做好中學檔案工作的幾點認識論文

　　摘要：當前，中學檔案工作不易開展是普遍的現(xiàn)象。筆者以自己所在的中學為例，就搞好中學檔案工作，提出自己的幾點看法，借以拋磚引玉，共同進步。

　　關鍵詞：中學檔案,集美中學,認識

　　“鰲園博物大觀百聞不如一見，鷺江集美中學萬人共仰千秋！”

　　廈門集美中學系愛國華僑領袖陳嘉庚先生1918年10月18日創(chuàng)辦的，歷史悠久，業(yè)績輝煌，學子遍五洲，聲名播四海，被譽為“中國名�！�。系福建省首批辦好的重點中學、省一級達標學校、省文明單位、省素質教育先進校、省德育基地、省校園安全先進校。是巾幗英雄李林、蔡啟瑞等6名院士、黃永玉等著名文化人士、印尼僑領李尚大等杰出的企業(yè)家的母校。畢業(yè)生三分之一分布在海外，為世界文明做出了突出的貢獻。

　　俊彥輩出的集美中學，在加強教學管理的同時，高度重視檔案工作。我校綜合檔案室創(chuàng)辦于1987年以來，在上級主管部門及學校領導的重視、關心下，檔案室走過了創(chuàng)建中的曲折和困惑，逐步走向常規(guī)化、規(guī)范化，并為學校的教育、教學、行政管理工作出了積極的作用。檔案室先后獲得“廈門市一級檔案室”、“廈門市檔案工作先進集體”、“福建省一級檔案管理單位”。筆者以自己所在的中學為例，就搞好中學檔案工作，提出自己的幾點看法，與檔案界和教育界同行探討。

　　一、完備檔案硬件設施

　　必要的設備硬件是開展檔案工作的前提和基礎。學校首先從重視硬件設施建設入手，加大投入，徹底改變了檔案室的面貌。

　　學校配備了專門的檔案室，并實行檔案辦公室、閱檔室、庫房三分開。學校綜合檔案室面積達120平方米，庫房、辦公、閱檔室有實用面積，設有檔案專柜300只，空調一臺、除濕機一臺、打印機一臺、掃描儀一臺、復印機一臺、電腦一臺并安裝了檔案管理軟件，并被納入校園網(wǎng)，實現(xiàn)了管理的現(xiàn)代化。

　　二、建立檔案工作網(wǎng)絡

　　檔案工作的對象是檔案，如何解決檔案的分散、零亂、質雜、量大等情況與檔案利用中的集中、系統(tǒng)、方便的矛盾？關鍵是建立系統(tǒng)網(wǎng)絡管理。

　　學校檔案工作設立了較完整的檔案管理機構，即健全檔案工作網(wǎng)絡：上設校長分管、辦公室主任主管；檔案室配備專職檔案員1名，專職檔案員具備研究生學歷，具有一定的檔案專業(yè)知識，持證上崗，學校非常重視檔案員的業(yè)務學習和培訓工作，支持其參加檔案局組織的各類培訓；下設各處室、部門兼職檔案員29人，部門負責人負責管理本部門的檔案工作。校專職檔案員長年保持穩(wěn)定；對學校機構、人員的經常性的變化，我校及時調整檔案工作網(wǎng)絡，對兼職檔案員的變化及時進行調整補充，使各處室部門的檔案工作能及時有人兼管，有利于處室、部門檔案工作的開展。

　　學校辦公室還不定期召開各處室、部門的檔案工作會議，對各時期的學校檔案工作進行總結，布置下一階段的檔案工作，并對各部門、處室的檔案的整理、分類、移交等工作進行指導，使校檔案工作能較順利地開展。

　　三、健全各項檔案管理制度

　　學校檔案工作規(guī)章制度是學校檔案人員和廣大師生必須共同遵守的辦事規(guī)程和行動準則，是學校檔案管理的一種行政手段。一套完整的行之有效的建檔、管理、利用等制度，是學校檔案的現(xiàn)代化管理的.堅實基礎。

