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辦公設(shè)備管理制度

時間:2024-10-31 21:31:17 曉麗 管理制度 我要投稿

辦公設(shè)備管理制度(通用17篇)

  在快速變化和不斷變革的今天,制度對人們來說越來越重要,制度是國家法律、法令、政策的具體化,是人們行動的準(zhǔn)則和依據(jù)。你所接觸過的制度都是什么樣子的呢?下面是小編幫大家整理的辦公設(shè)備管理制度,歡迎閱讀,希望大家能夠喜歡。

辦公設(shè)備管理制度(通用17篇)

  辦公設(shè)備管理制度 1

  為了分局辦公設(shè)備正常的運(yùn)轉(zhuǎn),提高辦公設(shè)備的工作效率和使用效率,特制定本制度。

  一、適用范圍

  本制度所指辦公設(shè)備主要包括電話、傳真機(jī)、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、照相機(jī)、桌椅、文件柜等。

  二、辦公設(shè)備日常使用和保養(yǎng)

  1、使用設(shè)備前應(yīng)詳細(xì)閱讀操作手冊,嚴(yán)格按照操作規(guī)范操作使用,指定固定資產(chǎn)管理人員主管負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查。

  2、固定資產(chǎn)管理員對辦公設(shè)備保養(yǎng)情況進(jìn)行監(jiān)督檢查,對設(shè)備的維修,更換零件要進(jìn)行登記備案。

  3、辦公設(shè)備發(fā)生故障無法自行修理的,設(shè)備使用人應(yīng)填寫設(shè)備維修單,經(jīng)分局長簽字后,交固定資產(chǎn)管理員實(shí)施。

  5、所有公用辦公設(shè)備由固定資產(chǎn)管理員統(tǒng)一管理。

  5、固定資產(chǎn)管理員負(fù)責(zé)對辦公設(shè)備的使用進(jìn)行不定期的檢查,對違規(guī)使用辦公設(shè)備人員有提請?zhí)幜P的權(quán)力。

  三、辦公設(shè)備分類管理

  1、電腦的使用管理

  實(shí)行專人專管。使用人負(fù)責(zé)日常操作,非本設(shè)備使用人員不得隨意使用。嚴(yán)禁在電腦上從事與本職工作無關(guān)的事項(xiàng),嚴(yán)禁使用電腦玩游戲。不得使用未經(jīng)病毒檢查的U盤,防止病毒入侵。嚴(yán)禁私自拷貝、泄露涉及分局有關(guān)涉密的'文件資料。任何人未經(jīng)他人同意,不得使用他人私人電腦。

  2、電話的使用管理

  電話由各辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)管理,各工作人員負(fù)責(zé)監(jiān)督并控制使用。通話應(yīng)簡潔扼要,以免耗時占線、浪費(fèi)資金。禁止私事?lián)艽蜷L途電話

  3、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)的管理

  個人所配打印機(jī)由使用人員負(fù)責(zé)日常管理;

  公用復(fù)印機(jī)由當(dāng)日值班人員負(fù)責(zé)管理,固定資產(chǎn)管理員負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查。

  為確保復(fù)印機(jī)的安全運(yùn)轉(zhuǎn),每天開機(jī)的時間不宜過長。

  打印或者復(fù)印完成后,必須及時取走文件,防止失密。

  4、傳真機(jī)使用管理

  傳真機(jī)當(dāng)日值班人員負(fù)責(zé)管理,固定資產(chǎn)管理員負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查。

  不得使用傳真?zhèn)魉蛡人資料,機(jī)密文件需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

  每天下班后,傳真設(shè)置成自動接收,防止遺漏重要文件。

  四、其他辦公設(shè)備的使用管理專管專用,所有辦公設(shè)備都要指定專人使用,其他人員使用必須經(jīng)設(shè)備設(shè)備負(fù)責(zé)人同意。

  辦公設(shè)備要定期進(jìn)行養(yǎng)護(hù),以免老化影響使用。

  辦公設(shè)備的使用人員要保證設(shè)備的安全,如果因使用人員的過失造成丟失,要追究責(zé)任。

  辦公設(shè)備管理制度3

  1、工作人員要妥善保管辦公設(shè)備(及所有附件),因個人管理和使用不當(dāng),導(dǎo)致設(shè)備丟失、損壞,影響正常工作,責(zé)任自負(fù)。

  2、正常使用中(非人為因素),設(shè)備出現(xiàn)故障,由使用者告知領(lǐng)導(dǎo),申請維修。

  3、未經(jīng)設(shè)備責(zé)任人許可,其他人員不得擅自使用他人設(shè)備。對因此而導(dǎo)致設(shè)備丟失、損壞、重要數(shù)據(jù)受損,影響正常工作,追究相關(guān)人員責(zé)任。

  4、本社區(qū)設(shè)備為工作需要配備,任何人員不得擅自出借給外單位、部門或個人。確因工作需要,由借用單位、部門或個人書面申請,報經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。未經(jīng)許可,擅自借用保管設(shè)備,責(zé)任自負(fù)。

  5、設(shè)備超出正常使用年限,無法保證工作需要,由使用者提出配件更換、升級或新設(shè)備采購計劃,報經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批。不再繼續(xù)使用的設(shè)備,及時入庫。

  6、移動辦公設(shè)備外出使用,應(yīng)妥善保管、使用,謹(jǐn)防遺失、損壞。

  7、自覺遵守設(shè)備使用、保養(yǎng)規(guī)則,做好防水、防火、防震、防盜等安全,保障設(shè)備正常使用年限。

  辦公設(shè)備管理制度 2

  現(xiàn)代辦公設(shè)備是我校推行現(xiàn)代化管理的重要設(shè)施,為了管理好現(xiàn)代辦公設(shè)備,特制定本制度。

  一、現(xiàn)代辦公設(shè)備實(shí)行專人負(fù)責(zé)制,誰使用誰保管。無關(guān)人員,未經(jīng)許可,不得動用。

  二、現(xiàn)代辦公設(shè)備使用者要努力提高和掌握使用現(xiàn)代辦公設(shè)備的操作規(guī)程和方法,充分發(fā)揮現(xiàn)代辦公設(shè)備的`使用率。

  三、現(xiàn)代辦公設(shè)備使用者要保證設(shè)備的完好率,經(jīng)常清理,定期維修。設(shè)備如有故障,非維修人員不得隨意拆卸機(jī)件。

  四、現(xiàn)代辦公設(shè)備是辦公專用設(shè)備,不得用于看娛樂性光碟、玩游戲、聊天、收看黃色影視和發(fā)布違法言論。

  五、未經(jīng)許可不得私自拷取內(nèi)存資料和拷入無關(guān)軟件,以防病毒侵入。

  六、外單位人員需要借用現(xiàn)代辦公設(shè)備,必須經(jīng)校長批準(zhǔn)同意,其他人員無權(quán)對外借用。

  七、如因現(xiàn)代辦公設(shè)備使用者違章操作或保管不當(dāng)而造成設(shè)備損壞,由設(shè)備保管責(zé)任人負(fù)責(zé)賠償。

  辦公設(shè)備管理制度 3

  第一章總則

  一、目的

  為進(jìn)一步規(guī)范公司辦公用房及辦公設(shè)施設(shè)備的管理,優(yōu)化資源配置,科學(xué)合理使用,特制定本管理規(guī)定。

  二、管理范圍

  1、對公司辦公用房及附屬辦公設(shè)施設(shè)備等使用責(zé)任人管理。

  2、對公司辦公設(shè)備、辦公設(shè)施、辦公家具等的統(tǒng)一采購管理。

  3、對公司東區(qū)、南區(qū)、北區(qū)等所有辦公用房及附屬辦公設(shè)施、辦公設(shè)備管理。

  三、管理職責(zé)

  1、辦公用房、辦公設(shè)備、辦公設(shè)施、辦公家具等配置,由公司辦統(tǒng)一管理。

  2、網(wǎng)絡(luò)維護(hù)、電腦配置、電腦日常維修及辦公用房修繕,由企管部負(fù)責(zé)管理。

  3、公司辦公設(shè)備(單件800元以上),由設(shè)備部按相關(guān)規(guī)定負(fù)責(zé)登記造冊,納入固定資產(chǎn)管理。

  4、各使用單位有義務(wù)和責(zé)任做好辦公用房、設(shè)施、設(shè)備及辦公家具的維護(hù)和管理,辦公室負(fù)責(zé)日常檢查及維修計劃報批實(shí)施工作。

  5、公司辦對所有辦公用房、辦公設(shè)施、設(shè)備、辦公家具要分類、編號,建立臺賬明細(xì),定期盤點(diǎn),做到帳物相符,實(shí)施動態(tài)管理。

  四、辦公用房及辦公設(shè)備的分類

  1、辦公用房

  (1)辦公用房:所有部門管理人員及輔管人員工作辦公室。

  (2)輔管用房:會議室、接待室、檔案室、復(fù)印室、資料室、文銷室、erp機(jī)房等。

  2、生產(chǎn)用房

  (1)設(shè)備用房:配電房、磅房、鍋爐房、水泵房等。

  (2)輔管用房:工具房、電器庫房、輔料庫房。

  3、后勤用房

  (1)服務(wù)用房:公寓樓、職工食堂、職工澡堂、洗衣房等。

  (2)其他用房:車棚、公共廁所等。

  4、附屬設(shè)備

  (1)辦公設(shè)備:傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、計算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、飲水機(jī)、電暖器等。

  (2)辦公家具:辦公隔斷、辦公桌、辦公椅、文件柜、沙發(fā)等。

  (3)其他設(shè)施:led顯示屏、投影設(shè)備、音響設(shè)備、空調(diào)、報刊欄等。

  第二章使用管理

  一、辦公用房使用管理

  1、公司所有辦公用房由公司辦公室實(shí)行統(tǒng)一管理,并根據(jù)工作需要合理分配。

  2、因增設(shè)機(jī)構(gòu)或人員,確需增加辦公用房的,須提出書面申請,經(jīng)上級主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),由公司辦根據(jù)辦公用房資源進(jìn)行調(diào)劑解決。

  3、因職能調(diào)整或調(diào)離崗位,有占用辦公用房的,應(yīng)及時辦理辦公用房的交接手續(xù)并按要求進(jìn)行調(diào)整。

  4、各部門的.辦公用房不得擅自轉(zhuǎn)給其他部門或個人使用,一人不得占用多間辦公室。

  5、會議室、接待室由公司辦公室負(fù)責(zé)衛(wèi)生及鑰匙保管,各單位需要使用時,需提前申請后方可使用。使用完畢后做好斷電源,關(guān)窗戶、鎖好門等事項(xiàng)。如發(fā)現(xiàn)辦公用房及附屬設(shè)施被人為損壞,由責(zé)任人承擔(dān)維修費(fèi)用。

  二、辦公附屬設(shè)施設(shè)備管理

  1、新辦公設(shè)備、辦公設(shè)施使用前,使用單位或個人須進(jìn)行操作培訓(xùn),非本單位或本崗位人員不得操作其設(shè)備。

  2、各單位負(fù)責(zé)辦公設(shè)施設(shè)備日常的維護(hù)和保養(yǎng),如出現(xiàn)損壞,應(yīng)及時報公司辦公室,經(jīng)鑒定后實(shí)施維修,如屬人為造成損壞,由責(zé)任人承擔(dān)維修費(fèi)用。

