、嚴(yán)格執(zhí)行檔案收集、整理、保管、鑒定、提供利用與銷(xiāo)毀等有關(guān)制度和規(guī)定，確保其完整、系統(tǒng)和安全。
二、檔案按檔號(hào)排放，檔案柜編順序號(hào)，庫(kù)房?jī)?nèi)懸掛相關(guān)檔案資料管理規(guī)章和制度。
三、借出的檔案須按時(shí)歸還，利用后的檔案應(yīng)隨即放回原處。
四、不得竊取、出賣(mài)和涂改檔案，違者追究法律責(zé)任。
五、切實(shí)做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲(chóng)、防霉工作。
六、做好庫(kù)房溫濕度的監(jiān)控與登記工作。
七、每學(xué)期開(kāi)學(xué)初對(duì)庫(kù)房檔案進(jìn)行全面檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。
檔案保密制度
一、高度認(rèn)識(shí)檔案保密工作的重要性，嚴(yán)格遵守有關(guān)法規(guī)和制度。
二、查閱涉密檔案或內(nèi)部材料，須經(jīng)有關(guān)部門(mén)和辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，必要時(shí)報(bào)請(qǐng)有關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)審批。查閱時(shí)須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，注明查閱目的和內(nèi)容。
三、未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得私自帶檔案出館；檔案工作人員不得私自摘抄、復(fù)制、傳播具有保密性質(zhì)的檔案內(nèi)容。
四、因需要經(jīng)批準(zhǔn)摘錄或復(fù)制涉密檔案材料的，須妥善保管，用后銷(xiāo)毀，如發(fā)生涉密問(wèn)題，后果由利用者負(fù)責(zé)。
五、不歸檔的重份文件及內(nèi)部材料，須交由學(xué)校集中銷(xiāo)毀。
六、在校保密委員會(huì)的指導(dǎo)下，做好檔案密級(jí)變更和解密工作。
七、檔案館工作人員或利用者，如有違反保密規(guī)定的，視情節(jié)輕重按有關(guān)規(guī)定處理。
檔案利用制度
一、查閱利用本館開(kāi)放檔案、資料者，須持身份證（或工作證、學(xué)歷證書(shū)）等有效證件，同時(shí)填寫(xiě)查閱登記表；受他人委托者，還須出具他人上述任一證件（含復(fù)印、傳真件）及委托查閱申請(qǐng)書(shū)。
二、查閱重要的或密級(jí)檔案，按《檔案保密制度》辦理；查閱本職范圍外的重要檔案，須經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；查閱珍貴檔案時(shí)，以復(fù)印件代替原件利用。
三、檔案、資料一般不外借。確因工作需要外借的，除出具所在單位證明外，須經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人或?qū)W校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理外借手續(xù)（限5天內(nèi)歸還）；若續(xù)借，需辦續(xù)借手續(xù)。
四、提供利用檔案時(shí)，按學(xué)校有關(guān)規(guī)定收費(fèi)。
五、外國(guó)組織和人員利用開(kāi)放檔案、資料，按國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理。
六、查閱利用檔案時(shí)不得隨意涂改、拆卷或損毀。本室工作人員對(duì)違規(guī)者，有權(quán)給予勸告、責(zé)令賠償或其它處置，直至追究法律責(zé)任。
七、未經(jīng)主管校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)或辦公室授權(quán)，任何單位、個(gè)人無(wú)權(quán)公布檔案內(nèi)容。
檔案室人員崗位職責(zé)
一、積極宣傳黨和國(guó)家關(guān)于檔案管理的法規(guī)、條例。
二、遵守各項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)規(guī)章制度。
三、維護(hù)檔案的完整、系統(tǒng)和安全，定期檢查檔案保管情況，改進(jìn)檔案保護(hù)技術(shù)，嚴(yán)守國(guó)家機(jī)密。
四、積極開(kāi)展咨詢(xún)服務(wù)；熱情接待檔案利用者，迅速、準(zhǔn)確提供所需檔案和資料。
五、深入基層，開(kāi)展對(duì)兼職檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)工作。
檔案鑒定制度
一、在主管校領(lǐng)導(dǎo)主持下，由校辦、檔案室及有關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人與負(fù)責(zé)該門(mén)類(lèi)的專(zhuān)、兼職檔案員組成鑒定組，按照分工，個(gè)人初鑒、集體審查，具體工作由檔案室組織。
二、對(duì)在整理的歸檔材料，要以全面的、歷史的和發(fā)展的觀(guān)點(diǎn)鑒定其價(jià)值，準(zhǔn)確把握歸檔范圍和保管權(quán)限，有異議時(shí)由鑒定組裁定。
三、檔案達(dá)到開(kāi)放期，由鑒定組作出是否向社會(huì)開(kāi)放的決定。
四、檔案保密期滿(mǎn)，由鑒定組作出是否變更密級(jí)或解密的決定。
