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公司公文管理制度（精選6篇）
在我們平凡的日常里，制度的使用頻率逐漸增多，制度泛指以規(guī)則或運(yùn)作模式，規(guī)范個(gè)體行動(dòng)的一種社會(huì)結(jié)構(gòu)。這些規(guī)則蘊(yùn)含著社會(huì)的價(jià)值，其運(yùn)行表彰著一個(gè)社會(huì)的秩序。那么制度的格式，你掌握了嗎？下面是小編為大家整理的公司公文管理制度，歡迎大家借鑒與參考，希望對(duì)大家有所幫助。
公司公文管理制度 1
1.目的：
為進(jìn)一步加強(qiáng)公司的公文管理，嚴(yán)格公文處理程序，提高公文運(yùn)轉(zhuǎn)時(shí)效，明確公文承辦要求，實(shí)施公文管理工作的規(guī)范化、制度化，特制定本制度。
2.適用范圍：
本制度適用于集團(tuán)總公司、子公司。
3.職責(zé)范圍
3.1集團(tuán)總裁辦
3.1.1總裁辦是公司公文處理的管理部門。
3.1.2負(fù)責(zé)公文收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀等工作。同時(shí)負(fù)責(zé)指導(dǎo)各部門和各子公司的文件處理工作。
3.1.3負(fù)責(zé)建立健全公司文件管理制度，負(fù)責(zé)本制度的制定與修改。負(fù)責(zé)本制度的實(shí)施。
3.2集團(tuán)其它各部門、子公司
3.2.1不得以集團(tuán)名義自行對(duì)外正式行文。
3.2.2負(fù)責(zé)按本制度規(guī)定執(zhí)行
4.公文處理原則
4.1公文處理原則
4.1.1公文處理包括公文擬制、辦理、管理、立卷歸檔等一系列銜接有序的工作。
4.1.2公文處理應(yīng)按照行文要求和公文處理規(guī)范進(jìn)行，做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全、保密。
5.公文的種類：
5.1公文的定義
5.1.1公司公文是實(shí)施管理、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范格式的公務(wù)文書，是傳達(dá)、發(fā)布指示、請(qǐng)示和答復(fù)問題，指導(dǎo)和商洽工作、報(bào)告情況、交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。
5.1.2常用的公文種類
常用的公文種類有：決定、決議、意見、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、規(guī)定、函、會(huì)議紀(jì)要等。
(一)決定、決議：對(duì)重要事項(xiàng)重大行為做出安排，用“決定”；經(jīng)會(huì)議討論通過并要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)，用“決議”。
(二)意見：用于對(duì)組織工作重要問題提出見解和處理辦法。
(三)通知：用于傳達(dá)上級(jí)部門指示，要求下級(jí)部門辦理和需要周知和共同執(zhí)行的事項(xiàng)。
(四)通報(bào)：用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神、交流重要情況。
(五)報(bào)告、請(qǐng)示：向上級(jí)部門匯報(bào)工作、反映情況、提出建議用“報(bào)告”；向上級(jí)部門請(qǐng)示指示、批準(zhǔn)用“請(qǐng)示”。
(六)規(guī)定：用于對(duì)特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范。
(七)函：是相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向無隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門提出請(qǐng)求的公文。
(八)會(huì)議紀(jì)要：傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神，要求全公司共同遵守執(zhí)行。
6.公文格式和行文規(guī)則
6.1公文格式和行文規(guī)則
6.1.1公文用紙幅面及版面尺寸
(1).公文用紙幅面尺寸
公文用紙采用GB/T148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm。
(2).公文頁(yè)邊與版心尺寸
公文用紙?zhí)祛^(上白邊)為：37mm±1mm，公文用紙訂口(左白邊)為：28mm±1mm，版心尺寸為：156mm×225mm(不含頁(yè)碼)。
6.1.2公文中圖文的顏色
除紅頭文件外，未作特殊說明的公文中圖文的顏色均為黑色。
6.1.3排版規(guī)格與印制裝訂要求
(1).排版規(guī)格
正文用4號(hào)宋體字，一般每面排22行，每行排28個(gè)字。
(2).制版要求
版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過1mm。
(3).印刷要求