  3、專人專用的設(shè)備,因職能調(diào)整或調(diào)離崗位,應(yīng)按照《員工離崗交接制度》及時辦理交接手續(xù),公司辦按所需進(jìn)行調(diào)整。

  4、辦公設(shè)施設(shè)備應(yīng)按使用期限進(jìn)行更新或維修,未達(dá)到使用期限且設(shè)備完好的不予更新。

  5、公司辦公設(shè)備未經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)許可不得帶出公司,如發(fā)現(xiàn)將公司辦公設(shè)備帶出公司,并長期不歸還作為私用,應(yīng)按價賠償并給予相關(guān)處罰。

  三、辦公家具管理

  1、各部門配置辦公家具,由部門提出申請,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后,由公司辦公室統(tǒng)一購置。

  2、辦公家具如有損壞應(yīng)及時向公司辦公室報修,損壞嚴(yán)重確實(shí)不能使用的,經(jīng)辦公室確認(rèn)后做報廢更換,如有遺失應(yīng)由部門或個人賠償。

  3、因職能調(diào)整或調(diào)離崗位,應(yīng)按照《員工離崗交接制度》辦理移交手續(xù),不得擅自轉(zhuǎn)移辦公家具,由公司辦公室統(tǒng)一調(diào)配處置。

  第三章廢舊辦公設(shè)施、設(shè)備、辦公家具的處置

  1、凡符合報廢條件的固定資產(chǎn)辦公設(shè)備、辦公設(shè)施應(yīng)由使用單位向設(shè)備部提出報廢申請,組織相關(guān)人員現(xiàn)場鑒定,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可報廢。

  2、未經(jīng)批準(zhǔn)報廢前,任何部門不得拆卸、挪用其零部件和自行報廢處理。

  3、被拆除的設(shè)備、設(shè)施應(yīng)在管理臺賬上予以注銷,并做好記錄和臺賬變更。

  4、閑置辦公設(shè)施、辦公設(shè)備等應(yīng)集中管理,由公司辦公室按照權(quán)限進(jìn)行處理和保管。

  第四章附則

  1、公司辦公室做好辦公用房、辦公設(shè)備、辦公設(shè)施、辦公家具等統(tǒng)計工作。

  2、公司辦公室做好組織檢查工作,檢查分定期和不定期兩種形式,根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行不定期檢查或抽查,發(fā)現(xiàn)問題及時解決處理。

  3、本規(guī)定由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋,自發(fā)布之日起施行。

  辦公設(shè)備管理制度 4

  第一章總則

  一、目的。為了保證公司辦公設(shè)備正常的運(yùn)轉(zhuǎn),提高辦公設(shè)備的工作效率和使用壽命,特制定本制度。

  二、適用范圍。本制度所指辦公設(shè)備主要包括臺式電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、電話、傳真機(jī)、投影儀、筆記本電腦、對講機(jī)等。

  三、相關(guān)部門職責(zé)。

  1、人力資源及行政管理部,主要負(fù)責(zé)辦公設(shè)備的采購申請受理、采購、保管、配發(fā)、維修保養(yǎng)、設(shè)備調(diào)換等事宜。

  2、在總經(jīng)理批準(zhǔn)的情況下,一些部門也可自行購買設(shè)備。如安全護(hù)衛(wèi)部可自行購買對講機(jī)。

  3、設(shè)備使用部門,主要負(fù)責(zé)辦公設(shè)備的申購、使用、保管、維修保養(yǎng)等事宜。

  第二章辦公設(shè)備日常管理

  一、辦公設(shè)備的申請和購買。

  1、工作人員根據(jù)需要提出辦公設(shè)備的購買申請,并填寫《辦公設(shè)備需求單》,報部門負(fù)責(zé)人、人力資源及行政管理部負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理批準(zhǔn);購買設(shè)備金額大于2000元的需董事會批準(zhǔn)。

  2、經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及董事會審批后由人力資源及行政管理部專人購買。

  二、辦公設(shè)備的領(lǐng)用。

  1、設(shè)備需求部門根據(jù)審批的《辦公設(shè)備需求單》到庫房(人力資源及行政管理部負(fù)責(zé))領(lǐng)取。

  2、對部門領(lǐng)取的設(shè)備進(jìn)行編號,以便盤點(diǎn)。

  三、辦公設(shè)備的使用和保養(yǎng)。

  1、使用設(shè)備前應(yīng)詳細(xì)閱讀操作手冊,嚴(yán)格按照操作規(guī)范操作使用,各部門主管負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查。

  2、公司各類設(shè)備的保養(yǎng)和維修。由各部門參照規(guī)范,正確使用,注重平時保養(yǎng)。

  3、人力資源及行政管理部對辦公設(shè)備運(yùn)行、保養(yǎng)情況進(jìn)行監(jiān)督檢查,對設(shè)備的維修,更換零件要進(jìn)行登記備案。

  四、辦公設(shè)備維修管理

  1、設(shè)備發(fā)生故障無法使用時,設(shè)備使用人應(yīng)報人力資源及行政管理部網(wǎng)管員處理;網(wǎng)管員無法處理的,可報院技術(shù)支持部;都無法解決的由人力資源及行政管理部聯(lián)系供應(yīng)商統(tǒng)一報修。

  2、在保修期內(nèi)的設(shè)備,人力資源及行政管理部應(yīng)聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行維修;保修期外的設(shè)備,按照最經(jīng)濟(jì)可行的報修方案進(jìn)行維修,包括委托維修商來完成任務(wù),由部門主管按照維修的真實(shí)情況,填寫設(shè)備維修單中的“維修記錄”。

  五、建立維修檔案

  1、所有設(shè)備的維修都必須建立完整的維修檔案,由人力資源及行政管理部統(tǒng)一管理,主要包括設(shè)備名稱、維修日期、故障現(xiàn)象、故障原因、維修內(nèi)容、維修費(fèi)用、維修單位等。

  2、人力資源及行政管理部應(yīng)定期統(tǒng)計、匯總維修情況,針對各類故障產(chǎn)生的原因提出預(yù)防與克服的措施,通知使用部門加以防范。

  六、辦公設(shè)備使用監(jiān)督

  1、人力資源及行政管理部負(fù)責(zé)對辦公設(shè)備的使用進(jìn)行不定期的檢查。

  2、人力資源及行政管理部對違規(guī)使用辦公設(shè)備人員有提請?zhí)幜P的權(quán)力。

  七、辦公設(shè)備的盤點(diǎn)及賠償

  1、人力資源及行政管理部負(fù)責(zé)對公司所有辦公設(shè)備進(jìn)行分類,并建立辦公設(shè)備管理臺帳,每半年盤點(diǎn)清查一次,作到賬物相符。

  2、在規(guī)定的使用年限期間,因個人原因造成辦公設(shè)備毀損、丟失、被盜等,所造成的經(jīng)濟(jì)損失由個人承擔(dān)。

  八、辦公設(shè)備的報廢處理

  1、報廢審核。對于各部門提交的報廢物品清單,要認(rèn)真審核,確認(rèn)不能再次利用后,經(jīng)人力資源及行政管理部、總經(jīng)理簽字后方可作報廢處理。

  2、對決定報廢的辦公設(shè)備,人力資源及行政管理部應(yīng)做好登記,在報廢處理冊上寫清用品名稱、價格、數(shù)量、及報廢處理的其他有關(guān)事項(xiàng)。

  3、報廢品由人力資源及行政管理部集中存放、集中處理,不得隨意丟棄。

  第三章辦公設(shè)備分類管理

  一、電腦的使用管理

 。ㄒ唬⿲H耸展

  1、每臺電腦指定專人上機(jī),負(fù)責(zé)日常操作,其他人員不得隨意使用。

  2、電腦使用人員設(shè)密碼管理,密碼屬公司機(jī)密,未經(jīng)批準(zhǔn)不得向任何人泄露。

  (二)電腦的操作規(guī)定

  1、嚴(yán)禁在電腦上從事與本職工作無關(guān)的事項(xiàng),嚴(yán)禁使用電腦玩游戲。

  2、不得使用未經(jīng)病毒檢查的U盤,防止病毒入侵。

  3、嚴(yán)禁私自拷貝、泄露涉及公司有關(guān)機(jī)密的文件資料。

 。ㄈ┎《痉雷o(hù)

  1、對于聯(lián)網(wǎng)的計算機(jī),任何人在未經(jīng)批準(zhǔn)的情況下,不得從網(wǎng)絡(luò)復(fù)制軟件或文檔。

  2、對于計算機(jī)軟件的`安裝(院限制安裝軟件除外)由使用部門自主決定。

  3、任何微機(jī)不得安裝游戲軟件。

  4、軟件使用前要確保無病毒。

 。ㄋ模┯布Wo(hù)

  1、未經(jīng)人力資源及行政管理部批準(zhǔn),任何人不得拆卸所使用的電腦設(shè)備。

  2、拆卸電腦設(shè)備時,必須采取防靜電措施。

  3、硬件維護(hù)后,必須將所有設(shè)備復(fù)原。

  4、各部門負(fù)責(zé)人必須認(rèn)真落實(shí)本部門電腦以及配套設(shè)備的使用和保養(yǎng)責(zé)任。

  5、各部門負(fù)責(zé)人必須采取必要措施,確保本部門的電腦以及配套設(shè)備始終處于整潔和良好的狀態(tài)。

  6、對于關(guān)鍵的電腦設(shè)備應(yīng)配備必要的斷電、繼電設(shè)施以保護(hù)電源。

 。ㄎ澹╇娔X的保養(yǎng)

  1、保持電腦的清潔,嚴(yán)禁用手、銳物觸摸屏幕,使用人在離開前應(yīng)退出系統(tǒng)并關(guān)閉電源。

  2、定期對電腦內(nèi)的資料進(jìn)行整理,做好備份并刪除不需要的文件,保證電腦運(yùn)行的速度和存儲。

  二、電話的使用管理

  1、電話由人力資源及行政管理部統(tǒng)一負(fù)責(zé)管理,各部門主管負(fù)責(zé)監(jiān)督并控制使用。

  2、每次通話應(yīng)簡潔扼要,以免耗時占線、浪費(fèi)資金。

  3、禁止撥打私人電話。

  4、電話出現(xiàn)故障的可報工程維保部進(jìn)行維修。

  三、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)的管理

  1、為確保復(fù)印機(jī)的安全運(yùn)轉(zhuǎn),每天開機(jī)的時間不宜過長。

  2、打印或者復(fù)印完成后,必須及時取走文件,防止失密。

  3、禁止打印或復(fù)印私人資料。

  四、傳真機(jī)使用管理

  1、傳真機(jī)放置于人力資源及行政管理部辦公室,其他部門若需使用時至此處使用。

  2、不得使用傳真?zhèn)魉蛡人資料,機(jī)密文件需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