五、檔案存留期滿(mǎn)，由鑒定組提出銷(xiāo)毀或延長(zhǎng)保管期限的意見(jiàn)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可存、毀。
六、銷(xiāo)毀檔案前登記造冊(cè)（注明題名、數(shù)量、鑒定時(shí)間、參加鑒定人員）；銷(xiāo)毀時(shí)由3人執(zhí)行；事后在清冊(cè)上注明銷(xiāo)毀日期并簽字；清冊(cè)歸檔。
安全與消防制度
一、庫(kù)房重地，非本室工作人員不得擅入。
二、嚴(yán)禁煙火、易燃、易爆及腐蝕物品進(jìn)室。
三、做好安全巡查工作，下班時(shí)關(guān)好水電、鎖好門(mén)窗。
四、檔案工作人員應(yīng)熟悉消防器材的性能及使用方法；做好消防器材的保養(yǎng)更新工作，使之可靠有效。
五、發(fā)生火警、火災(zāi)要迅速報(bào)告，并全力撲救。
檔案資料管理制度
一、文件管理
1、文書(shū)人員在起草文件之前，應(yīng)首先了解事情的背景、起草該文件的目的及所需注意事項(xiàng)，并收集相關(guān)素材，做好前期的準(zhǔn)備工作。
2、文書(shū)人員在起草文件的過(guò)程中，要做到內(nèi)容詳實(shí)、準(zhǔn)確并根據(jù)文件的性質(zhì)及運(yùn)用場(chǎng)合的不同而選用不同的書(shū)寫(xiě)和表達(dá)方式，做到適時(shí)、貼切。
3、各種文件在下發(fā)之前要經(jīng)總經(jīng)理審閱，文件下發(fā)時(shí)要迅速、及時(shí)，并做好下發(fā)記錄；若是一些需要回收的表格和文件，還要做好事后的回收工作。
4、文件下發(fā)后要及時(shí)進(jìn)行整理存檔；對(duì)于回收的資料也要及時(shí)整理存檔。
5、有限定發(fā)放范圍的文件，要注意做好相關(guān)的保密工作。
二、檔案資料管理
1、檔案資料在收發(fā)借閱存檔銷(xiāo)毀各環(huán)節(jié)中，應(yīng)嚴(yán)格登記。
2、借閱文件應(yīng)在借閱指定地點(diǎn)進(jìn)行并在指定期限內(nèi)按時(shí)歸還，借閱文件資料時(shí)嚴(yán)格按照文件密級(jí)管理為準(zhǔn)執(zhí)行，同時(shí)辦理檔案資料借閱手續(xù)。
3、所有檔案資料均要定期清查，借出的檔案資料要在指定期限內(nèi)歸還，若發(fā)現(xiàn)丟失的要及時(shí)追查處理，并且及時(shí)采取補(bǔ)救措施；對(duì)絕密的檔案資料要在主管的監(jiān)督下進(jìn)行核對(duì)，必須做到物單相符。
4、借閱的文檔資料未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得隨意擴(kuò)大閱讀范圍，否則將進(jìn)行嚴(yán)肅處理。
5、機(jī)密、絕密類(lèi)文檔資料如需復(fù)制和摘抄，必須經(jīng)總經(jīng)理批示。
6、收發(fā)傳遞和外出攜帶絕密類(lèi)文件時(shí)，應(yīng)由指定人員負(fù)責(zé)，并采取必要的安全措施。
7、對(duì)各類(lèi)文檔資料應(yīng)指定其存檔期限，以便及時(shí)清理。
8、在部門(mén)主管安排、監(jiān)督下，定期對(duì)退檔資料進(jìn)行銷(xiāo)毀，并且及時(shí)在文檔目錄上做出更改，確�，F(xiàn)有文檔資料與目錄清單一致。
9、檔案柜中的資料應(yīng)保持干凈、整潔、明了。
10、各部門(mén)文檔負(fù)責(zé)人對(duì)自己所負(fù)責(zé)保存的文檔資料要有詳細(xì)的目錄，對(duì)有價(jià)值的文檔要及時(shí)備份并做好保密工作，若因丟失、文件備份不及時(shí)或泄露相關(guān)機(jī)密，從而給公司帶來(lái)?yè)p失的，視情節(jié)輕重予以責(zé)任人相應(yīng)的處罰。
11、文檔資料負(fù)責(zé)人對(duì)所有保存文檔要按順序分類(lèi)存放，同時(shí)做出相對(duì)應(yīng)的文檔目錄清單，如果有新資料入檔，必須在文檔目錄中及時(shí)添加。
12、若文檔負(fù)責(zé)人離職時(shí)，須按文檔目錄清單做好工作交接，按照文檔目錄清單與現(xiàn)存文檔核對(duì)，如果出現(xiàn)物單不符，給公司造成損失的，視情節(jié)輕重予以責(zé)任人相應(yīng)處罰。
13、新接管檔案管理的負(fù)責(zé)人要盡快熟悉負(fù)責(zé)保存的文檔，繼續(xù)做好文檔的保存、保密工作，并及時(shí)對(duì)文檔進(jìn)行更新、備案。
14、如因檔案資料保管人工作疏忽或交接手續(xù)不嚴(yán)謹(jǐn)造成文件資料丟失的要追究相應(yīng)責(zé)任。
員工檔案管理制度11
第一章 總 則
第一條 為加強(qiáng)和規(guī)范員工檔案管理，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔
案法》和勞動(dòng)部發(fā)《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》，結(jié)合公司工作實(shí)際，特制定本辦法。
第二條 員工檔案建立范圍
凡被公司招聘并錄用的人員，均應(yīng)同時(shí)擁有個(gè)人社會(huì)檔案和公司
員工內(nèi)部檔案包括電子檔案、文本檔案各一套。
第二章 員工檔案種類(lèi)及運(yùn)用
第三條 個(gè)人社會(huì)檔案：本公司員工的個(gè)人社會(huì)檔案原則上要求
均在西安市各人才中心托管，并隨員工工作關(guān)系予以轉(zhuǎn)接。
第四條 員工內(nèi)部檔案：公司員工內(nèi)部檔案作為個(gè)人社會(huì)檔案的
