OA協(xié)同辦公平臺的建設及實踐思考論文

　　摘 要：針對中海油氣（泰州）石化有限公司目前企業(yè)信息化現(xiàn)狀，本文提出在企業(yè)管理中引入OA協(xié)同管理平臺，并探討了整合流程、提升管理效益的信息化OA平臺建設思路和應用，以及帶來的企業(yè)效益的提升。

　　關鍵詞：OA協(xié)同辦公平臺，整合應用，管理思想

　　一、 企業(yè)背景與信息化現(xiàn)狀

　　1.1

　　中海油氣（泰州）石化有限公司以煉制中海油重質原油為主，現(xiàn)有150萬噸/年重交瀝青-環(huán)保燃料油裝置一套，主要生產燃料油中間產品、潤滑油、重交瀝青等，主要產品市場立足華東、華南地區(qū)，并向全國范圍輻射。公司注冊資本2.21億元，隸屬中國海洋石油總公司全資子公司中海油氣開發(fā)利用公司，公司總資產11.63億元，占地面積16萬平方米，規(guī)劃用地80萬平方米，現(xiàn)有員工200人。

　　公司加強信息化建設，以信息化帶動產業(yè)化，加速新型工業(yè)化的步伐�，F(xiàn)裝置生產采用DCS集散控制系統(tǒng)操作。2011年初成功上線了ERP系統(tǒng)，為公司人力、財務、物料、設備管理、銷售等生產控制方面的管理帶來了質的改變。公司另外還有設備管理系統(tǒng)、視頻監(jiān)控系統(tǒng)、巡檢系統(tǒng)等，通過信息化的系統(tǒng)管理，有效提高了公司運行效率。從公司目前信息化發(fā)展前景來看，現(xiàn)需要一個平臺能有效的將現(xiàn)有系統(tǒng)整合，同時對公司工作流程進行梳理，更好的促進公司又好又快發(fā)展。

　　二、 OA協(xié)同管理平臺建設思路

　　針對以上提出的信息化建設中存在的問題，有針對性的開發(fā)建設企業(yè)OA協(xié)同管理平臺，建設基于Web的企業(yè)級協(xié)同管理平臺軟件系統(tǒng)，則能夠克服目前企業(yè)信息化建設中所存在的弊端。以精確管理思想為核心，針對各類企業(yè)在內部基礎管理出現(xiàn)的各種問題和現(xiàn)象，通過對這些問題和現(xiàn)象的精確管控，實現(xiàn)企業(yè)內部基礎管理的有效性，解決企業(yè)管理信息孤島問題，從而提高工作效率，全面提升企業(yè)管理水平，為企業(yè)帶來更大的經濟效益。

　　本次協(xié)同管理平臺建設思路考慮將項目目標定位在解決無紙化辦公、遠程辦公及一定程度上的移動辦公，提升各級部門、人員對計劃以及上級布置任務的執(zhí)行力，解決對日常事務管理、行政人事管理等，并為日后可能出現(xiàn)的整合業(yè)務系統(tǒng)（ERP、財務系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)及未來可能上線的其他系統(tǒng)）數(shù)據(jù)的需求搭建基礎平臺，使協(xié)同管理平臺與業(yè)務系統(tǒng)達到功能互補、業(yè)務促進的作用，彌補業(yè)務系統(tǒng)中可能出現(xiàn)的斷層、解決信息系統(tǒng)分散、信息不集中的'問題。同時規(guī)范中海油氣管理行為。通過OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的信息流程約束，規(guī)范管理過程，追求理想管理結果。實現(xiàn)管理規(guī)范化，流程制度化。