單面印刷；頁(yè)碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)BL100%，紅色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)Y80%，M80%。印品著墨實(shí)、均勻；字面不花、不白、無斷劃。
(4).裝訂要求
公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁(yè)。包本公文的'封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁(yè)頁(yè)碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷旧舷赂?/4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm-5mm；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后背不可散頁(yè)明訂。裁切成品尺寸誤差±1mm，四角成90°，無毛茬或缺損。
6.2公文中各要素標(biāo)識(shí)規(guī)則
組成公文的各要素可劃分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁(yè)紅色反線(寬度同版心，即156mm)以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線(不含)以下至主題詞(不含)之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。
6.2.1眉首
(1).公文份數(shù)序號(hào)
公文份數(shù)序號(hào)是將同一文稿印制若干份時(shí)每份公文的順序編號(hào)。如需標(biāo)識(shí)公文份數(shù)序號(hào)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識(shí)在版心左上角第1行。
(2).秘密等級(jí)和保密期限
密級(jí)公文應(yīng)分別標(biāo)明“密級(jí)”字樣，用3號(hào)黑體字，頂格；密級(jí)分為ABC三個(gè)等級(jí)。密級(jí)程度應(yīng)由發(fā)文主管單位領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容確定。如需標(biāo)識(shí)和保密期限，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行。
(3).緊急程度
如需標(biāo)識(shí)緊急程度，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字。
(4).發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)
由公司全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱后面加“文件”組成，即“湖南九州集團(tuán)有限公司(文件)”或“九州集團(tuán)”；對(duì)一些特定的公文可做相應(yīng)的改變，如通知即可寫為“湖南九州集團(tuán)有限公司(通知)”。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為25mm。
發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識(shí)。字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。
(5).發(fā)文字號(hào)
發(fā)文字號(hào)包括公司、部門字號(hào)、年號(hào)、順序號(hào)。
�、谌绨l(fā)文單位為總裁辦，則具體格式為：
發(fā)文字號(hào)之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。
(6).簽發(fā)人
公文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。簽發(fā)人用3號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)楷體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，特殊情況手簽簽發(fā)人姓名。
如有多個(gè)簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號(hào)與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。
公司公文管理制度 2
1.總則
為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，特制訂本制度。
2.文件管理內(nèi)容主要包括：
上級(jí)函、電、來文，同級(jí)函、電、來文，本公司上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。按照分工的原則，全公司各類文件由辦公室歸口管理。
3.收文的管理
3.1公文的簽收
