行政檔案管理制度

　　在現(xiàn)實社會中，制度使用的情況越來越多，制度是維護公平、公正的有效手段，是我們做事的底線要求。制度到底怎么擬定才合適呢？下面是小編收集整理的行政檔案管理制度，歡迎大家分享。

行政檔案管理制度1

　　本公司素以嚴格規(guī)范的管理而著稱,在某某行政中心實施物業(yè)管理過程中,我們將依然按照iso9001質(zhì)量管理體系規(guī)范和iso14000環(huán)境管理體系的管理思想和管理方法,作到治而不亂、管而不死,堅決貫徹規(guī)范管理與專業(yè)服務相結(jié)合的路線。

　　常言道:'沒有規(guī)矩,不成方圓',必要的規(guī)章制度是作好物業(yè)管理服務的保證,要使該物管區(qū)域的管理與服務走上正軌,實現(xiàn)標準化、規(guī)范化和制度化的管理,必須從基礎抓起。本公司目前有一套完善的規(guī)章制度,這些制度的建立,是以政府相關(guān)法律法規(guī)和公司的經(jīng)營宗旨、經(jīng)營范圍和業(yè)主需求的為依據(jù),并在多年的實踐運作中反復補充修改,逐步健全完善和提高的。

　　概括地說,這些制度包括兩大方面:

　　一是公司操作管理制度,是公司在各物管點提供優(yōu)質(zhì)服務的操作準則和依據(jù),其總體涵蓋:公眾制度部分,內(nèi)部崗位責任制,管理運作制度和考核標準,它們整合形成一套完整的操作體系,以指導日常物業(yè)服務的方方面面,與傳統(tǒng)的管理方式相比,其更顯科學、規(guī)范。

　　二是專門針對某某區(qū)行政中心物業(yè)服務項目所制訂的系列內(nèi)部崗位制度,它包含事務所各崗位/部門職責描述、各類人員職能規(guī)范、考核標準等,這一套制度的建立,為該物業(yè)服務項目完善內(nèi)部機制,造就一支高素質(zhì)、高績效的員工隊伍奠定了基礎,以完美的物業(yè)服務夯實政府辦事效率,提升政府形象。

　　一、規(guī)章制度的建立與管理

　　1、行政中心物業(yè)管理處管理制度的建立應符合相關(guān)的法律法規(guī),所有管理制度的建立,均以法律法規(guī)及物業(yè)管理委托合同為基礎,物業(yè)管理活動中各法律主體的合法權(quán)益,特別對行政中心我們的責任和義務進行細化,并使之制度化、規(guī)范化,以保證如實履行物業(yè)管理委托合同規(guī)定的義務。

　　2、在建立某某區(qū)行政中心物業(yè)管理內(nèi)部管理制度時,以我公司現(xiàn)有的管理運作制度和iso9000質(zhì)量體系為基礎,結(jié)合行政中心物業(yè)管理的具體特點和要求,并導入iso14000環(huán)境管理體系和ohsas18000職業(yè)安全健康管理體系,對整個規(guī)章制度體系作適當?shù)男抻喓驼��?使整套規(guī)章制度體系更切合實際,操作性更強。

　　3、規(guī)章制度注重服務、管理和責任的統(tǒng)一。每一項制度責任者對所承擔的管理、服務各項責任明確具體并相互關(guān)聯(lián)。

　　4、在定性的基礎上強調(diào)定量的要求極其重要性,使績效考核評估具有標準尺度和依據(jù),又能激發(fā)員工工作熱情。

　　5、注重物業(yè)管理活動中各部門人員職責范圍和工作接口關(guān)系,梳理各個環(huán)節(jié),用制度使其環(huán)環(huán)相扣,做到有序規(guī)范的運作,協(xié)調(diào)一致。

　　6、制度文字條款簡明扼要,便于員工理解、記憶、接受、執(zhí)行。

　　(規(guī)章制度的內(nèi)容見物業(yè)管理服務方案附件《管理制度匯編》)。

　　二、檔案的建立與管理

　　規(guī)章制度的.執(zhí)行,需要通過檔案管理手段來實現(xiàn)。某某區(qū)行政中心物業(yè)管理檔案的建立與管理就是圍繞規(guī)章制度的執(zhí)行而進行的,對相關(guān)記錄進行規(guī)范、整理、歸檔,做到每一項管理工作都有計劃、有標準、有規(guī)范、有記錄。因此,我們將在行政中心配備專職檔案管理人員,對所有檔案資料進行嚴格的、科學的、系統(tǒng)的管理,為整個管理工作的分析和改進提供可靠的依據(jù)和信息支撐。