補(bǔ)充，統(tǒng)一在公司存檔由行政人事部管理，以方便行政人事部工作需求，并按年度視情移交歸存到個(gè)人社會(huì)檔案。
第五條 公司員工內(nèi)部檔案收集的內(nèi)容：
1
1、《員工應(yīng)聘登記表》、《員工入職登記表》、身份證及戶(hù)口本（或暫住證）復(fù)印件、最高學(xué)歷證書(shū)和職稱(chēng)證書(shū)及職業(yè)資格證書(shū)復(fù)印件。以及其他有關(guān)員工職業(yè)、技能信息的相關(guān)證書(shū)、文件復(fù)印件。
2、《勞動(dòng)合同》、《員工轉(zhuǎn)正申請(qǐng)表》、職務(wù)任免文件、公司內(nèi)部調(diào)令、社會(huì)保險(xiǎn)轉(zhuǎn)移繳納證明、年度績(jī)效考核表、工傷事故處理記錄、退休、解除勞動(dòng)合同證明書(shū)及其他相關(guān)離職手續(xù)文件等材料
3、《培訓(xùn)合同》、培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書(shū)、獎(jiǎng)懲文件或記錄等其他資料。
4、參加中國(guó)共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派的材料以及其他可供組織參考的材料。
第三章 員工檔案收集程序和歸檔標(biāo)準(zhǔn)
第六條 收集辦法：
1、個(gè)人社會(huì)檔案：個(gè)人社會(huì)檔案托管在西安市各人才交流中心的公司的員工，提出歸檔申請(qǐng)，由行政人事部統(tǒng)一向申請(qǐng)人檔案所在人才交流中心移交員工內(nèi)部檔案信息，以形成員工社會(huì)檔案的有效積累。移交社會(huì)檔案的材料須加蓋公章，并在公司員工內(nèi)部檔案中留存?zhèn)洳椤?/p>
2、員工內(nèi)部檔案：公司新入職員工一律由行政人事部負(fù)責(zé)形成公司內(nèi)部檔案。凡本文所列應(yīng)歸檔的各類(lèi)資料，在職能部門(mén)內(nèi)形成材料后的一周內(nèi)按要求將材料送交行政人事部歸檔。
第七條 歸檔標(biāo)準(zhǔn)：
1、歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料。材料應(yīng)完整、齊全、 2
真實(shí)，文字清楚，對(duì)象明確，有承辦單位蓋章或個(gè)人簽字、有形成時(shí)間的日期。
2、一般要求用原件存檔。如用復(fù)印件存檔的，須加蓋行政人事部門(mén)專(zhuān)用章后方可入檔。
第四章 員工檔案的借閱
第八條 員工檔案除總經(jīng)理和副總經(jīng)理、行政人事部經(jīng)理及主管人事的主管外，其余人員不得擅自查閱。如確因工作需要查閱和借用公司員工檔案，須填寫(xiě)《檔案查閱審批表》，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。
第九條 有關(guān)國(guó)家機(jī)關(guān)及相關(guān)單位人員若需查閱員工檔案，應(yīng)持單位介紹信和本人工作證并填寫(xiě)《檔案查閱審批表》，由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字審批后方予查閱。
第十條 員工檔案原則不予外借，如必須借出使用時(shí)，須嚴(yán)格履行登記審批手續(xù)。
第十一條 查閱檔案者必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁在檔案卷宗中涂改、圈劃或抽取撤換檔案材料，不得泄露或擅自擴(kuò)散檔案內(nèi)容，違者按有關(guān)規(guī)定追究當(dāng)事人責(zé)任。
第五章 檔案的轉(zhuǎn)接
第十二條 員工社會(huì)檔案的轉(zhuǎn)接由本人按照相關(guān)機(jī)構(gòu)的規(guī)定自行辦理，原則要求社會(huì)檔案隨勞動(dòng)關(guān)系一并轉(zhuǎn)移。
第十三條 員工調(diào)動(dòng)或離職，其內(nèi)部檔案內(nèi)需要移存至社會(huì)檔案的資料由行政人事部負(fù)責(zé)移存。
第六章 員工檔案的存檔期限及銷(xiāo)毀要求
第十四條 對(duì)于正常離職且離職手續(xù)齊備的員工內(nèi)部檔案，在公司保存5年（一般員工）—10年（中高層管理人員）后酌情銷(xiāo)毀。
第十五條 對(duì)非正常離職或離職手續(xù)不齊全的員工內(nèi)部檔案，原則上永久留存，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得銷(xiāo)毀。
第十六條 員工檔案編號(hào)管理，檔案編號(hào)為八位數(shù)且具有唯一性，其中檔案編號(hào)前四位數(shù)字為入職員工序號(hào)，包括前兩位公司部門(mén)編號(hào)和后兩位員工編號(hào)。檔案編號(hào)后四位數(shù)字表示員工入職的年份和月份。員工檔案編號(hào)與員工工卡、餐卡、考勤卡以及未來(lái)公司增設(shè)的各項(xiàng)與員工信息有關(guān)的物品保持一致性，以便檢索。
第十七條 員工檔案的銷(xiāo)毀由行政人事部門(mén)負(fù)責(zé)，在辦理檔案銷(xiāo)毀審批手續(xù)后按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定安排專(zhuān)人到專(zhuān)業(yè)銷(xiāo)毀場(chǎng)所進(jìn)行銷(xiāo)毀。未經(jīng)鑒定和未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自銷(xiāo)毀員工檔案。對(duì)故意損壞或擅自銷(xiāo)毀者，應(yīng)視情節(jié)給予懲處。
