最新事業(yè)單位文秘基礎(chǔ)知識
文秘(Secretary)是指經(jīng)過學(xué)習(xí),掌握公關(guān)與文秘專業(yè)的基本理論與基本知識,熟悉現(xiàn)代文書學(xué)、秘書學(xué)的原理和方法、具有較強的寫作能力、能熟練地從事文書、秘書事務(wù)工作,能進行文章寫作、文學(xué)編輯和新聞寫作、有較強的公關(guān)能力、并從事信息宣傳、文秘服務(wù)、日常辦公管理及公共關(guān)系等工作的人才。下面是小編為大家提供的最新事業(yè)單位文秘基礎(chǔ)知識,希望能夠幫到大家!
由于機關(guān)級別和類型不同,秘書工作內(nèi)容也不盡相同。級別層次高的機關(guān),秘書工作內(nèi)容廣泛,分工細致,各項工作的專門化特色比較明顯;而在基層單位,秘書工作任務(wù)繁重,但是人員編制少,分工不細致,因此,秘書人員又具有“多面手”的特點。
本節(jié)將全方位介紹我國黨政機關(guān)秘書工作的基本內(nèi)容和作用。
一、秘書工作的內(nèi)容
(一)秘書工作領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)及其領(lǐng)導(dǎo)者的工作內(nèi)容
1.機關(guān)辦公廳(室)的基本任務(wù)
辦公廳(室)屬于秘書工作部門,是機關(guān)工作正常運轉(zhuǎn)的樞紐。它的出現(xiàn)是秘書工作發(fā)展的必然結(jié)果。中外領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)或高級領(lǐng)導(dǎo)人都設(shè)置辦公廳或辦公室。它的主要任務(wù)是協(xié)助它所直屬的領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)完成各項領(lǐng)導(dǎo)工作,尤其是為領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)制定和實施決策服務(wù)。
辦公廳(室)的任務(wù)主要分為兩大部分:一是政務(wù)服務(wù),包括辦文、辦會、文檔管理、代擬文稿、綜合協(xié)調(diào)等,這就是人們通常所說的秘書工作;二是事務(wù)服務(wù),主要是后勤服務(wù)保障工作。
2.秘書長、辦公廳(室)主任的基本任務(wù)
秘書長和辦公廳(室)主任兼有秘書工作領(lǐng)導(dǎo)人和秘書人員的雙重身份。根據(jù)1951年中央人民政府批準(zhǔn)頒發(fā)的《政務(wù)院關(guān)于各級政府秘書長和不設(shè)秘書長的辦公廳主任的工作任務(wù)和秘書工作機構(gòu)的決定》,各級政府機關(guān)的秘書長或辦公廳主任主要承擔(dān)以下任務(wù):第一,協(xié)助首長綜合情況、研究政策、推行工作;第二,協(xié)助首長密切各方面的工作關(guān)系;第三,協(xié)助首長掌管機關(guān)內(nèi)部的統(tǒng)一戰(zhàn)線工作;第四,協(xié)助首長掌管保密工作;第五,協(xié)助首長掌管機要工作;第六,主持日常行政事務(wù)(包括公文處理、會議組織、檢查和督促政府決議的執(zhí)行等事項);第七,掌管機關(guān)事務(wù)工作。
因此,秘書長和辦公廳主任的工作任務(wù),可以總結(jié)為“既要參與政務(wù),又要掌管政務(wù)”兩個方面。而其中第一至第五項工作是需要協(xié)助首長完成的,具有明顯的參與政務(wù)性質(zhì);而第六、七項工作則主要是掌管機關(guān)日常事務(wù),具有明顯的事務(wù)性特色。政務(wù)院的這些規(guī)定,雖然是針對我國秘書工作高層領(lǐng)導(dǎo)者和領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)而言的,但是卻為全國秘書部門應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的主要工作內(nèi)容確定了基本格局。
