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商務(wù)宴請(qǐng)邀約及應(yīng)邀禮儀

時(shí)間:2021-06-10 14:21:12 禮儀常識(shí) 我要投稿

商務(wù)宴請(qǐng)邀約及應(yīng)邀禮儀

  商務(wù)宴請(qǐng)邀約禮儀是商務(wù)宴請(qǐng)中至關(guān)重要的一個(gè)環(huán)節(jié),邀約的成功與否直接影響著前期的準(zhǔn)備以及后續(xù)的正常進(jìn)行。

  商務(wù)宴請(qǐng)邀約的原則

  1.專業(yè)化

  2.明確化

  商務(wù)宴請(qǐng)邀約的方式:

  商務(wù)宴請(qǐng)邀約的方式有正式邀約與非正式邀約。正式的邀約多采用書面的形式,注重邀請(qǐng)的形式。非正式的邀約,通常是以口頭形式來表現(xiàn)的。

  正式的邀約可以分為電話邀約、面對(duì)面邀約、請(qǐng)柬邀約、書信邀約、傳真邀約、電報(bào)邀約、便條邀約等具體形式。它適用于正式的商務(wù)交往中。

  非正式的邀約有面對(duì)面邀約、托人邀約以及打電話邀約等不同的形式。它多適用于商界人士非正式的接觸之中。正式邀約可統(tǒng)稱為書面邀約,非正式邀約則可稱為口頭邀約。在比較正規(guī)的商務(wù)往來之中,應(yīng)該以正式的邀約作為邀約的主要方式。

  請(qǐng)柬邀約

  在正式邀約的'多種方式中,請(qǐng)柬邀約檔次最高,也是最為常用的邀約方式。如宴會(huì)、舞會(huì)、紀(jì)念會(huì)、慶祝會(huì)、發(fā)布會(huì)、單位的開業(yè)儀式等等,采用請(qǐng)柬邀請(qǐng)佳賓,不僅能和其他的邀約區(qū)分開來,而且顯得更加的莊重和展現(xiàn)邀約的誠(chéng)意。

  傳真邀約

  傳真邀約是利用傳真機(jī)發(fā)出傳真對(duì)被邀請(qǐng)者所進(jìn)行的一種邀約。

  在具體格式、文字方面,其作法與書信邀約差不多。傳真邀約的好處就是利用了現(xiàn)代化的通訊設(shè)備,傳遞會(huì)更為迅速,并且不易丟失。

  電報(bào)邀約

  電報(bào)邀約即以拍發(fā)專電的形式對(duì)被邀者所進(jìn)行的邀約。

  電報(bào)邀約與書信邀約在文字上,都熱情、友好、懇切、得體的表述邀約的具體內(nèi)容,除此之外,由于電報(bào)本身的原因,電報(bào)邀約要求更加簡(jiǎn)練明了的表述內(nèi)容。

  電報(bào)邀約速度快,準(zhǔn)確率高。因此多用于邀請(qǐng)異地的客人。在具體內(nèi)容上,它與書信邀約大致類似。

  便條邀約

  便條邀約即將邀約寫在便條紙上,然后留交或請(qǐng)人帶交給被邀請(qǐng)者。在書面邀約諸形式之中,它顯得最為隨便。然而因其如此,反而往往會(huì)使被邀請(qǐng)者感到親切、自然。

  便條邀請(qǐng)的內(nèi)容,是有什么事寫什么事,寫清楚為止。它所選用的紙張,應(yīng)干凈、整潔為好。

  用以邀約他人的便條不管是留交還是帶交對(duì)方,均應(yīng)裝入信封之中。

  便條邀約他人的示范

  ×××先生:

  茲與××公司××董事約定,下周二(4月5日)中午12時(shí)在全聚德共進(jìn)工作餐。敬請(qǐng)光臨。

  ××× 留上 3月27日

  商務(wù)宴請(qǐng)應(yīng)邀者禮儀:

  1.認(rèn)真對(duì)待邀約

  任何書面形式的邀約,都只有在邀請(qǐng)者經(jīng)過慎重考慮,認(rèn)為確有必要之后,才會(huì)發(fā)出的。所以應(yīng)邀者接到邀約,都必須及時(shí)地、正確地進(jìn)行處理。