  3、每天下班后,傳真設(shè)置成自動接收,防止遺漏重要文件。

  五、投影儀使用管理

  1、投影儀安置于公司會議室,需要使用部門向人力資源及行政管理部負(fù)責(zé)人申請。

  2、投影儀用于公司、部門會議以及培訓(xùn)。

  六、筆記本電腦

  1、筆記本電腦放置于人力資源及行政管理部辦公室,其他部門若需使用時至此處借用。

  2、筆記本電腦用于公司、部門會議以及培訓(xùn)。

  3、因工作需要,以個人名義借用筆記本電腦的需填寫《筆記本電腦借用單》。

  七、對講機(jī)的使用管理

  1、對講機(jī)主要用于安全護(hù)衛(wèi)部。

  2、在上班期間,不得用對講機(jī)聊天。

  3、對講機(jī)專人專用,不得借給無關(guān)人員使用。

  八、其他辦公設(shè)備的使用管理

  1、專管專用,公司所有辦公設(shè)備都要指定專人管理,其他人員使用必須經(jīng)設(shè)備負(fù)責(zé)人同意。

  2、辦公設(shè)備要定期進(jìn)行養(yǎng)護(hù),以免老化影響使用。

  3、辦公設(shè)備的使用人員要保證設(shè)備的安全,如果因使用人員的過失造成丟失,要追究責(zé)任。

  第四章總則

  一、本制度由人力資源及行政管理部制定,解釋權(quán)歸辦公室所有。

  二、本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行。

  辦公設(shè)備管理制度 5

  管理處的所有辦公設(shè)備都是公共財產(chǎn),任何人員無權(quán)損毀及因私使用,同時必須遵守以下制度:

  一、所有辦公設(shè)備須由電腦文檔管理員負(fù)責(zé)管理及操作,要求負(fù)責(zé)人具備熟練的操作能力,懂得基本的維修常識,具體工作內(nèi)容包括:

  1.檢查設(shè)備,每天上班開機(jī)、操作,下班關(guān)機(jī)。

  2.清理設(shè)備衛(wèi)生,保持設(shè)備干凈。

  3.更換復(fù)印復(fù)印機(jī)炭粉,電話機(jī)消毒膜,打印機(jī)色帶,傳真機(jī)和復(fù)印機(jī)紙張等。

  4.定期保養(yǎng)檢修設(shè)備。

  5.登記使用情況(使用人、日期、內(nèi)容、打字內(nèi)容提要等)。

  二、辦公設(shè)備的`使用應(yīng)遵守先公后私,先急后緩,先客戶后自己,能節(jié)省不浪費(fèi)(通長途電話盡量簡短不羅嗦,大批量文件以臘刻油印而不用復(fù)印機(jī)復(fù)印等)的原則。

  三、微機(jī)(電腦)的使用只限于工作,任何人不得用電腦干私人事宜(如打私人文件),禁止用電腦玩游戲。

  四、當(dāng)設(shè)備發(fā)生故障時應(yīng)請技術(shù)人員修理,除此之外人員不得擅自鼓弄,以免加重故障。

  辦公設(shè)備管理制度 6

  遵照上級指示精神,為進(jìn)一步加強(qiáng)本辦辦公信息系統(tǒng)管理,保證電腦、復(fù)印機(jī)設(shè)備良好運(yùn)行,以充分發(fā)揮其作用和功能,現(xiàn)結(jié)合實(shí)際,制定本規(guī)定:

  一、各處室的電腦及附屬設(shè)備由所在處室負(fù)責(zé)管理,綜合處按固定資產(chǎn)造冊登記。工作人員要加強(qiáng)電腦知識的學(xué)習(xí),按規(guī)范要求正確操作使用,注意電腦設(shè)備的保養(yǎng)和維護(hù),嚴(yán)防病毒侵入,保證正常運(yùn)轉(zhuǎn)。工作時間不得利用電腦設(shè)備玩游戲、看光盤,未經(jīng)辦主任批準(zhǔn),任何處室不得自行調(diào)換、拆卸、處理電腦及附屬設(shè)備。

  二、本辦復(fù)印機(jī)只為本辦正常辦公提供復(fù)印服務(wù),凡與辦公無關(guān)的文件、資料一律不準(zhǔn)復(fù)印。中央文件和機(jī)密級以上的文件一律不得復(fù)印。

  為了厲行節(jié)約,復(fù)印文件的頁數(shù)和份數(shù)的總和在30張以上的,原則上到文印中心辦理。

  復(fù)印機(jī)使用完畢,需切斷電源,防止事故隱患,將廢舊的紙張進(jìn)行清理,以保持機(jī)器周圍的`整潔。

  三、本辦各處室配置的音響、投影、攝像、照相機(jī)等設(shè)備,要專人保管,專人使用。

  四、新購置辦公設(shè)備須按經(jīng)費(fèi)開支規(guī)定報辦領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可辦理。

  五、本辦所有辦公設(shè)備的保養(yǎng)維修,需報綜合處由綜合處聯(lián)系設(shè)備維修的有關(guān)事宜。

  辦公設(shè)備管理制度 7

  第一條因工作需要,各單位可申請領(lǐng)用集團(tuán)標(biāo)配的辦公機(jī)器及辦公設(shè)備。為了保證辦公設(shè)備的正常運(yùn)轉(zhuǎn),提高辦公設(shè)備的工作效率和使用壽命,特制定本制度。

  第二條辦公設(shè)備申領(lǐng)流程

  一、新員工經(jīng)入職培訓(xùn)后,憑單位人事部門簽發(fā)的《人員錄用審批表》(見“集團(tuán)人事招聘制度”),到單位辦公室申領(lǐng)相應(yīng)的辦公設(shè)備。

  二、單位辦公室信息技術(shù)員負(fù)責(zé)檢查辦公設(shè)備庫存,充足可直接發(fā)放;如不足,設(shè)備管理員則做好登記,對外進(jìn)行采購。

  三、設(shè)備到庫后,單位辦公室的信息技術(shù)人員應(yīng)認(rèn)真驗(yàn)收設(shè)備后,登記《辦公設(shè)備初始表》(附表1)、《辦公設(shè)備狀態(tài)變更表》(附表2)、《辦公設(shè)備狀態(tài)表》(附表3)。

  四、設(shè)備發(fā)放時,信息技術(shù)員與或領(lǐng)用人共同檢查設(shè)備狀態(tài)是否完好與配件是否齊全。若無異常,領(lǐng)用人需填寫《辦公設(shè)備領(lǐng)用單》(附表4),以明確保管責(zé)任。設(shè)備管理員需填寫《辦公設(shè)備狀態(tài)變更表》、《辦公設(shè)備狀態(tài)表》。

  第三條辦理設(shè)備歸還流程

  一、離崗員工持單位人事部門簽發(fā)的《員工離崗/職通知函》到單位辦公室辦理辦公設(shè)備歸還手續(xù)。信息技術(shù)員核對《辦公設(shè)備狀態(tài)表》,查找離崗人員的全部領(lǐng)用情況,收回設(shè)備。

  二、領(lǐng)用人和信息技術(shù)員在共同檢查所歸還設(shè)備,在無損壞、無缺少配件、無欠費(fèi)情況下,領(lǐng)用人需在《辦公設(shè)備歸還單》上簽字確認(rèn)。如有損壞、缺少配件、欠費(fèi)的,應(yīng)按價格賠償、支付所缺的配件價格(配件價格由供應(yīng)商提供)、還清欠費(fèi)后,設(shè)備管理員才可簽字確認(rèn),并經(jīng)由單位辦公室負(fù)責(zé)人蓋章審核后,方可繼續(xù)辦理離崗手續(xù)。

  三、領(lǐng)用人和信息技術(shù)員當(dāng)場將電子設(shè)備做返廠設(shè)置,如返廠設(shè)置失敗,信息技術(shù)員不得在《離崗?fù)ㄖ飞虾炞帧?/p>

  四、辦公設(shè)備歸還人、信息技術(shù)員需填寫《辦公設(shè)備狀態(tài)變更表》、《辦公設(shè)備狀態(tài)表》。

  第四條辦公設(shè)備采購流程

  一、各單位辦公室負(fù)責(zé)設(shè)備的采購、登記、發(fā)放與運(yùn)維工作。各單位根據(jù)自身需要向集團(tuán)指定供應(yīng)商處進(jìn)行采購。

  二、設(shè)備發(fā)放時,信息技術(shù)員與領(lǐng)用人共同檢查設(shè)備狀態(tài)是否完好與配件是否齊全。若無異常,領(lǐng)用人需填寫《辦公設(shè)備領(lǐng)用單》,以明確保管責(zé)任。設(shè)備管理員需填寫《辦公設(shè)備狀態(tài)變更表》、《辦公設(shè)備狀態(tài)表》。

  第五條機(jī)器設(shè)備管理流程

  一、辦公設(shè)備臺賬與盤點(diǎn)

  1、《辦公設(shè)備初始表》:當(dāng)設(shè)備購入并出庫后,管理責(zé)任即移交至使用單位,就開始登記此表。表格反映了固定資產(chǎn)在最初移交到信息中心時的狀態(tài),表格中的數(shù)據(jù)一旦生成則不允許修改。

  2、《辦公設(shè)備狀態(tài)變更表》:記錄每一次固定資產(chǎn)相關(guān)狀態(tài)屬性變化情況,是記錄設(shè)備資產(chǎn)變化的流水賬,從而觸發(fā)《辦公設(shè)備狀態(tài)表》的修改。由各單位辦公室的信息技術(shù)員填寫。

  3、《辦公設(shè)備狀態(tài)表》:表格反映了固定資產(chǎn)的最新狀態(tài),表格中的數(shù)據(jù)不得隨意修改,修改的'唯一依據(jù)是《辦公設(shè)備狀態(tài)變更表》。由各單位的信息技術(shù)員填寫。

  4、《辦公設(shè)備領(lǐng)用表》:表格記錄了各經(jīng)營性單位領(lǐng)用辦公設(shè)備的實(shí)際情況。由各單位信息技術(shù)員填寫。

  5、《辦公設(shè)備初始表》、《辦公設(shè)備狀態(tài)變更表》、《辦公設(shè)備狀態(tài)表》、《辦公設(shè)備領(lǐng)用表》的原件各單位進(jìn)行存檔。

  二、盤點(diǎn)

  1、根據(jù)各單位的發(fā)放及統(tǒng)計臺賬,各單位辦公室應(yīng)當(dāng)于每季度末對辦公設(shè)備進(jìn)行局部盤點(diǎn),集團(tuán)行政管理中心每年年終對各單位辦公設(shè)備進(jìn)行全局盤點(diǎn)。

  2、盤點(diǎn)內(nèi)容:核對機(jī)器設(shè)備使用情況是否正常,是否有損壞或缺配件,及所使用的設(shè)備跟領(lǐng)用時是否一致,是否有丟失。

  3、在規(guī)定的使用年限期間,因個人原因造成辦公設(shè)備毀損、丟失、被盜等,所造成的經(jīng)濟(jì)損失由個人承擔(dān)。

  4、信息技術(shù)員根據(jù)盤點(diǎn)情況,對于毀損、丟失、及配少配件情況,向上級部門匯報,經(jīng)集團(tuán)行政管理中心最終確認(rèn),再交由單位財務(wù)部門劃價。