第七章 員工檔案管理人員的職責(zé)
1、忠于職守，嚴(yán)格執(zhí)行檔案法規(guī)及企業(yè)相關(guān)制度，維護(hù)員工檔案的真實(shí)性。
2、按照歸檔范圍認(rèn)真收集、鑒別和整理員工檔案材料，并按規(guī)定辦理日常的查閱、借用和轉(zhuǎn)遞。
3、做好員工檔案的保管、保密和保護(hù)工作，確保員工檔案的完整與安全。
4、做好員工檔案工作的基礎(chǔ)建設(shè)，促進(jìn)員工檔案管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化。
第十八條 本辦法自印發(fā)之日起執(zhí)行。
員工檔案管理制度12
一、總則
第一條 將企業(yè)的人事檔案管理規(guī)范化、制度化，使其更有效的服務(wù)于企業(yè)，特制定此制度。
第二條 人事檔案管理的原則為安全、保密、清晰、完整。
第三條 企業(yè)各分公司和分支機(jī)構(gòu)內(nèi)部的人事檔案管理，必須依照本制度進(jìn)行。
二、人事檔案的管理體制
第一條 企業(yè)各分公司和分支機(jī)構(gòu)的人力資源部負(fù)責(zé)其員工的檔案管理工作。沒(méi)有人事部的，由機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人指定專(zhuān)人進(jìn)行保管。分公司經(jīng)理和機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人的檔案由企業(yè)人力資源總部保管。
第二條 企業(yè)人員調(diào)動(dòng)時(shí)，調(diào)動(dòng)人員的檔案由調(diào)出部門(mén)人力資源部整理好，轉(zhuǎn)交到調(diào)入部門(mén)人力資源部保存。
第三條 企業(yè)人員借調(diào)時(shí)，員工檔案仍有原部門(mén)進(jìn)行保存。但借調(diào)部門(mén)必須存有借調(diào)人員檔案的復(fù)印件，檔案的復(fù)印件內(nèi)的材料應(yīng)與原件保持一致。
三、檔案管理的要求
第一條 企業(yè)須由專(zhuān)門(mén)的檔案室存放檔案，由專(zhuān)門(mén)人員負(fù)責(zé)管理。企業(yè)分公司的分支機(jī)構(gòu)有條件的可以建立檔案室，沒(méi)有條件的須購(gòu)買(mǎi)檔案柜存放檔案。
第二條 正式員工的檔案使用檔案袋存放。企業(yè)統(tǒng)一采用黃褐色牛皮紙檔案袋，檔案袋的規(guī)格為30*24cm，外部有密封線(xiàn)纏繞封口。試用期員工和臨時(shí)工暫用普通文件夾保存，轉(zhuǎn)為正式員工后，按相關(guān)要求存放。
第三條 檔案袋外皮上必須列明人員姓名、所在部門(mén)、檔案內(nèi)容等，以便查找。
四、人事檔案的管理規(guī)范
第一條 檔案的分類(lèi)
�。�1）試用期員工和臨時(shí)工檔案。主要包括的內(nèi)容有：?jiǎn)T工個(gè)人簡(jiǎn)歷，員工等級(jí)表，身份證、畢業(yè)證和相關(guān)證書(shū)復(fù)印件，試用期勞動(dòng)合同，入職培訓(xùn)期間的考核表和評(píng)價(jià)表，申請(qǐng)轉(zhuǎn)正的相關(guān)材料等。
�。�2）正式員工檔案。主要包括內(nèi)容有：?jiǎn)T工個(gè)人簡(jiǎn)歷，員工等級(jí)表，身份證、畢業(yè)證和相關(guān)證書(shū)復(fù)印件，勞動(dòng)合同及相關(guān)協(xié)議，在崗培訓(xùn)期間的考核表和評(píng)價(jià)表，季度/年度考核材料，崗位升遷調(diào)動(dòng)材料，獎(jiǎng)勵(lì)懲罰記錄，重大科技成果等。
（3）離職員工檔案。主要內(nèi)容包括正式員工檔案的所有內(nèi)容，另外增加離職申請(qǐng)、審核和交接方面的材料，勞動(dòng)關(guān)系解除方面的材料等。
第二條 檔案的歸類(lèi)
人事檔案材料按其名稱(chēng)、內(nèi)容、屬性等不同分別歸入相應(yīng)的類(lèi)別，若材料內(nèi)容涉及多種類(lèi)別時(shí)，按其主要內(nèi)容歸入相應(yīng)類(lèi)別。
第三條 檔案的排列
人事檔案歸類(lèi)后，相關(guān)材料的排列應(yīng)按照時(shí)間順序依次排列，時(shí)間最久的排在最前面，依次類(lèi)推。這樣排列的好處是便于查閱，同時(shí)可以反映出員工的職業(yè)發(fā)展歷程。
第四條 檔案的編號(hào)
檔案的編號(hào)方法很多，如漢語(yǔ)拼音法、姓氏筆畫(huà)法、單位編號(hào)法等，目前企業(yè)采用的是漢語(yǔ)拼音法。具體方法如下：
（1）檔案排列順序按拼音字母的次序排列，由姓開(kāi)始，姓第一個(gè)字母為a的排在最前列，依次類(lèi)推；第一個(gè)字母相同的，按第二個(gè)字母的順序排列。同姓的按名字的每一個(gè)字的拼音順序進(jìn)行排列。
�。�2）重名的人員按入職時(shí)間的先后順序排列，入職時(shí)間早的排在前面，入職時(shí)間晚的排在后面。
五、人事檔案所提供的利用方式
�。�1）查閱。相關(guān)利用人到檔案室查閱檔案資料時(shí)，必須在檔案管理人員的要求下進(jìn)行查閱登記，寫(xiě)明查閱的時(shí)間、查閱人、查閱的事由，查閱的內(nèi)容。
