玉樹大地震中檔案管理的意義與安全管理策略論文
0 前 言。
2010 年 4 月 14 日 7 時(shí) 49 分是一個(gè)撼動(dòng)人們心靈深處的恐懼、悲痛的時(shí)刻，7. 1 級(jí)的強(qiáng)烈地震似乎要吞噬青海省玉樹藏族自治州的一切。據(jù)青海省玉樹藏族自治州檔案館的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，災(zāi)區(qū)的檔案共計(jì) 13 萬卷，在地震過程中，有 9 家檔案室傾覆，將近萬卷的檔案掩埋在廢墟之中，剩余的12 萬卷檔案在地震結(jié)束之后均處在危房中[1],對(duì)災(zāi)后檔案重建工作造成不可估計(jì)的困難。而追溯到 2008 年的汶川 8. 0 級(jí)大地震，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)除了重大的人員傷亡和財(cái)產(chǎn)損失之外，重災(zāi)區(qū)的檔案受到了嚴(yán)重的損毀，造成不可估量的毀滅性影響。
地震帶給我們的傷痛是沉重而長(zhǎng)久的。因此，在災(zāi)難發(fā)生之前，我們需要做好各方面的預(yù)防性工作，防患于未然，最大限度地降低損失與傷害，同時(shí)，這也是全世界檔案管理部門共同面臨的重大難題。如何在災(zāi)難發(fā)生前充分意識(shí)檔案管理的重要性，做好檔案的高效管理工作，防患于未然，減少檔案的損毀，保證檔案的安全，才能有效規(guī)避災(zāi)難的重演。本文闡述了檔案管理的重要性及其安全管理，期望能夠?yàn)楫?dāng)今檔案管理工作提供一定的參考與指導(dǎo)。
1 檔案管理的重要性。
1. 1 彌補(bǔ)我國(guó)檔案管理的硬件建設(shè)缺口，提升檔案管理規(guī)范的需要。
由 2010 年 4 月 14 日 7 時(shí) 49 分的青海省玉樹藏族自治州 7. 1 級(jí)的強(qiáng)烈地震引發(fā)的檔案損毀，可以看出我國(guó)檔案管理的硬件建設(shè)的缺口比較大，表現(xiàn)為檔案館等建筑的抗震性能比較差，消防等級(jí)偏低，而且大部分檔案室的安防、供電、給排水、采暖等基礎(chǔ)設(shè)施普遍存在老化現(xiàn)象，檔案室內(nèi)濕度較大。據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，其濕度一般在70% 左右，就已經(jīng)超過國(guó)家標(biāo)準(zhǔn) 60% 的上限，不利于檔案的長(zhǎng)久保存。除此之外，檔案的包裝盒也不合格。這些問題，均會(huì)造成檔案的難以搶救與修復(fù)。因此，強(qiáng)化檔案硬件建設(shè)，查漏補(bǔ)缺，為檔案管理提供更加牢靠的基礎(chǔ)保障[2].
同時(shí)輔助規(guī)范化的檔案管理模式，即利用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，具體做法是將檔案信息的收集、整理、著錄、鑒定以及保管的任何一個(gè)環(huán)節(jié)都嚴(yán)格依照統(tǒng)一的計(jì)算機(jī)程序進(jìn)行科學(xué)的管理。要注意以下幾點(diǎn)： ①對(duì)檔案信息進(jìn)行普查篩檢、剔重。傳統(tǒng)老套的`檔案管理模式往往沒有做全面的清查，而且檔案劃分保管的期限都存在一定的偏差，許多檔案存在失去參考價(jià)值或者多份現(xiàn)象。②利用信息技術(shù)，對(duì)檔案進(jìn)行重新組合分類，使其規(guī)范化。將傳統(tǒng)老套的管理辦法中過于厚重、內(nèi)容混雜的案卷，根據(jù)實(shí)際需要重新整理成冊(cè)，案卷要盡最大可能的將原本就存在一定聯(lián)系的文件有機(jī)地組合在一起。③檔案要設(shè)置統(tǒng)一的分類號(hào)，保證案卷能夠被成功檢索。利用信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行檢索的優(yōu)勢(shì)在于滿足大眾對(duì)檔案信息檢索的需求。另外，為了確保檢索的完整性，要因事制宜的設(shè)定一些明細(xì)規(guī)則，約束其規(guī)范性操作。④檔案提名要規(guī)范，保證檢出的準(zhǔn)確性。
