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檔案室管理制度

時間:2024-05-30 11:31:32 管理制度 我要投稿

(必備)檔案室管理制度10篇

  在我們平凡的日常里,需要使用制度的場合越來越多,制度是要求成員共同遵守的規(guī)章或準則。你所接觸過的制度都是什么樣子的呢?以下是小編幫大家整理的檔案室管理制度,希望對大家有所幫助。

(必備)檔案室管理制度10篇

檔案室管理制度1

  一、檔案室是各類文書資料、業(yè)務(wù)檔案保存使用的場所,列為安全管理要害部位,工作人員應(yīng)特別做好安全工作;

  二、檔案室是機密部位,非工作人員未經(jīng)批準,不得隨便進入室內(nèi);

  三、機密以上文件不準隨便摘抄、復(fù)印,防止泄密;

  四、各類資料進入檔案室,必須嚴格登記制度、借還制度,機密資料、各類檔案嚴防丟失、嚴防泄密事件的發(fā)生;

  五、檔案室應(yīng)通風、透氣、干燥,做好防濕、防蟲蛀的工作;六、室內(nèi)消防器材常年完好,性能良好有效;

  七、嚴禁將任何火種帶入室內(nèi),任何人不準在檔案室內(nèi)吸煙;八、門窗堅固防盜,工作人員隨手關(guān)窗鎖門,假期、節(jié)日要特別加強看護,確保安全;檔案鑒定銷毀制度

  一、檔案鑒定工作,就是甄別和鑒定檔案的價值,并根據(jù)它們的不同價值確定不同的保管期限,以便把需要長久保存的檔案,妥善地保存起來,準確地剔除無價值的檔案材料;

  二、檔案鑒定組織形式:檔案鑒定銷毀工作,在駐地辦檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組領(lǐng)導(dǎo)下進行,小組成員由主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)職能部門負責人及檔案機構(gòu)人員三方面組成

  三、根據(jù)上級檔案部門的指導(dǎo)性文件及駐地辦檔案歸檔范圍和保管期限表的.規(guī)定,對檔案進行鑒定,應(yīng)堅持實事求是的原則,從實際發(fā)出,正確判定檔案價值;

  四、進行檔案鑒定時,須由綜合檔案室和有關(guān)科室部門組成鑒定小組共同進行,采取直接鑒定的方法,根據(jù)文件內(nèi)容逐卷、逐件、逐頁地進行審查鑒定,準確地進行分析,判定其價值;

  五、檔案鑒定的標準、依據(jù):文書檔案應(yīng)按照本單位文書檔案保管期限表進行,其他專業(yè)檔案按照各專業(yè)檔案管理規(guī)定進行;

  六、檔案的銷毀;檔案鑒定后,對沒有保存價值或保管期限已滿失去保存價值需要銷毀的檔案,都必須編制銷毀清冊,報請分管檔案的領(lǐng)導(dǎo)批準,由辦技術(shù)室和試驗室審查鑒銷;檔案銷毀時,要派兩個以上專人鑒銷,并在銷毀清冊上簽名加蓋駐地辦紅章;

檔案室管理制度2

  一、移交檔案室的檔案資料必須經(jīng)過系統(tǒng)整理,質(zhì)量符合歸檔要求;檔案室在接收檔案的同時,還應(yīng)接收符合規(guī)范要求的紙質(zhì)等材料要求;

  二、移交方在移交紙質(zhì)檔案入庫時,必須移交文件級電子目錄,有條件的也可移交電子文件;

  三、期刊、報紙等資料應(yīng)按種類、年度和月份整理,并以年度或月份為單位裝訂成冊,編制目錄,原則上一月或一季移交一次;

  四、照片檔案應(yīng)按國家標準照片檔案管理規(guī)范的要求進行整理,不符合入庫條件的照片檔案,如:缺少文字說明、編號不明確、目錄制作不詳細、無照片檔案冊等,不予接收進庫;

  五、征集的零散照片,應(yīng)由經(jīng)辦科室在收到之日起30日內(nèi)整理完畢,并向綜合檔案室辦理入庫手續(xù);辦形成的照片檔案,在照片沖洗加工后15日內(nèi),由攝影者或經(jīng)辦科室整理完畢,并向局檔案室移交;