3.1.1凡來公司公啟文件(除公司領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由收發(fā)員登記簽收(由上級(jí)或郵電局機(jī)要通訊員直送機(jī)要室的機(jī)要文件除外)后分別交辦公室機(jī)要秘書拆封。在簽收和拆封時(shí)，收發(fā)員和機(jī)要秘書均要注意檢查封口和郵戳。對(duì)于口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對(duì)密件開口和國(guó)外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。
3.1.2對(duì)上級(jí)機(jī)要部門發(fā)來的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的“四對(duì)口”核定，如果其中一項(xiàng)不對(duì)口，應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)機(jī)要部門，并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。
3.2公文的編號(hào)保管
3.2.1辦公室文書對(duì)上級(jí)來文拆封后應(yīng)及時(shí)附上“文件處理傳閱單”，并分類登記編號(hào)、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領(lǐng)導(dǎo)親啟文件，公司領(lǐng)導(dǎo)啟封后，也應(yīng)交辦公室辦理正常手續(xù)。
3.2.2本公司外出人員開會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)分別送交辦公室文書進(jìn)行登記編號(hào)保管，不得個(gè)人保存。
3.3公文的閱批與分轉(zhuǎn)
3.3.1凡正式文件均需分別由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由機(jī)要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要月即辦。
3.3.2一般函、電、單據(jù)等，分別由辦公室機(jī)要秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件，應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
3.3.3為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，機(jī)要秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到公司領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過2天(特殊情況例外)。
3.4文件的傳閱與催辦
3.4.1傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍或公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
3.4.2閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交機(jī)要室，閱批文件一般不得超過2天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見”，辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。
3.4.3閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
3.4.4文件閱完后，應(yīng)送交辦公室機(jī)要秘書，切忌橫傳。
3.4.5辦公室機(jī)要秘書對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。
3.4.6按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件，或由辦公室機(jī)要室通知到機(jī)要室閱文。
4.發(fā)文的管理
4.1發(fā)文的規(guī)定
4.1.1全公司上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力集中于公司，各群眾團(tuán)體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
4.1.2各群眾團(tuán)體、部門需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)向公司提出發(fā)文申請(qǐng)，并將文件底稿交廠辦審核。公司同意發(fā)文，則由公司按機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以公司×字發(fā)文。
4.1.3對(duì)全公司影響較大，涉及兩個(gè)以上公司領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須由經(jīng)理批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。
4.2發(fā)文的范圍
4.2.1凡是以公司名義發(fā)出的文件、通知、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，均屬發(fā)文范圍。