1. 2 保障檔案管理安全性的需要---強(qiáng)化工作人員的安全意識(shí)，完善管理體系。
目前，我國(guó)檔案管理工作人員的安全意識(shí)較為薄弱，其管理體系也十分落后，不能保障檔案安全，雖然部分地方按照國(guó)家檔案局的相關(guān)規(guī)定，建立了檔案安全制度（ 符合當(dāng)?shù)貙?shí)際發(fā)展水平） ,但往往流于形式。在具體的執(zhí)行過程中，由于相關(guān)工作人員的安全意識(shí)薄弱，且業(yè)務(wù)綜合素質(zhì)不高，工作效率低等問題，檔案管理的安全性常常不能落到實(shí)處。除此之外，大部分的檔案管理部門缺乏規(guī)范、科學(xué)的管理體系，往往表現(xiàn)在過于表面化，也就是俗話說的走過場(chǎng)，沒有規(guī)范性的獎(jiǎng)懲制度，即使犯了小錯(cuò)誤，往往也能規(guī)避，助長(zhǎng)了工作人員的惰性，不利于安全意識(shí)的提升。長(zhǎng)此以往，便會(huì)造成嚴(yán)重的檔案損失，而且一旦發(fā)生災(zāi)難性事件，便會(huì)造成不可估量的檔案損毀，甚至無法修復(fù)，對(duì)人們的切身利益造成嚴(yán)重的損害。因此，對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)性是必要的。通過多種方式培育工作人員的安全意識(shí)，在管理制度上，要實(shí)行安全管理，主要表現(xiàn)為檔案的統(tǒng)計(jì)管理，要按輕重緩急進(jìn)行有序操作。在推進(jìn)檔案的利用程度、價(jià)值大小以及利用率等方面，需要做到公正公開，對(duì)所有的檔案進(jìn)行輕重緩急的排序，增加檔案管理循序漸進(jìn)的可操作性。首先，對(duì)于那些緊急需求的檔案，要進(jìn)行先行處理，為需求者提供用檔保證，從而提高檔案的管理效率，同時(shí)擴(kuò)大檔案的備份，做到安全性管理，避免發(fā)生災(zāi)難時(shí)數(shù)據(jù)的丟失。其次，利用信息技術(shù)可以將檔案的著錄工作開展的更加順利，在節(jié)省時(shí)間的同時(shí)，降低相關(guān)工作人員的工作強(qiáng)度和工作難度。在著錄的過程中，將檔案的內(nèi)容按照事實(shí)的單一、復(fù)雜程度等，進(jìn)行重新錄入。若一些檔案的內(nèi)容存在重復(fù)或者類似的情況，要對(duì)其進(jìn)行合并整理，形成系統(tǒng)性、科學(xué)性的新的著錄案卷，節(jié)省內(nèi)容所占的空間，提高管理效率。第三，對(duì)于那些重要文件或者內(nèi)容所反映的事件比較重大的檔案，要做特殊的標(biāo)識(shí)，然后，利用信息技術(shù)，給出相應(yīng)的分類號(hào)。這樣，既可以使原有的零散、老套的檔案更加規(guī)范化，又可以全面提升檔案的管理水平，多方面的協(xié)調(diào)管理，能夠增強(qiáng)檔案的安全性，也方便災(zāi)后檔案數(shù)據(jù)的找回。
2 檔案的安全性管理。
做好檔案的安全性管理，首先要規(guī)范專業(yè)性操作，具體做法為： ①檔案的有效裝訂。工作人員可以參考《文件歸檔整理規(guī)范》中的裝訂模式，且要根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行裝訂變通，但要切記文字材料必須裝訂，不可差錯(cuò)漏掉。另外，對(duì)于必須參考的圖片，一定是記錄清晰正確、耐久性強(qiáng)的圖片。
裝訂檔案要采用左側(cè)裝訂法，牢固、整齊、簡(jiǎn)潔的保管和整理好信息資料。②檔案在裝訂過程中，要注意上孔要和“檔案館號(hào)”齊平； 中孔取上下兩孔的中心，水平方向上要與左邊緣在平行線上； 下孔要與“保管期限”持平，這樣整理好的檔案，不僅能夠便于資料的保管，更加美化了檔案的視覺效果。③檔案的秩序排列要以時(shí)間及重要程度為中心，不要人為破壞資料文件自身的有機(jī)結(jié)構(gòu)，保證資料的完整性，方便資料的快速查找以及資料的有效利用。檔案管理工作人員要根據(jù)實(shí)際情況，將各種文件資料進(jìn)行機(jī)構(gòu)、保管期限、時(shí)間整理，這樣才能使檔案資料的編排合理，提高利用效率。做好檔案管理的基本工作，提高專業(yè)素養(yǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理質(zhì)的跨越。