　　具體內容有：1、建立企業(yè)門戶，根據(jù)部門以及不同業(yè)務方向建立不同門戶進行信息的展示；2、實現(xiàn)企業(yè)工作流程的發(fā)起與審批，實現(xiàn)流程的無紙化審批，提升工作效率；3、建立單位、個人收、發(fā)文管理流程；4、建立文件歸檔、檔案管理流程，實現(xiàn)檔案管理；5、建立電子公告，發(fā)布公共信息，創(chuàng)造良好的企業(yè)文化；6、實現(xiàn)事務管理，例如會議安排、日程安排、工作安排等；7、實現(xiàn)對公司資產、用品以及對于人事檔案方面的管理；8、對公司的項目進行管控了解項目的進度、人力資源的調配等；9、實現(xiàn)企業(yè)信息交流，保證信息傳遞的及時性、真實性和有效性。

　　三、 OA協(xié)同管理平臺的整合應用

　　建設企業(yè)級的OA協(xié)同管理平臺，需要在平臺上整合諸多應用，故而必須具備多種整合應用效能：

　　* 基于SOA插件式的整合平臺

　　基于SOA架構設計的協(xié)同管理平臺，具備組件式集成理念，它將平臺中包含的分散功能組織為可互操作的基于標準的服務組件，這些服務組件可按照業(yè)務需求快速組合和重用。平臺可將Portal門戶服務、工作流引擎、短消息服務、文檔管理等作為基礎服務，用戶可以根據(jù)自身業(yè)務需要進行重新組合。同時還可以將用戶已有的和將來的信息系統(tǒng)作為特定的服務一同整合到綜合信息平臺上來。

　　* 靈活的工作流程引擎

　　平臺的工作流程管理需要符合WFMC標準，支持圖形化方式定義方式，支持靈活的流程綁定表單方式可以滿足不同企業(yè)流程的需要，同時提供流程效率的監(jiān)控分析統(tǒng)計功能，幫助企業(yè)梳理流程，提高企業(yè)內部辦公效率。

　　* 強大的自定義表單工具

　　對于企業(yè)個性化的管理需求，當系統(tǒng)的標準功能模塊不能滿足的情況下，還可以利用平臺的自定義表單工具幫助用戶快速設計滿足應用的業(yè)務表單，表單可以綁定任意流程，也可以作為獨立的功能模塊部署到系統(tǒng)中，還可以通過自定義的查詢和統(tǒng)計功能來分析已發(fā)生的業(yè)務數(shù)據(jù)。

　　* 良好的系統(tǒng)開放性

　　系統(tǒng)開放性主要表現(xiàn)為兩個重要方面：系統(tǒng)的業(yè)務擴展能力和后端業(yè)務的整合能力。需要系統(tǒng)系統(tǒng)提供豐富的二次開發(fā)接口，支持用戶快速擴展新的業(yè)務模塊；整合能力包括與第三方后端業(yè)務系統(tǒng)的整合，將企業(yè)的所有IT資源協(xié)同起來。

　　* 靈活多樣的部署方式，支持集團化企業(yè)應用

　　對于多法人、多組織的集團公司，可以根據(jù)分公司業(yè)務設定門戶，促使集團公司總部的管理模式扁平化、開放化；對于非集團性公司，根據(jù)不同的業(yè)務結構設置信息門戶，實現(xiàn)真正的信息共享管理和組織協(xié)同，管理趨向集約化，精確化和規(guī)范化。適應從單一企業(yè)，多點企業(yè)到集團型企業(yè)不同類型用戶的實際需求，可支持集團企業(yè)總部和分子公司的公文交換、信息交流、信息共享等業(yè)務。

　　* 外部組件標準集成接口

　　可集成多種第三方的工具組件，如視頻會議、手寫批注、短信平臺、電子簽章、RTX、CA安全認證、E-pass身份認證卡等，輔助用戶以更高效、更安全、更科學的方式應用協(xié)同管理平臺。

　　* 支持移動客戶端應用體驗

　　隨著經濟全球化競爭越來越激烈，市場環(huán)境瞬息萬變，要求企業(yè)能夠快速響應市場的變化，加上3G等移動技術標準在中國的推廣和應用，企業(yè)移動辦公的需求應運而生。協(xié)同管理平臺與移動技術、安全技術相結合，支持多種移動客戶端，遠程審批，將移動辦公特性添加到企業(yè)運營管理中，很好地實現(xiàn)企業(yè)對信息變化的快速響應。