4.2.2公司下發(fā)文件主要用于：
�、俟脊疽�(guī)章制度；
�、谵D(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的公司文件；
�、酃脊倔w制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng)；
�、芄脊拘缘闹卮箝_發(fā)、項(xiàng)目、經(jīng)營(yíng)管理、政治工作、生活福利等工作的決定；
�、莅l(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào)；
�、奁渌嘘P(guān)公司的重大事項(xiàng)。
4.2.3公司上行文、外發(fā)文主要用于：
�、賹�(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定；
�、谕值軉挝宦�(lián)系有關(guān)公司重大開發(fā)項(xiàng)目、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營(yíng)管理等事宜。
4.2.4在公司日常項(xiàng)目開發(fā)和經(jīng)營(yíng)管理中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由主管業(yè)務(wù)部門書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用公司文件發(fā)布。
4.2.5凡各業(yè)務(wù)部門如開專題會(huì)議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以簡(jiǎn)寫名義用《工作簡(jiǎn)訊》發(fā)會(huì)議紀(jì)要。
4.2.6各業(yè)務(wù)部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各簡(jiǎn)寫的名義對(duì)外發(fā)函(應(yīng)各自編號(hào)備查)，不用公司名義發(fā)文。
5.文件的立卷與歸檔
5.1文件的歸檔范圍
5.1.1凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔：
�、偕霞�(jí)機(jī)關(guān)來文，包括上級(jí)對(duì)公司報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù)；
�、诠景l(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作的'種類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等；
�、劢�(jīng)理辦公室、總務(wù)會(huì)、公司管理委員會(huì)、中層干部會(huì)以及各種專業(yè)例會(huì)記錄；
�、芄疽患�(jí)組織召開的代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等；
�、萦斜４鎯r(jià)值的人民來信，來訪記錄及處理結(jié)果；
�、迏⒓由霞�(jí)召開的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本公司在會(huì)上匯報(bào)發(fā)言材料等；
�、呱霞�(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來公司檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄，以及公司向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料；
�、喾从彻旧a(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及公司領(lǐng)導(dǎo)工作等的音像攝制品；
⑨公司日志和大事記；
�、夤鞠蛏霞�(jí)請(qǐng)求批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。
5.1.2業(yè)務(wù)部門、各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動(dòng)資料，由各業(yè)務(wù)科室、群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。
5.2立卷要求
5.2.1文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時(shí)間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。
5.2.2立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
5.2.3要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。
5.2.4上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交，清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。