�。�2）調(diào)閱。相關(guān)利用者對(duì)人事檔案的調(diào)閱必須進(jìn)行調(diào)閱登記，并取得檔案管理部門(mén)主管的核準(zhǔn)，調(diào)閱期限為7天， 逾期未還者須辦理續(xù)借手續(xù)，檔案管理部門(mén)也須及時(shí)催還。檔案調(diào)閱期間不得轉(zhuǎn)借、調(diào)換。需復(fù)印的，要到檔案管理部門(mén)登記。
�。�3）出具證明材料。對(duì)于需要復(fù)制檔案中的相關(guān)資料作為證明材料時(shí)，必須經(jīng)過(guò)檔案管理部門(mén)主管審批，并加蓋部門(mén)公章后才能發(fā)出。
�。�4）其他
六、檔案的保存期限與銷(xiāo)毀
�。�1）人事檔案須永久性的進(jìn)行保存。對(duì)于離職、辭退、開(kāi)除的人員，自離開(kāi)之日起，滿(mǎn)一年，經(jīng)過(guò)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的審核后，方可銷(xiāo)毀檔案。
�。�2）檔案銷(xiāo)毀必須填寫(xiě)申請(qǐng)單，報(bào)人力資源部審核、批準(zhǔn)、備檔，人力資源部指定專(zhuān)門(mén)人員進(jìn)行銷(xiāo)毀，負(fù)責(zé)銷(xiāo)毀的人員須為兩人以上。
七、附則
�。�1）本制度自公布之日起生效。
�。�2）本制度具體操作細(xì)則由人力資源部負(fù)責(zé)解釋。對(duì)于需修改的部分，人力資源部負(fù)責(zé)修改，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。
員工檔案管理制度2016-09-19 8:30 | #3樓
第一條 為了規(guī)范員工檔案管理工作，有效保護(hù)和利用員工檔案，制定本制度。
第二條 員工檔案包括員工的入職檔案、培訓(xùn)檔案、績(jī)效考核檔案、薪資檔案、勞動(dòng)關(guān)系檔案、離職檔案、工作交接檔案等具有參考價(jià)值的文件材料。
第三條 集團(tuán)人力資源管控中心負(fù)責(zé)管理集團(tuán)各職能部門(mén)和地產(chǎn)事業(yè)部所有員工、一級(jí)子公司內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人以上人員、二級(jí)子公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員的人事檔案；一級(jí)子公司人力資源管理部門(mén)負(fù)責(zé)管理本公司內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人以下人員、二級(jí)子公司內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)人員的人事檔案；二級(jí)子公司人力資源管理部門(mén)負(fù)責(zé)管理本公司內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人以下人員的人事檔案。
集團(tuán)人力資源管控中心應(yīng)當(dāng)指導(dǎo)和督促各級(jí)人力資源管理部門(mén)做好員工檔案管理工作。
第四條 員工檔案應(yīng)當(dāng)具有下列材料：
（一）職位申請(qǐng)表（可附自薦書(shū)）；
（二）有關(guān)證件復(fù)印件，包括身份證雙面復(fù)印件、學(xué)歷證書(shū)復(fù)印件、學(xué)位證書(shū)復(fù)印件、資格證書(shū)復(fù)印件（特殊重要職位須留存相關(guān)資質(zhì)證書(shū)原件）、榮譽(yù)證書(shū)復(fù)印件等；
（三）半年內(nèi)縣級(jí)以上醫(yī)院提供的體檢報(bào)告原件；
�。ㄋ模对颇闲情L(zhǎng)征投資開(kāi)發(fā)控股集團(tuán)有限公司員工入職檔案》原件（入職審批手續(xù)與員工簽名必須齊全）；
�。ㄎ澹┰囉闷趧趧�(dòng)合同書(shū)；
�。﹩T工轉(zhuǎn)正相關(guān)材料（須附試用期述職報(bào)告）；
�。ㄆ撸┱絼趧�(dòng)合同書(shū)或者返聘合同書(shū)或者勞務(wù)合同書(shū)原件；
�。ò耍﹩T工人事異動(dòng)登記表；
�。ň牛﹩T工異動(dòng)情況登記表及其相關(guān)材料；
�。ㄊ﹩T工獎(jiǎng)懲的相關(guān)材料；
�。ㄊ唬﹩T工培訓(xùn)情況登記表；
（十二）員工照片（一般保存6張，均須標(biāo)注姓名）；
�。ㄊ﹩T工離職的相關(guān)材料（須附工作交接清單）；
�。ㄊ模┢渌枰霗n的材料。
第五條 員工檔案管理應(yīng)當(dāng)按照下列要求辦理：
（一）堅(jiān)持分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)、歸檔及時(shí)、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范的原則；
�。ǘ┰诼殕T工檔案應(yīng)按部門(mén)立卷，離職員工檔案應(yīng)按離職時(shí)間立卷，并附檢索目錄，以便查找；
�。ㄈ﹩T工報(bào)到當(dāng)天應(yīng)帶齊員工個(gè)人檔案要求的所有資料，檔案管-理-員為其建檔，并在個(gè)人檔案袋上附《員工檔案目錄》，填寫(xiě)各類(lèi)檔案名稱(chēng)及份數(shù)，待轉(zhuǎn)正后建立檔案號(hào)；
�。ㄋ模⿲�(duì)員工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲以及員工異動(dòng)等方面的材料，應(yīng)在3個(gè)工作日內(nèi)收集、整理立卷，保持檔案的完整性。
�。ㄎ澹┰趩T工離職手續(xù)辦完后，應(yīng)及時(shí)清除該員工的在職員工檔案號(hào)，建立離職員工檔案號(hào)，并將檔案歸入離職員工檔案管理；