(二)秘書工作的主要內(nèi)容
1.擬定、辦理公文
擬定公文是指根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)者意圖和領(lǐng)導(dǎo)班子的決定精神起草公文或在領(lǐng)導(dǎo)者主持、指導(dǎo)之下,起草領(lǐng)導(dǎo)講話稿。
擬定公文是秘書工作的傳統(tǒng)職能,F(xiàn)代社會,擬定公文更成為秘書工作的一項極其重要的日常工作。因為公文具有發(fā)布政令、傳達意圖、溝通情況、憑證記載等重要功能,因此,擬定公文是一項非常嚴(yán)肅的工作,秘書人員應(yīng)該以高度的責(zé)任心對待。
辦理公文簡稱辦文,是圍繞公文的形成、處理、管理所進行的全部工作,反映了公文在機關(guān)內(nèi)部處理的全過程。
辦理公文是秘書工作中一項最基本的工作內(nèi)容,大致可以分為發(fā)文處理和收文處理兩類。其中,發(fā)文過程包括擬制、核簽、繕印、審核、簽發(fā)、立卷、歸檔等主要環(huán)節(jié);收文過程包括簽收、分送、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦、立卷、歸檔等主要環(huán)節(jié)。在日常工作的發(fā)文和收文過程中,秘書人員都要按照黨和政府頒布的公文處理條例、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)辦理,做到分工合理、責(zé)任明確,確保公文處理過程的嚴(yán)謹、規(guī)范、優(yōu)質(zhì)、高效,為公文發(fā)揮應(yīng)有的效能創(chuàng)造條件。
2.辦理組織會務(wù)
辦理組織會務(wù)簡稱辦會,是指機關(guān)秘書部門或臨時設(shè)立的會議秘書機構(gòu)辦理與會議有關(guān)的各類具體事務(wù),目的是為領(lǐng)導(dǎo)人開好會議做會前、會中和會后的各種綜合輔助性服務(wù)。辦會過程中應(yīng)主要做好以下工作:一是會議議題的協(xié)調(diào)與安排,應(yīng)與各方面協(xié)調(diào)聯(lián)系,將會上討論決定的事項預(yù)先整理形成文件形式后,再將其中已經(jīng)立題的成熟文件交給主管領(lǐng)導(dǎo),決定是否提交會議討論;二是會議的統(tǒng)籌安排,即從整體上安排好會議的各項方面事宜,如會議時間、地點、議程、參加人員、會場布置等;三是會議文件材料的印發(fā)、傳遞、清退、立卷、歸檔等;四是會議期間的各項服務(wù);五是會議善后工作,如整理會議記錄、編寫簡報和會議紀(jì)要、督促檢查會議決策的落實等。
3.調(diào)查研究工作
調(diào)查研究工作是指圍繞中心工作,針對當(dāng)前領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心和急需解決的有關(guān)問題,調(diào)查了解相關(guān)情況,并進行分析研究,寫出調(diào)查報告呈交給領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人。這是發(fā)揮秘書工作的參謀、助手職能,直接為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)的一項重要工作。
每一項調(diào)查研究均應(yīng)做好調(diào)查準(zhǔn)備、調(diào)查實施和調(diào)查總結(jié)收尾這三個階段的工作。其中,準(zhǔn)備階段應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)工作的需求確定調(diào)查題目,擬制提綱;實施階段要注意選準(zhǔn)調(diào)查研究對象,采用多種方式,廣泛搜集、認真整理、深入研究調(diào)查得來的材料;總結(jié)收尾階段就是對調(diào)查研究工作進行整體分析,在以前階段工作的基礎(chǔ)上,寫出調(diào)查報告。
4.信息處理工作
