打電話的基本禮儀
人所共知,現(xiàn)代社會及是一個信息的社會。對于廣大商界人士而言,信息就是資源,信息就是財富,信息就是生命,所以大家不約而同地對信息重視有加。目前,多種多樣的現(xiàn)代化通訊工具層出不窮。它們的出現(xiàn),為商界人士獲取信息、傳遞信息、利用信息,提供了越來越多的選擇。
通訊,一般有其特定的含義。它是指人們利用一定的電訊設(shè)備,來進行信息的傳遞,被傳遞的信息,既可以是文字、符號,也可以是表格、圖像。在日常生活里,商界人士接觸最多的通訊手段,當今主要有電話、電報、電傳、尋呼、傳真、電子郵件,等等。通訊禮儀,通常即指在利用上述各種通訊手段時,所應(yīng)遵守的禮儀規(guī)范。
考慮到商辦人士的實際需求,以下將著重介紹一下而今應(yīng)用最多、最廣的電話、手機、尋呼機、傳真機以及電子郵件的基本禮儀。
在所有電子通訊手段中,電話出現(xiàn)得最早。迄今為止,它也是使用最廣的。因此,電話禮儀是商界人士所要掌握的重點。對于商界人士來講,電話不僅僅是一種傳遞信息、獲取信息、保持聯(lián)絡(luò)的尋常工具,而且也是商務(wù)人員所在單位或個人形象的一個載體。在商務(wù)交往中,普普通通的接打電話,實際上是在為通話者所在的單位、為通話者本人繪制一幅給人以深刻印象的電話形象。所謂電話形象,即人們在通電話的整個過程之中的語言、聲調(diào)、內(nèi)容、表情、態(tài)度、時間感等等的集合。它能夠真實地體現(xiàn)出個人的`素質(zhì)、待人接物的態(tài)度以及通話者所在單位的整體水平。正是因為電話形象在現(xiàn)代社會中無處不在,而商務(wù)交往又與電話“難解難分”,因此凡是重視維護自身形象的單位,無不對電話的使用給予了高度的關(guān)注。
與日常會話和書信聯(lián)絡(luò)相比,接打電話具有即時性、經(jīng)常性、簡捷性、雙向性、禮儀性等等較為突出的特點。所即時性、經(jīng)常性、簡捷性、雙向性都不難理解,而所謂禮儀性卻不能夠不為之“正名”。
電話的禮儀性特點,直接與前面提到過的“電話形象”密切相關(guān)。它是指不論是打電話還是接電話,都必須以禮待人,克己而敬人。假如不注意在使用電話的過程中講究禮貌,先敬于人,無形之中,將會使自己的人際關(guān)系受到損害。
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