6.文件的銷毀
6.1對(duì)于多余、重復(fù)、過時(shí)和無保存價(jià)值的文件，公司機(jī)要室應(yīng)定期清理造冊(cè)，并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定，辦理申請(qǐng)銷毀手續(xù)。
6.2經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)派專車分別由公司機(jī)要秘書和正(副)主任護(hù)送到上級(jí)機(jī)關(guān)指定的紙廠監(jiān)視銷毀。
公司公文管理制度 3
一、公司行文是企業(yè)請(qǐng)示、報(bào)告、商洽工作、向下傳達(dá)決定、批復(fù)處理問題、指導(dǎo)工作的重要形式。
二、公司行文要做到規(guī)范、準(zhǔn)確、及時(shí)，并實(shí)行統(tǒng)一管理。
三、公司行文的程序?yàn)椋簲M搞、審核(部門領(lǐng)導(dǎo))、簽發(fā)(公司領(lǐng)導(dǎo))、打印、分發(fā)、登記、歸檔、銷毀。
四、行文與打印管理
1、公司行文由業(yè)務(wù)承辦人起草，在發(fā)文稿申請(qǐng)表中須有文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印制份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，部門負(fù)責(zé)人簽名、標(biāo)定日期和密級(jí)；部門負(fù)責(zé)人審定，總經(jīng)理簽字同意后打印發(fā)文。
2、經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)簽發(fā)的文稿交行政部統(tǒng)一編號(hào)打印，由起草人校對(duì)(對(duì)文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé))修正后，及時(shí)送交給有關(guān)部門和人員，或由行政部發(fā)出。
3、打印人員不得截留文件，或?qū)⒋蛴�、�?fù)印、傳真等行文中的有關(guān)商業(yè)秘密或企業(yè)管理規(guī)定中須保密的`事項(xiàng)透露給他人。
五、發(fā)文管理
1、公司發(fā)文由行政部統(tǒng)一編號(hào)、存檔。有領(lǐng)導(dǎo)批示的，還應(yīng)附批示件。
2、部門和個(gè)人收文應(yīng)在行政部發(fā)文登記冊(cè)中簽名。
3、公司制度、規(guī)定、決定、決議、紀(jì)要、任命以及向政府有關(guān)部門的請(qǐng)示、報(bào)告等以紅頭文件印發(fā)，其他文件通常用普通紙印發(fā)。
4、公司內(nèi)部文件，各部門應(yīng)妥善保管，年終由行政部統(tǒng)一收回處理。
六、收文管理
1、公司收文的處理程序?yàn)椋菏瘴�、分文、記錄、傳送、歸檔。
2、公司收文由行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)：收到發(fā)來文件后，應(yīng)先做好歸類、登記，根據(jù)文件的內(nèi)容，分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示和主辦部門處理后，收回歸檔。
3、急件或涉及商業(yè)機(jī)密的傳真應(yīng)由專人處理。
七、所有文件收取發(fā)放，必須有登記、簽收手續(xù)。
公司公文管理制度 4
一、公文的辦理
（一）簽收、整理、登記
所有收文實(shí)行辦公室“一個(gè)口子”進(jìn)，送達(dá)文件的簽收、文件交換、所收信函均由專人簽收。所有收文經(jīng)簽收人整理登記，并附公文處理標(biāo)簽。
�。ǘ⿺M辦、分發(fā)
經(jīng)整理的文件由辦公室主任提出擬辦意見后呈送委領(lǐng)導(dǎo)批辦。
�。ㄈ┡k
文件分發(fā)后，無特殊情況，委領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)于一個(gè)工作日內(nèi)簽示處理意見。
�。ㄋ模﹤魉�
根據(jù)主要領(lǐng)導(dǎo)批示，由辦公室登記批示意見后，分別送承領(lǐng)導(dǎo)班子成員及各科室，閱文人簽字后，及時(shí)返還辦公室。文件如需留存由辦公室復(fù)印保留，文件原件需交辦公室存檔。
�。ㄎ澹┏修k
承辦單位應(yīng)將所承辦文件進(jìn)行登記，以方便跟蹤文件辦理進(jìn)度，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和文件內(nèi)容要求辦理，辦理結(jié)果及時(shí)反饋。
（六）催辦
規(guī)定期限辦理和回復(fù)的，辦公室需單獨(dú)登記，并定期催辦。
�。ㄆ撸┐鏅n
辦理完畢的'文件由辦公室暫存，每年向縣檔案局移交一次。
�。ò耍┪募膹�(fù)印、借閱。借閱一般文件應(yīng)履行借閱手續(xù)，借閱保密文件應(yīng)由分管領(lǐng)導(dǎo)簽署意見，所有借閱文件應(yīng)按時(shí)歸還。秘級(jí)文件不得復(fù)印。
二、發(fā)文管理