秘書信息處理工作是指按照黨政領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)工作的要求,采集與處理信息,為領(lǐng)導(dǎo)正確決策和實施決策服務(wù)的一項工作。凡是領(lǐng)導(dǎo)工作中要掌握的各種動態(tài)、情況以及實際工作領(lǐng)域中帶有苗頭性、傾向性的問題,都需要收集并及時反饋給領(lǐng)導(dǎo)部門。
開展信息處理工作首先要建立和健全信息網(wǎng)絡(luò),這是搞好信息處理工作的基礎(chǔ);其次要建立一支德才兼?zhèn)洹⑺悸烽_闊、反應(yīng)敏捷,具有較強的觀察和分析問題能力的信息員隊伍;最后要實現(xiàn)信息處理工作手段的現(xiàn)代化,以便快速傳遞和處理信息。開展信息處理工作應(yīng)確保信息的收集、加工、存儲、輸出、反饋等基本環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。
5.溝通協(xié)調(diào)工作
對秘書工作而言,溝通協(xié)調(diào)工作的內(nèi)容極為廣泛,依據(jù)協(xié)調(diào)對象劃分,有對上的協(xié)調(diào)(即對領(lǐng)導(dǎo)者之間和領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)之間的協(xié)調(diào))、對下的協(xié)調(diào)、同級之間的協(xié)調(diào)、上下級雙方的協(xié)調(diào)、同屬部門的協(xié)調(diào)、業(yè)務(wù)工作的協(xié)調(diào)等,而其中最常見的是業(yè)務(wù)工作的協(xié)調(diào),如會議協(xié)調(diào)、公文活動協(xié)調(diào)、事項協(xié)調(diào)等?傊,凡是與領(lǐng)導(dǎo)決策和指導(dǎo)工作有關(guān)事項的協(xié)調(diào),均屬于秘書工作的業(yè)務(wù)范圍。開展秘書協(xié)調(diào)工作時,可以利用的方式有電話協(xié)調(diào)、送文上門協(xié)調(diào)、請人進門協(xié)調(diào)、登門拜訪協(xié)調(diào)、召開會議協(xié)調(diào)等。
6.信訪接待工作
信訪接待工作是處理群眾來信和接待群眾來訪工作的總稱,是各級黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體的秘書工作的一項經(jīng)常性的重要工作。收到群眾來信,要及時拆封,認真閱讀,做好摘記,準(zhǔn)確交辦,按“分級負責(zé),歸口辦理”的原則妥善處理或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門辦理。有群眾來訪時,要熱情接待,認真聽記,恰當(dāng)處理。
7.監(jiān)督檢查工作
監(jiān)督檢查工作的主要內(nèi)容分為三個方面,即對黨的路線、方針、政策和黨政機關(guān)工作部署落實情況的督促檢查;對領(lǐng)導(dǎo)人批辦事件承辦情況的督促檢查;對文件和會議事項的督促辦理。監(jiān)督檢查工作的具體做法主要包括催辦檢查、實地調(diào)研、日常查辦、綜合反饋等工作形式,其工作的最基本的方式就是向下了解情況,向上反映情況。
8.公務(wù)接洽工作
公務(wù)接洽工作是指辦理領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)、平行單位、下級組織與本機關(guān)聯(lián)系公務(wù)事宜的接洽工作。這是黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體均不可缺少的一項工作,是作為機關(guān)“窗口”的秘書工作經(jīng)常性的重要工作內(nèi)容,主要包括:承辦處理各機關(guān)單位直接派人或通過電話形式來本機關(guān)商洽或聯(lián)系的公文事宜,有協(xié)助聯(lián)絡(luò)公務(wù),安排領(lǐng)導(dǎo)人接見,答復(fù)詢問,落實承辦單位,解決來訪者食宿、交通等事項。為確保公務(wù)接洽工作的順利進行,秘書人員應(yīng)做到忠于職守、認真執(zhí)行交接班制度和請示報告制度,做好值班日記和電話記錄。同時,還應(yīng)熟悉領(lǐng)導(dǎo)者情況,與有關(guān)部門保持密切聯(lián)系。此外,還應(yīng)善于處理人際關(guān)系。
