關(guān)于文書(shū)禮儀介紹的文章
禮儀文書(shū)是為禮儀目的或在禮儀場(chǎng)合使用的文書(shū)。在這里，我們指的是禮儀方面的外交文書(shū)和對(duì)外文書(shū)。
禮儀文書(shū)，應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、適當(dāng)?shù)乇磉_(dá)出禮儀上要求，根據(jù)不同的時(shí)機(jī)和對(duì)象，力求把文電寫(xiě)得恰如其分、恰到好處。有時(shí)候，還可根據(jù)具體情況寫(xiě)進(jìn)一定的實(shí)質(zhì)內(nèi)容，以便使禮儀文書(shū)達(dá)到更好的效果。文書(shū)中涉及的時(shí)間、地點(diǎn)和其他有關(guān)資料，均應(yīng)經(jīng)過(guò)核對(duì)，做到翔實(shí)可靠。不應(yīng)把禮儀文書(shū)僅僅視為“應(yīng)景文章”，簡(jiǎn)單抄襲套用現(xiàn)成的格式，以致成了“打官腔，不能用”的文書(shū)。
一、賀函、賀電
在國(guó)家獨(dú)立、國(guó)慶日、建軍節(jié)等節(jié)日，領(lǐng)導(dǎo)人就任、國(guó)王登基，建交日周年、友好條約簽訂周年，友好城市建立日、國(guó)際會(huì)議開(kāi)幕日、重大工程竣工日等，各國(guó)領(lǐng)導(dǎo)人、有關(guān)部門(mén)、有關(guān)團(tuán)體的負(fù)責(zé)人，可視相互關(guān)系的情況，向?qū)Ψ降南鄳?yīng)人員表示祝賀。
賀函和賀電是最常用的祝賀方式。國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人、外長(zhǎng)、駐外使節(jié)一般采用外交函件、外交電報(bào)或正式照會(huì)的方式發(fā)送賀函、賀電。領(lǐng)導(dǎo)人的賀電可通過(guò)有關(guān)駐外使館轉(zhuǎn)遞，也可通過(guò)電報(bào)局或經(jīng)電傳直接拍發(fā)。其他部門(mén)或群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)人可用對(duì)外函件或?qū)ν怆妶?bào)，直接發(fā)送。現(xiàn)略舉數(shù)例：
二、感謝信、感謝電和感謝公告
在訪問(wèn)某國(guó)結(jié)束的時(shí)、在收到賀信或慰問(wèn)信的時(shí)候、在收到友人饋贈(zèng)或得到支援和協(xié)助的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)向?qū)Ψ奖硎局x意�？梢詫�(xiě)信或致電表示感謝，有時(shí)候，也可以采取公告的方式致謝。舉例如下：
三、邀請(qǐng)函、邀請(qǐng)電和復(fù)件
邀請(qǐng)的內(nèi)容十分廣泛：邀請(qǐng)外賓參加各種性質(zhì)不同的集會(huì)、慶祝活動(dòng)、或典禮；邀請(qǐng)外賓來(lái)我國(guó)進(jìn)行友好訪問(wèn)、考察訪問(wèn)或講學(xué)；邀請(qǐng)外賓來(lái)華演出、舉辦展覽或參加交易會(huì)，等等。邀請(qǐng)函、邀請(qǐng)電既要表達(dá)邀請(qǐng)的盛情，有時(shí)還要就活動(dòng)的時(shí)間、方式、費(fèi)用等有關(guān)事項(xiàng)作出必要的說(shuō)明，以便相互間達(dá)成一致和諒解也可另行專(zhuān)門(mén)協(xié)商）。
四、慰問(wèn)函、慰問(wèn)電
遇有天災(zāi)或其他意外的不幸事故或重傷、重病等，友好國(guó)家的政府、有關(guān)組織或友好人士，常致函、致電有關(guān)國(guó)家的政府、有關(guān)組織、受傷者本人或親屬，表示同情和慰問(wèn)。舉例如下：
五、唁函、唁電
唁函、唁電可視情況發(fā)給相應(yīng)的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、或死者的親屬，也可發(fā)給治喪機(jī)構(gòu)。舉例如下：
