文秘人員應(yīng)具備的素質(zhì)
文秘人員工作涉及面較廣,事務(wù)較繁瑣,對完成工作的質(zhì)量效率也有一定的要求。那么,文秘人員應(yīng)該具備的基本素質(zhì)呢?下面是小編幫大家整理的文秘人員應(yīng)具備的素質(zhì),歡迎大家分享。
1 .行政秘書思想道德素質(zhì)
1.1 思想政治素質(zhì)
思想政治素質(zhì)通常包括一個人的政治立場、思想意識、道德品質(zhì)以及相應(yīng)工作作風(fēng)。只有具備良好思想政治素質(zhì),才能做好行政管理工作。第一,要具備較為堅定的政治立場。無論任何時候,作為一名秘書人員,無論政治方面,思想方面,乃至于最終行動方面,力求實現(xiàn)和黨中央同步。第二,在紀(jì)律遵守方面,應(yīng)充分具備較高自覺。作為一名秘書,只有遵守紀(jì)律,才能保證所有工作順利開展。作為秘書人員,需要時刻貼近領(lǐng)導(dǎo),幫助領(lǐng)導(dǎo)完成各項工作事務(wù);诖耍瑧(yīng)高度自覺,力求做到嚴(yán)格要求自我。第三,工作作風(fēng)力求務(wù)實。身為行政秘書,應(yīng)該具備較好精神面貌,熱愛工作,同時努力探索業(yè)務(wù),力求做到工作務(wù)實,作風(fēng)正派。
1.2 職業(yè)道德
第一,秘書應(yīng)該忠于職守,對于各項職能,應(yīng)該學(xué)會自覺履行;第二,應(yīng)該學(xué)會充分服從領(lǐng)導(dǎo),力求真正做好參謀的工作;第三,秘書應(yīng)該真正兢兢業(yè)業(yè),在必要的時候應(yīng)該情愿成為無名英雄;第四,秘書應(yīng)該謙虛謹(jǐn)慎、辦事公道、熱情服務(wù);第五,秘書應(yīng)秉承廉潔奉公的原則,做到遵紀(jì)守法;第六,秘書應(yīng)恪守信用,嚴(yán)守公司機密文件資料。
2. 行政秘書能力素質(zhì)
2.1 文化知識素質(zhì)
社會發(fā)展過程中,所遵循原則就是優(yōu)勝劣汰。身為一名行政秘書,需要做到與時俱進(jìn),對于自身文化素質(zhì)等,應(yīng)該持續(xù)提高。秘書應(yīng)該具備完善知識結(jié)構(gòu),具備良好的文筆,才思力求敏捷。比如:應(yīng)具備相應(yīng)管理知識、檔案學(xué)知識技能以及一定信息計算機技能,還應(yīng)充分了解國內(nèi)政策變動。除此之外,應(yīng)具備一定工作經(jīng)驗,擁有相應(yīng)的社會閱歷。
2.2 業(yè)務(wù)素質(zhì)
第一,在認(rèn)知事物能力方面,秘書應(yīng)具備以下幾點。首先,應(yīng)具備觀察感知技能。對于秘書而言,只有觀察感知能力較強,才能真正成為有心人。秘書應(yīng)該善于觀察環(huán)境,學(xué)會尋求價值信息。只有這樣,才能改變被動局面,形成主動服務(wù)意識。其次,應(yīng)具備是非辨別技能。作為秘書人員,在工作過程中,在領(lǐng)導(dǎo)周圍,無論是提供信息,還是綜合協(xié)調(diào)工作,乃至于接待來訪其他企業(yè)人員,應(yīng)做到明辨是非,力求實現(xiàn)處理得當(dāng)。同時,應(yīng)具備綜合分析技能。作為秘書人員,需要充分凸顯參謀助手功能,應(yīng)不斷增強自身思維能力,學(xué)會運用多種思路來研究同一事物。秘書的隨機應(yīng)變能力同樣關(guān)鍵,由于肩負(fù)較多事物工作,因而可能產(chǎn)生諸多意外,秘書應(yīng)做到遇事不慌、處事冷靜。在問題處理過程中,不僅應(yīng)該符合原則,同時應(yīng)該較為機動靈活。
第二,秘書需具備良好的語言文字運用能力。秘書部門屬于各項工作聯(lián)系的橋梁,同時又是信息交匯的中心部門。身為企業(yè)秘書,需要具備良好語言文字基礎(chǔ)。在閱讀能力方面,應(yīng)善于進(jìn)行閱讀;在試聽能力方面,應(yīng)學(xué)會耐心傾聽,充分理解他人講話含義;在言談能力方面,應(yīng)做到口齒清晰,說話的時候語速適中,力求實現(xiàn)措辭得體。在寫作能力方面,具備良好文字表達(dá)能力,對于秘書人員來說,顯得十分重要。