第六條 各級(jí)人力資源管理部門(mén)應(yīng)不斷研究和改進(jìn)員工檔案管理的方法和技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)員工檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化。
第七條 員工檔案借閱必須落實(shí)下列要求：
（一）借閱者必須填寫(xiě)《員工檔案借閱登記表》，未經(jīng)集團(tuán)人力資源管控中心主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，任何單位和個(gè)人不得借閱員工檔案；
�。ǘ┧薪�(jīng)批準(zhǔn)后借閱的員工檔案必須在1個(gè)工作日內(nèi)歸還（特殊情況可延長(zhǎng)），對(duì)借閱后到期未歸還或歸還破損、私自復(fù)印檔案、遺失檔案的，必須進(jìn)行嚴(yán)肅處理；
�。ㄈ┩鈫挝粊�(lái)公司查閱檔案時(shí)，必須持有蓋有公章的單位介 2
紹信，經(jīng)集團(tuán)人力資源管控中心主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱；
（四）檔案借閱嚴(yán)禁涂改、圈化、抽取、撤換和損壞員工檔案材料；借閱者不得擅自復(fù)印、泄露員工檔案內(nèi)容。
第八條 公司任何部門(mén)和個(gè)人非經(jīng)允許不得銷(xiāo)毀員工檔案；在職員工檔案應(yīng)永久保存，離職員工檔案一般保存3年（高管及核心技術(shù)人員檔案保留到員工離崗后8年）。員工檔案銷(xiāo)毀工作每年進(jìn)行一次，員工檔案管-理-員負(fù)責(zé)整理待銷(xiāo)毀的員工檔案清單，待逐級(jí)上報(bào)、審批后方可銷(xiāo)毀，并建立檔案銷(xiāo)毀臺(tái)賬，請(qǐng)審計(jì)監(jiān)察部監(jiān)銷(xiāo)。
第九條 本制度由集團(tuán)人力資源管控中心負(fù)責(zé)制定和修訂，解釋權(quán)歸集團(tuán)人力資源管控中心。
第十條 本制度自2012年6月1日起施行。
員工檔案管理制度13
第一章、總則
第一條：為規(guī)范人事檔案管理工作，提高檔案管理水平，有效的保護(hù)和利用檔案，使之科學(xué)化、規(guī)范化、制度化，在企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中充分發(fā)揮人事檔案的作用，更好地為怡通集團(tuán)各項(xiàng)工作服務(wù)，特制定本管理制度。
第二條：人事檔案工作是集團(tuán)組織人事工作的重要組成部分，也是集團(tuán)檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執(zhí)行集團(tuán)戰(zhàn)略、方針、政策服務(wù)的，是選賢舉能，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用員工的重要依據(jù)。
第三條：本制度適用于怡通集團(tuán)總部及其各子公司。
第二章、管理職責(zé)
第四條：集團(tuán)企業(yè)管理部人事檔案管理的職責(zé)——
a、負(fù)責(zé)制訂、修改和完善集團(tuán)人事檔案管理的相關(guān)工作管理制度與實(shí)施細(xì)則等規(guī)范；
b、負(fù)責(zé)本制度在各子公司實(shí)施執(zhí)行的具體指導(dǎo)和監(jiān)督檢查；
c、負(fù)責(zé)怡通集團(tuán)戰(zhàn)略決策委員會(huì)成員的人事檔案管理工作；
d、負(fù)責(zé)怡通集團(tuán)各子公司、部門(mén)的員工人事檔案管理工作；
e、負(fù)責(zé)對(duì)各子公司的員工人事檔案管理工作進(jìn)行檢查與督導(dǎo)。
第五條：集團(tuán)企業(yè)管理部人事檔案管理的義務(wù)是指導(dǎo)各子公司按本制度要求建立規(guī)范的檔案管理程序、規(guī)范檔案管理行為。
第六條：各子公司行政部門(mén)人事檔案管理的職責(zé)就是負(fù)責(zé)執(zhí)行本制度，按其要求建立規(guī)范的人事檔案管理；負(fù)責(zé)管理企業(yè)管理部所有員工人事檔案管理工作。
第三章、人事檔案內(nèi)容
第七條：人事檔案一式兩套（原件由各子公司行政部保管、復(fù)印件由集團(tuán)人事部統(tǒng)一管理），是由歷史地、全面地反映員工情況的有關(guān)材料構(gòu)成，主要有如下幾類(lèi)：
a、履歷材料（包括個(gè)人的簡(jiǎn)歷資料、學(xué)歷、資格證等）；
b、考核、考察材料；
c、獎(jiǎng)勵(lì)及處分材料；
d、培訓(xùn)記錄及外訓(xùn)協(xié)議等材料；
e、勞動(dòng)合同、保密協(xié)議、錄用、任免、聘用、離職材料；
f、其他可供企業(yè)用人參考的資料。
第四章、檔案編號(hào)管理
第八條：各子公司行政部門(mén)必須按照OA管理系統(tǒng)中的員工編號(hào)（即：工號(hào)）進(jìn)行編號(hào)，每100
共 8 頁(yè)
個(gè)檔案做一個(gè)標(biāo)記，方便查找。
由其他單位轉(zhuǎn)入的員工檔案，按照轉(zhuǎn)入單位的編號(hào)更換編號(hào)（轉(zhuǎn)出單位辦理離職手續(xù)）。
第五章、人事檔案的收集與整理
第九條：日常收集員工履歷表、試用期考評(píng)表、各種獎(jiǎng)勵(lì)、職務(wù)任免、崗位/待遇調(diào)整表、續(xù)簽合同等材料。
各子公司人事檔案管理人員必須在每次招聘結(jié)束后的七日之內(nèi)（試崗期結(jié)束），必須將新進(jìn)員工的人事檔案收集、整理并進(jìn)行歸檔。