  六、對移交進庫的檔案、資料,庫房管理人員應(yīng)實施安全保管檢查,如發(fā)現(xiàn)生蟲、潮濕、霉變、灰塵過大等安全隱患,應(yīng)責令移交方及時采取措施進行處理;符合進庫要求后,方可辦理移交手續(xù);

  七、辦理檔案、資料移交手續(xù)時,移交方應(yīng)提供檔案、資料移交進庫清冊,以便檢驗;

  八、對符合入庫條件的檔案、資料,庫房管理人員逐卷冊逐件張、頁進行清點、上架并制作標簽,予以標識;對隨同檔案一并移交的紙質(zhì)目錄和電子目錄等,管理人員要進行必要的`質(zhì)量檢查和核對;

  九、交接雙方應(yīng)當面辦理入庫交接手續(xù),不得事后補辦或委托他人辦理;交接完畢后,交接雙方經(jīng)辦人應(yīng)在檔案、資料移交清冊上簽名或蓋章;

  十、室存檔案、資料經(jīng)鑒定須銷毀的,應(yīng)編制銷毀清冊,編寫銷毀報告,上報檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組審批;銷毀完畢后,應(yīng)編制館藏檔案移出清冊和情況說明;

  十一、室存檔案、資料經(jīng)批準離庫或因閱覽出庫,管理人員須按規(guī)定辦理出庫手續(xù),并在出庫單上注明出庫原因、時間及歸還日期,到期后負責督促檔案資料的歸還;

檔案室管理制度3

  一、檔案室是檔案資料保護和貯存的重要基地,是提供利用檔案資料的重要場所,除經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準外,非檔案管理科室或部門的工作人員不得入內(nèi);

  二、檔案室設(shè)專人負責管理,要求專職檔案管理員,并盡量保持人員固定;檔案室應(yīng)采取有效的防護措施,保證檔案安全;

  三、檔案進出檔案室,要建立嚴格的登記制度,包括檔案收理入室,存檔檔案調(diào)出室內(nèi)外及日常的.調(diào)閱、歸還,并確保檔案在搬動過程中的保護工作;

  四、檔案室應(yīng)設(shè)有防盜、防火、防潮、防曬、防塵、防鼠、防蟲、防磁等“八防”的設(shè)備和措施;磁介質(zhì)檔案應(yīng)用防磁檔案柜存放;

  五、檔案室內(nèi)應(yīng)當安置溫濕度計,環(huán)境的溫濕度應(yīng)相對穩(wěn)定,檔案室的溫度應(yīng)控制在14—24℃之間,相對濕度應(yīng)控制在40—60%之間;六、檔案室內(nèi)應(yīng)保持整潔、衛(wèi)生,不得堆放易燃易爆物品和與檔案無關(guān)的物品;

  七、嚴禁在檔案室范圍內(nèi)吸煙;

  八、每天下班前,應(yīng)關(guān)閉檔案室門窗,切斷電源,確保檔案安全;九、定期打掃檔案室衛(wèi)生,保持檔案室與檔案的清潔;

檔案室管理制度4

  一、認真貫徹執(zhí)行國家、路項目檔案管理辦法和上級有關(guān)檔案工作的規(guī)章制度;

  二、熱愛本職工作,有較強的責任心和事業(yè)心,努力學習檔案管理的知識,不斷提高檔案管理水平;

  三、負責本科室或部門文件材料的整理、保管、借閱、移交工作,綜合室做好駐地辦的往來文件、表格、資料的收發(fā)、登記工作;

  四、及時收集、整理監(jiān)理工作中形成的各類資料;監(jiān)理資料應(yīng)隨著工程實施進展而及時整理,杜絕事后搞突擊整理資料的.做法;

  五、熟悉和掌握本科室或部門的檔案情況,協(xié)助專職檔案員做好對檔案資料進行相關(guān)檢查、清理、調(diào)整和統(tǒng)計工作,做到帳物相符;

  六、負責做好駐地辦相關(guān)監(jiān)理資料的整理和打印工作,以及駐地辦相關(guān)辦公設(shè)備的保管工作;

  七、做好駐地辦相關(guān)技規(guī)范、圖集、定額、資料的保管和借閱,協(xié)助辦查閱監(jiān)理日志和監(jiān)理旁站記錄,查看監(jiān)理的一些重要發(fā)文,如監(jiān)理工程師通知單、開工報告的審批、施工組織設(shè)計的審批、暫停令等是否在監(jiān)理日志上有記載等;