例1：外交電報(bào)，吊唁總理逝世
XXX（首都名稱(chēng)）
XXX國(guó)代總理XXX閣下：
驚悉XXX國(guó)總理XXX閣下不幸逝世。XXX總理曾為中X關(guān)系的發(fā)展做出了有益的貢獻(xiàn)。我代表中國(guó)政府和中國(guó)人民向XXX國(guó)政府和人民表示深切的哀悼，并對(duì)XXX總理的家屬表示誠(chéng)摯的慰問(wèn)。
中華人民共和國(guó)國(guó)務(wù)院總理XXX
一九XX年X月X日于北京
六、國(guó)書(shū)、全權(quán)證書(shū)、授權(quán)證書(shū)、委任書(shū)等
國(guó)書(shū)是國(guó)家元首為了派遣或召回使節(jié)向接受?chē)?guó)元首發(fā)出的正式文書(shū)，分為派遣國(guó)書(shū)和召回國(guó)書(shū)兩種。目前，由于禮節(jié)的簡(jiǎn)化，在外交實(shí)踐中，已可將召回國(guó)書(shū)合并于派遣國(guó)書(shū)之中。我國(guó)即采取此種做法。
全權(quán)證書(shū)，是授予代表以全權(quán)，由其代表國(guó)家或政府進(jìn)行談判、簽署條約、協(xié)定，或出席國(guó)際會(huì)議的證件。全權(quán)證書(shū)由政府首腦或外交部長(zhǎng)簽署。授權(quán)證書(shū)，是政府部門(mén)首長(zhǎng)指派代表，代表本部門(mén)進(jìn)行談判、簽署條約性文件或出席國(guó)際會(huì)議所出具的證件，由政府有關(guān)部門(mén)首長(zhǎng)簽署。領(lǐng)事任命書(shū)和領(lǐng)事證書(shū)，是關(guān)于領(lǐng)事職務(wù)的證件。
委任書(shū)，是委派國(guó)家特例或政府特使，參加駐在國(guó)特定活動(dòng)的證件，由國(guó)家元首簽署。委托書(shū)，是委托駐外使節(jié)代表政府部門(mén)簽署協(xié)議的證件，由政府有關(guān)部門(mén)首長(zhǎng)簽署。
以上都是進(jìn)行有關(guān)外交活動(dòng)的必備證書(shū)。舉例如下：
七、有關(guān)禮儀事項(xiàng)的通知等
有關(guān)禮儀事項(xiàng)的通知，例如使節(jié)的到離任，某些禮儀程序的安排、某些禮儀程序的安排、某些有關(guān)禮儀的規(guī)定等等，可以使用照會(huì)、函件、備忘錄、通告等各種方式通知有關(guān)機(jī)關(guān)或個(gè)人。
在使用有關(guān)禮儀的文書(shū)電報(bào)時(shí)，應(yīng)注意以下事項(xiàng)：
1．文電中的外國(guó)國(guó)名，應(yīng)使用全稱(chēng)，同一國(guó)名如出現(xiàn)數(shù)次，至少首次應(yīng)用全稱(chēng)。如習(xí)慣用簡(jiǎn)稱(chēng)，可使用正式簡(jiǎn)稱(chēng)。某些特殊國(guó)家，如多米尼加共和國(guó)、多米尼加聯(lián)邦等，不可使用簡(jiǎn)稱(chēng)。文中的單位名稱(chēng)，第一次亦應(yīng)使用全稱(chēng)。對(duì)方的職銜、姓名在作為抬頭出現(xiàn)時(shí)，亦要用全稱(chēng)。
2．文書(shū)格式要合乎規(guī)范，不要用錯(cuò)。非外交機(jī)構(gòu)一般不使用照會(huì)的格式，可使用對(duì)外函件進(jìn)行交往。人稱(chēng)要與文書(shū)格式相適應(yīng)并前后統(tǒng)一。例如，普通照會(huì)一般只用第三人稱(chēng)，但不注意時(shí)容易出現(xiàn)“貴方”、“我方”等稱(chēng)呼，造成混亂不清。簽署者與受文者要相適應(yīng)。人對(duì)人，單位對(duì)單位。如系人對(duì)人，雙方身份要相當(dāng)。
3．文書(shū)中對(duì)人的稱(chēng)呼要合乎禮儀習(xí)慣。