除上述之外,秘書工作還包括管理日常事務(wù)、機要保密、文書立卷與歸檔、領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動安排、領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦事項等。在日常工作中,秘書工作人員均應(yīng)以認真負責(zé)的態(tài)度,保質(zhì)保量,切實做好領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項工作和任務(wù)。
二、秘書工作的作用
秘書工作在領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和機關(guān)工作中,只有負責(zé)管理日常事務(wù)的責(zé)任和義務(wù),沒有決定權(quán)和指揮權(quán)。但是,由于其所處的特殊地位及其所承擔(dān)的重要工作,決定了其具有下述作用:
(一)建議參謀作用
這方面的作用主要表現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)決策的過程中。首先,秘書工作人員需要在決策的準(zhǔn)備階段做好調(diào)查研究工作,整理相關(guān)信息和資料,為領(lǐng)導(dǎo)決策提供科學(xué)可靠的依據(jù);其次,在進行實施方案的選擇過程中,秘書人員可以根據(jù)所掌握的信息和資料進行分析研究,并憑借自己的經(jīng)驗,為領(lǐng)導(dǎo)者提供有參考價值的材料、建議或方案;最后,在領(lǐng)導(dǎo)制定決策后,對于如何實施決策以及決策實施過程中產(chǎn)生的一系列新情況、新問題應(yīng)如何處理,秘書人員也可提供參考意見或反饋信息。除了為領(lǐng)導(dǎo)者的決策發(fā)揮建議參謀的作用之外,秘書人員在擬寫文件、提供辦事和辦會預(yù)案、提供辦事的建議、綜合處理信息等工作中,也需要充分運用自己的聰明才智,努力發(fā)揮為領(lǐng)導(dǎo)者提供建議和參謀的作用。
(二)事務(wù)助手作用
秘書人員所起的事務(wù)助手作用更多的是指秘書人員輔助領(lǐng)導(dǎo)做好決策工作以外的具體事務(wù)性工作,使領(lǐng)導(dǎo)者有更多的時間和精力主抓大政方針問題,做好科學(xué)決策事項。秘書工作的助手作用主要體現(xiàn)在下列各方面的工作:一是做好日常的文書處理、會務(wù)和檔案管理工作;二是做好文件信息的加工篩選工作;三是做好領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的工作;四是做好公務(wù)接洽、信訪接待和領(lǐng)導(dǎo)活動安排工作;五是做好領(lǐng)導(dǎo)人某些必要的生活服務(wù)工作等。此外,秘書人員還應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮主動性,積極做好各方面的服務(wù)工作,爭取成為領(lǐng)導(dǎo)的得力助手。
(三)中心樞紐作用
每一個機關(guān)、團體、企事業(yè)單位都擁有一套指揮管理系統(tǒng)。而秘書工作部門則正處于這套系統(tǒng)的中樞位置,發(fā)揮著其他職能部門不可替代的中心樞紐作用。領(lǐng)導(dǎo)集體或者領(lǐng)導(dǎo)者個人的決策、指示,都要通過秘書工作傳遞給實施單位。因此,秘書工作是否健全完善,其工作是否運轉(zhuǎn)自如,直接關(guān)系到機關(guān)工作能否正常運轉(zhuǎn)。因此,必須充分發(fā)揮好秘書工作部門的中心樞紐作用,真正做到“上情下達,下情上達”。