業(yè)務(wù)性文件由相關(guān)科室負(fù)責(zé)擬稿，綜合性文件由綜合科負(fù)責(zé)擬稿；科室擬稿件需經(jīng)分管負(fù)責(zé)人進(jìn)行核稿，報(bào)主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。簽發(fā)后的公文送辦公室進(jìn)行登記編號(hào)。辦公室負(fù)責(zé)對(duì)所有發(fā)文的審核，對(duì)發(fā)文對(duì)象、字體、字號(hào)等按公文發(fā)文規(guī)范格式進(jìn)行把關(guān)，文件印制后統(tǒng)一繕印，用印后的文件應(yīng)保留兩份隨擬稿封面、草稿、清稿、相關(guān)附件材料一起由辦公室留存，同時(shí)保存電子文檔。
公司公文管理制度 5
第一條總則
1.山東xx物業(yè)管理有限公司公文是公司同國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織、其他企事業(yè)單位之間以及公司內(nèi)各部門之間，建立正式信息溝通渠道的主要文字工具。為使公文管理制度化、規(guī)范化，特制訂本制度。
2.公文處理必須做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全。
3.各類文稿均應(yīng)符合公文規(guī)范，做到公文種類正確，標(biāo)題完整，格式規(guī)范，內(nèi)容簡(jiǎn)明，措辭妥當(dāng)，發(fā)送單位清楚，附件齊備。
4.一般不能越級(jí)行文，呈報(bào)的公文應(yīng)一文一事，正式行文及簽署合同的應(yīng)使用公司或項(xiàng)目名稱全稱。
第二條公文分類
1.行文分類要求
1)按收文和發(fā)文對(duì)象，分為對(duì)外行文和內(nèi)部行文；
2)按是否編號(hào)，分為編號(hào)文和不編號(hào)文；
3)編號(hào)文按刊印方式，分為公司發(fā)文和內(nèi)部刊物；
4)按公文保密等級(jí)，分為絕密、機(jī)密、秘密三種，其他為一般文件。
絕密:公司董事長(zhǎng)簽發(fā)的相關(guān)文件；
機(jī)密:公司副總經(jīng)理簽發(fā)的相關(guān)文件；
秘密:在公司一定范圍內(nèi)執(zhí)行、下發(fā)的其他文件；
2.介紹信
1)公司辦公室是公司(項(xiàng)目)介紹信的管理者。介紹信由專人管理。凡需要出具者，須經(jīng)部門經(jīng)理以上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；
2)開具的介紹信要有編號(hào)并加蓋騎縫章；
3)不允許開具空白介紹信；如確有必要，須征得公司領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)人同意；
4)介紹信存根應(yīng)妥善保管、歸檔；
5)因情況變化，介紹信領(lǐng)用人沒有使用介紹信，應(yīng)即退還；
6)如若發(fā)現(xiàn)介紹信丟失，領(lǐng)用人應(yīng)立即向部門經(jīng)理或辦公室報(bào)告，及時(shí)采取相應(yīng)措施；
3.內(nèi)部出版物
內(nèi)部固定出版物是以公司或下屬部門和公司的名義編發(fā)、采用自定刊頭和單獨(dú)編號(hào)。(如:山東xx物業(yè)管理有限公司內(nèi)刊、客戶通訊)
4.不編號(hào)文的范圍
1)有關(guān)公司內(nèi)部日常事務(wù)的文書:如例行會(huì)議和活動(dòng)的一般性通知；
2)由個(gè)人署名(注明所任公司職務(wù))或以公司及下屬部門和公司的名義向個(gè)人發(fā)出的非正式函件；
3)非正式對(duì)外發(fā)出的下列文書材料:為有關(guān)部門和機(jī)構(gòu)及其負(fù)責(zé)人代擬的文稿；學(xué)術(shù)性、知識(shí)性資料；其他非正式材料；
4)內(nèi)部管理規(guī)章制度、工作總結(jié)和業(yè)務(wù)規(guī)劃等；
5)備忘錄和其他不需要編號(hào)的對(duì)外行文和內(nèi)部行文。
第三條收(發(fā))文
1.實(shí)行收、發(fā)文登記管理制度。需要分別記入收、發(fā)文登記簿的公文包括:
1)收文類:限時(shí)專送件、掛號(hào)信、特快專遞、匯款單、屬公文類的文件和傳真等；
2)發(fā)文類:公司下發(fā)的文件，寄出的商務(wù)信函、以公司名義下發(fā)或?qū)ν獍l(fā)出的商務(wù)傳真以及需由辦公室轉(zhuǎn)發(fā)到各部門、各項(xiàng)目的傳真；
2.公文傳真的收、發(fā)(除各部門可自行發(fā)送的傳真)均由前臺(tái)負(fù)責(zé)；
3.除急件外，前臺(tái)每日下午3:00前將各部門提交的需發(fā)送的信件匯總發(fā)出；
第四條公文格式
1.凡以山東xx物業(yè)管理有限公司的名義對(duì)外、對(duì)內(nèi)發(fā)出的正式公文，一律采用公司統(tǒng)一印制的公文紙；
2.公司內(nèi)部行文采用統(tǒng)一印制的內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單；
3.各部門對(duì)總經(jīng)理呈送的報(bào)告，采用統(tǒng)一印制的呈報(bào)批示單；