日常新進(jìn)人員的人事檔案必須于辦理入職手續(xù)兩日之內(nèi)，將將新進(jìn)員工的人事檔案收集、整理并進(jìn)行歸檔。
第十條：各子公司行政部門(mén)的人事專(zhuān)員在以下幾個(gè)時(shí)段特別需要做好人事檔案資料的歸檔工作。
1、新員工報(bào)到時(shí)
新員工報(bào)到后，收齊新入職員工的所有手續(xù)、證件、資料后，統(tǒng)一裝入新建的檔案袋內(nèi)，并在檔案袋封面右上方書(shū)寫(xiě)上檔案袋編號(hào)（口取紙）、員工姓名、性別。結(jié)束試崗期后的三個(gè)工作日之內(nèi)，將以下檔案、證件和資料進(jìn)行再次歸檔：
�、� 《許昌怡通集團(tuán)應(yīng)聘人員求職表》（必須要有面試評(píng)價(jià)表及審批人意見(jiàn)簽署）；
�、� 身份證（雙面都印在同一頁(yè)上，A4紙）、學(xué)歷證、學(xué)位證及其他相關(guān)資質(zhì)證件的復(fù)印件；
2、員工辦理正式入職手續(xù)時(shí)
員工結(jié)束七天試用期后的三個(gè)工作日之內(nèi)，將以下檔案、證件和資料進(jìn)行再次歸檔：
（1）《許昌怡通集團(tuán)應(yīng)聘人員求職表》（必須要有面試評(píng)價(jià)表及審批人意見(jiàn)簽署）；
⑵ 身份證（雙面都印在同一頁(yè)上，A4紙）、學(xué)歷證、學(xué)位證及其他相關(guān)資質(zhì)證件的復(fù)印件
3、員工辦理轉(zhuǎn)正手續(xù)時(shí)
員工轉(zhuǎn)正手續(xù)完成后，各級(jí)人力資源部門(mén)人事專(zhuān)員必須將以下資料收集齊后，歸入該員工的檔案袋：
�、� 該員工的《應(yīng)聘求職表》、《試用期考評(píng)表》；
⑵ 《勞動(dòng)合同》、《保密協(xié)議》；
4、員工辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)時(shí)
各級(jí)人力資源部門(mén)，在完成員工調(diào)動(dòng)手續(xù)的三個(gè)工作日內(nèi)將員工調(diào)動(dòng)手續(xù)資料裝入該員工的檔案內(nèi)，具體的`資料有：
�、� 《崗位/待遇調(diào)整表》；
�、�、《工作交接表》；
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�、�、《文件檔案資料移交明細(xì)表》、《物品資產(chǎn)移交明細(xì)表》、《客戶(hù)資料移交明細(xì)表》、《待辦工作（事宜）移交明細(xì)表》；
5、員工辦理離職手續(xù)時(shí)
各級(jí)人力資源部門(mén)人事專(zhuān)員，在辦完員工離職手續(xù)的三個(gè)工作日內(nèi)，將離職相關(guān)資料裝入該員工的檔案內(nèi)，必須裝入的資料有：
⑵ 該員工的書(shū)面離職申請(qǐng)書(shū)； ⑵ 《離職清算表》 ⑶、《離職申批表》； ⑷、《員工離職工作移交表》；
�、�、《文件檔案資料移交明細(xì)表》、《物品資產(chǎn)移交明細(xì)表》、《客戶(hù)資料移交明細(xì)表》、《待辦工作（事宜）移交明細(xì)表》。
第十一條：每年一季度按公司檔案管理辦法對(duì)上一年的人事檔案進(jìn)行整理、組卷。人事檔案的收集范圍：本管理制度第三章中所列的檔案內(nèi)容涉及的相關(guān)材料。
第十二條：在整理過(guò)程中,不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料。
第六章、人事檔案的借閱與移交
第十三條：凡借用人事檔案，必須填寫(xiě)《人事檔案借閱登記表》，由人力資源部門(mén)的負(fù)責(zé)人核實(shí)理由，經(jīng)企業(yè)管理部領(lǐng)導(dǎo)簽批后，方可借出，借出的檔案必須在7天內(nèi)歸還，如確因工作需要，可辦續(xù)借手續(xù)。
借閱檔案的人員，對(duì)檔案應(yīng)妥善保管，不得遺失、泄密和污損，不準(zhǔn)抽換、折卷和轉(zhuǎn)換，不得復(fù)印。
第十四條： 人事檔案的移交分為人事檔案移交和人事檔案管理人員工作變動(dòng)移交兩種。
第七章、其他規(guī)定
第十五條：凡是公司的員工（正式員工、試用員工和臨時(shí)員工）都必須建立檔案正本，是否建立副本，根據(jù)工作需要由人力資源部自行確定。
第十六條：檔案管理人員應(yīng)具有良好的思想素養(yǎng)，按受過(guò)正規(guī)的檔案管理培訓(xùn)，在工作中須嚴(yán)格遵守保密制度。
第十七條：不得擅自處理或銷(xiāo)毀檔案材料，應(yīng)按公司檔案管理制度進(jìn)行檔案保管和檔案銷(xiāo)毀。 第十八條：集團(tuán)人事部定期或不定期地對(duì)各子公司的人事檔案管理工作進(jìn)行檢查與督導(dǎo)，檢查中凡發(fā)現(xiàn)不按照以上規(guī)定予以辦理執(zhí)行的，視情節(jié)輕重，處罰人事檔案管-理-員50—200元，其所屬各子公司領(lǐng)導(dǎo)負(fù)連帶責(zé)任，處罰100—200元。
第十九條：各子公司人事檔案管理人員是定崗管理，凡與原人事檔案管理人員的變動(dòng)（包括換
崗、離職、增減其他工作量）的，必須報(bào)經(jīng)集團(tuán)企業(yè)管理部，批準(zhǔn)后方可執(zhí)行，否則直接處罰當(dāng)事人50—200元，各子公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)連帶責(zé)任，處罰50—200元。
第二十條：獎(jiǎng)懲投訴