(四)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)作用
統(tǒng)籌協(xié)調(diào)工作是秘書工作中的一項重要內(nèi)容,也是秘書工作的一項重要職能,主要體現(xiàn)在三個方面:第一,在領(lǐng)導(dǎo)決策中發(fā)揮協(xié)調(diào)作用。決策前,領(lǐng)導(dǎo)者大都責(zé)成秘書人員對于要決策的問題組織或協(xié)同有關(guān)部門進行調(diào)研論證;決策后,秘書人員還要協(xié)同相關(guān)部門做好信息反饋工作,調(diào)查各有關(guān)實施單位對于決策的具體落實情況,保持工作運行的暢通。第二,對于日常工作中難以解決的重要問題,秘書人員還要秉承領(lǐng)導(dǎo)思想同時協(xié)調(diào)各方力量,抓緊解決和落實。第三,在日常辦文、辦會、辦事過程中,哪些環(huán)節(jié)出現(xiàn)矛盾,一般均需要秘書人員按照領(lǐng)導(dǎo)的指示同各方協(xié)調(diào)關(guān)系,促進決策的落實。
(五)形象窗口作用
在日常工作和各種交往中,秘書人員需要經(jīng)常代表機關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人出面,例如內(nèi)外聯(lián)系、洽商公務(wù)、群眾信訪、迎來送往等事宜均需要由秘書出面完成。而對外行文、組織會議、安排領(lǐng)導(dǎo)人的公務(wù)活動,更是秘書形象窗口作用在工作上的反映。因此,一個機關(guān)的形象及其工作面貌、工作作風(fēng)、領(lǐng)導(dǎo)者的形象等都與秘書工作的形象窗口作用有著非常密切的聯(lián)系,秘書人員在日常工作和生活中要堅決抵制“門難進、臉難看、話難聽、事難辦”的官僚主義作風(fēng)和習(xí)氣。
秘書工作的性質(zhì)和地位決定了秘書工作是機關(guān)工作中各種信息的主要集散地,因此,秘書工作成為方便領(lǐng)導(dǎo)工作和機關(guān)工作的“信息庫”和“資料庫”,隨時向領(lǐng)導(dǎo)者提供信息咨詢和服務(wù)。因此,秘書人員常常需要主動進行調(diào)查研究工作,及時地采集和收錄各種有用信息,向領(lǐng)導(dǎo)提供需要了解和掌握的各種動態(tài)信息,做好領(lǐng)導(dǎo)的各項輔助和服務(wù)工作。
三、秘書工作的性質(zhì)
秘書工作是因領(lǐng)導(dǎo)工作的需要而存在的,屬于機關(guān)工作的一部分。要想準(zhǔn)確理解秘書工作的性質(zhì),需要將其放在領(lǐng)導(dǎo)工作和機關(guān)工作的領(lǐng)域來觀察和認識。
(一)秘書工作的輔助性
秘書工作的輔助性是指秘書工作在領(lǐng)導(dǎo)工作中所具有的輔助性。秘書工作的產(chǎn)生具有必然性,它是由于統(tǒng)治階級和領(lǐng)導(dǎo)群體為了滿足其自身工作運轉(zhuǎn)需求而產(chǎn)生的。這就決定了秘書人員在處理解決任何問題的時候,都需要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)者的意圖和需求來做,而不是代替領(lǐng)導(dǎo)者作出決定。即使秘書人員對某些問題提出了解決方案,這些方案也需要經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)權(quán)衡確定后才能執(zhí)行。秘書工作機構(gòu)或秘書人員只能站在輔助的位置上行使職能,既不能缺位,也不能錯位,更不能越位。秘書工作人員需要對自身進行準(zhǔn)確定位,努力發(fā)揮好秘書工作在領(lǐng)導(dǎo)工作中的參謀輔助作用。
(二)秘書工作的樞紐性