  辦公設(shè)備管理制度 8

  物業(yè)部所有辦公設(shè)備都是公司財產(chǎn),任何人員無權(quán)損毀及因私使用,同時必須遵守以下制度。

  一、所有辦公設(shè)備須由經(jīng)理指定專人負(fù)責(zé)管理及操作,要求負(fù)責(zé)人具備熟練操作能力,懂得基本的維修知識,具體內(nèi)容包括;

  1、檢查設(shè)備,每天上班開機(jī)、操作,下班關(guān)機(jī)。

  2、清理設(shè)備衛(wèi)生,保持設(shè)備干凈。

  3、更換電話機(jī)消毒膜、打印機(jī)色帶等。

  4、定期保養(yǎng)檢修設(shè)備。

  5、登記使用情況(使用人、日期、內(nèi)容、打字內(nèi)容提要等)。

  二、辦公設(shè)備的使用要遵守先公后私,先急后緩,先客戶后自己,能節(jié)省不浪費(fèi)的原則。

  三、電腦的'使用只限于工作,任何人不得用電腦干私人事宜,禁止用電腦玩游戲。

  四、當(dāng)設(shè)備發(fā)生故障時請技術(shù)人員修理,除此之外不得擅自拆弄,以免加重故障。

  辦公設(shè)備管理制度 9

  為了規(guī)范公司辦公等設(shè)備的使用管理,保證公司的設(shè)備正常使用,特制定本規(guī)定。

  一、電話:

  1、公司電話是聯(lián)系業(yè)務(wù)及溝通各項(xiàng)工作的工具,應(yīng)注意愛護(hù),提高效率,通話要簡潔、明了,避免長時間占用線路。

  2、公司各部門辦公區(qū)域,因工作需要設(shè)置電話,須由所需部門提出書面申請,經(jīng)公司行政人事部統(tǒng)一辦理,報地產(chǎn)常務(wù)副總經(jīng)理審批后,交工程部實(shí)施。

  3、公司各部門辦公用電話,除行政人事部電話及傳真機(jī)外,其余不具有國際長途功能,任何人不能以任何理由私自撥打,確因公需撥打長途的,應(yīng)填寫長話申請,經(jīng)公司行政人事部備案后指定撥打。

  4、不準(zhǔn)用公司電話聊天及處理私人事務(wù)。

  5、如查詢出有違反上述規(guī)定者,所發(fā)生費(fèi)用將以加倍罰款及警告處罰。

  二、傳真機(jī):

  1、為確保公司傳真機(jī)的暢通,未經(jīng)許可,任何人不得使用傳真機(jī)掛撥市內(nèi)及長途電話。

  2、因公事需使用傳真機(jī)收、發(fā)傳真的',應(yīng)填寫申請,辦公室備案,并由辦公室文秘負(fù)責(zé)操作。

  三、復(fù)印機(jī)、電腦、打印機(jī):

  1、復(fù)印機(jī)是公司機(jī)要崗位所配備的工具,并由行政人事部指定的專管人員負(fù)責(zé)操作。因公事需要使用的,應(yīng)按規(guī)定登記,填寫用紙規(guī)格、張數(shù)、內(nèi)容,使用者應(yīng)簽名,并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

  2、復(fù)印機(jī)由行政部統(tǒng)一監(jiān)督管理。

  3、使用公司復(fù)印機(jī)、電腦、打印機(jī)應(yīng)遵守操作規(guī)程,注意愛護(hù)

  四、附則:

  本規(guī)定由公司行政人事部負(fù)責(zé)解釋,自頒布之日起施行。

  辦公設(shè)備管理制度 10

  總則

  一、目的。為了保證公司辦公設(shè)備正常的運(yùn)轉(zhuǎn),提高辦公設(shè)備的工作效率和使用壽命,特制定本制度。

  二、適用范圍。本制度所指辦公設(shè)備主要包括臺式電腦,打印機(jī),復(fù)印機(jī),電話,傳真機(jī),投影儀,筆記本電腦,對講機(jī)等。

  三、相關(guān)部門職責(zé)。

  行政部主要負(fù)責(zé)辦公設(shè)備的采購申請受理,采購,保管,配發(fā),維修保養(yǎng),設(shè)備調(diào)換等事宜。目前暫由總經(jīng)理制定財務(wù)人員購買。

  辦公設(shè)備日常管理

  一、辦公設(shè)備的申請和購買。

  1.工作人員根據(jù)需要提出辦公設(shè)備的購買申請,并填寫《辦公設(shè)備需求單》,報部門負(fù)責(zé)人及行政部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn);購買單件設(shè)備金額大于2000元的需總經(jīng)理批準(zhǔn)。低于200元的辦公用品行政部可以采購,大于200元的辦公用品有采購部負(fù)責(zé)采購。

  二、辦公設(shè)備的領(lǐng)用。

  1、設(shè)備需求部門根據(jù)審批的《辦公設(shè)備需求單》到行政部領(lǐng)取。

  2、對部門領(lǐng)取的設(shè)備進(jìn)行編號,以便盤點(diǎn)。

  三、辦公設(shè)備的使用和保養(yǎng)。

  1、使用設(shè)備前應(yīng)詳細(xì)閱讀操作手冊,嚴(yán)格按照操作規(guī)范操作使用,各部門主管負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查。

  2、公司各類設(shè)備的保養(yǎng)和維修由各部門參照規(guī)范,正確使用,注重平時保養(yǎng)。

  3、行政部對辦公設(shè)備運(yùn)行,保養(yǎng)情況進(jìn)行監(jiān)督檢查,對設(shè)備的維修,更換零件要進(jìn)行登記備案。

  四、辦公設(shè)備維修管理

  1.設(shè)備發(fā)生故障無法使用時,設(shè)備使用人應(yīng)報行政部處理;無法解決的由采購部聯(lián)系供應(yīng)商統(tǒng)一報修。

  2在保修期內(nèi)的設(shè)備,采購部應(yīng)聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行維修;保修期外的設(shè)備,按照最經(jīng)濟(jì)可行的報修方案進(jìn)行維修,包括委托維修商來完成任務(wù),由部門主管按照維修的真實(shí)情況,填寫設(shè)備維修單中的“維修記錄”。

  五、建立維修檔案

  1、所有設(shè)備的維修都必須建立完整的維修檔案,由行政部統(tǒng)一管理,主要包括設(shè)備名稱,維修日期,故障現(xiàn)象,故障原因,維修內(nèi)容,維修費(fèi)用,維修單位等。

  2、行政管理部應(yīng)定期統(tǒng)計,匯總維修情況,針對各類故障產(chǎn)生的原因提出預(yù)防與克服的措施,通知使用部門加以防范。

  六、辦公設(shè)備使用監(jiān)督

  1、行政部負(fù)責(zé)對辦公設(shè)備的使用進(jìn)行不定期的檢查。

  2、行政部對違規(guī)使用辦公設(shè)備人員有提請?zhí)幜P的權(quán)力。

  七、辦公設(shè)備的盤點(diǎn)及賠償

  1、行政部負(fù)責(zé)對公司所有辦公設(shè)備進(jìn)行分類,并建立辦公設(shè)備管理臺賬,每季度盤點(diǎn)清查一次,作到賬物相符。

  2、在規(guī)定的使用年限期間,因個人原因造成辦公設(shè)備毀損,丟失,被盜等,所造成的經(jīng)濟(jì)損失由個人承擔(dān)。

  八、辦公設(shè)備的報廢處理

  1.報廢審核:對于各部門提交的報廢物品清單,要認(rèn)真審核,確認(rèn)不能再次利用后,經(jīng)行政部,總經(jīng)理簽字后方可作報廢處理。對決定報廢的辦公設(shè)備,行政部應(yīng)做好登記,在報廢處理冊上寫清用品名稱,價格,數(shù)量,及報廢處理的其他有關(guān)事項(xiàng)。報廢品由行政部集中存放,集中處理,不得隨意丟棄。

  辦公設(shè)備分類管理

  一、電腦的使用管理

  (一)專人收管

  1、每臺電腦指定專人上機(jī),負(fù)責(zé)日常操作,其他人員不得隨意使用。

  2、電腦使用人員設(shè)密碼管理,密碼屬公司機(jī)密,未經(jīng)批準(zhǔn)不得向任何人泄露。

  (二)電腦的操作規(guī)定

  1、嚴(yán)禁在電腦上從事與本職工作無關(guān)的事項(xiàng),嚴(yán)禁使用電腦玩游戲。

  2、不得使用未經(jīng)病毒檢查的u盤,防止病毒人侵。

  3、嚴(yán)禁私自拷貝,泄露涉及公司有關(guān)機(jī)密的文件資料。

  (三)病毒防護(hù)

  1、對于聯(lián)網(wǎng)的計算機(jī),任何人在未經(jīng)批準(zhǔn)的情況下,不得從網(wǎng)絡(luò)復(fù)制軟件或文檔。 2、對于計算機(jī)軟件的安裝(除限制安裝軟件除外)由使用部門自主決定。

  3、任何微機(jī)不得安裝游戲軟件。

  4、軟件使用前要確保無病毒。

  (四)硬件保護(hù)

  1、未經(jīng)行政部批準(zhǔn),任何人不得拆卸所使用的電腦設(shè)備。

  2、拆卸電腦設(shè)備時,必須采取防靜電措施。

  3、硬件維護(hù)后,必須將所有設(shè)備復(fù)原。

  4、各部門負(fù)責(zé)人必須認(rèn)真落實(shí)本部門電腦以及配套設(shè)備的使用和保養(yǎng)責(zé)任。

  5、各部門負(fù)責(zé)人必須采取必要措施,確保本部門的.電腦以及配套設(shè)備始終處于整潔和良好的狀態(tài)。

  (五)電腦的保養(yǎng)

  1、保持電腦的清潔,嚴(yán)禁用手、銳物觸摸屏幕,使用人在離開前應(yīng)退出系統(tǒng)并關(guān)閉電源。

  2、定期對電腦內(nèi)的資料進(jìn)行整理,做好備份并刪除不需要的文件,保證電腦運(yùn)行的速度和存儲。

  二、電話的使用管理

  (一)電話配置原則:

  1、總經(jīng)理、副總經(jīng)理;營銷中心、技術(shù)部、生產(chǎn)部、人事、行政配直拔電話一部(個別情況允許數(shù)人合用);

  2、部分人員特殊需要經(jīng)過公司行政部審批后配置。

  (二)申請直拔電話、分機(jī)加長途功能的手續(xù):

  本人填寫《直拔電話和分機(jī)加長途功能申請單》,經(jīng)部門分管副總審批后,交公司總經(jīng)理審批,批準(zhǔn)后交行政部門辦理。

  (三)注意事項(xiàng):

  1、直拔電話、分機(jī)使用人或工位需要變更,部門要用書面形式將需變更情況通知行政部;

  2、每個工位上的電話機(jī)要愛護(hù)使用,保管好(話機(jī)的設(shè)備序列號要跟著員工內(nèi)部調(diào)動走〉,調(diào)離公司,要將電話機(jī)上交公司固定資產(chǎn)保管員;

  3、直拔電話或分機(jī)的長途功能是為工作需要所配,員工不得用公司的直拔電話和分機(jī)的長途功能撥打私人電話,發(fā)現(xiàn)違規(guī)者公司將嚴(yán)肅處理;

  4、每個員工不得在公司的電話上撥打娛樂、游戲、點(diǎn)歌等與工作無關(guān)的信息臺,違規(guī)者,給公司造成損失的,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)除需賠償公司損失外還將對直接責(zé)任人予以100 — 500元的罰款,嚴(yán)重情況者予以開除。

  (四)打印機(jī),復(fù)印機(jī)的管理

  1、為確保復(fù)印機(jī)的安全運(yùn)轉(zhuǎn),每天開機(jī)的時間不宜過長。

  2、打印或者復(fù)印完成后,必須及時取走文件,防止失密。

  3、禁止打印或復(fù)印私人資料.

