論現(xiàn)代虛擬辦公室的管理模式論文
[摘要]虛擬辦公室是信息時代的新潮流，它使得員工能不必依賴工業(yè)時代的辦公條件，同樣可以進(jìn)行現(xiàn)代化的辦公。與傳統(tǒng)辦公模式相比具有靈活、效率高等特點(diǎn)，是符合現(xiàn)代社會發(fā)展的一種先進(jìn)的辦公模式。
[關(guān)鍵詞]虛擬辦公模式;管理;團(tuán)隊重構(gòu)
隨著經(jīng)濟(jì)全球化和信息技術(shù)的發(fā)展，對有些人而言，工作不再是到辦公室去，而是完成一些具體事情，這就是虛擬辦公室工作模式。計算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，使我們的學(xué)習(xí)、生活、工作方式發(fā)生了巨大的變化，完全改變了人們工作、學(xué)習(xí)、交流的習(xí)慣。人們已經(jīng)意識到這種改變正在影響著我們的社會。虛擬辦公是信息社會的產(chǎn)物，虛擬辦公室是信息時代的一種新辦公形式，它有很多種模式，如遠(yuǎn)程辦公模式、在家辦公模式、旅館辦公工作模式、完全流動辦公模式等。虛擬辦公室用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)取代傳統(tǒng)的私人辦公模式，使得員工不必依賴工業(yè)時代的辦公條件同樣開展業(yè)務(wù)，能更自由地支配時間，因此備受越來越多的公司和員工的親睞，已成為信息時代的新潮流。
一、現(xiàn)代虛擬辦公室模式的優(yōu)勢
虛擬辦公室之所以能迅速成長為信息時代辦公的新潮流，源于虛擬辦公室和傳統(tǒng)的辦公方式相比具有很多優(yōu)勢，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：1.降低辦公成本在虛擬辦公方式下，取消了大量的私人和公用辦公室、檔案柜、辦公設(shè)備。據(jù)有關(guān)統(tǒng)計資料顯示，采用虛擬辦公模式至少可以節(jié)省15%—18%的辦公空間，因為有效地減少了辦公空間，不但節(jié)省了蓋辦公樓的費(fèi)用或租用房屋的租金，而且還減少了為雇員聚集開會、討論而支付的旅行、辦公費(fèi)用和重新安置員工的費(fèi)用，它還使得組織有可能減少某些雇員，如秘書、清潔工、電工、建筑工的聘用，從而節(jié)約工資和福利支出，有利于降低辦公費(fèi)用。這是越來越多的公司采用這一辦公模式的主要原因之一。
2.加快信息匯集和流動
虛擬辦公方式下的員工散居在各地，由于采取了先進(jìn)的信息技術(shù)，可以及時地進(jìn)行信息交流，防止信息滯留，并能很容易地實現(xiàn)信息共享，從而加快了信息匯集和流動。
3.彈性的工作時間促進(jìn)工作效率
在虛擬辦公方式下的員工，不必每天趕著到辦公室報到，它可以節(jié)省員工每天花在上班途中的時間，從而使員工有更多的時間與客戶接觸，更靈活地控制自己的時間，提高勞動生產(chǎn)率。
4.節(jié)約的時間可以用來更多地與客戶進(jìn)行聯(lián)系交流在虛擬辦公方式下的公司，可以通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)對員工進(jìn)行嚴(yán)格而合理的監(jiān)控，有助于公司建立客戶關(guān)系檔案，可以有效的防止核心員工跳槽而帶走客戶。此外，由于部分員工分散在各地，能方便地獲取各地顧客的信息，更全面地了解顧客，并能及時解決顧客的相關(guān)問題和反映顧客的需求，有利于組織獲取良好的顧客信息，盡快設(shè)計和開發(fā)出滿足顧客需求的產(chǎn)品和服務(wù)。