第三,秘書應(yīng)具備一定社交能力。尤其當(dāng)前社會發(fā)展迅速,在人和人之間,交往更加廣泛。身為秘書人員,位于機關(guān)中心部門,應(yīng)在交際能力方面提高,在交際過程中,需要學(xué)會獲取信息,展開科學(xué)有效的工作。對于行政秘書而言,應(yīng)該學(xué)會社交禮儀,提升協(xié)調(diào)能力。
3. 行政秘書心理素質(zhì)
第一,應(yīng)具備十分堅定的意志力。秘書工作屬于較為系統(tǒng)腦力勞動;诖耍鳛槊貢藛T,應(yīng)該鍛煉堅定的意志,具備相應(yīng)抗壓性以及一定心理承受水平。
第二,應(yīng)具有較為隨和性格。秘書人員應(yīng)該熱情坦率,積極構(gòu)建融洽人際關(guān)系,時刻擁有熱情,在各項工作過程中,更加主動,更加積極向上。
第三,秘書人員應(yīng)具備較強自制力。要想成為一名優(yōu)秀秘書,需要學(xué)會控制自身情緒,力求心境平和。在處理問題過程中,盡量保持鎮(zhèn)定和從容。
第四,秘書人員應(yīng)具備一定創(chuàng)新意識。在秘書工作開展過程中,具有涉及面廣、靈活性較高的特點,因此,秘書應(yīng)具備創(chuàng)新意識,打破舊傳統(tǒng),有效凸顯工作積極性,尋求創(chuàng)造性,做到隨機應(yīng)變。
公司對文秘人員素質(zhì)的基本要求
作為一名秘書,他一定要是個有責(zé)任心的人。這是我們在調(diào)查過程中大多數(shù)被訪問的領(lǐng)導(dǎo)的`第一個想法。雖然“責(zé)任心”是個非常籠統(tǒng)的概念,但一位副經(jīng)理這樣說道:“我認(rèn)為,一個有責(zé)任心的人,他不會是個做事半途而廢的人;一個有責(zé)任心的人,他永遠(yuǎn)不會失去對工作的熱誠;一個有責(zé)任心的人,他辦事領(lǐng)導(dǎo)肯定很放心!睆乃麑τ胸(zé)任心的人的看法與評價中,我們了解了其中的重要性。不過,這并不是說學(xué)歷不重要,F(xiàn)今大多數(shù)的領(lǐng)導(dǎo)都有較高學(xué)歷,就我們所訪問的幾位領(lǐng)導(dǎo)中,沒有一位是在本科以下的,因此,他們對貼身工作的文秘人員,其學(xué)歷要求相對也更高些,一般應(yīng)在大專以上,最好要有到年的工作經(jīng)驗,這似乎成了現(xiàn)代企業(yè)招聘人才的共識了。當(dāng)然,作為秘書,不同的秘書工作應(yīng)具備相應(yīng)的操作技能,但最基本的也應(yīng)該具有一些關(guān)于文字處理及電腦操作的基本能力。
想成為文秘人員的職校生,應(yīng)在哪些方面尤其需加強修養(yǎng)
職校生踏上社會,參加工作,要去掉學(xué)生腔。要加強上面提到的各種修養(yǎng),要養(yǎng)成行業(yè)的行為規(guī)范。老總們說,一般秘書的打扮以整潔大方為主,還可適度化點妝,總的看上去要得體,在不同的場合要注意不同的穿著打扮。至于禮儀,許多人認(rèn)為是一種修養(yǎng)問題,自然作為秘書,能了解這方面的知識,懂得一些禮儀將會為今后的工作及交往帶來更多方便。所以在從學(xué)校走向社會之際,要加強這方面的訓(xùn)練,養(yǎng)成好的習(xí)慣。
經(jīng)過上述調(diào)查,我發(fā)現(xiàn)企業(yè)公司對文秘人員的要求主要表現(xiàn)在三方面:學(xué)歷、工作能力以及一個人的儀表、禮儀。就如一位副總經(jīng)理所說的:“學(xué)歷是一個人良好修養(yǎng)的象征;工作經(jīng)驗是一個人能力的體現(xiàn);而儀表、禮儀則是一個人素質(zhì)內(nèi)涵及精神狀態(tài)的表現(xiàn)!睙o論你今后從事文秘還是其他工作,都請記住以下幾點:學(xué)歷,就是求職過程中的敲門磚;工作能力,就是立足于社會的本錢;儀表、禮儀,就是自身,乃至整個企業(yè)形象的體現(xiàn)。
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