  三、傳真機(jī)使用管理

  本辦法適用于公司使用傳真機(jī)的各種情況。使用范圍包括本地、國內(nèi)、國際傳真。

  傳真的接收管理

  傳真件的接收納人公司收發(fā)管理辦法范圍內(nèi),由收發(fā)員統(tǒng)一接收。

  傳真件接收后,填寫收件登記簿,并及時分發(fā)收件部門和人員。涉及公司事務(wù)的原件在行政部留存,業(yè)務(wù)部門留復(fù)印件。公司傳真機(jī)應(yīng)隨時處于開機(jī)接收狀態(tài)。

  傳真的發(fā)送管理

  各部門和人員發(fā)送傳真,由收發(fā)員統(tǒng)一發(fā)送。重要文件可由當(dāng)事人親自發(fā)送。

  因故不能發(fā)送,應(yīng)及時通知有關(guān)當(dāng)事人迅速另行處理。

  四、投影儀使用管理

  1、投影儀安置于公司會議室,需要使用部門向行政部負(fù)責(zé)人申請。

  2、投影儀用于公司,部門會議以及培訓(xùn)。

  五、對講機(jī)的使用管理

  1、對講機(jī)主要用于安全保安部。

  2、在上班期間,不得用對講機(jī)聊天。

  3、對講機(jī)專人專用,不得借給無關(guān)人員使用。

  六、其他辦公設(shè)備的使用管理

  1、專管專用,公司所有辦公設(shè)備都要指定專人管理,其他人員使用必須經(jīng)設(shè)備負(fù)責(zé)人同意。

  2、辦公設(shè)備要定期進(jìn)行養(yǎng)護(hù),以免老化影響使用。

  3、辦公設(shè)備的使用人員要保證設(shè)備的安全,如果因使用人員的過失造成丟失,要追究責(zé)任。

  辦公設(shè)備管理制度 11

  1.目的

  為了規(guī)范公司辦公設(shè)備日常保養(yǎng)維護(hù)及故障處理方式,劃分各部門職責(zé),提高辦公設(shè)備工作效率和使用壽命,規(guī)范設(shè)備維修申請、審核程序,特制訂本制度。

  2.適用范圍和種類

  2.1本辦法適用于所有公司下屬部門。

  2.2辦公設(shè)備的種類為:打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、電腦、電話、飲水機(jī)。

  3.具體內(nèi)容

  3.1打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、電腦、電話日常保養(yǎng)及故障申報

  3.1.1各部門負(fù)責(zé)本部門辦公設(shè)備的日常維護(hù)和故障申報;

  3.1.2各部門應(yīng)正確使用辦公設(shè)備,使用人需了解辦公設(shè)備的`使用方法;

  3.1.3辦公設(shè)備應(yīng)保持外觀完整清潔的狀態(tài),做到每日擦試清潔;

  3.1.4每日下班后關(guān)閉辦公設(shè)備電源;

  3.1.5行政管理員每周定期對打印機(jī)、復(fù)印機(jī)檢查,按需加粉、加墨;

  3.1.6打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、電腦、電話出現(xiàn)故障時,請及時通知行政管理員,由行政管理員排除故障,如無法維修的,由行政管理員聯(lián)系外單位維修;

  3.1.7行政管理員需對維修的辦公設(shè)備做好維修臺帳。

  3.2飲水機(jī)、直飲機(jī)日常保養(yǎng)及故障申報

  3.2.1辦公室飲水機(jī)由使用部門負(fù)責(zé)日常清潔衛(wèi)生;

  3.2.4飲水機(jī)出現(xiàn)故障,由使用部門報行政部,由行政部聯(lián)系送水單位維修。

  4.實(shí)施

  本規(guī)定自發(fā)布之日起開始執(zhí)行,如實(shí)施過程遇到有悖規(guī)定的,按本規(guī)定實(shí)施。

  辦公設(shè)備管理制度 12

  第一章總則

  第一條為了提高辦公設(shè)備的使用效率,保持其設(shè)備性能,有效節(jié)約費(fèi)用開支,根據(jù)公司實(shí)際情況制定本辦法。

  第二條本辦法所指辦公設(shè)備包括為完成工作而購買的攝像機(jī)、照相機(jī)、便攜式計算機(jī)、移動硬盤、u盤、手機(jī)等。

  第二章辦公設(shè)備的配備及管理

  第三條因工作需要,確需購買的辦公設(shè)備由當(dāng)事人所在部門提出申請,報單位領(lǐng)導(dǎo)審批后再購買,所購辦公設(shè)備要經(jīng)公司機(jī)關(guān)有關(guān)部門備案。(配備人員見附表1)

  第四條新購辦公設(shè)備采取公司與個人按照一定出資比例購買,在規(guī)定使用年限后歸個人所有。在規(guī)定使用年限期間,一般情況是公司所有,個人使用。(見附表1)

  第五條原購辦公設(shè)備由所在單位登記后統(tǒng)一在公司綜合工作部備案,原則上在規(guī)定使用年限內(nèi)不再重復(fù)購買,達(dá)到規(guī)定使用年限后,由綜合工作部會同相關(guān)部門對其評估后折價處理,原使用人有優(yōu)先購買權(quán)。

  第六條在規(guī)定使用年限期間,因個人原因造成辦公設(shè)備毀損、滅失、被盜等,所造成的經(jīng)濟(jì)損失由個人負(fù)責(zé)。

  第七條在辦公設(shè)備規(guī)定使用年限期間,配備人員因工作需要發(fā)生調(diào)動的.,公司范圍內(nèi)調(diào)動辦公設(shè)備采取“機(jī)隨人走”,公司范圍外調(diào)動辦公設(shè)備上交公司,由公司返還其剩余年份的出資額。所交辦公設(shè)備由綜合工作部會同相關(guān)部門對其評估后折價處理,原使用人有優(yōu)先購買權(quán)。

  第八條在規(guī)定使用年限期間,辦公設(shè)備的維修與保養(yǎng)由使用人負(fù)責(zé),所發(fā)生的費(fèi)用按照年限費(fèi)用遞增辦法包干使用,據(jù)實(shí)列銷(見附表2)

  第九條辦公設(shè)備購買費(fèi)用按照崗位不同采取不同的出資比例。

  公司經(jīng)理、書記的辦公設(shè)備購買費(fèi)用據(jù)實(shí)報銷。

  公司副職領(lǐng)導(dǎo)的辦公設(shè)備購買費(fèi)用在基礎(chǔ)出資比例上個人降低50%。

  公司部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)班子成員的辦公設(shè)備購買費(fèi)用在基礎(chǔ)出資比例上個人降低25%。

  其他崗位人員的辦公設(shè)備購買費(fèi)用按照基礎(chǔ)出資比例。

  第三章附則

  第十條辦公設(shè)備由公司財務(wù)部設(shè)立專門帳戶,發(fā)生的費(fèi)用一律按使用年限及出資比例辦理報銷。

  第十一條本辦法自下發(fā)之日起執(zhí)行,由公司綜合工作部負(fù)責(zé)解釋。

  辦公設(shè)備管理制度 13

  (一)電腦

  1.行政部根據(jù)公司文件類別建立完整清晰的目錄及子目錄系統(tǒng);

  2.根據(jù)保密原則需要,由行政部對行政、業(yè)務(wù)文件目錄設(shè)定統(tǒng)一管理的`電腦密碼;

  3.員工在所屬部門目錄下設(shè)立個人子目錄

  4.員工不得私設(shè)電腦密碼

  (二)傳真機(jī)、復(fù)印機(jī):

  1.由公司行政部統(tǒng)一管理與使用

  2.建立嚴(yán)格的使用登記制度

  3.未經(jīng)許可,個人不得自行操作使用

  (三)可運(yùn)用狀態(tài)維護(hù)

  行政部負(fù)責(zé)電腦、傳真機(jī)/復(fù)印機(jī)的檢查、保養(yǎng)和維修,保證設(shè)備的可運(yùn)用狀態(tài)。

  辦公設(shè)備管理制度 14

  1.0目的

  通過規(guī)范辦公設(shè)備的使用管理,保證公司在實(shí)現(xiàn)服務(wù)過程中辦公設(shè)備正常使用。

  2.0適用范圍

  適用于公司所有的辦公設(shè)備。

  3.0定義

  4.0職責(zé)

  4.1行政辦公室負(fù)責(zé)所有辦公設(shè)備的采購及調(diào)配。

  4.2各部門負(fù)責(zé)屬本部門使用的辦公設(shè)備的管理。

  4.3機(jī)電管理部負(fù)責(zé)電腦、電話、傳真機(jī)、打印機(jī)的維護(hù)保養(yǎng)。

  5.0內(nèi)容

  5.1辦公設(shè)備種類

  復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、打印機(jī)、攝像機(jī)、照相機(jī)、過塑機(jī)、音響設(shè)備、投影儀、掃描儀、電腦、電話等。

  5.1.1電腦管理

  公司電腦根據(jù)其用途包括辦公電腦和非辦公電腦,兩者的配置,都必須由部門根據(jù)崗位的需求,提出書面申請,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后,由機(jī)電管理部根據(jù)需求選型,行政辦公室負(fù)責(zé)新機(jī)的采購。

  1、辦公電腦的管理

  (1)各崗位的電腦由所在部門指定其主要使用人為該電腦管理員,負(fù)責(zé)該電腦的日常使用,其職責(zé)如下:

  負(fù)責(zé)設(shè)置、修改該電腦的用戶密碼,并報公司備案;

  負(fù)責(zé)該電腦的日常管理及報修;

  定期對硬盤進(jìn)行整理,對需要保留的電子文檔進(jìn)行備份,清除垃圾文檔;

  定期對電腦進(jìn)行殺毒,對外來軟件進(jìn)行安全性檢查,確認(rèn)無誤后方能使用。

  每周填寫電腦運(yùn)行周報。

  (2)任何人未經(jīng)許可不得使用他人的電腦。

  (3)辦公電腦的軟、硬件配置不得自行增刪變更,如有需要,須經(jīng)請示批準(zhǔn)后,由機(jī)電管理部技術(shù)人員實(shí)施。

  (4)辦公電腦如需上網(wǎng),須經(jīng)所在部門提出書面申請,報請行政辦公室、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,由機(jī)電管理部負(fù)責(zé)接入。不得在網(wǎng)上瀏覽與工作無關(guān)的網(wǎng)站,下載與工作無關(guān)的網(wǎng)絡(luò)信息資料。

