書(shū)信，是我們?nèi)粘Ｉ钪薪?jīng)常使用的一種應(yīng)用文。可同學(xué)們?cè)趯?xiě)信時(shí)，卻常常對(duì)書(shū)信的格式掌握不住。那么，寫(xiě)信時(shí)，在格式上我們應(yīng)當(dāng)注意些什么呢?
一般的書(shū)信由六個(gè)部分構(gòu)成。這六個(gè)部分是：稱(chēng)呼、問(wèn)候、正文、祝頌語(yǔ)、署名、日期。下面分別說(shuō)說(shuō)它們?cè)诟袷缴系囊蟆?/p>
1.稱(chēng)呼
也稱(chēng)“起首語(yǔ)”，是對(duì)收信人的稱(chēng)呼。稱(chēng)呼要在信紙第一行頂格寫(xiě)起，后加“：”，冒號(hào)后不再寫(xiě)字。稱(chēng)呼和署名要對(duì)應(yīng)，明確自己和收信人的關(guān)系。稱(chēng)呼可用姓名、稱(chēng)謂，還可加修飾語(yǔ)或直接用修飾語(yǔ)作稱(chēng)呼。這里簡(jiǎn)要說(shuō)明幾條細(xì)則：
(1)給長(zhǎng)輩的信。若是近親，就只寫(xiě)稱(chēng)謂，不寫(xiě)名字，如“爸”、“媽”、“哥”、“嫂”等;親戚關(guān)系的，就寫(xiě)關(guān)系的稱(chēng)謂，如“姨媽”、“姑媽”等。對(duì)非近親的長(zhǎng)輩，可在稱(chēng)謂前加名或姓，如“趙阿姨”、“黃叔叔”等。
(2)給平輩的信。可直接用對(duì)方名字，愛(ài)稱(chēng)加修飾語(yǔ)或直接用修飾語(yǔ)，如“麗”、“敏華等;同學(xué)、同鄉(xiāng)、同事、朋友的信，可直接用名字、昵稱(chēng)或加上“同學(xué)”、“同志”，如“瑞生”、“老紀(jì)”、“小鄒”、“三毛”等。
(3)給晚輩的信。一般直接寫(xiě)名字，如“樂(lè)毅”、“君平”、“阿明”等;也可在名字后加上輩分稱(chēng)謂，如“李花侄女”等;亦可直接用稱(chēng)謂作稱(chēng)呼，如“孫女”、“兒子”等。
(4)給師長(zhǎng)的信，通常只寫(xiě)其姓或其名，再加“老師”二字，如“段老師”、“周師傅”、“宏海老師”等。對(duì)于十分熟悉的師長(zhǎng)，也可單稱(chēng)“老師”、“師傅”。假如連名帶姓，在信首直稱(chēng)“孫松平老師”、“王達(dá)夫師傅”，就顯得不大自然且欠恭敬。對(duì)于學(xué)有專(zhuān)長(zhǎng)、德高望重的師長(zhǎng)，往往在姓后加一“老”字，以示尊重，如“戴老”、“周老”，亦可在姓名后加“先生”二字。為鄭重起見(jiàn)，也有以職務(wù)相稱(chēng)的，如“董教授”、“陳大夫”、“佟工程師”等。
(5)給一個(gè)單位或幾個(gè)人的信，又不指定姓名的，可寫(xiě)“同志們”、“諸位先生”、“XX等同志”等。給機(jī)關(guān)團(tuán)體的信，可直接寫(xiě)機(jī)關(guān)團(tuán)體名稱(chēng)。如“XX委員會(huì)”、“XX公司”。致機(jī)關(guān)團(tuán)體領(lǐng)導(dǎo)人的信，可直接用姓名，加上“同志”、“先生”或職務(wù)作稱(chēng)呼，亦可直接在機(jī)關(guān)團(tuán)體稱(chēng)呼之后加上“領(lǐng)導(dǎo)同志”、“負(fù)責(zé)同志”、“總經(jīng)理”、“廠長(zhǎng)”等。
如果信是同時(shí)寫(xiě)給兩個(gè)人的，兩個(gè)稱(chēng)呼應(yīng)上下并排在一起，也可一前一后，尊長(zhǎng)者在前。