致意語(yǔ)的用法亦要取決于不同場(chǎng)合與習(xí)慣。例如，外交照會(huì)開(kāi)頭時(shí)，常有“向XXX致意并榮幸地……”的引文，在一般對(duì)外函件中不使用。在吊唁、慰問(wèn)等信函中不要用“榮幸地……”等詞句。文尾的致意語(yǔ)，向外交部或大使館發(fā)照會(huì)可用“順致崇高的敬意”；向全代辦處發(fā)的照會(huì)不用“最”字。非外交機(jī)關(guān)使用對(duì)外文書(shū)，可視不同的發(fā)文和受文者選用“最崇高的敬意”、“崇高的敬意”、“最良好的祝愿”、“良好的祝愿”、“最親切的問(wèn)候”、“順致敬意”、“順致問(wèn)候”等。
4．關(guān)于譯文。對(duì)外文書(shū)應(yīng)以中文為正本，必要時(shí)，附以外文譯文。譯文本，應(yīng)用不帶機(jī)關(guān)銜的白紙，并在右上角注明“譯文”字樣。譯文應(yīng)考慮外文的慣用格式，不應(yīng)套用中文格式。我駐外機(jī)構(gòu)，在外文水平有把握、有力量的`情況下，凡純屬一般事務(wù)性的函可只用外文（指駐在國(guó)文字或通用的外國(guó)文字）；對(duì)申請(qǐng)簽證、身份證及一般外交人員的調(diào)職、離任等普通照會(huì)，亦可只用外文。
5．對(duì)外文書(shū)的打印位置要適當(dāng)。抬頭處，受文人的職銜、姓名和稱(chēng)呼應(yīng)在第一行頂格排列（如排不下，也可將職銜單列一行不加標(biāo)點(diǎn)，而把姓名稱(chēng)呼另排一行），然后再下一行前面空一格續(xù)排行文。如文書(shū)較短，不宜把文字都擠在信紙的上半部分，而要留足夠的天頭，使文件美觀大方。
蓋章的位置要適當(dāng)，一般以騎年壓月，上大下�。ㄈ鐜�(guó)徽的印章，國(guó)徽應(yīng)在機(jī)關(guān)銜之上）為宜。
6．要有嚴(yán)密的校對(duì)制度。如發(fā)現(xiàn)文書(shū)、函件等有錯(cuò)字或格式不對(duì)，均應(yīng)重新打印，不得涂改。
7．用紙要合乎規(guī)定。
8．收發(fā)文應(yīng)有簽收手續(xù)，收到涉外文書(shū)應(yīng)及時(shí)處理，不要延誤。
在禮儀社交場(chǎng)合，除了必須處理和運(yùn)用好文書(shū)電報(bào)以外，對(duì)名片的使用也應(yīng)當(dāng)給以重視。名片之所以在現(xiàn)代社會(huì)中得到廣泛的應(yīng)用，因?yàn)樗褂闷饋?lái)簡(jiǎn)便、靈活、雅俗均可，能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)人際交往十分頻繁的需要。
名片現(xiàn)在已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不只是相互通報(bào)姓名的工具，它可以用來(lái)表示祝賀、感謝、介紹、辭行、慰問(wèn)、饋贈(zèng)以至吊唁等多種禮節(jié)。為了表示不同的禮節(jié)，可以在名片左下角用小寫(xiě)字母寫(xiě)上法文的含義；也可以在外片上，用通用的文字寫(xiě)上簡(jiǎn)短的字句。
幾種國(guó)際上通用的法文縮寫(xiě)是：
1．敬賀p.f.(pourfelicitation)
2．謹(jǐn)唁p.c.(pourcondoleance)
3．謹(jǐn)謝p.r.(pourremerciement)
4．介紹p.p.(pourpresentation)
5．辭行p.p.c.(pourprendreconge)
6．恭賀新年p.f.n.a.(pourfeliciterlenouvelan)(大小寫(xiě)均可)
7．謹(jǐn)贈(zèng)，不用縮寫(xiě)字母，而是在姓名上方寫(xiě)上Avecsescompliments
現(xiàn)在人們?nèi)找嬷v究名片的印制。當(dāng)然，印制精美、考究的名片，會(huì)惹人喜愛(ài)；但印制樸素大方的名片，只要運(yùn)用得當(dāng)，仍會(huì)獲得人們的重視和尊重。
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