　　我校已建立一套比較完整的檔案管理制度：制定了《集美中學檔案員工作職責》、《集美中學檔案部門負責人、兼職檔案員工作職責》、《集美中學各部門、處室檔案歸檔范圍及保管期限》、《集美中學文件材料歸檔制度》、《集美中學查檔制度》、《集美中學借檔制度》、《集美中學檔案保管制度》、《集美中學檔案鑒定銷毀制度》、《集美中學檔案保密制度》、《集美中學檔案分類大綱和編號辦法》等制度，并在工作中貫徹落實。

　　到目前為止，已實行了全校各處室、部門、各門類檔案的綜合管理。如無特殊情況，各處室、部門均能定期向學校檔案室移交應歸檔的文件材料，綜合檔案室專職檔案員能及時向有關部門催討應歸檔的文件材料，以保證檔案按年度、按項目及時歸檔。

　　四、做好檔案分類整理工作

　　檔案利用是檔案工作的核心和關鍵，而檔案的分類整理又是檔案利用的關鍵�？茖W而規(guī)范的檔案整理工作，是實現(xiàn)檔案高效利用的有效途徑。

　　我校檔案由文書檔案、科技檔案、會計檔案、教學檔案、照片檔案、實物檔案、資料等七大部份組成。其中文書檔案分為：行政類（辦公室、保衛(wèi)科）、黨務類（黨總支、工會、團隊）、人事類（人事室）；科技檔案分為：科研類、基建類；教學檔案分為：德育類（高中、初中德育處）；學籍類（高中、初中教務處）；教學類（高中、初中教務處）。

　　集美中學作為一所近百年的名校，其檔案可追溯至上世紀初。從2002年開始，校檔案室嚴格遵循國家檔案局2000年12月6日發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》精神，實行新的立卷方法整理，即改卷為件，改類別整理立卷為按機構整理立件，仍按永久、長期、短期分開立件。大大提高了檔案的整理效率和利用效率。

　　學校檔案分類清楚，截至2011年共有：文書檔案共1550卷、3288件；科技檔案314卷；會計檔案2964卷；教學檔案1970卷、3324件；照片檔案16650張；實物檔案81件。檔案總數(shù)達6798卷、6693件、16650張。檔案的整理符合規(guī)范化要求。校檔案室較重視檔案案卷質量，對收集來的檔案資料認真地進行鑒定、分類；能遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，盡量能保持文件材料之間的有機聯(lián)系，保持材料的成套性、完整性；書寫案卷標題力求完整、準確；案卷的裝訂、編目力求美觀、清楚。

　　五、逐步實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理

　　當今社會，數(shù)字化已成為經濟建設和社會管理的主要手段。因此檔案管理手段也要與時俱進，在檔案材料上做到紙質檔案、實物檔案和電子檔案相結合。

　　伴隨著數(shù)字化教學和管理在我校的推廣和應用，學校為檔案室安裝了檔案管理系統(tǒng)。在實踐工作中，文書檔案的使用利用頻率較高，同時其手工方式的整理和檢索十分不方便。因此檔案室率先對1998年以來的文書檔案進行了數(shù)字化歸檔管理。雖然在一定程度上加大了檔案工作人員的工作量，但由于數(shù)字化的檢索方式快捷而準確，大大提高了文書檔案的利用效率，為學校的“評建”等工作提供了有力的支持。

　　另外，校檔案室在本校網(wǎng)站上開辟了“檔案在線專欄”，在校師生和廣大校友可由此專欄查詢相關的信息。除了基本的學籍信息以外，由于我校歷史悠久，校友眾多，尤其是海外校友甚多。校檔案室還將一些年代較早（上世紀20年代、30年代起）的老照片掃描成電子文本，并上傳至網(wǎng)上，以便老校友遠隔重洋也能了解到自己感興趣的圖片資料。