　　三、物業(yè)管理檔案的分類

　　1、物業(yè)管理檔案的分類以公司的檔案員崗位責任制度、檔案管理規(guī)定以及質(zhì)量體系中的質(zhì)量記錄控制程序等為工作依據(jù),做到有章可循、有據(jù)可查、可量化、可考核。

　　2、物業(yè)管理檔案按三個層面進行分類管理:

　　(1)第一層面:以建設部頒發(fā)的《全國物業(yè)管理示范大廈標準》建立管理檔案框架,對檔案資料采用統(tǒng)一格式。

　　(2)第二層面:融合了行政中心的實際情況、iso14000、ohsas18000管理體系思想的iso9000質(zhì)量管理體系文件及管理運作制度、公眾管理制度等,通過適應性修改,形成復合型行政中心物業(yè)管理檔案資料。

　　(3)第三層面:將執(zhí)行復合型管理體系文件、相關(guān)規(guī)章制度的各種現(xiàn)場記錄補充到管理檔案架構(gòu)中,形成檔案管理的終端。

　　3、xxxxxx區(qū)行政中心是某某區(qū)政府的首腦機關(guān),保密范圍涉及到原始文件資料,其保密方式和保密要求都不同于其他物業(yè)。因此,我們將對日常管理檔案采用定期歸檔、密級保管等的方式嚴格進行。

行政檔案管理制度2

　　檔案是全面反映公司經(jīng)營管理各項活動的歷史記錄，是實現(xiàn)今后決策科學化的重要依據(jù)。特制定本方法，各部門必須按本制度認真做好檔案管理工作。

　　第一節(jié)檔案范圍

　　公司各種具有保存價值的文件、圖紙、方案、軟件、圖片、音像、實物等都必須立卷、歸檔。

　　其中，文件包括：規(guī)劃、計劃、技術(shù)資料、工程資料、財務資料、人事資料、會議紀要、項目方案、合同協(xié)議、內(nèi)外行文等。

　　第二節(jié)檔案分類及編號

　　一、檔案按其內(nèi)容及關(guān)聯(lián)部門可分為六大類：

　　1、行政類

　　2、財務類

　　3、人事類

　　4、業(yè)務類

　　5、工程類

　　6、拓展類

　　二、機要檔案須在檔案編號后注明：絕密、機密、秘密。具體劃分規(guī)則見本制度第三節(jié)第二條。

　　三、檔案編號以'一案一號'為原則，遇有一案歸入多類者，應先確定其主要類別進行編號。

　　四、歸檔后須填寫《檔案管理登記表》（附表1）。

　　第三節(jié)機要檔案

　　一、機要檔案按其內(nèi)容分為'絕密'、'機密'、'秘密'三級。

　　二、劃分標準：

　　絕密檔案包括：

　　公司經(jīng)營發(fā)展中的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及經(jīng)營決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及金額在100萬元以上的重大合同。

　　機密檔案包括：

　　1、財務資料。

　　2、公司重要會議紀要。

　　3、公司經(jīng)營情況。

　　4、人事檔案、薪資性檔案、勞動合同。

　　5、技術(shù)資料。

　　6、金額在10萬—100萬元的合同。

　　秘密檔案包括：

　　1、重要項目資料。

　　2、項目合同協(xié)議。

　　第四節(jié)檔案裝訂

　　一、以左方裝訂為原則，右上角標明檔案號。

　　二、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況，應先整補，裁切折疊，使其整齊，再裝訂。

　　第五節(jié)保存期限

　　檔案保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)章制度特定者外，一律按照下列規(guī)定辦理：

　　一、永久保存：

　　1、公司章程。

　　2、股東名簿。

　　3、股東會、董事會、監(jiān)事會會議紀要。

　　4、公司證照。

　　5、各級批文。

　　6、印鑒。

　　7、公司年度經(jīng)營計劃。

　　8、公司年度經(jīng)營總結(jié)。

　　9、年度財務報表。

　　10、技術(shù)資料。

　　11、不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證。

　　12、人事資料。

　　13、大型活動圖片、音像資料。

　　14、其他核定須永久保存的文書。

　　二、十五年保存：

　　1、會計憑證。

　　2、其他經(jīng)核定須十五年保存的文書。（其它財務檔案的保存期限按國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行）