  (5)機(jī)電管理部負(fù)責(zé)辦公電腦及其相關(guān)外部設(shè)備的維修,并定期(每月一次)對電腦的使用情況進(jìn)行檢查;根據(jù)電腦使用情況不定期組織電腦操作知識的培訓(xùn)。

  (6)下班后相關(guān)責(zé)任人檢查電腦是否正確關(guān)機(jī),正常情況下不得強(qiáng)行關(guān)機(jī)。

  2、非辦公用電腦的管理

  (1)此類電腦包括:空調(diào)集控、水電抄表、bas、停車場系統(tǒng)、消防系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、咨詢臺用。

  (2)此類電腦的日常管理維護(hù)由使用部門負(fù)責(zé),機(jī)電管理部負(fù)責(zé)定期保養(yǎng)和問題處理。

  (3)此類電腦的損壞將直接導(dǎo)致服務(wù)受到影響,所以禁止在電腦上進(jìn)行與系統(tǒng)無關(guān)的操作,禁止使用外來磁、光盤。

  5.1.2傳真機(jī)的管理

  1、行政辦公室負(fù)責(zé)接收公司各類傳真,并及時作好記錄,并及時通知收件人到行政辦公室辦理簽收。

  2、因公對外發(fā)送傳真應(yīng)辦理登記手續(xù),登記完畢后方可發(fā)送,因私傳真未經(jīng)批準(zhǔn)一律不予傳送。

  3、使用傳真機(jī)時需要注意,發(fā)送多頁單張?jiān)鍟r,其寬度必須一致;原稿上的訂書釘應(yīng)先取下,尺寸過小或不完整的原稿應(yīng)夾在硬塑薄膜中發(fā)送,以免卡住或損壞原稿。

  4、安裝于普通市內(nèi)電話網(wǎng)及普通長途電話線路上的傳真機(jī),一般不能用來傳送機(jī)密文件。

  5、不得把傳真機(jī)當(dāng)作復(fù)印機(jī)使用,下班時應(yīng)將傳真機(jī)設(shè)于自動收文狀態(tài)。

  6、傳真機(jī)應(yīng)放在清潔而陰涼的地方,避免潮濕和高溫,不準(zhǔn)擅自拆卸。

  7、傳真機(jī)的安裝應(yīng)平穩(wěn),要防止灰塵進(jìn)入機(jī)內(nèi)。為預(yù)防事故,安裝時應(yīng)接地良好,并設(shè)有避雷裝置。使用頻繁的機(jī)器要經(jīng)常進(jìn)行清潔維護(hù)。

  8、傳真機(jī)出現(xiàn)重大故障時,應(yīng)找專業(yè)技術(shù)人員檢修。

  9、因公使用長途電話應(yīng)作好使用登記,注明撥打單位,簡要描述通話內(nèi)容,經(jīng)行政辦公室主任批準(zhǔn)后使用。下班后應(yīng)鎖閉傳真機(jī)長途功能。

  5.1.3辦公電話管理規(guī)定

  公司電話屬于辦公用途,為了保證工作的正常開展及業(yè)務(wù)的暢通,加強(qiáng)內(nèi)部管理,合理控制費(fèi)用成本,特對辦公電話管理作如下規(guī)定:

  (1)報銷額度:詳見《電話功能及月話費(fèi)額度核定表》。

  (2)報銷管理

  職責(zé):

  行政辦公室和機(jī)電管理部根據(jù)公司批準(zhǔn)的《電話功能及月話費(fèi)額度核定表》對辦公電話功能及話費(fèi)進(jìn)行調(diào)整和控制。

  各部門電話功能及月話費(fèi)額度調(diào)整需按程序申報:部門經(jīng)理批準(zhǔn)→行政辦公室主任審核→分管領(lǐng)導(dǎo)批核→總經(jīng)理批準(zhǔn)。

  機(jī)電管理部負(fù)責(zé)于每月3日前打印匯線通電話的話費(fèi)統(tǒng)計明細(xì)報行政辦公室,行政辦公室負(fù)責(zé)審核當(dāng)月話費(fèi)額度標(biāo)準(zhǔn),并于每月5日前將超標(biāo)話費(fèi)明細(xì)交財務(wù)部執(zhí)行扣款;直線電話月話費(fèi)明細(xì)由機(jī)電管理部根據(jù)電信部門統(tǒng)一扣款日期打印清單報行政辦公室。

  行政辦公室不定期抽查電話清單,如發(fā)現(xiàn)非正常聲訊電話,將按產(chǎn)生話費(fèi)的三倍在個人月工資或部門月績效工資中扣罰。

  行政辦公室負(fù)責(zé)考核個人直線電話和部門匯線通電話額度標(biāo)準(zhǔn),部門或班組的.直線電話和個人匯線通電話額度標(biāo)準(zhǔn)由部門負(fù)責(zé)考核。

  直線電話的月話費(fèi)額度管理:

  直線電話不得撥打聲訊電話,如因工作業(yè)務(wù)需要撥打聲訊電話,須使用匯線通電話。

  直線電話責(zé)任到個人的,月話費(fèi)額度超標(biāo)部分在個人月工資中扣除。

  直線電話責(zé)任到部門或班組的,月話費(fèi)額度超標(biāo)部分在部門或班組月績效工資中扣除。

  田園居管理處實(shí)行獨(dú)立核算,話費(fèi)由部門自行控制。

  匯線通電話的月話費(fèi)額度管理:均以部門或班組為單位進(jìn)行核算,月話費(fèi)額度超標(biāo)部分在部門或班組月績效工資中扣除。

  (3)辦公電話機(jī)的保養(yǎng)和維護(hù)

  嚴(yán)禁猛烈拍打話機(jī)叉簧,當(dāng)撥號后未接通時應(yīng)輕輕反叉簧按下1-2秒再重新?lián)芴枴?/p>

  通話完畢應(yīng)輕輕將話機(jī)擱在電話機(jī)上,不得用力擲話筒或?qū)⒃捦矓R在一旁,影響電話的正常使用。

  打電話時不得卷繞電話機(jī)繩,以免機(jī)繩扭絞后各芯之間混接在一起,產(chǎn)生接口松動,芯線暗斷等故障,出現(xiàn)話音時斷時續(xù),使通話受到影響。

  在撥號(按鍵)時,應(yīng)注意用力均勻,不宜用力過猛過快,以保持機(jī)件情況正常,延長使用壽命。

  5.1.4打(復(fù))印機(jī)的管理

  1、打印機(jī)管理

  (1)用環(huán)保紙進(jìn)行打印時應(yīng)注意將環(huán)保紙上的訂書釘、回形針取下,以免卡住或損壞機(jī)器。

  (2)分配于其他部門及管理處使用的打印機(jī)由設(shè)備所在部門自行負(fù)責(zé)維修保養(yǎng),使用打印機(jī)時應(yīng)嚴(yán)格按照程序操作。

  (3)不得因私使用打印機(jī),一經(jīng)發(fā)現(xiàn)嚴(yán)肅處理。

  (4)打印機(jī)應(yīng)放在清潔而陰涼的地方,避免潮濕和高溫,不準(zhǔn)擅自拆卸。打印機(jī)的安裝應(yīng)平穩(wěn),要防止灰塵進(jìn)入機(jī)內(nèi)。使用頻繁的機(jī)器要經(jīng)常進(jìn)行清潔維護(hù)。

  (5)打印機(jī)出現(xiàn)重大故障時,應(yīng)找專業(yè)技術(shù)人員檢修。

  2、復(fù)印機(jī)管理

  (1)公司16/f的復(fù)印設(shè)備由行政辦負(fù)責(zé)維護(hù)保養(yǎng),分配于其他部門及管理處使用的復(fù)印機(jī)由設(shè)備所在部門自行負(fù)責(zé)維修保養(yǎng),使用復(fù)印機(jī)時應(yīng)嚴(yán)格按照程序操作。

  (2)不得因私使用復(fù)印機(jī),一經(jīng)發(fā)現(xiàn)嚴(yán)肅處理。

  (3)復(fù)印機(jī)應(yīng)放在清潔而陰涼的地方,避免潮濕和高溫,不準(zhǔn)擅自拆卸。復(fù)印機(jī)的安裝應(yīng)平穩(wěn),要防止灰塵進(jìn)入機(jī)內(nèi)。使用頻繁的機(jī)器要經(jīng)常進(jìn)行清潔維護(hù)。

  (4)下班時相關(guān)責(zé)任人要檢查復(fù)印機(jī)電源是否關(guān)閉。

  (5)復(fù)印機(jī)出現(xiàn)重大故障時,應(yīng)找專業(yè)技術(shù)人員檢修。

  5.1.5攝影(像)器材的管理

  1、攝影(像)器材由行政辦公室負(fù)責(zé)維護(hù)保養(yǎng)。

  2、各部門需要動用攝影(像)器材時應(yīng)向行政辦公室主任申請,經(jīng)同意后方可使用,同時應(yīng)辦理借用登記,填寫《工機(jī)具領(lǐng)借用登記表》,使用完畢及時歸還,若因使用不當(dāng)或保管不利造成辦公設(shè)備損壞或丟失的,按照公司相關(guān)規(guī)定處理。器材使用人必須熟練掌握其操作程序,且不得擅自拆卸。

  3、攝影(像)器材應(yīng)放在清潔而干燥的地方,避免潮濕和高溫,防止灰塵進(jìn)入機(jī)內(nèi)。每次使用完畢要用專業(yè)擦拭紙進(jìn)行擦拭,并及時送交保管。

  4、所拍攝的內(nèi)容由行政辦公室統(tǒng)一沖印或刻錄光盤,未經(jīng)允許不得私自外出沖印、刻錄。未經(jīng)允許,嚴(yán)禁員工自行拍攝個人照片及聲像資料。

  5.2辦公設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)

  5.2.1機(jī)電管理部負(fù)責(zé)電腦、電話、傳真機(jī)、打印機(jī)的維護(hù)保養(yǎng),當(dāng)辦公設(shè)備不能正常運(yùn)行時,使用部門應(yīng)及時聯(lián)系機(jī)電管理部進(jìn)行維修,維修中如發(fā)生零配件改變時,機(jī)電管理部應(yīng)填寫《辦公設(shè)備維修記錄表》,無法維修時填寫《設(shè)備對外委托維修申請單》報請外修;其他辦公設(shè)備可由行政辦公室聯(lián)系專業(yè)公司定期維保,若在使用中出現(xiàn)故障,由行政辦公室聯(lián)系專業(yè)公司及時修復(fù)。

  5.3辦公設(shè)備的報廢

  當(dāng)價值在100元以上的辦公設(shè)備發(fā)生嚴(yán)重?fù)p壞或老化,由使用部門填寫《報廢申請單》,經(jīng)相關(guān)技術(shù)人員、使用部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)、財務(wù)部審核、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理批準(zhǔn)后,作廢品處理。

  6.0記錄

  6.1《工機(jī)具領(lǐng)借用登記表》

  6.2《辦公設(shè)備維修記錄表》

  6.3《設(shè)備對外委托維修申請單》

  辦公設(shè)備管理制度 15

  1.目的

  為保證辦公設(shè)備及用品的合理配置和使用,更好地服務(wù)于公司各項(xiàng)工作。

  2.適用范圍

  本制度適用于集團(tuán)各子公司的辦公設(shè)備、辦公用品、辦公耗材采購和管理。

  3.職責(zé)