秘書工作的樞紐性是指秘書工作在機關(guān)工作中具有樞紐性作用。由于秘書工作部門是整個機關(guān)工作正常運轉(zhuǎn)的必要條件和組織保障,因此只有秘書工作井然有序,高質(zhì)量、高效率地運轉(zhuǎn),才能夠?qū)崿F(xiàn)整個機關(guān)工作的各項職能,做到上情下達、下情上達、左右協(xié)調(diào)、步調(diào)統(tǒng)一,并帶動職能部門同步運轉(zhuǎn)。這種樞紐與核心地位決定了秘書工作的重要性。
(三)秘書工作的機要性
秘書工作是一項機要性很強的工作,這點主要是針對秘書工作的具體內(nèi)容而言的。漢語中“秘書”一詞,包含有“秘密”的意思,而英語中的“secretary”(秘書)一詞中的詞干“secret”,意思也是“秘密”。因此,單從“秘書”一詞的字面意思就可以反映出秘書工作的機要性。由于秘書工作是輔助領(lǐng)導(dǎo)工作的,而各級領(lǐng)導(dǎo)中樞都是機密核心。秘書部門是各級領(lǐng)導(dǎo)中樞的綜合辦事機關(guān),秘書人員在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作,必然要接觸到各種機密。特別是重要部門領(lǐng)導(dǎo)人的秘書,由于掌握更多的重要情況,其機要性更強。
(四)秘書工作的政治性
秘書工作的政治性是針對秘書工作人員本身而格外強調(diào)的。這是因為秘書部門處于核心要害部門,秘書人員在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作,接觸到工作中的機密核心文件也會很多。這就需要在對秘書工作人員的選拔和任用上要格外慎重,要求其能夠做到政治上絕對忠實可靠,有高度的保密觀念,嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律,嚴(yán)守各種機密。此外,我們黨和國家對秘書人員的選用條件還專門制定頒發(fā)了機要秘書工作的規(guī)定,其中,任用前要進行政治審查,任用后要經(jīng)常進行保密教育,都是出于秘書工作的客觀現(xiàn)實需要。
四、秘書工作的職能
(一)事務(wù)性助手職能——協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理各種事務(wù)
秘書部門的'一個重要職責(zé)就是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理各種日常事務(wù),保證領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)與領(lǐng)導(dǎo)活動能夠高效運轉(zhuǎn)。事務(wù)性工作是任何機關(guān)都無法回避的。比如公務(wù)往來或會議上使用的大量文稿需要有人撰寫和處理;工作中的許多問題需要通過采集信息和調(diào)查研究才能解決;推進工作的過程中有許多環(huán)節(jié)出現(xiàn)矛盾,需要有人進行協(xié)調(diào)處理;還有接待信訪、機要、交通、接聽電話、值班等工作,這些工作均需要耗用大量的時間和精力,但是這又屬于秘書部門的基礎(chǔ)性工作,也是秘書部門最頻繁的工作內(nèi)容,因此,秘書部門要為領(lǐng)導(dǎo)辦好這些工作,使其可以從瑣碎的日常辦公事務(wù)中脫身,集中更多的時間和精力處理全局工作或者研究解決重大政策性問題。
(二)智能性參謀職能——幫助領(lǐng)導(dǎo)制定正確決策
在新時期下,秘書工作除了要做好日常各項事務(wù)性工作外,更要大力加強和發(fā)揮好參謀作用,加強信息調(diào)研和監(jiān)督檢查工作的力度,為領(lǐng)導(dǎo)決策的科學(xué)化提供有效的服務(wù)。秘書工作的參謀職能是在辦理包括各類事務(wù)性工作的過程中體現(xiàn)出來的,尤其是在調(diào)查研究、信息處理、公務(wù)督查、綜合協(xié)調(diào)等工作過程中,秘書人員需要根據(jù)了解和掌握的有關(guān)情況,及時向領(lǐng)導(dǎo)提出工作建議,提供決策的參考信息和依據(jù),或者回答領(lǐng)導(dǎo)提出的相關(guān)問題,為領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的決策活動提供信息服務(wù)。