　　* 支持多種外設硬件設備

　　OA平臺所展示的門戶信息，個人信息可以通過和如觸控一體機等外設硬件的整合對接，由權限控制在觸控一體機上進行信息展示，進而方便員工進行登錄操作，可在一線員工、人流量大的區(qū)域設置通過一體機隨時進入企業(yè)內網和辦公平臺進行查詢，了解公司動態(tài)，處理相關流程事務，瀏覽相關技術知識文件、公司制度、操作規(guī)程等信息，并進行工作的匯報，可以極大的方便員工參與使用OA系統(tǒng)，提升員工登錄OA進行辦公的積極性，提升企業(yè)運作效率，提升管理效益。

　　至此，中海油氣（泰州）石化有限公司在實施OA自動化辦公平臺之前，對公司流程、執(zhí)行表單進行了梳理，優(yōu)化了工作流程，整合了信息資源，在進行了周密的策劃和布署之后，構建了一個集自動化辦公、信息交流等為一體的綜合平臺。平臺建設完成后，由信息發(fā)布、流程審批、檔案管理、黨建班組建設等模塊組成。為了能使所有員工更好的利用平臺有效提高工作效率，項目實施完成后組織所有管理人員進行了培訓與交流，從系統(tǒng)的應用情況來看，OA平臺的實施己達到了預期的效果。

　　四、 小結

　　綜上所述，我們可以看到，通過企業(yè)級OA協(xié)同管理平臺的建設實施，企業(yè)可以在以下幾個方面獲益：

　　1、面向企業(yè)運營管理的協(xié)同軟件平臺

　　規(guī)范管理，提高工作效率，支持企業(yè)重新組合業(yè)務流程，打破部門間的壁壘實現(xiàn)高效協(xié)同，企業(yè)各級管理者及時掌握各維度決策信息，支持企業(yè)在快速發(fā)展的過程中順利變革。節(jié)省運營成本，實現(xiàn)無紙化辦公，無紙化辦公節(jié)約了大量的紙張及表格印刷費用；工作審批流程的規(guī)范可為員工節(jié)省大量工作時間；完善的信息交流渠道甚至可以大幅降低電話費及差旅費用。

　　2、精確管理：規(guī)范和管控全面運營過程

　　通過融入管理思想的系統(tǒng)應用對企業(yè)的戰(zhàn)略分解、計劃執(zhí)行、業(yè)務活動、經營過程和員工工作進行全面管控，堅持信息量化、細節(jié)控制和過程控制，保證企業(yè)的精確執(zhí)行力。提高企業(yè)競爭力、凝聚力，員工與上級溝通很方便，信息反饋暢通，為發(fā)揮員工的智慧和積極性提供了舞臺，企事業(yè)單位的內部凝聚力將大大增強.

　　3、全面協(xié)同：打造柔性化的全面協(xié)同企業(yè)

　　基于中國的柔性管理文化和信息扁平、立體溝通的全新團隊協(xié)同模式，彌補金字塔組織結構的管理缺陷，全面提高企業(yè)的決策、執(zhí)行、協(xié)作、反饋和應變效率.消除信息孤島、資源孤島：協(xié)同辦公平臺的協(xié)同性可以徹底消除由于企業(yè)內部各業(yè)務系統(tǒng)相互獨立、數(shù)據(jù)不一致，信息共享程度不高、管理分散，管理維護工作量大等因素形成的一個個“信息孤島”、“資源孤島”。

　　4、環(huán)境驅動：建立長效治本的管理環(huán)境

　　強調“以人為本”，在日常的協(xié)同工作環(huán)境中進行自然而然的團隊管理，知識積累與轉移，并完成團隊的激勵、獎懲、學習和改進，在組織運營效率提高的同時保持組織中成員的快樂與和諧，為企業(yè)長久發(fā)展營造一個積極良好的管理文化和管理環(huán)境，做到“基業(yè)長青”。

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