　　三、五年保存：

　　1、期滿或解除的合同協(xié)議。

　　2、完結(jié)后的項目方案。

　　3、其他經(jīng)核定須保存五年的文書。

　　四、一年保存：

　　1、部門工作計劃及工作總結(jié)。

　　2、完結(jié)后的部門請求報告。

　　3、完結(jié)后無長期保存必要文書。

　　五、公司規(guī)章制度由總經(jīng)理辦公室永久保存，使用部門視其有效期限予以保存。

　　第六節(jié)保管部門

　　一、財務專項機要檔案由財務會計部負責保管。

　　二、人事專項機要檔案由人力資源部負責保管。

　　三、股東會、董事會、監(jiān)事會資料由董事會秘書保管。

　　四、其他檔案均由總經(jīng)辦指派專人保管。

　　第七節(jié)檔案移交

　　一、公司各類證照、批文在頒發(fā)之日起移交總經(jīng)辦。

　　二、公司章程，股東會、董事會、監(jiān)事會會議紀要、決議，應自簽發(fā)之日起三日內(nèi)移交總經(jīng)辦。

　　三、合同協(xié)議應在簽訂之日移交總經(jīng)辦。

　　四、財務檔案、人事檔案由部門自行立卷、歸檔、管理。

　　五、其余檔案半年移交一次，時間為每年的1月和7月。

　　六、檔案移交須填寫《檔案移交清冊》（附表2）。

　　七、《檔案移交清冊》一式三份，移交雙方各一份，總經(jīng)辦留存一份。

　　第八節(jié)檔案調(diào)閱

　　一、因工作需要需調(diào)閱檔案時，須填寫《檔案調(diào)閱申請單》（附表3），并經(jīng)相應核準人核準后方可調(diào)閱。

　　二、行政類檔案、財務類檔案、人事類檔案、業(yè)務類檔案、工程類檔案、拓展類檔案的調(diào)閱須部門經(jīng)理核準，跨部門檔案調(diào)閱須總經(jīng)辦主任核準，但僅僅限于檔案的查閱、復印，使用原件或調(diào)閱機要檔案資料須總經(jīng)理核準。（保密性檔案的范圍見《機要檔案管理制度》）。

　　三、檔案管理人員必須嚴格按照《檔案調(diào)閱申請單》的內(nèi)容，將檔案調(diào)出，供調(diào)檔人查閱。

　　四、調(diào)檔人必須是《檔案調(diào)閱申請單》里注明的查閱人。

　　五、《檔案調(diào)閱申請單》由檔案管理人員留存?zhèn)洳椤?/p>

　　六、檔案借閱時間最長不超過8個工作時。

　　七、如調(diào)檔內(nèi)容更改、調(diào)檔時間延長，應按調(diào)檔程序重新辦理。

　　第九節(jié)檔案銷毀

　　一、超過保存期，且無保存價值的檔案應銷毀。

　　二、需銷毀的檔案由保管部門填報《檔案銷毀申請表》（附表4），經(jīng)相應核準人核準后方可銷毀。

　　三、部門內(nèi)部檔案由部門經(jīng)理核準銷毀。機要檔案由總經(jīng)理核準銷毀。其余檔案由主管副總經(jīng)理核準銷毀。

　　四、銷毀檔案須兩人以上人員共同完成，總經(jīng)辦指定專人監(jiān)督銷毀，并填寫《檔案銷毀登記表》（附表5）。

　　五、檔案銷毀每半年進行一次，即每年的1月和7月。

　　六、《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀登記表》各一式二份，申請部門一份，總經(jīng)辦一份。

　　第十節(jié)其他

　　一、檔案管理人員應妥善保管，防蟲蛀、防霉、防丟失，保證檔案安全。

　　二、所有檔案應有專柜存放、加鎖，定期清理通風，防濕。

　　三、所有檔案不得隨意查閱、復印，不得置于公共場所。

　　四、本制度附件包括：《機要檔案管理制度》。

　　五、以上表格均由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號。

　　六、各部門必須嚴格按照本制度相關(guān)規(guī)定保管檔案。

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