　　六、積極促進檔案的利用

　　搞好學校檔案開發(fā)利用的自的，是為學校發(fā)展大局服務，為廣大師生及校友服務，否則，檔案事業(yè)就沒有必要了，這是檔案工作的出發(fā)點和歸宿。檔案的開發(fā)利用主要包括兩部分：

　　一是健全檢索手段。為此，校檔案室編制了各類檢索工具，如檢姓冊；文書、教學檔案全引目錄；試卷目錄；全宗介紹；專題目錄等，并設專柜保管。這些檢索工具的編制大大促進了我校檔案的利用。以檢姓冊為例，我校較早畢業(yè)的校友（主要指上世紀30年代至80年代的校友）由于當時條件的限制，僅保存了他們的學籍資料，而沒有制定相對應的索引。因此這部分檔案雖然極其有價值，但卻苦于檔案員每次為校友檢索都要花費巨大的時間和精力，效率極低。因此，校檔案室利用四角號碼的原理為創(chuàng)校至今的教職員工和畢業(yè)生制定了“檢姓冊”，實現(xiàn)了這部分檔案的直接利用。而對于近十幾年的檔案，檔案室則對大部分檔案制作了計算機目錄，實現(xiàn)了計算機檢索。

　　二是通過專題編研等方式向用戶提供所需材料。例如：為學校參加“財務審查”等全國、省、市的各級各類檢查、定級、驗收工作提供專題檔案材料；為歷屆校友活動提供校友名單、幫助查找失去聯(lián)系的校友；為校慶活動、舉辦展覽館提供各種資料、照片；為教職工職稱評定提供課時認定、評選各類先進、擔任何種職位的證明材料；為全國各地的內查外調提供證明材料；為上級有關人員及本校撰寫校史提供材料；為歷屆畢業(yè)生提供畢業(yè)證明、成績證明，發(fā)放畢業(yè)證書等等。為了使利用工作更深入，2003年檔案室請有關人員制作了檔案室網(wǎng)頁，輸入文字幾萬字，掃描圖片幾千張，設制了檔案查詢專欄，組織學生錄入學生學籍檔案2萬多人，錄入教職工檔案資料1千多人，從2003年至今已完成學籍檔案錄入幾萬人，校友活動查詢很多都是從網(wǎng)上直接查詢，很受廣大校友歡迎。

　　自建立校綜合檔案室以來，為學校的考評和檢查，為教職員工的考核和評定職稱等工作提供了大量可靠的檔案依據(jù)；為廣大校友尤其是年長校友的團聚敘舊搭建了平臺；為學校畢業(yè)生求職考試提供證明服務；為宣傳推廣學校做好后勤服務工作。

　　為了做好這項工作，還要求檔案員注意以下幾點第一、明確服務方向。必須牢固樹立為教學科研服務、為全校教職工服務、為各級領導和部門服務的思想。第二、正確處理利用與保密的關系。要解決好這個問題，就要正確理解、認識它們的關系對檔案工作的影響，檔案在什么情況下利用，在什么情況下保密，都要以服從黨和國家利益為前提，把二者辯證統(tǒng)一起來。同時，還要認真研究審查檔案內容，根據(jù)有關規(guī)定適當調整保密范圍和等級，擴大利用范圍。第三、熟悉檔案，了解用戶需要，主動積極為用戶服務，完成由封閉型到開放型服務的轉變。

　　結語

　　讓歷史留下清晰的記憶，這是我們的責任；讓歷史記錄我們的光彩，這是我們的愿望；讓歷史告訴未來，這是我們的目的。檔案工作的意義就在這里。新的時代賦予學校檔案工作新的發(fā)展機遇，新的發(fā)展空間，同時也對檔案工作提出了新的發(fā)展課題，提出了新的發(fā)展要求。學校檔案工作只有惟新是圖，奮發(fā)有為，才能不辱使命，建功立業(yè)，在教育工作中發(fā)揮應有的作用。

　　參考文獻

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