5.柔性工作制可以獲取和留住公司和組織機(jī)構(gòu)所需要的優(yōu)秀人才虛擬辦公方式下員工的招聘，不再受員工居住地及組織機(jī)構(gòu)所在地的限制，員工的來源更為廣泛，這為獲取很難招聘到的專業(yè)技術(shù)人員創(chuàng)造了良好條件，有利于選拔任用人才;同時，還可以防止因公司和組織機(jī)構(gòu)或員工的遷徙而流失公司和組織機(jī)構(gòu)優(yōu)秀人才。另外，由于員工更多的自由支配時間，也允許優(yōu)秀人才在公司兼職，公司就有更多途徑獲得優(yōu)秀員工。
6.促進(jìn)環(huán)保，節(jié)約資源
統(tǒng)計資料顯示，在主要大城市，采用虛擬辦公的公司員工的行車?yán)锍虜?shù)降低了25%，這樣就降低了雇員的相應(yīng)開支又減低了資源的耗費(fèi)，減少了廢氣的污染，有利于環(huán)保。
二、現(xiàn)代虛擬辦公室管理所面臨的問題
盡管虛擬辦公室具有很多優(yōu)點(diǎn)，但它畢竟是一種全新的工作方式。它是否是一種較好的工作方式?虛擬辦公室在員工考核、滿足感、集體感、合作精神等方面是否有不利影響?研究調(diào)查表明，許多員工對虛擬辦公感到擔(dān)憂，對一些人來說聽起來很像裁員、部分工作制或者是很虛的“顧問性工作”，他們對自己的工作感到擔(dān)憂，覺得沒有安全感。有些人因為失去日常的社會交往而感到無所適從。一些人害怕打破安逸的家庭生活和高壓緊張的工作生活之間的差異。高級員工也不愿意放棄經(jīng)過多年努力才獲得的辦公室。電子化的工作似乎帶來了這樣的問題：那些人與人之間的交往時必須的，它還有使組織分裂的危險，人們開始擔(dān)心是什么使他們團(tuán)結(jié)在一起。如何保證員工的精力投入和生產(chǎn)率的提高。
虛擬辦公室工作模式下由于雇員散居世界各地，可能來自不同的國家、種族和組織存在文化差異，不同語言的員工之間進(jìn)行交流容易導(dǎo)致大量信息的流失和扭曲，是交流的主要障礙。不同文化的員工在社會化過程，對信息的感知以及某些概念比如最后期限的理解等各方面，均存在著顯著地差異。這些最終都會從不同的側(cè)面影響工作的效率和組織目標(biāo)的實現(xiàn)。
此外，虛擬辦公室模式下的雇員之間的.交流和溝通，主要依賴于電話、傳真、計算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)手段進(jìn)行遠(yuǎn)距離的交流，無法像面對面交流一樣借助面部表情、聲音感染力、手勢等傳播富有社會、情感、非口頭的信息。其次，在雇員之間的遠(yuǎn)距離溝通往往僅限于正式溝通，而與工作無關(guān)的非正式溝通大為減少。雇員之間的非正式溝通往往有助于員工體驗組織文化，有助于員工滿足社會關(guān)系的需求，有助于團(tuán)隊凝聚力的形成。這種交往的減少易使雇員產(chǎn)生孤立感、焦慮感。另外，溝通手段的脆弱性使得虛擬辦公室面臨著網(wǎng)絡(luò)安全性等信息技術(shù)的挑戰(zhàn)。
三、建立虛擬辦公室模式必須解決的主要問題
1.改變傳統(tǒng)的工作格局，營造寬松和有創(chuàng)造性的氣氛虛擬辦公室雖然取消了大量私人辦公室和辦工桌，但應(yīng)保留部分工作間為特殊員工所用，用一些小的“退隊工作間”或“項目工作間”代替?zhèn)鹘y(tǒng)的辦公環(huán)境，由流動的項目或部門經(jīng)理就近輪流使用，用以解決一些特殊問題。每個房間應(yīng)該包含一個圓形會議桌、入網(wǎng)計算機(jī)接口和電話等設(shè)施。
還可以考慮需要時租用酒店辦公用桌。此外，還應(yīng)設(shè)立較大的開放的公共場所以方便雇員聚會、演示使用。
