淺談高職教學(xué)檔案資料的特點(diǎn)與收集整理論文
教學(xué)檔案資料是學(xué)校教學(xué)工作方針政策的真實(shí)寫(xiě)照，是教學(xué)管理的重要內(nèi)容，是教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)評(píng)估不可缺少的重要依據(jù)和主要資料，同時(shí)也是了解辦學(xué)歷史、考查教學(xué)內(nèi)容、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、提高教學(xué)質(zhì)量、改進(jìn)教學(xué)管理的重要信息源，所以對(duì)教學(xué)資料進(jìn)行收集、整理與歸檔是非常有必要的。
教學(xué)檔案資料是指學(xué)校在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料，它是從事教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)研究的基本條件，也是一個(gè)學(xué)院辦學(xué)歷史、教學(xué)水平真實(shí)的記錄，所以對(duì)教學(xué)資料進(jìn)行收集、整理與歸檔是非常有必要的。
一、教學(xué)資料的特點(diǎn)
教學(xué)檔案主要來(lái)源于學(xué)校的教學(xué)工作、教育活動(dòng)領(lǐng)域，是真實(shí)的歷史記錄與成果表現(xiàn)形式，是教學(xué)人員、教務(wù)工作人員智慧的結(jié)晶和辛勤勞動(dòng)成果。而根據(jù)筆者在教務(wù)處每年整理的我院的教學(xué)文教資料來(lái)看，發(fā)現(xiàn)教學(xué)資料具有以下特點(diǎn)：
（一）教學(xué)材料具有連貫性、成套性。一般在收集整理教學(xué)材料的時(shí)候，會(huì)發(fā)現(xiàn)很多教學(xué)材料是按學(xué)年或者學(xué)期來(lái)進(jìn)行分類(lèi)的，比如我們學(xué)院每個(gè)學(xué)期開(kāi)學(xué)初都會(huì)收集整理各系的課程表、本學(xué)期的教師任課一覽表以及各班排課情況表，涵蓋整個(gè)學(xué)期的每周教室、實(shí)訓(xùn)室衛(wèi)生檢查表和晚自習(xí)安排表，以及學(xué)期末的期末考試安排表，試卷庫(kù)等，這些是每個(gè)學(xué)期在固定的時(shí)間段都要進(jìn)行收集整理的，一直延續(xù)下來(lái)這些教學(xué)材料就具有了連貫性，成套性。
�。ǘ┙虒W(xué)資料具有層次性。因?yàn)槲覀儗W(xué)院招收的學(xué)生是多層次的，這就決定了各種教學(xué)資料也具有一定的層次性。為了擴(kuò)展生源，我們學(xué)院的學(xué)生有通過(guò)普通高考直接考上來(lái)的學(xué)生，有從中職院校升上來(lái)的“2+3、3+2”模式的學(xué)生，也就是說(shuō)在中職讀2年后來(lái)我們學(xué)院讀3年，或者在中職讀3年，拿到中職畢業(yè)證之后再來(lái)我們學(xué)院繼續(xù)進(jìn)修2年拿大專(zhuān)文憑的學(xué)生，也有招收初中畢業(yè)后直接到我們聯(lián)合的中專(zhuān)讀1年后2年后再來(lái)我們學(xué)院就讀的“五年一貫制”學(xué)生，根據(jù)學(xué)生層次、基礎(chǔ)和學(xué)習(xí)能力的不同，要因材施教進(jìn)行教學(xué)，如教學(xué)計(jì)劃、教案等都會(huì)有區(qū)別，這就使得教學(xué)資料具有了層次性。
�。ㄈ┙虒W(xué)資料具有分散性。根據(jù)教學(xué)內(nèi)容的分類(lèi)，可以分為常規(guī)性教學(xué)材料，上級(jí)下發(fā)的各項(xiàng)文件，教務(wù)處下發(fā)的各項(xiàng)文件，各類(lèi)社會(huì)性考試，各種年度考核、評(píng)估資料，各項(xiàng)技能競(jìng)賽資料、人才培養(yǎng)數(shù)據(jù)采集等等，因?yàn)樯婕胺秶鷱V、內(nèi)容雜，互聯(lián)性小，所以都要分開(kāi)整理歸檔，這樣這些教學(xué)資料就具有了分散性。