上述五種場(chǎng)合，有時(shí)還可按特殊對(duì)象，視情況加上“尊敬的”、“敬愛(ài)的”、“親愛(ài)的”等形容詞，以表示敬重或親密之情。當(dāng)然，這要用得適宜，如對(duì)好友稱(chēng)“尊敬的”，反而顯得見(jiàn)外。
2、問(wèn)候語(yǔ)
問(wèn)候語(yǔ)要寫(xiě)在稱(chēng)呼的下一行，空兩格。它可以獨(dú)立成為一段。
3、正文
正文一般分為連接語(yǔ)、主體文、總括語(yǔ)三個(gè)部分。每一個(gè)部分開(kāi)頭都應(yīng)另起一行，空兩格落筆。
4、祝頌語(yǔ)
正文寫(xiě)完后，都要寫(xiě)上表示敬意、祝愿或勉勵(lì)的話(huà)，作為書(shū)信的結(jié)尾。習(xí)慣上，它被稱(chēng)做祝頌語(yǔ)或致敬語(yǔ)，這是對(duì)收信人的一種禮貌。祝愿的話(huà)可因人、因具體情況選用適當(dāng)?shù)脑~，不要亂用。
結(jié)尾的習(xí)慣寫(xiě)法有兩種：
(1)在正文寫(xiě)完之后，緊接著寫(xiě)“此致”，轉(zhuǎn)一行頂格
(2)不寫(xiě)“此致”，只是另起一行空兩格寫(xiě)“敬禮”、“安好”、“健康”、“平安”等詞，一定要另起一行空兩格，不得尾綴在正文之后。也可以在正文結(jié)尾下另起一行寫(xiě)“祝你”、“敬祝”，再空兩格寫(xiě)上“安好”、“健康”等。
5、署名和日期
在書(shū)信最后一行，署上寫(xiě)信人的姓名。署名應(yīng)寫(xiě)在正文結(jié)尾后的右方空半行的地方。如果是寫(xiě)給的親屬、朋友，可加上自己的稱(chēng)呼，如兒、弟、兄、侄等，后邊寫(xiě)名字，不必寫(xiě)姓。如果是寫(xiě)給組織的信，一定要把姓與名全部寫(xiě)上。而在署名之后，有時(shí)還視情加上“恭呈”、“謹(jǐn)上”等，以示尊敬。上述自稱(chēng)，都要和信首的稱(chēng)謂相互吻合。
日期一項(xiàng)，用以注明寫(xiě)完信的時(shí)間，寫(xiě)在署名下邊。有時(shí)寫(xiě)信人還加上自己的所在的地點(diǎn)，尤其是在旅途中寫(xiě)的信，更應(yīng)如此。
范文：給表弟的一封信
親愛(ài)的表弟：
你好!
好久沒(méi)有見(jiàn)到你了，你還好嗎?相信你一定還記得我，從小到大我們一直在一起玩耍，你懷念那段時(shí)光嗎?我真想見(jiàn)見(jiàn)你呀!雖然我和你過(guò)年才可以見(jiàn)面，但平常我們也可以打電話(huà)呀!
你現(xiàn)在是名一年級(jí)的小學(xué)生了，剛開(kāi)學(xué)時(shí)，你考試得了雙百分，你高興地打電話(huà)跟我報(bào)喜，想得到我的表?yè)P(yáng)。我當(dāng)時(shí)在看書(shū)，不知道這件事，一個(gè)突如其來(lái)的電話(huà)打亂了我的思緒，我很生氣地拿起電話(huà)，還沒(méi)出聲，就聽(tīng)見(jiàn)了你那清脆的聲音。不知道你是不是太激動(dòng)，還是太興奮，竟然半天說(shuō)不明白，我等得有些不耐煩了，有些火地打斷你，還說(shuō)了你幾句，沒(méi)想到這卻傷了你幼小的心靈。阿姨說(shuō)你為了這件事，一連幾天心情都不好，整天愁眉苦臉的，連平時(shí)最喜歡看的動(dòng)畫(huà)片也不看了。我知道你一定傷心極了，必竟那是第一次考試。
你考了雙百分的心情我能理解，激動(dòng)時(shí)說(shuō)不出話(huà)我也能理解。那天是我脾氣不好，不然我也很開(kāi)心!你能原諒我嗎?好了，今天就寫(xiě)到這兒，代我向阿姨問(wèn)好!
此致
敬禮
你的表姐：XXX
20xx年xx月xx日