其次，檔案的安全性管理需要相關(guān)法律法規(guī)的約束，需要做好以下幾個(gè)方面的工作： ①相關(guān)政府部門及相關(guān)單位要加強(qiáng)對(duì)檔案管理的法律法規(guī)宣傳力度，并建立相應(yīng)的獎(jiǎng)罰機(jī)制，約束執(zhí)行過程中的行為，使其規(guī)范化、制度化。相關(guān)規(guī)章制度的建立和完善，能夠促使相關(guān)工作人員全面學(xué)習(xí)法律法規(guī)知識(shí)，提高檔案正確的安全管理意識(shí)，增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，確保檔案各項(xiàng)數(shù)據(jù)、資料的完整性和真實(shí)性。②重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理，如基礎(chǔ)建設(shè)類，施工單位在施工的各個(gè)階段的招投標(biāo)文件、設(shè)計(jì)方案、實(shí)際操作情況及相應(yīng)的圖紙、資料、文件、監(jiān)理的真實(shí)記錄等要進(jìn)行及時(shí)的收集整理，并且由專業(yè)管理人員統(tǒng)一規(guī)范歸檔，保證建設(shè)檔案的真實(shí)性、完整性、連續(xù)性和安全性[3].③檔案庫(kù)房是檔案館建筑中最重要、最特殊的一部分，是為保護(hù)檔案提供基本物資條件的重要場(chǎng)所。檔案庫(kù)房設(shè)計(jì)、建筑的合理性和設(shè)備的經(jīng)濟(jì)實(shí)用性，直接關(guān)系到檔案的安全。還要配備一定的配套設(shè)施，最基本的設(shè)備主要包括空氣調(diào)節(jié)裝置、檔案裝具、檔案保護(hù)技術(shù)設(shè)備、專用信息化設(shè)備、檔案利用設(shè)備、檔案維護(hù)監(jiān)控設(shè)備、檔案搶救與恢復(fù)設(shè)備等。
第三，嚴(yán)格規(guī)范每一細(xì)節(jié)，在強(qiáng)烈的社會(huì)責(zé)任感的鞭策下，不斷地改進(jìn)檔案管理模式，保證其質(zhì)量，并且加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)，全面改善檔案管理現(xiàn)狀，預(yù)防災(zāi)害造成嚴(yán)重的檔案損毀，吸取在玉樹地震中檔案損毀的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。
3 結(jié) 語。
環(huán)境的惡化，氣候的更迭，致使自然災(zāi)害的發(fā)生率頻增，在災(zāi)害中，大量的檔案損毀，造成不可估量的社會(huì)效益損失，尤其是“4·14”玉樹 7. 1級(jí)強(qiáng)烈地震引發(fā)的檔案損毀更是讓人扼腕，為防患于未然，不僅要加固檔案基礎(chǔ)建設(shè)、優(yōu)化管理模式，不斷加強(qiáng)工作人員的專業(yè)素質(zhì)，還要不斷強(qiáng)化相關(guān)法律法規(guī)的約束。在此基礎(chǔ)上，形成良好的、規(guī)范的、科學(xué)的檔案管理體系，利用當(dāng)代先進(jìn)的信息、管理技術(shù)，建立異地備份制度，利用強(qiáng)大的數(shù)據(jù)功能，即使自然災(zāi)害對(duì)紙質(zhì)檔案造成了嚴(yán)重的損毀，電子版的檔案也能發(fā)揮其重要作用，不至于造成毀滅性的災(zāi)害。因此，檔案管理重要性及其安全管理最為關(guān)鍵的在于防患于未然，真正意義上執(zhí)行好檔案管理的每一個(gè)細(xì)節(jié)。
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