  不論能不能接受對(duì)方的邀約,均須按照禮儀的規(guī)范,對(duì)邀請(qǐng)者待之以禮,給予明確、合“禮”的回答:或者應(yīng)邀,或者婉拒。置之不理,厚此薄彼,草率從事,這些做法都是不合乎商務(wù)場(chǎng)合應(yīng)該有的禮儀。

  2.積極做出反應(yīng)

  商界人士在接到以書面通知為形式的正式邀約后,必須認(rèn)定:邀請(qǐng)者是真心實(shí)意地希望自己能夠接受邀請(qǐng)的。對(duì)方邀請(qǐng),尤其是以書面形式正式地邀約我方,基本上都是對(duì)應(yīng)邀者尊重與友好的表示。所以在接到邀約后,應(yīng)當(dāng)作出積極的禮貌性的反應(yīng)。

  3.準(zhǔn)確回復(fù)邀約

  積極反應(yīng)的第一步,是要盡快答復(fù)邀請(qǐng)者自己能否接受其邀請(qǐng)。

  為了使邀請(qǐng)者做到對(duì)他所發(fā)起的邀約胸有成竹、避免失誤,任何被邀請(qǐng)者在接到書面邀請(qǐng)之后,不論邀請(qǐng)者對(duì)于答復(fù)者有無規(guī)定,出于禮貌,都應(yīng)盡早將自己的決定通知給對(duì)方。

  4.應(yīng)邀者回函禮儀

  對(duì)書面邀約所進(jìn)行的答復(fù),通常采用書信的形式。在商務(wù)禮儀中被稱為回函;睾旧隙夹枰H筆書寫,以示重視。如果打印回函,則至少應(yīng)當(dāng)親筆簽名。

  不管是接受函還是拒絕函,均須在接到書面邀約之后三日之內(nèi)回復(fù),而且回得越早越好。

  在回函的行文中,應(yīng)當(dāng)對(duì)邀請(qǐng)者尊重、友好的邀請(qǐng)作出明確的答復(fù)。如果拒絕,則講明理由。

  回函的格式可參照邀請(qǐng)者發(fā)來的書面邀約。在人稱、語氣、措辭、稱呼等方面與邀請(qǐng)函不想上下。

  在寫接受函時(shí),應(yīng)將有關(guān)的時(shí)間與地點(diǎn)重復(fù)一下,以便與邀請(qǐng)者“核實(shí)”無誤。在寫拒絕函時(shí),則不必這樣做。

  回函通知邀請(qǐng)者自己決定接受邀請(qǐng)后,最好不要失約了。這類臨時(shí)的取消,會(huì)給邀請(qǐng)者帶來許多麻煩。

  拒絕邀約的理由應(yīng)當(dāng)充分。臥病、出差、有約在先等等,均可采用。

  在回絕邀約時(shí),萬勿忘記向邀約者表示謝意,或預(yù)祝其組織的活動(dòng)圓滿成功。

  例子:接受邀約的回函示范一則

  華夏集團(tuán)董事長(zhǎng)劉曉先生非常榮幸地接受盛澤集團(tuán)總裁溫升先生的邀請(qǐng),將于4月20日上午10時(shí)準(zhǔn)時(shí)出席盛澤集團(tuán)開業(yè)儀式。謹(jǐn)祝開業(yè)大吉

  例子:拒絕邀約的回函示范一則

  尊敬的盛澤先生:

  我深懷歉疚地告訴您, 由于本人明晚將乘機(jī)飛往英國(guó)倫敦洽談生意,故無法接受您的邀請(qǐng),前往紐約飯店出席貴公司舉辦的迎春茶話會(huì)。恭請(qǐng)見諒。

  對(duì)于邀約上書面規(guī)定的赴約要求,被邀請(qǐng)者在原則上都應(yīng)當(dāng)接受,并且“照章辦事”。

  如何讓應(yīng)邀者盡快回復(fù)邀請(qǐng)

  為了讓被邀請(qǐng)者對(duì)邀約盡快回復(fù),邀請(qǐng)者在發(fā)出書面邀約時(shí),應(yīng)該對(duì)被邀請(qǐng)有所暗示,請(qǐng)對(duì)方能否到場(chǎng)必須作出答復(fù)。

  通常,類似的規(guī)定往往會(huì)在書面邀約的行文中出現(xiàn)。例如,要求被邀請(qǐng)者“如蒙光臨,請(qǐng)子函告”,“能否出席,敬請(qǐng)答復(fù)”,以及“盼賜惠復(fù)”,等等。


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