檔案局保管利用科實(shí)習(xí)報(bào)告f范文
一、實(shí)習(xí)單位簡介
我實(shí)習(xí)的單位是西安市長安區(qū)檔案館(局)，它是集中管理全區(qū)檔案的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)接收、保管和提供利用進(jìn)館檔案，并對全區(qū)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。館(局)內(nèi)設(shè)辦公室、監(jiān)督指導(dǎo)科、保管利用科、區(qū)志辦、執(zhí)法科，隸屬區(qū)委領(lǐng)導(dǎo)，業(yè)務(wù)上受西安市檔案局指導(dǎo)。目前保管有不同歷史時(shí)期長安黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位形成的各類文書檔案、科技。檔案、會(huì)計(jì)檔案、實(shí)物檔案、專門檔案、特色檔案、人員檔案、重大活動(dòng)檔案等140個(gè)全宗約12萬卷。這些檔案分別放到四個(gè)檔案庫里，按全宗號(hào)排列，一個(gè)全宗內(nèi)先按保管期限排列再按時(shí)間先后排列。
長安區(qū)檔案局的查檔程序是：填寫登記表、出示證件檢索、到庫中取出相應(yīng)的案卷、復(fù)印、蓋章、收費(fèi)、完成。
二、主要工作
我所在的科室是保管利用科，主要工作是：
1.負(fù)責(zé)接收、征集全區(qū)黨政機(jī)關(guān)、群眾團(tuán)體及有關(guān)組織和企事業(yè)單位的重要檔案資料;
2.負(fù)責(zé)館藏檔案資料的管理，確保檔案資料的完整與安全;
3.負(fù)責(zé)館藏檔案資料的查閱利用和綜合分析工作;
4.負(fù)責(zé)館藏檔案史料的管理、展覽與陳列;
5.負(fù)責(zé)全區(qū)檔案資料目錄中心的建立和管理工作;
6.負(fù)責(zé)館藏檔案資料的編纂、研究、鑒定、公布與檔案開放工作;
7.負(fù)責(zé)館藏檔案資料的技術(shù)保護(hù)和搶救工作。
我們兩個(gè)實(shí)習(xí)生的主要工作就是接待來館查詢檔案的群眾，為其提供檢索、查詢、復(fù)印的服務(wù)。另外就是協(xié)助老師到單位接收檔案，做些記錄的工作�？偟膩碚f大部分時(shí)間還是和人打交道。
三、實(shí)習(xí)過程中接觸到的專業(yè)知識(shí)
1，歸檔的過程
按年份分開 剔除沒有保存價(jià)值的文件 分成永久、長期、短期(30年，10年)三個(gè)保存期限 把每部分按重要程度排序(比如黨的文件要放在政的前面，同一是由批復(fù)在前、申請?jiān)诤? 蓋歸檔章、編號(hào) 按編好號(hào)的文件打印目錄 裝盒(檔案盒上注上全宗號(hào)，起止件號(hào)，保存期限) 上架
2，掛靠檔案：因?yàn)槟炒沃卮蠡顒?dòng)或某事件臨時(shí)成立的機(jī)構(gòu)或組織在其活動(dòng)過程中形成的檔案不足以形成一個(gè)全宗而外掛到與之有關(guān)的某一全宗上稱為掛靠檔案。
3，長安區(qū)檔案館從06年開始實(shí)行新標(biāo)準(zhǔn)，即開始以件為保管單位進(jìn)行檔案管理。
4，本單位在保存檔案的時(shí)候只需保存以本單位為主體或單一接收對象的文件，普發(fā)性的只需各單位知曉的文件則由發(fā)文機(jī)關(guān)保存，其他單位不予以保存。這樣可以避免文件的重復(fù)保存，可節(jié)約資源和空間，也有利于檔案的有效保管利用。
5，在檔案部門工作要有起碼的保密意識(shí)。比如，像婚姻檔案、莊基地檔案這種涉及到重大財(cái)產(chǎn)的檔案不能隨便查詢，必須本人攜帶照片的證件來查，他人代查則必須持經(jīng)過公證處公證的委托書方可。另外，打印出錯(cuò)、重復(fù)的紙張不能隨意帶出或丟棄，要撕碎以后交給專人處理來避免他們個(gè)人信息泄露。還有，利用者不得私自拍照，需經(jīng)過工作人員同意。當(dāng)然，更不允許利用者改動(dòng)檔案，破壞其原始性。
6，長安區(qū)檔案局在革委會(huì)期間的檔案大部分沒有明確的單位、部門劃分，全部收到革委會(huì)全宗里面。
7，檔案的外借：在實(shí)習(xí)期間碰到一些下放人員要借檔案原件，在經(jīng)過協(xié)商以后，把外借的檔案先復(fù)印備份，然后用負(fù)責(zé)人的身份證押到檔案局再借出去。
8，人員檔案和退伍軍人檔案的目錄不是按時(shí)間、單位排列的，是按姓氏筆畫排列。(不知道所有公共檔案館都是這樣還是僅限于長安區(qū)檔案局)
9，長安區(qū)檔案局用的是世紀(jì)科怡的檔案管理軟件，是集錄入、檢索、管理為一體的`軟件，是規(guī)范檔案管理、提高利用效率的有效方式。
10，國家新政策的出臺(tái)直接影響著檔案館的接待人數(shù)，比如，前段時(shí)間的“145號(hào)文”要為下方人員，名辦教師辦醫(yī)療保險(xiǎn)就需要檔案館很是忙碌一陣子了。
11，檔案館和圖書館有很大的一個(gè)區(qū)別就是要收取費(fèi)用，調(diào)檔費(fèi)為5元卷，復(fù)印費(fèi)1元張，單身證明50元份，莊基地證明200元份。也是有工商局頒發(fā)的收費(fèi)許可證，是合理的收費(fèi)，收取的費(fèi)用也不會(huì)留作檔案館的活動(dòng)經(jīng)費(fèi)，要上交財(cái)政局。
四、長安區(qū)檔案館的存在的一些問題及我的建議
1， 辦公條件、設(shè)備落后：天天卡紙的復(fù)印機(jī)，時(shí)而不出紙的彩印機(jī)，打開WORD都卡的電腦，需要技巧才能打開的庫房門，斷了重新焊好的搖搖晃晃的梯子，掉了門掉了搖手的密集架，只有八個(gè)座位和科室辦公室一體的接待處……
2， 電子化程度低且進(jìn)程緩慢。目前，只有婚姻檔案有電子目錄，部分掃描可以直接打印;莊基地的檔案還在掃描過程中;照片檔案全部進(jìn)行了掃描。這些大部分還是在申請AAA級(jí)檔案館的時(shí)候作為考核項(xiàng)目建設(shè)的。大部分還是要通過傳統(tǒng)的手工檢索，到庫房取實(shí)體檔案進(jìn)行復(fù)印來提供服務(wù)。而且，因?yàn)楫?dāng)時(shí)在生成電子目錄的時(shí)候雇傭人來打印的，錯(cuò)誤百出，也影響檔案的查準(zhǔn)率、查到率。
3， 檔案的檢索途徑單一、電子目錄只能以題名為檢索詞進(jìn)行檢索，手工檢索則要確定日期，沒有日期就很難找到想要的檔案內(nèi)容.
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