  八、協(xié)助專職檔案員根據(jù)需要編制各種檢索工具,積極提供利用,并及時填寫利用效果登記簿;

  九、協(xié)助兼職檔案人員和專業(yè)技術(shù)人員做好應(yīng)歸檔文件材料的積累、立卷、歸檔、修改和補充;

  十、對已到保管期限的檔案,會同有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)人員和專職檔案員一同進行鑒定、銷毀;

  十一、嚴格執(zhí)行保密制度,非經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準不得擴大檔案的利用范圍,不得擅自銷毀檔案材料,認真做好本科室或部門的檔案安全保衛(wèi)工作;

  十二、協(xié)同專職檔案員做好對單位的工程文件的形成、積累、立卷進行監(jiān)督檢查;并及時督促各單位做好一下工作:a。工序報檢是否跟得上工程的實際進展;b。見證取樣頻率是否滿足有關(guān)規(guī)定;c。試驗檢驗報告上的數(shù)據(jù)是否符合規(guī)范設(shè)計規(guī)定;d。自檢資料的分類歸檔是否符合地方檔案館的有關(guān)規(guī)定;

  十三、負責辦有關(guān)物品的領(lǐng)用和保管工作;十四、按時完成交辦的其他工作;

檔案室管理制度5

  一、檔案室要積極主動地開展檔案資料的提供利用工作,同時嚴格借閱手續(xù),保證檔案資料的絕對安全;

  二、借閱者查閱檔案要在檔案室或辦公室進行;檔案一般不外借,需要外借的檔案要限期歸還,外單位借閱檔案須持單位介紹信;

  三、檔案資料用完閱畢后要及時歸還檔案室,經(jīng)檢查無損后放回原處,如遇特殊情況繼續(xù)借閱者,應(yīng)主動辦理續(xù)借手續(xù);

  四、借閱者必須愛護檔案資料,嚴禁在檔案資料上加注、勾畫、涂改折疊,不得銷毀、抽折文件,如發(fā)現(xiàn)上述情況,將追究其相關(guān)責任,視受損程度酌情處理;

  五、借閱者未經(jīng)檔案室人員允許,對查閱的`檔案資料不得擅自摘錄、拍照、復(fù)制等,凡經(jīng)允許摘錄、復(fù)制的資料,必須經(jīng)檔案人員審查和核對;

  六、借閱資料若需復(fù)印,要專人辦理;

  七、對抄錄、復(fù)制的檔案材料應(yīng)妥善保存,任何人都無權(quán)公布;八、檔案室應(yīng)保持清潔、肅靜,嚴禁借閱者在檔案室吸煙、吐痰和大聲喧嘩;

檔案室管理制度6

  一、凡本檔案室保管的檔案資料,一般只限于本單位各科室或部門借閱使用,外單位借閱利用的,必須持有單位介紹信或證明,經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準方可借閱;

  二、借閱檔案資料時間最長期限為5天,用完后立即歸還,如需繼續(xù)使用,應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù);

  三、借閱者必須愛護檔案資料,不得私自拆散案卷和撕去其中文件內(nèi)容,不得隨意圈畫、涂改、抽取、撤換檔案材料,未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準和檔案管理人員的.同意,不得翻印復(fù)制;

  四、本單位職工個人因工作需要查閱有關(guān)檔案資料的,須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準;

檔案室管理制度7

  一、嚴格執(zhí)行檔案管理辦法、路竣工資料編制管理辦法、路檔案管理制度、公路建設(shè)項目文件材料立卷歸檔管理辦法交辦發(fā)﹝20xx﹞382號、交通建設(shè)項目檔案管理文件匯編等相關(guān)文件有關(guān)檔案規(guī)章制度;

  二、對本單位的文書檔案、項目基建檔案等實行集中統(tǒng)一管理,任何科室、部門和個人不得據(jù)為己有,或遲遲不向檔案部門移交;三、對破損具有長期或永久保存價值的檔案資料需進行修復(fù)和復(fù)制;

  四、建立檔案登記統(tǒng)計制度,對檔案資料的'收進、送出、保管利用等情況進行登記和統(tǒng)計;

五、定期對檔案保管工作進行檢查,確保檔案資料的安全;

檔案室管理制度8

  一、嚴格執(zhí)行檔案法和保密法,自覺遵路項目和國家的制度,守保密紀律和相關(guān)積極采取措施,確保檔案秘密;