2.組織結(jié)構(gòu)扁平化和管理人員集權(quán)化傾向的沖突組織信息化后組織結(jié)構(gòu)呈現(xiàn)扁平化趨勢，管理的層次減少但管理的幅度擴(kuò)大。由于管理者的能力有限，這一轉(zhuǎn)變要求分權(quán)，即授予下屬更多的決策權(quán)和自主權(quán)。但管理者普遍具有集權(quán)化傾向，他們可能會通過各種途徑設(shè)置障礙使得權(quán)力更加集中，從而人為地阻塞信息通道，影響組織的效率。在這一類組織中，領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威應(yīng)更多的來源于領(lǐng)導(dǎo)者個人的能力和知識所形成的威望，而不是來源于組織結(jié)構(gòu)中的“位置”所賦予的權(quán)力，應(yīng)培養(yǎng)和選拔魅力型的領(lǐng)導(dǎo)。組織的中層管理者的角色應(yīng)由考評者、監(jiān)督者轉(zhuǎn)變?yōu)椤敖叹殹薄ⅰ邦I(lǐng)袖”，主要起協(xié)助和鼓舞下屬的作用。必要時使用決策工具以幫助領(lǐng)導(dǎo)及時、迅速地作出決策。
3.建立適合虛擬辦公模式的團(tuán)隊結(jié)構(gòu)在采用虛擬辦公工作模式的組織中，由于雇員間存在著文化差異，溝通問題會導(dǎo)致員工滿足感的缺乏，產(chǎn)生焦慮孤獨(dú)的情緒，會影響團(tuán)隊精神及員工間的合作，所以在虛擬辦公室工作模式下團(tuán)隊重構(gòu)，實施跨文化管理顯得尤為重要。我認(rèn)為應(yīng)從以下幾個方面努力：(1)明確組織的目標(biāo)、意愿在虛擬辦公室成立時或新員工加入時，盡量讓每個雇員了解組織的目標(biāo)、宗旨，將個人目標(biāo)與組織目標(biāo)結(jié)合起來，并在以后的工作中通過培訓(xùn)等途徑不斷地進(jìn)行強(qiáng)化。經(jīng)常與員工溝通組織目前的狀況，要求員工自我磨合與目標(biāo)、宗旨之間的偏差;當(dāng)組織目標(biāo)和員工個人目標(biāo)發(fā)生沖突時，要做好協(xié)調(diào)工作。
(2)建立有效的溝通機(jī)制
有效溝通是團(tuán)隊存在和發(fā)展的基礎(chǔ)。為了實現(xiàn)雇員間有效地溝通，首先應(yīng)解決技術(shù)上的問題，給雇員配備必需的技術(shù)裝備，如便攜式電腦、傳真機(jī)等，并通過培訓(xùn)讓員工熟練地掌握使用方法，同時還應(yīng)配備專業(yè)技術(shù)人員負(fù)責(zé)。了解文化差異的狀況及由此可能引起的問題，使之接受和認(rèn)可他人的文化背景，減少由文化差異帶來的沖突。
(3)加強(qiáng)溝通與社會交流
在虛擬辦公室中雇員間的溝通僅限于遠(yuǎn)距離正式溝通，而缺乏面對面的非正式溝通。由于成員會有孤獨(dú)感，組織成員的社會化程度低。因此，虛擬辦公室的管理應(yīng)注意促成成員的社會化，盡可能在適當(dāng)?shù)臅r候安排成員間面對面的交流，加強(qiáng)非正式溝通，在工作之余適當(dāng)加一些幽默、笑話，使成員間有可能建立個人關(guān)系，減少孤獨(dú)感。
(4)建立以信任為基礎(chǔ)的團(tuán)隊文化在虛擬辦公室中需要雇員間廣泛的合作和交流，信任是合作的基礎(chǔ)，建立以信任為基礎(chǔ)的團(tuán)隊文化，首先意味著承認(rèn)個體，對個體技能、技能、態(tài)度、行為、文化背景的認(rèn)可、接受、尊重。以強(qiáng)調(diào)個人作用為基礎(chǔ)，在組織中培育和倡導(dǎo)一種知識分享的文化氛圍，但同時應(yīng)有知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)意識。