員工對(duì)本人或他人的獎(jiǎng)懲在以事實(shí)為依據(jù)的前提下可以越級(jí)投訴，也可以直接投訴到集團(tuán)人事部。
受到投訴的獎(jiǎng)懲在抽查時(shí)可暫停，待調(diào)查清楚后再予以處置。
1、投訴調(diào)查結(jié)果屬實(shí)的，撤消原獎(jiǎng)懲決定，可以對(duì)員工投訴他人獎(jiǎng)懲的進(jìn)行表?yè)P(yáng)獎(jiǎng)勵(lì)。 2、投訴調(diào)查結(jié)果不屬實(shí)的，維持原獎(jiǎng)懲決定，并對(duì)投訴員工進(jìn)行教育，要規(guī)范其行為和思想，注重事實(shí)；若純屬造謠生事的，可以對(duì)投訴員工予以行政記過(guò)處罰。
第二十一條：本制度最終解釋權(quán)歸集團(tuán)企業(yè)管理部。 第二十二條：本制度從下發(fā)之起實(shí)施。
員工檔案管理制度14
員工檔案作為記錄員工重要信息的介質(zhì)，應(yīng)列入保密資料范圍，尤其是中高層員工履歷、薪資等信息，行政人事部門(mén)應(yīng)在員工入職時(shí)收集完善員工資料，建立完整的員工檔案；員工的檔案借閱必須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，具有一定資格的人員因工作需要可以借閱相應(yīng)權(quán)限內(nèi)的員工檔案。
一、員工檔案管理部門(mén)
公司行政人事部為員工檔案的直接管理部門(mén)，安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)日常管理，保證檔案的完整性，檔案查閱必須符合本制度要求。
二、電子檔案的建立和管理
1、集團(tuán)人力資源部負(fù)責(zé)建立總公司所有人員和子公司部門(mén)負(fù)責(zé)人以上人員電子檔案，并根據(jù)子公司整理上報(bào)的電子檔案，整理出全集團(tuán)人員的電子檔案；
2、各公司行政人事部門(mén)負(fù)責(zé)各自公司部門(mén)負(fù)責(zé)人以下所有員工電子檔案的建立，并將最新電子檔案提交集團(tuán)人力資源部備案；
3、電子檔案每月28日更新一次，更新情況報(bào)集團(tuán)人力資源部一份。
三、紙質(zhì)檔案的建立和管理
1、紙質(zhì)檔案在員工入職后一周內(nèi)建立完善，內(nèi)容包括：封皮、三張一寸近期免冠照片、身份證和學(xué)歷職稱(chēng)證件的復(fù)印件、個(gè)人簡(jiǎn)歷、求職報(bào)名表、面試考核表、體檢報(bào)告、離職(失業(yè))證明、保密協(xié)議、入職須知等，對(duì)于勞動(dòng)合同、轉(zhuǎn)正和晉級(jí)手續(xù)、任命文件、獎(jiǎng)懲記錄等資料在管理過(guò)程中結(jié)合實(shí)際情況及時(shí)補(bǔ)充完善。
2、集團(tuán)人力資源部負(fù)責(zé)建立總公司所有人員和子公司部門(mén)負(fù)責(zé)人以上人員的紙質(zhì)檔案，并負(fù)責(zé)日常管理和借閱管理。
3、各公司行政人事部門(mén)負(fù)責(zé)各自公司部門(mén)負(fù)責(zé)人以下所有管理人員紙質(zhì)檔案的建立，并負(fù)責(zé)日常管理和借閱管理。
4、集團(tuán)人力資源部建檔時(shí)須將在職人員和離職人員分開(kāi)，將高層管理者、中層管理者、基層管理人員分開(kāi)，將退休返聘人員單列；子公司行政人事部建檔時(shí)須將在職人員和離職人員分開(kāi)，將中層管理者、基層管理人員分開(kāi)，將退休返聘人員單列；
5、一線(xiàn)工人也需要建檔，資料需包含個(gè)人簡(jiǎn)歷、求職報(bào)名表、面試考核表、體檢報(bào)告等。
四、紙質(zhì)檔案的借閱權(quán)限
1、各部門(mén)負(fù)責(zé)人經(jīng)行政人事部門(mén)負(fù)責(zé)人同意后，可以借閱本部門(mén)所有人員的紙質(zhì)檔案，無(wú)權(quán)借閱其他部門(mén)人員的紙質(zhì)檔案；
2、行政人事部相關(guān)招聘和薪資專(zhuān)員經(jīng)行政人事部負(fù)責(zé)人同意后，可以借閱部門(mén)負(fù)責(zé)人以下所有人員紙質(zhì)檔案；
3、子公司行政人事部門(mén)負(fù)責(zé)人經(jīng)集團(tuán)人力資源部負(fù)責(zé)人同意后，可以借閱本公司部門(mén)負(fù)責(zé)人以上人員紙質(zhì)檔案，無(wú)權(quán)借閱其他公司部門(mén)負(fù)責(zé)人以上人員紙質(zhì)檔案；
4、子公司部門(mén)負(fù)責(zé)人以上高層領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)行政人事部負(fù)責(zé)人同意后可以借閱所轄部門(mén)所有人員紙質(zhì)檔案，借閱其他部門(mén)人員紙質(zhì)檔案必須經(jīng)總經(jīng)理同意；借閱下轄部門(mén)負(fù)責(zé)人紙質(zhì)檔案須經(jīng)集團(tuán)人力資源部負(fù)責(zé)人同意；
5、集團(tuán)公司部門(mén)負(fù)責(zé)人及以上人員經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人同意可以借閱下轄員工紙質(zhì)檔案；如果需借閱子公司部門(mén)負(fù)責(zé)人以上人員的紙質(zhì)檔案，必須經(jīng)董事長(zhǎng)同意；
6、子公司人員均無(wú)權(quán)借閱其他公司員工的紙質(zhì)檔案。
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