  3.1人力資源及行政部負(fù)責(zé)公司所有辦公設(shè)備及用品的建檔、維修保養(yǎng)、外借管理,采購與報廢的審核,辦用品的收發(fā)管理。

  3.2使用部門負(fù)責(zé)部門所屬辦公設(shè)備及用品的使用及日常維護(hù)保養(yǎng)、并有責(zé)任愛護(hù)公司的辦公設(shè)備。

  3.3高級副總裁(總經(jīng)理)負(fù)責(zé)單價2000元以上辦公設(shè)備的申購、報廢、外借的審批。

  3.4信息部負(fù)責(zé)電腦及其周邊設(shè)備采購、維修、保養(yǎng)、報廢確認(rèn),網(wǎng)絡(luò)安全的管理。

  3.5財務(wù)部負(fù)責(zé)辦公設(shè)備及用品費(fèi)用的監(jiān)控。

  4.辦公設(shè)備及用品分為耐用品和低值易耗品。

  4.1耐用品:

  4.1.1辦公家具,如:各類辦公桌、辦公椅、會議椅、檔案柜、沙發(fā)、茶幾、電腦臺、保險箱及室內(nèi)非電器類較大型的辦公陳設(shè)等。

  4.1.2辦公設(shè)備類,如:電腦、打印機(jī)、電話機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、碎紙機(jī)、電視機(jī)、攝像機(jī)、幻燈機(jī)、數(shù)碼照相機(jī)、音響器材及相應(yīng)耗材等。

  4.2低值易耗品

  4.2.1辦公文具類,如:鉛筆、膠水、單(雙)面膠、圖釘、回形針、筆記本、信封、便箋、簽字筆、白板筆、熒光筆、涂改液、剪刀、釘書釘、復(fù)寫紙、大頭針、紙類印刷品、打印紙、復(fù)印紙等。

  4.2.2生活用品,如:面巾紙、紙球、茶葉、飲料、茶具等招待用品。

  5.辦公設(shè)備及用品的添置申請流程

  5.1每月底,各部門填寫下月《辦公用品申領(lǐng)計劃表》送交行政部,逾期不交的部門,視放棄申請?zhí)幚怼?/p>

  5.2各部門經(jīng)理應(yīng)嚴(yán)把審核關(guān),以控制辦公用品開支成本。

  5.3行政助理每月底統(tǒng)計各部門辦公設(shè)備及用品數(shù)量,編制《物品請購單》交人力資源及行政經(jīng)理審批,批準(zhǔn)后統(tǒng)一由行政助理負(fù)責(zé)采購。

  5.4辦公設(shè)備的添置由所在部門填寫《設(shè)備添置備申請單》報人力資源及行政部審核,費(fèi)用超過2000元的辦公設(shè)備須送高級副總裁審批后再由人力資源及行政部實(shí)施采購。

  5.5辦公設(shè)備及用品采購回公司,管理部門應(yīng)先建檔登記,并及時通知相關(guān)部門領(lǐng)用。

  6.辦公設(shè)備及用品的使用管理

  6.1辦公設(shè)備屬公司資產(chǎn),使用者有責(zé)任和義務(wù)妥善保管、合理使用,不能隨意轉(zhuǎn)交他人,造成遺失的承擔(dān)賠償責(zé)任。

  6.2人力資源及行政部建立辦公設(shè)備及用品個人檔案,員工領(lǐng)用的辦公設(shè)備及用品全部記錄在《個人辦公設(shè)備及用品領(lǐng)用表》。

  6.3員工因工作變動或離職的,應(yīng)及時到管理部門辦理移交退庫手續(xù)。

  6.4各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)嚴(yán)格控制本部門辦公用設(shè)備和用品的領(lǐng)用,并對所屬部門人員的使用和保管狀況行使監(jiān)督。

  6.5辦公用品領(lǐng)用時間原則上是每星期一下午,特殊情況或急用物品除外,計算器等價值超過10元以上部份物品領(lǐng)用時須以舊換新。

  6.6辦公設(shè)備耐用品損壞或丟失應(yīng)按價進(jìn)行賠償,設(shè)備折舊年限為5年,以每年折舊率20%計算。

  7.辦公設(shè)備的.報修

  7.1所有辦公桌椅在使用中出現(xiàn)的故障或損壞的均須及時向人力資源及行政部報修,人力資源及行政部應(yīng)及時通知相關(guān)供應(yīng)商到公司進(jìn)行維修。

  7.2個人使用電腦、復(fù)印機(jī)等以及電腦外部設(shè)備、公司網(wǎng)絡(luò)、通信設(shè)備如遇故障,應(yīng)及時通知信息部,由信息部工作人員檢修或通知相關(guān)供應(yīng)(維修)商來公司進(jìn)行檢修。

  7.3故障解決后填寫《辦公設(shè)備報修記錄表》,并由報修人簽字確認(rèn)后,由人力資源及行政部存檔。

  7.4經(jīng)相關(guān)技術(shù)人員鑒定下列情況造成損壞的,由責(zé)任者按物品的購置價格和使用時間,新舊程序折價賠償。

  7.4.1安裝非工作所必須的軟件所引起的故障;

  7.4.2私自拆裝電腦、復(fù)印機(jī)等設(shè)備的;

  7.4.3使用不當(dāng)造成設(shè)備損壞和丟失的;

  7.4.4人為的損壞。

  8.辦公設(shè)備的報廢

  8.1凡屬于正常磨損或工作中發(fā)生意外情況造成個人在用辦公設(shè)備損壞的,由使用人員填寫《辦公設(shè)備報廢申請表》,說明原因和理由,部門負(fù)責(zé)人審核,并由信息部技術(shù)人員鑒定簽署意見上交人力資源及行政部辦理報廢。

  8.2人力資源及行政部根據(jù)相關(guān)技術(shù)人員的意見,并在《辦公設(shè)備報廢申請表》簽署審核意見后交主管副總裁審批。

  8.3經(jīng)主管副總裁審批后《辦公設(shè)備報廢申請表》由人力資源及行政部與信息部存檔,復(fù)印給財務(wù)部、辦理報廢手續(xù),進(jìn)行帳務(wù)處理,并辦理補(bǔ)充新設(shè)備的申購或領(lǐng)用手續(xù)。

  9.辦公設(shè)備的外借,必須經(jīng)公司主管副總裁批準(zhǔn)后,到人力資源及行政部辦理外借登記手續(xù)。

  10.辦公用品及設(shè)備的盤點(diǎn)制度

  10.1行政助理每月底統(tǒng)計各部門的領(lǐng)用單,編制“辦公用品費(fèi)用月報表”交部門經(jīng)理審核。

  10.2為控制庫存數(shù)量,辦公用品原則上倉庫只保留新人領(lǐng)用或急用數(shù)量即可。

  10.3每年底應(yīng)進(jìn)行一次全面辦公設(shè)備及用品的盤點(diǎn),對一些久留不用或損壞的設(shè)備及用品進(jìn)行處理。

  11.記錄表單

  11.1個人辦公設(shè)備及用具登記表

  11.2辦公用品申領(lǐng)計劃表

  11.3辦公設(shè)備報修記錄表

  11.4辦公設(shè)備報廢申請表

  11.5辦公設(shè)備購置申請表

  辦公設(shè)備管理制度 16

  1、目的

  為營造舒適的辦公環(huán)境、更好的利用公司資源,提高工作效率,特制定以下規(guī)定。

  2、范圍

  適用于物業(yè)公司各部門、各管理處辦公環(huán)境管理。

  3、定義:

  無

  4、職責(zé)

  4.1辦公室負(fù)責(zé)對公司各部門、各管理處的辦公環(huán)境管理和辦公設(shè)施管理進(jìn)行監(jiān)督。

  4.2各部門、各管理處負(fù)責(zé)各自辦公環(huán)境和辦公設(shè)施日常的管理和維護(hù)。

  5、方法及過程控制

  5.1辦公環(huán)境管理

  5.1.1辦公環(huán)境應(yīng)保持整潔,辦公用品應(yīng)擺放整齊、有序;垃圾、廢紙應(yīng)放入廢紙簍內(nèi),不得隨意拋棄;不得在個人工作區(qū)域內(nèi)擺放與辦公環(huán)境不符的私人裝飾品。

  5.1.2離開辦公區(qū)域或外出辦事應(yīng)隨時整理好自己的桌面,離開座位后要將辦公椅移至辦公桌下;非辦公時間,應(yīng)將文件資料全部收入抽屜或文件柜內(nèi),桌面上只允許擺放辦公設(shè)備及辦公文具。

  5.1.3辦公區(qū)域內(nèi)禁止吸煙、就餐,吸煙、就餐應(yīng)到指定區(qū)域;嚴(yán)禁職員以吸煙名義長時間離開辦公位,聚眾聊天,對違章者每次扣罰薪金50元。

  5.1.4辦公區(qū)域內(nèi)交談須輕聲細(xì)語,不準(zhǔn)大聲喧嘩、聊天;辦公時間不允許做與工作無關(guān)的事情;業(yè)余時間不要在辦公區(qū)域內(nèi)進(jìn)行娛樂性活動(公司組織的除外)或接待外來訪客。

  5.1.5辦公區(qū)域內(nèi)禁止存放易燃、易爆、有毒等危險物品。

  5.1.6辦公區(qū)域內(nèi)嚴(yán)禁各類推銷員、衣冠不整者及外來擺放人員隨意進(jìn)入,對來訪人員,應(yīng)由前臺接待員進(jìn)行詢問和引導(dǎo)。

  5.1.7愛護(hù)辦公設(shè)備,出入公司電子門時,應(yīng)輕拉輕放;下班前關(guān)閉電腦設(shè)備、切斷電源,擺正座椅;晚間最后離開辦公室的人員應(yīng)注意關(guān)閉辦公區(qū)域照明設(shè)備、辦公設(shè)備及電器設(shè)備。

  5.1.8辦公桌內(nèi)不要存放大量的現(xiàn)金及貴重物品,以免造成丟失,造成不必要的損失。

  5.1.9當(dāng)室外溫度大于(等于)27oc時,公司將視情況開啟空調(diào)系統(tǒng),調(diào)節(jié)室溫,當(dāng)室外溫度小于(等于)26oc,空調(diào)系統(tǒng)將設(shè)置在通風(fēng)狀態(tài)。

  5.1.10辦公室將安排專門人員檢查職員辦公環(huán)境,對未按本規(guī)定要求執(zhí)行的將對其及其部門經(jīng)理進(jìn)行通報批評。

  5.2辦公設(shè)施、設(shè)備管理

  5.2.1辦公設(shè)備的管理

  5.2.2.1辦公設(shè)備為公司財產(chǎn),任何人不得故意損壞及因私使用。

  5.2.2.2所有辦公設(shè)備應(yīng)由資產(chǎn)管理員根據(jù)價格進(jìn)行分類資產(chǎn)登記,確定存放位置;任何人不得隨意改變辦公設(shè)備的存放位置。