（四）教學(xué)資料具有多樣性。以前教學(xué)資料以文字、圖片居多，但是隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，各類(lèi)影像資料越來(lái)越多，尤其是在收集老師的教學(xué)資料和技能競(jìng)賽的檔案時(shí)，各類(lèi)PPT、微課、錄像、幻燈片、實(shí)物作品等占據(jù)了很大比重，再也不是單一的紙質(zhì)材料，而是更生動(dòng)更直接的影像資料，它形象地反映了教學(xué)過(guò)程，是教學(xué)中必不可少的參考資料，是重要的`檔案信息源。
二、教學(xué)資料的收集整理
一個(gè)學(xué)校的教學(xué)資料收集整理工作可直接反映學(xué)校的教學(xué)管理水平。因此，在教學(xué)資料的收集整理過(guò)程中必須做到完整、準(zhǔn)確、規(guī)范。
�。ㄒ唬┲贫ㄒ粋�(gè)完善的檔案收集整理制度。建立、健全和完善檔案收集管理制度，是做好教學(xué)資料收集工作的重要前提，也是保證教學(xué)檔案齊全完整的重要條件。有了制度，就能明確哪些教學(xué)資料該收集，收集上來(lái)的資料該如何整理，比如說(shuō)按時(shí)間、按內(nèi)容、按層次等，還有明確劃分責(zé)任人，各部門(mén)各系相互配合，一切有規(guī)可循，就能保證資料收集整理的規(guī)范性和細(xì)致性。
�。ǘ┎扇§`活多樣的收集、整理方法，保證教學(xué)資料的完整性。常規(guī)的教學(xué)資料可以按照定時(shí)集中收集的方法進(jìn)行收集整理，如教學(xué)計(jì)劃、工作總結(jié)、教學(xué)檢查等日常的教學(xué)活動(dòng)可以按內(nèi)容按年度歸檔整理；上傳下發(fā)的各類(lèi)文件可以根據(jù)文件的編號(hào)進(jìn)行歸檔整理或者編印成冊(cè)；PPT、圖片、視頻等影像資料可以刻錄成光盤(pán)存檔；零散的文件或者競(jìng)賽資料可以按年份單獨(dú)歸檔，進(jìn)行即時(shí)跟蹤收集和零時(shí)收集。而且除了收集紙質(zhì)版，還有電子檔也要在電腦里分類(lèi)按年度、內(nèi)容歸檔，方便查找。
�。ㄈ⿹碛幸慌鷮�(zhuān)業(yè)的檔案管理人員。由于我們學(xué)院正處在迎接示范校建設(shè)的關(guān)鍵階段，作為評(píng)估材料中重要支撐的各類(lèi)教學(xué)檔案就要按照評(píng)估要求進(jìn)行高標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范化的收集整理，而教學(xué)檔案的收集、整理、管理是一個(gè)長(zhǎng)期、繁瑣、負(fù)責(zé)的過(guò)程，并不是由教學(xué)秘書(shū)兼職就能夠完成的，必須要有一批能夠熟練使用學(xué)校教學(xué)管理系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)的檔案管理人員，接受專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，擁有強(qiáng)烈的責(zé)任心和工作熱忱，才能勝任這份工作。
總之，教學(xué)檔案資料包含了教學(xué)活動(dòng)的全部信息，是教師和教學(xué)管理人員從事教學(xué)、教改和管理工作的直接記載，也是教學(xué)動(dòng)態(tài)活動(dòng)的基本憑證，因而保全、整理好教學(xué)檔案，對(duì)迎接評(píng)估的我院進(jìn)行教學(xué)活動(dòng)的規(guī)范化管理及實(shí)施新的教學(xué)改革有著重要意義。
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