秘書工作的參謀和助手職能是從秘書工作的整體性而言的,滲透并體現(xiàn)在秘書人員為領(lǐng)導(dǎo)辦文、辦會、辦事這“三辦”的大量具體事務(wù)性的工作過程中。脫離具體的工作,秘書工作的參謀和助手職能也就成為“空中樓閣”。因此,秘書工作需要切實當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手,腳踏實地地做好為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的工作。
五、秘書工作的特征
(一)秘書工作的本質(zhì)特征
秘書工作與其他工作的本質(zhì)區(qū)別在于秘書工作從屬于一定的領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)者,并為領(lǐng)導(dǎo)工作提供綜合輔助性服務(wù)。因此,綜合輔助性服務(wù)是秘書工作的本質(zhì)屬性。其具體體現(xiàn)為:(1)所有秘書工作都要圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作展開。領(lǐng)導(dǎo)工作涉及哪里,其工作范圍就要擴展或延伸到哪里。(2)能夠參加領(lǐng)導(dǎo)班子的各種會議并共同研究問題,并提出各種解決問題的方案,但是只有發(fā)言權(quán)而無表決權(quán),更無決定權(quán)。(3)秘書人員在處理任何問題時,一般只能根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖和指示的精神辦理,不能超越職權(quán)范圍自作主張。
(二)秘書工作的一般特征
秘書工作除了具有綜合輔助性服務(wù)這一本質(zhì)屬性外,還具有政治性、被動性、綜合性、全面性、事務(wù)性、靈活性的特點,這些特征是由其本質(zhì)特征所決定的、為各類秘書工作所共有的特征,具體體現(xiàn)為:(1)政治性。由于我國的秘書工作是為人民政權(quán)服務(wù)的,與黨和國家的根本利益密切相關(guān),因此,秘書工作具有強烈的政治色彩。(2)被動性。主要體現(xiàn)為兩點:一是秘書的工作根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的需要來安排;二是凡是無法分解到具體部門的工作都由秘書工作來承擔(dān)。(3)綜合性。這是由于秘書部門作為綜合性服務(wù)部門的性質(zhì)所決定的。(4)事務(wù)性。這是由秘書部門所處理的工作內(nèi)容來決定的。(5)靈活性。這是因為秘書工作經(jīng)常會遇到突發(fā)情況,要求秘書能夠具備很強的變通能力,從而靈活處理問題。
六、秘書工作的規(guī)律
(一)秘書工作的基本規(guī)律
1.領(lǐng)導(dǎo)工作對綜合輔助性服務(wù)的需求是秘書工作存在的客觀基礎(chǔ)
秘書人員提供的綜合輔助性服務(wù)與領(lǐng)導(dǎo)者對綜合輔助性服務(wù)的需求之間,本質(zhì)上是一種供求關(guān)系。其中,領(lǐng)導(dǎo)工作的“需求”居于支配和主導(dǎo)地位,而秘書人員的“供給”則處于服從和次要地位。因此,領(lǐng)導(dǎo)工作的“需求”是秘書人員的“供給”,即秘書工作賴以存在的客觀基礎(chǔ)。
2.秘書工作高質(zhì)量的綜合輔助性服務(wù)是領(lǐng)導(dǎo)工作正常開展的必要條件
由于領(lǐng)導(dǎo)工作對綜合輔助性服務(wù)的需求是嚴(yán)格限定在公務(wù)活動的范圍之內(nèi)的,主要是指領(lǐng)導(dǎo)者在實施領(lǐng)導(dǎo)行為的過程中,需要秘書人員輔助完成的公共事務(wù)。隨著新時期的發(fā)展,領(lǐng)導(dǎo)工作所面臨的矛盾和問題漸趨復(fù)雜化,因此,秘書人員高質(zhì)量的綜合輔助性服務(wù)是領(lǐng)導(dǎo)工作正常開展的必要條件。
3.不斷滿足領(lǐng)導(dǎo)工作對綜合輔助性服務(wù)的需求是推進秘書工作的根本動力