4.公文一般由標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、密級(jí)、緊急程度、主送(報(bào))單位、正文、附件、印章、發(fā)文時(shí)間、抄送(報(bào))單位等部分組成。如有附件，應(yīng)在正文之后注明附件名稱和順序；
5.公文紙一般用a4型，左側(cè)裝訂；
6.字體字號(hào)選用:
公文版頭為小初號(hào)加黑宋體字；
公文大標(biāo)題選用二號(hào)(小二號(hào))宋體字；小標(biāo)題選用三號(hào)宋體字；
公文正文、抄送、抄報(bào)、印發(fā)說明、附件說明等均采用四號(hào)宋體字；
密級(jí)采用三號(hào)黑體字。
第五條公文辦理
1.草擬公文
1)首頁(yè)要使用公司統(tǒng)一的公文格式；
2)人名、地名、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確。時(shí)間應(yīng)寫具體的年月，年份要寫全，統(tǒng)一用漢字書寫，如二零零四年五月八日；
3)公文中的數(shù)字，除發(fā)文字號(hào)、統(tǒng)計(jì)表、計(jì)劃表、序號(hào)、百分比、專用術(shù)語(yǔ)和其他必須用阿拉伯?dāng)?shù)碼者外，一般用漢字書寫。在同一公文中，數(shù)字的使用要保持前后一致。
2.會(huì)簽
1)會(huì)簽是指對(duì)草擬的公司重要文件，由公司各級(jí)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審閱，在文件會(huì)簽單提出意見，反饋文件起草部門進(jìn)行修改后下發(fā)；
2)凡以公司名義向公司內(nèi)各部門發(fā)出的規(guī)章制度、決定、決議等，在正式下發(fā)前必須先經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽；
3)凡對(duì)外發(fā)出的正式函件，如內(nèi)容涉及具體專業(yè)事務(wù)時(shí)，應(yīng)由涉及的專業(yè)部門負(fù)責(zé)人會(huì)簽；
3.行文字號(hào)
1)5.3.1公司:魯xx字[20xx]第xxx號(hào)
2)5.3.2直屬部門:魯xxx字[20xx]第xxx號(hào)
x為直屬部門代字，具體如下:
辦公室----辦、管理處----管、市場(chǎng)部---市、財(cái)務(wù)部-----財(cái)、經(jīng)營(yíng)管理部---經(jīng)、保安部--保、環(huán)境服務(wù)部--環(huán)
簽發(fā)公文必須經(jīng)過發(fā)文單位負(fù)責(zé)人簽發(fā)。以各部門名義行文的公文，由各部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)。以公司名義發(fā)出的正式文件，必須經(jīng)過總經(jīng)理或其授權(quán)人簽發(fā)。
4.執(zhí)行
1)辦公室負(fù)責(zé)將以公司名義發(fā)出的公文復(fù)印一份送執(zhí)行單位辦理，公文正本歸檔存查(特殊情況下可留存復(fù)印件)；
2)繕印的`一切公文須有簽署，符合格式，字跡清楚，整潔美觀，校對(duì)無誤，份數(shù)準(zhǔn)確；
3)對(duì)于不符合要求的公文，監(jiān)印人可不予蓋章；
4)封發(fā)公文時(shí)要對(duì)公文進(jìn)行檢查，防止差錯(cuò)。急、密件要在信封上加注急、密字樣。限時(shí)送到的公文和親啟公文要注明要求；
5)公司發(fā)出的規(guī)章制度、決議、決定、通知、會(huì)議紀(jì)要等文件，收文部門必須在文件簽收單上簽字，并交公司辦公室存檔備查。
第六條公文歸檔
1.任何以公司、項(xiàng)目名義簽發(fā)的公文正本均需交辦公室歸檔存查；
2.若辦文部門必須使用正本時(shí)，可暫時(shí)借出，使用后歸還，若正本必須借出且無法取回，可存檔復(fù)印件；
3.存檔文件按照檔案管理規(guī)定執(zhí)行，保存期滿列表報(bào)準(zhǔn)監(jiān)銷；
4.除辦公室留存檔案原件外，各部門的發(fā)文由部門指定專人負(fù)責(zé)歸檔、保管復(fù)印件。個(gè)人不得保存應(yīng)存檔的公文。
第七條責(zé)任
1.簽發(fā)人對(duì)公文主題和內(nèi)容承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。會(huì)簽人對(duì)公文專業(yè)內(nèi)容承擔(dān)專業(yè)技術(shù)責(zé)任；
2.辦文部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)所經(jīng)辦的公文內(nèi)容認(rèn)真審查、核對(duì)，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的管理責(zé)任和連帶責(zé)任；
3.擬稿人應(yīng)全面領(lǐng)會(huì)辦文要求，并具備準(zhǔn)確表達(dá)這一要求的專業(yè)知識(shí)和寫作能力，對(duì)公文內(nèi)容承擔(dān)直接責(zé)任；
4.校對(duì)人以原稿為根據(jù)，應(yīng)做到校對(duì)字跡清晰，每次校對(duì)的錯(cuò)漏率應(yīng)小于1‰，對(duì)發(fā)文中出現(xiàn)的校對(duì)錯(cuò)誤承擔(dān)直接責(zé)任。