雇員間要有信息知識的分享，要有相互間的信任。
4.建立合理的激勵模式
如何激勵員工是管理虛擬辦公室所面臨的另一挑戰(zhàn)。
虛擬辦公室的運(yùn)作，更需要員工的自我管理和自我控制。因此，建立良好的激勵模式，合理合法地激勵員工尤為重要。
虛擬辦公室的雇員一般都是知識型員工，具備特殊技能，通常要采取高薪，并提供具有挑戰(zhàn)性的工作以及良好的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)機(jī)會，方向以留住人才。高薪讓員工有能力照顧家庭，解除員工后顧之憂，使員工能全心投入工作;富有挑戰(zhàn)性的工作能給員工高度的滿足感、成就感;良好的培訓(xùn)機(jī)會，包括溝通技能和相應(yīng)專門技能的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)能使員工獲得提高和發(fā)展。
5.調(diào)動員工工作積極性，做好監(jiān)督管理經(jīng)對在家工作員工進(jìn)行調(diào)查發(fā)現(xiàn)：這些雇員的生產(chǎn)率和工作精力的投入都難以保證，除非他們跟辦公室保持密切的聯(lián)系。員工要從主觀意識上樹立以自己工作為己任的工作態(tài)度，管理虛擬辦公室應(yīng)對員工進(jìn)行監(jiān)督，讓雇員跟辦公室保持密切的聯(lián)系，可以用公司規(guī)定和工作章程的形式明文規(guī)定，雇員每天至少應(yīng)跟辦公室聯(lián)系兩次以上，按規(guī)定上報每天工作計劃及工作進(jìn)展完成情況。辦公室每天通過辦公網(wǎng)絡(luò)下達(dá)工作任務(wù)，還可以使用軟件和程序?qū)T工的個人電腦使用情況等進(jìn)行監(jiān)視。但這必須是合法地，不能侵犯員工的個人隱私權(quán)，它還應(yīng)該是合理的，否則會傷害員工的感情。支持每個人為單位的總體目標(biāo)創(chuàng)造性地工作，有時甚至強(qiáng)調(diào)而不公開地抵制慣例，充分發(fā)揮每個人的才智。
6.利用現(xiàn)代科技技術(shù)保障虛擬辦公室安全在虛擬辦公室工作模式下，員工與辦公室、員工與員工之間的溝通，主要依賴于互聯(lián)網(wǎng)、計算機(jī)、電話、傳真等科技手段，而這些手段是脆弱的，如互聯(lián)網(wǎng)易受到h客的攻擊等。管理虛擬辦公應(yīng)注意系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性、以及系統(tǒng)的可靠性和可延展性�？梢圆捎迷O(shè)置防火墻、對數(shù)據(jù)加密等方法防止計算機(jī)病毒和h客的襲擊。另外應(yīng)做好數(shù)據(jù)的保存和異地備份，防止意外事件造成巨大的損失。最后，應(yīng)盡可能提供有效地溝通方式，利用網(wǎng)上傳度3DS立體圖像的技術(shù)進(jìn)行有效的溝通。
總之，虛擬辦公室是組織發(fā)展的一種新模式，是現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的需要，越來越多的企業(yè)采取這種管理模式，并從中獲得了收益，已經(jīng)成為現(xiàn)代化管理模式的主要趨勢，逐漸成為企業(yè)的核心競爭力。
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