設(shè)立秘書部門是領(lǐng)導(dǎo)工作對綜合輔助性服務(wù)的客觀需求。隨著這種需求的日漸強化,將會對秘書部門的服務(wù)水平提出更高的標(biāo)準(zhǔn)和更嚴(yán)的要求,這必然推動秘書工作向新的水平邁進和發(fā)展。所以,不斷滿足領(lǐng)導(dǎo)工作的需求是推進秘書工作的根本動力。
4.領(lǐng)導(dǎo)者對綜合輔助性服務(wù)的滿意程度是檢驗秘書工作水平的主要標(biāo)志
領(lǐng)導(dǎo)者對于綜合輔助性服務(wù)的期望是“沒有最好,只有更好”。而從秘書工作的價值角度來看,一切活動均是為了確保領(lǐng)導(dǎo)職能的正常運轉(zhuǎn)。領(lǐng)導(dǎo)對秘書人員提供服務(wù)的滿意程度越高,領(lǐng)導(dǎo)工作績效越明顯,秘書工作的價值就越大。因此,領(lǐng)導(dǎo)對綜合輔助性服務(wù)的滿意程度是檢驗秘書工作水平的主要標(biāo)志。
秘書人員要深刻認識秘書工作的普遍規(guī)律,正視秘書工作的服務(wù)水平與領(lǐng)導(dǎo)工作的服務(wù)需求之間的矛盾,明確秘書工作的重要價值,更好地為領(lǐng)導(dǎo)做好綜合輔助性服務(wù)。
(二)秘書工作的具體規(guī)律
秘書工作具體規(guī)律實質(zhì)上是秘書工作基本規(guī)律的具體表現(xiàn),其主要體現(xiàn)為下述三點:
1.秘書參謀活動的規(guī)律
所謂秘書的參謀活動是指以出謀獻策為手段,以輔助領(lǐng)導(dǎo)決策為目的。秘書部門在行使參謀職能時應(yīng)當(dāng)注意以下規(guī)律性認識:(1)將秘書參謀職能寓于具體工作中。(2)秘書參謀方向必須與領(lǐng)導(dǎo)決策目標(biāo)保持同一性。(3)秘書參謀內(nèi)容必須與領(lǐng)導(dǎo)決策需求相一致。(4)秘書參謀方法必須與領(lǐng)導(dǎo)決策特征相適應(yīng)。
2.辦公室日常運轉(zhuǎn)的規(guī)律
辦公室作為秘書工作的主要場所,處于中樞地位。辦公室的工作既有程序性、穩(wěn)定性的一面,又有隨機性、靈活性的一面。在日常運轉(zhuǎn)工作中,應(yīng)注意以下規(guī)律:(1)區(qū)分辦公室工作的輕重緩急。(2)增強辦公室工作的質(zhì)量和效率意識。(3)優(yōu)化辦公室環(huán)境氛圍,塑造健康的辦公室文化,增強辦公室工作人員的凝聚力和向心力。
3.秘書寫作活動的規(guī)律
寫作作為秘書人員的一項經(jīng)常性工作,體現(xiàn)了秘書人員發(fā)揮參謀和助手作用的重要職能。在秘書寫作實踐中,經(jīng)過人們逐漸總結(jié)和摸索,形成了以下一些規(guī)律性的認識: (1)秘書人員的知識、能力、素質(zhì)水平,要與“以文輔政”的職能相適應(yīng)。(2)秘書人員的思想觀點,要與領(lǐng)導(dǎo)者的思想意圖相統(tǒng)一。(3)秘書寫作的內(nèi)容,要與領(lǐng)導(dǎo)工作的要求相合拍。(4)秘書起草文稿的風(fēng)格,要與領(lǐng)導(dǎo)者風(fēng)格、個性相協(xié)調(diào)。(5)秘書起草文稿的表達,要與領(lǐng)導(dǎo)立意相吻合。
秘書的寫作行為和文稿質(zhì)量,必須以符合領(lǐng)導(dǎo)工作需求為本質(zhì)。高質(zhì)量的公文文稿,對于推動領(lǐng)導(dǎo)工作,實現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)職能起著舉足輕重的作用。
此外,在秘書調(diào)研、公務(wù)督查、綜合協(xié)調(diào)、會議服務(wù)、信息服務(wù)等秘書專項活動中,均包含著各自的規(guī)律性。秘書人員要透過紛繁復(fù)雜的工作內(nèi)容,不斷摸索和掌握秘書工作的內(nèi)在規(guī)律,并自覺用于指導(dǎo)實踐活動。
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