  5.2.2.3各使用部門應(yīng)明確設(shè)備的使用或保管人,負(fù)責(zé)設(shè)備的日常管理;各部門應(yīng)定時對所有使用中的辦公設(shè)備進(jìn)行清潔、檢查和保養(yǎng);當(dāng)設(shè)備發(fā)生故障時,應(yīng)及時通知辦公室系統(tǒng)組進(jìn)行維修處理,不得擅自拆裝。

  5.2.2.4電腦類設(shè)備的管理

  5.2.2.4.1電腦類設(shè)備由辦公室系統(tǒng)組統(tǒng)一管理,其安裝、調(diào)試、系統(tǒng)配置等工作由辦公室系統(tǒng)組負(fù)責(zé)。

  5.2.2.4.2使用人應(yīng)嚴(yán)格遵守辦公室系統(tǒng)組的有關(guān)規(guī)定,正確使用電腦。

  5.2.2.4.3使用人負(fù)責(zé)所用電腦及外設(shè)的日常保管、維護(hù)、清潔。

  5.2.2.4.4電腦發(fā)生故障應(yīng)及時通知公室系統(tǒng)組進(jìn)行處理維修,嚴(yán)禁自行拆裝或改變電腦程序。

  5.2.2.4.5公司配置的計算機(jī)設(shè)備禁止安裝游戲軟件,需要用外來軟盤及下載程序的部門或個人,以通報形式提交辦公室系統(tǒng)組,統(tǒng)一由系統(tǒng)管理員確定可行性、安裝并操作。

  5.2.2.4.6未經(jīng)允許,不得隨意翻閱他人資料,查閱他人電腦。

  5.2.2.5傳真機(jī)的管理

  5.2.2.5.1各管理處及物業(yè)本部須指定專人負(fù)責(zé)傳真機(jī)的日常使用和管理;前臺接待員負(fù)責(zé)對收到的傳真件進(jìn)行分發(fā),他人如因工需向外發(fā)送傳真,應(yīng)標(biāo)明欲傳送地點(diǎn)及傳真號碼,由前臺接待員負(fù)責(zé)發(fā)送;對收、發(fā)傳真件應(yīng)做好登記,并注意對內(nèi)容的保密。

  5.2.2.5.2前臺接待員負(fù)責(zé)傳真紙張的及時更換及傳真機(jī)的`日常清潔和保養(yǎng),發(fā)生故障時及時通知辦公室系統(tǒng)組,由專人維修處理,保證傳真機(jī)正常工作。

  5.2.2.5.3禁止傳送與工作、業(yè)務(wù)無關(guān)的私人材料。

  5.2.2.6復(fù)印機(jī)的管理

  5.2.2.6.1各管理處及物業(yè)本部應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)復(fù)印機(jī)的日常使用和管理。

  5.2.2.6.2正常情況下,復(fù)印機(jī)按照部門配備密碼,相應(yīng)秘密對應(yīng)限制復(fù)印張數(shù),部門之間密碼不得混用,并將復(fù)印材料、廢紙等隨身帶走。

  5.2.2.6.3辦公復(fù)印時,要正確使用復(fù)印機(jī),節(jié)約復(fù)印紙,復(fù)印的材料可雙面復(fù)印的盡量避免單面復(fù)印;使用后將復(fù)印機(jī)調(diào)整到節(jié)能狀態(tài)。

  5.2.2.6.4油墨、涂改液未干的資料或需要保密的資料不得使用復(fù)印機(jī)復(fù)印。

  復(fù)印機(jī)使用人員,特別時復(fù)印機(jī)管理人員負(fù)責(zé)復(fù)印機(jī)的日常清潔和保養(yǎng),及時補(bǔ)充紙張和碳粉,使用故障時及時通知辦公室系統(tǒng)組,通知專人進(jìn)行維修處理,保證復(fù)印機(jī)的正常高效使用。

  5.2.2.7電話的管理

  5.2.2.7.1辦公電話應(yīng)擺放在辦公桌的固定位置(部門統(tǒng)一位置),話筒與話機(jī)的連接不得打結(jié),撥打電話時聲音不要過大,以免影響其他同事工作;接聽外來電話注意bi規(guī)范;若來電話時同事不在辦公位,同室其他人員應(yīng)代為接聽。

  5.2.2.7.2辦公人員應(yīng)保管好辦公桌上的電話,并定時做好清潔工作。

  5.2.2.7.3因工作需要撥打長途時,應(yīng)通知前臺總機(jī)進(jìn)行轉(zhuǎn)接并統(tǒng)一登記《長途電話登記簿》后方可撥打。

  5.2.2.7.4禁止撥打私人長途電話,若職員有特殊情況需撥打長途應(yīng)做好登記,花費(fèi)自行承擔(dān)。

  5.2.2.7.5電話出現(xiàn)故障時要及時通知辦公室行政組,不得私自拆裝。

  5.2.2.8打印機(jī)的管理

  5.2.2.8.1各部門、各管理處應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)所屬范圍內(nèi)打印機(jī)的日常使用機(jī)管理。

  5.2.2.8.2打印機(jī)的色帶、墨盒或硒鼓要節(jié)約使用,達(dá)到使用壽命時要及時更換,同時注意環(huán)保,使用后的色帶、硒鼓、墨盒由辦公室系統(tǒng)組統(tǒng)一收集處理。

  5.2.2.8.3不得使用打印機(jī)重復(fù)打印文件,如需多份,請打印一份后復(fù)印。

  5.2.3辦公家私的管理

  5.2.3.1員工應(yīng)自覺愛護(hù)公司辦公家私,并負(fù)責(zé)個人所用辦公桌椅的日常保管,不得惡意損壞。

  5.2.3.2部門公用辦公家私,應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管;辦公家私出現(xiàn)故障或損壞時,使用人應(yīng)及時通知辦公室行政組進(jìn)行維修處理,不得私自拆裝。

  5.2.4影響設(shè)備的管理

  5.2.4.1影響設(shè)備包括電視、影碟機(jī)、照相機(jī)、音像設(shè)備、投影設(shè)備、視頻設(shè)備等。

  5.2.4.2辦公室系統(tǒng)組負(fù)責(zé)影響設(shè)備的日常管理、維護(hù)工作。

  5.2.4.3辦公室系統(tǒng)組人員應(yīng)培訓(xùn)使用人員掌握正確的使用方法和程序,并令其負(fù)責(zé)使用期間設(shè)備的保管、清潔,使用完畢后應(yīng)檢查設(shè)備及相關(guān)附件是否正常,并按正常操作程序關(guān)閉機(jī)器、關(guān)掉電源,發(fā)生故障應(yīng)及時匯報。

  5.2.4.4使用人若將設(shè)備搬離原場地,應(yīng)獲得辦公室系統(tǒng)組人員的同意,并做好《電子設(shè)備領(lǐng)(借)用申請表》。

  5.3本規(guī)定由公司辦公室行政組負(fù)責(zé)制訂、修改、解釋并監(jiān)督執(zhí)行。

  6、支持性文件

  7、質(zhì)量記錄及表格

  辦公設(shè)備管理制度 17

  為進(jìn)一步嚴(yán)肅財經(jīng)紀(jì)律,規(guī)范采購制度,大力倡導(dǎo)節(jié)約為榮浪費(fèi)為恥的優(yōu)良風(fēng)尚,經(jīng)研究制定《辦公設(shè)備及耗材管理制度》。

  一、辦公設(shè)備及耗材的范圍。辦公設(shè)備是由單位統(tǒng)一采購登記的電子設(shè)備、機(jī)械設(shè)備,包括臺式電腦、手提電腦、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)、投影儀、電話機(jī)、照相機(jī)、攝像機(jī)、移動硬盤等。辦公耗材包括打印復(fù)印紙張、信箋、信封、打印機(jī)墨盒與硒鼓、復(fù)印機(jī)硒鼓、碳粉、傳真機(jī)專用紙及碳粉條、優(yōu)盤、筆記本、回形針、訂書機(jī)及釘、精品文章

  夾子、文件夾等。

  二、辦公設(shè)備的采購程序。重大辦公設(shè)備經(jīng)單位會議討論決定后,由辦公室報總經(jīng)理批準(zhǔn),經(jīng)總經(jīng)理同意后采購。

  三、辦公設(shè)備的登記備案。辦公設(shè)備一律經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)登記造冊備案,其備案表由辦公室及單位財務(wù)存檔。

  四、辦公設(shè)備的維護(hù)與保管。辦公設(shè)備實(shí)行分類管理。

  1、復(fù)印機(jī)、投影儀、公用打印機(jī)、照相機(jī)、攝像機(jī)由辦公室統(tǒng)一保管,任何部門需要外借使用者,須書面報告辦公室,辦公室按先后順序及重要程度決定是否外借。

  2、臺式電腦、傳真機(jī)、電話機(jī)由部門負(fù)責(zé)保管,保管期間如因非公事?lián)p壞、丟失等情形,由該部門集體負(fù)責(zé)修復(fù)或賠償,保證其處于完好使用狀態(tài),所發(fā)生費(fèi)用不得列支單位財務(wù)費(fèi)用。

  3、手提電腦、移動硬盤、獨(dú)立光驅(qū)由部門明確專人保管,期間如發(fā)生非公事原因損壞、丟失等情形,由該人負(fù)責(zé)修復(fù)或賠償,保證其處于完好使用狀態(tài),所發(fā)生費(fèi)用不得列支單位財務(wù)費(fèi)用。如因公事原因毀損、丟失,應(yīng)及時報告分管領(lǐng)導(dǎo),進(jìn)行調(diào)查核實(shí)后,報單位務(wù)會議討論后妥善處理。

  4、辦公設(shè)備維修。由部門報辦公室統(tǒng)一安排維修。保修期外設(shè)備原則上委托供貨單位負(fù)責(zé)維修。

  五、辦公耗材使用及管理。

  1、辦公耗材由辦公室統(tǒng)一采購。供貨方根據(jù)供貨價格、供貨質(zhì)量、服務(wù)質(zhì)量綜合評定,每年確定一次。

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  2、辦公耗材實(shí)行計劃管理。復(fù)印打印紙、筆記本、書寫工具、裝訂工具及配件等實(shí)行統(tǒng)一采購計劃供應(yīng)。單位內(nèi)部文件、資料除特殊要求外必須雙面打印,單位建立單位域網(wǎng)統(tǒng)一負(fù)責(zé)打印,除密件及涉及經(jīng)費(fèi)、考核等內(nèi)容外各辦公室不得自行打印材料。公用復(fù)印機(jī)打印機(jī)使用實(shí)行主動登記制度。

  3、電子易耗品由辦公室統(tǒng)一采購,損壞或升級時,要以舊換新,登記到人。如發(fā)生遺失現(xiàn)象或無理由毀壞者,由該保管人負(fù)責(zé)賠償。人員調(diào)離時,電子易耗品應(yīng)上繳辦公室。

  六、外協(xié)產(chǎn)品制作管理。外協(xié)產(chǎn)品是指必須由專業(yè)單位制作的.印刷品、宣傳資料、電子媒體、影像資料等。由分管領(lǐng)導(dǎo)提出,主要領(lǐng)導(dǎo)同意后邀請兩家以上外協(xié)單位提出方案,在同等質(zhì)量和服務(wù)前提下確定最低價作為委托方。各部及個人不得私自安排各種外協(xié)產(chǎn)品的制作。

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