第八條附則
公司公文管理制度 6
為提高公文工作質(zhì)量，強(qiáng)化公文收發(fā)的程序化管理，促進(jìn)公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，特制定本管理制度。
公文管理由辦公室負(fù)責(zé)，分為收文管理和發(fā)文管理兩部分：
一、收文管理
（一）發(fā)送來的文件資料，由辦公室統(tǒng)一接收，登記和保管，發(fā)送領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人的文件、資料、信函，辦公室要及時(shí)送達(dá)。
�。ǘ┨幚砀黝悂砦模瑖�(yán)格按程序辦理，隨到隨辦，急件急辦，防止文件積壓和逾期不辦。
�。ㄈ╊I(lǐng)導(dǎo)閱文后，要在處理單上批簽意見或明確辦理責(zé)任人，并簽名。
�。ㄋ模┺k公室負(fù)責(zé)督促領(lǐng)導(dǎo)批辦事項(xiàng)的落實(shí)，及時(shí)將辦理結(jié)果向領(lǐng)導(dǎo)反饋。
�。ㄎ澹┪募幚硗戤吅螅皶r(shí)歸檔。
二、發(fā)文管理
（一）公文制發(fā)的基本要求
1、所有公文以運(yùn)管所人秘股的名義制發(fā)，要求嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范，符合國(guó)家法律法規(guī)、方針政策和上級(jí)機(jī)關(guān)的文件精神。
2、發(fā)文目的要明確，依據(jù)充分，概念準(zhǔn)確，文字簡(jiǎn)潔，與本單位的管轄范圍和權(quán)限相適應(yīng)，不得超越權(quán)力界限和范圍行文。
3、公文必須使用國(guó)家法定的規(guī)范漢字和計(jì)量單位，不得使用異體字和不規(guī)范的繁體字、簡(jiǎn)體字。撰寫、修改和簽批公文，用筆用墨必須符合存檔要求。
4、公文制發(fā)的`具體方法、程序、行文規(guī)則及文種格式等，要嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定。
�。ǘ┕闹瓢l(fā)程序
相關(guān)股室（擬稿）→辦公室（核稿）→主管領(lǐng)導(dǎo)（會(huì)簽或簽發(fā)）→主任（簽發(fā)）→辦公室（編號(hào)等）→相關(guān)股室（打印樣稿）→辦公室（復(fù)核樣搞）→相關(guān)股室（印制）→相關(guān)股室（發(fā)送）→辦公室（存檔）
�。ㄈ┕牡牟輸M和審核
1、草擬公文。股室業(yè)務(wù)性公文由有關(guān)業(yè)務(wù)股室擬稿，并按照程序?qū)⒉輸M稿送辦公室核稿，草擬文稿，要求字跡端正、清晰。
2、辦公室核稿時(shí)，審核確定是否需要行文，文稿的內(nèi)容是否正確，公文文種及發(fā)文級(jí)別是否適當(dāng)，文件格式及語(yǔ)句是否準(zhǔn)確，發(fā)送范圍和機(jī)密等級(jí)，緊急程序是否適當(dāng)，做好發(fā)文的基礎(chǔ)工作。未經(jīng)辦公室核稿的文稿，原則上領(lǐng)導(dǎo)不予簽批。
�。ㄋ模┕牡乃蛯徍秃灠l(fā)
1、辦公室核稿由辦公室負(fù)責(zé)文字工作的同志或辦公室主任負(fù)責(zé)，核稿后的文稿，送分管領(lǐng)導(dǎo)審簽。
2、發(fā)文文稿按以下辦法送領(lǐng)導(dǎo)審簽：
�、傥募䞍�(nèi)容屬于方針、政策、原則范圍內(nèi)的或其他事關(guān)全局的，送主任簽發(fā).②領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)公文，應(yīng)當(dāng)簽署明確意見、姓名和具體時(shí)間。③公文要按規(guī)定時(shí)間審簽、傳遞，一般文件在一位領(lǐng)導(dǎo)手中不超過2天，緊急公文不在領(lǐng)導(dǎo)手中過夜，特急公文、秘密公文由辦公室派出專人傳遞送簽。
（五）公文的印制與發(fā)送
1、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽批同意發(fā)文的公文稿，由辦公室負(fù)責(zé)進(jìn)行復(fù)核，在復(fù)核中發(fā)現(xiàn)不妥或有疑問的，應(yīng)及時(shí)報(bào)告簽發(fā)文件的領(lǐng)導(dǎo)，建議更改，但核稿人不能擅自作主修改。
2、文件復(fù)核定稿后，由辦公室按程序進(jìn)行登記編號(hào)，確定印刷份數(shù)，安排打字、校對(duì)、印刷、蓋章和分發(fā)。在校對(duì)中如發(fā)現(xiàn)原稿在內(nèi)容、格式、文字、發(fā)送范圍等方面有疑問或錯(cuò)誤，應(yīng)及時(shí)通知核稿者，建議其糾正，并按程序批準(zhǔn)。
3、單個(gè)股室的業(yè)務(wù)性公文由業(yè)務(wù)股室分發(fā)，事關(guān)全局或涉及多個(gè)股室的公文由辦公室分發(fā)。文件分發(fā)要及時(shí)、準(zhǔn)確、安全；分發(fā)密級(jí)文件時(shí)，要按機(jī)關(guān)保密工作規(guī)定，將分發(fā)對(duì)象、份數(shù)登記清楚，防止失密泄
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