  二、嚴格執(zhí)行檔案管理制度,按照審批權(quán)限和借閱范圍借閱檔案資料,檔案管理人員不得將檔案擅自帶出閱檔室,也不得擴大借閱范圍;

  三、對保管的'檔案資料內(nèi)容、數(shù)量、存放位置等保密事項,不得外傳和泄密;

  四、不得在公共場所和對非檔案工作人員談?wù)摍n案秘密,嚴禁在私人通訊中涉及檔案秘密;

  五、檔案工作人員不得擅自帶人進入檔案庫房,更不得讓非檔案管理人員自己查找翻閱柜內(nèi)檔案;

  六、非本檔案室工作人員未經(jīng)允許,禁止進入檔案庫房;

  七、禁止私自出賣屬于青臨高速項目和國家所有的檔案、資料;

  八、因工作需要攜帶檔案外出,必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意,并采取有效的安全措施;

  九、銷毀檔案資料時需進行登記,按照保密規(guī)定派專人負責監(jiān)銷,須兩人以上監(jiān)督,嚴防泄密;

  十、定期對保密工作進行檢查,堵塞漏洞,確保檔案安全;

  十一、檔案室鑰匙由專職檔案員專管、專用,實行壹把鑰匙制度;

檔案室管理制度9

  一、保持環(huán)境衛(wèi)生,不隨地吐痰,不亂扔垃圾;

  二、每天上班提前打掃衛(wèi)生,做好室內(nèi)無垃圾;辦公桌上用品要整潔、有序;

  三、保持個人清潔衛(wèi)生,衣著整齊,上班時間不準穿拖鞋;

  四、及時做好檔案室辦公用品電腦、打印機、辦公桌椅等的維護及清潔;

  五、節(jié)假日或重要活動,要清掃衛(wèi)生及檔案室,做到窗明幾凈;

檔案室管理制度10

  一、專職檔案員要有高度的責任感,熟悉業(yè)務(wù)知識,嚴守檔案機密,不斷提高自己的政治和業(yè)務(wù)水平;

  二、在的指導(dǎo)下開展工作,做到認真負責、準確、及時;三、負責制定本單位的信息管理有關(guān)規(guī)章制度,并按照辦檔案室管理制度,做好檔案室管理工作;

  四、負責收集、整理、鑒定、保管和統(tǒng)計辦各科室和部門的檔案資料,要主動、及時、全面、系統(tǒng)地收集、整理、保管檔案,做到材料齊全,裝訂整齊,存放安全;

  五、對由檔案室組卷的科技檔案,負責接收、分類、裝訂、編號、入室工作;

  六、負責檔案的防護及檔案的借閱、登記工作,按照借閱檔案材料規(guī)定,履行有關(guān)手續(xù),態(tài)度熱情,服務(wù)周到,積極提供利用;

  七、做好檔案的相關(guān)統(tǒng)計工作,負責上報各項統(tǒng)計報表;八、配合本單位的信息管理系統(tǒng)做好有關(guān)信息的采集、整理、錄入工作;

  九、做好檔案資料的安全工作,做到防火、防盜、防塵、防蛀、防霉、防潮、放光,確保檔案的完整性和存放壽命;

  十、做好檔案資料的保密工作,凡需要保密的檔案須及時封存,調(diào)用查閱由批準,不準閑雜人員隨意查閱;

  十一、根據(jù)規(guī)定定期做好檔案鑒定工作,對已到期檔案材料提出銷毀意見,報檔案鑒定工作小組及主管領(lǐng)導(dǎo)審批后處理;

  十二、負責對辦各科室或部門立卷機構(gòu)的`文件材料立卷進行指導(dǎo)、檢查和監(jiān)督工作;

  十三、要忠于職守,刻苦業(yè)務(wù),編制必要的查考工具和參考資料,熟悉檔案內(nèi)容,調(diào)閱檔案做到準確、迅速;

  十四、愛護檔案資料、庫房設(shè)備,注意清潔衛(wèi)生,控制好溫度,隨時關(guān)好門、窗;

  十五、對檔案工作做出貢獻者給予獎勵,對違反規(guī)定,工作不負責任,擅自提供、抄錄、公布屬國家所有檔案以及保密的檔案或玩忽職守造成檔案損失的應(yīng)給予紀律處分,嚴重者追究刑事責任;

  十六、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他任務(wù);

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