項目檔案管理制度
隨著社會不斷地進步，我們每個人都可能會接觸到制度，制度就是在人類社會當中人們行為的準則。擬起制度來就毫無頭緒？下面是小編整理的項目檔案管理制度，歡迎大家分享。
項目檔案管理制度1
為加強本公司系統(tǒng)各投資項目的檔案管理，特制訂本管理辦法。
第一條“投資項目”是指：
(一)因本公司參與投資或合作而產(chǎn)生的盈利性建筑工程;
第二條
(二)因本公司參與投資或合作而設(shè)立的生產(chǎn)經(jīng)營性企業(yè)。建筑工程的各種文件資料由房地產(chǎn)開發(fā)公司負責建檔和保管，生產(chǎn)經(jīng)營性企業(yè)的文件資料由公司總部執(zhí)委會投資發(fā)展室負責建檔和保管。以下各條規(guī)定均指第二類投資項目文件資料的管理。
第三條
全部檔案按類、目劃分歸納，根據(jù)公司檔案現(xiàn)狀，設(shè)以下四類檔案，并將各項目本身作為目：
(一)全資投資項目類;
(二)合資合作投資項目類;
(三)內(nèi)地投資項目類;
(四)境外投資項目類。
第四條
全資投資項目檔案包括的必要文件是：
(一)新上項目預報表和可行性分析報告;
(二)給政府的請求報告和政府批文;
(三)企業(yè)章程和董事會決議;
(四)總公司的法人營業(yè)執(zhí)照和工商局批復;
(五)資信證明或資金來源證明;
(六)產(chǎn)權(quán)變更有關(guān)文件、材料;
(七)項目實際投資金額證明材料;
(八)歷年經(jīng)營業(yè)績。
第五條
合資合作投資項目檔案包括的文件是：
(一)新上項目預報表和合資企業(yè)可行性分析報告;
(二)外商投資企業(yè)名稱使用證和各方股東的政府批文;
(三)給政府的申請報告和政府批文;
(四)合資企業(yè)合同書;
(五)合資企業(yè)章程和董事會決議;
(六)合資各方企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照和各方法定代表人證明書;
(七)合資各方資信證明或資金來源證明;
(八)各方(中方)主管單位意見;
(九)合資各方委派的董事名單;
(十)進口設(shè)備、辦公用品清單;
(十一)工商行政管理局批文和工商行政管理局營業(yè)執(zhí)照;
(十二)產(chǎn)權(quán)、股權(quán)變更有關(guān)文件、材料;
(十三)項目實際投資金額證明材料;
第六條
(十四)歷年經(jīng)營業(yè)績。內(nèi)地投資項目包括的必要文件是：
(一)給政府經(jīng)濟協(xié)作辦公室的申請報告;
(二)企業(yè)去內(nèi)地興辦工商企業(yè)的章程;
(三)合資、合作的聯(lián)營合同或合資意向書;
(四)企業(yè)成立或變更時的政府批文;
(五)企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照副本的復印件;
(六)派出負責人的法人授權(quán)委托證明書;
(七)會計師事務(wù)所的驗資報告;
(八)當年或上一年度的財務(wù)決算表復印件;
(九)銀行開具的資信證明;
(十)企業(yè)已經(jīng)在內(nèi)地投資的經(jīng)營效益情況;
(十一)政府主管部門批文;
(十二)工商局批文;
(十三)外出興辦企業(yè)當?shù)卣呐?
(十四)外出興辦企業(yè)當?shù)毓ど叹峙?
(十五)外出興辦企業(yè)工農(nóng)業(yè)執(zhí)照復印件;
(十六)項目實際投資金額證明材料;
第七條
(十七)歷年經(jīng)營業(yè)績。境外投資項目檔案包括的必要文件是：
(一)給外匯管理局及經(jīng)發(fā)局的申請報告;
(二)可行性研究報告;
(三)海外公司合同、章程;
(四)投資方的政府批文、營業(yè)執(zhí)照及法定代表人證明書;
(五)投資方資信證明、創(chuàng)匯證明、資產(chǎn)負債表及歷年經(jīng)營業(yè)績;
(六)外派管理局關(guān)于項目投資風險及外匯來源的書面審查材料;
(七)政府主管部門征詢我駐外使領(lǐng)館意見的函;
(八)政府主管部門同意成立海外公司的批文;
(九)海外公司在投資國的注冊登記證明;
(十)項目實際投資金額證明材料;
第八條
項目檔案的收集和保管
(一)投資發(fā)展部設(shè)建檔員負責項目檔案的收集整理，總公司各下屬公司應認真配合其工作，主動、及時地將項目檔案整理上交投資發(fā)展部，投資發(fā)展部建檔后將檔案原件移交總經(jīng)理辦公室，并保留二套完整復印件;
(二)各項目負責人將項目文件交給建檔員時，建檔員應及時登記文件交付日期、名稱、原件或復件、交付人，并由文件交付人簽字認可;
(三)文件登記后由投資發(fā)展部經(jīng)理或執(zhí)委會主任簽字，按性質(zhì)進行編號、歸檔;
(四)項目檔案保管期(原件和復印件)一般為永久保存。
第九條
項目檔案的查閱
(一)總公司人員因工作需要查閱或借用項目檔案時，在投資發(fā)展部辦理相應的查閱或借用手續(xù);
(二)集團內(nèi)各單位因公需要查閱項目檔案時，須出具本單位領(lǐng)導的批準證明。經(jīng)執(zhí)委會主任或投資發(fā)展部經(jīng)理同意后，方能由建檔員接待查閱;
(三)外單位人員因公需要查閱項目檔案時，應持有單位介紹信，經(jīng)執(zhí)委會主任同意后，方能由建檔員接待查閱，并由建檔員詳細登記查閱項目檔案人的工作單位、查閱檔案名稱及查閱理由;
(四)項目檔案一般不得帶出檔案室外，如有特殊情況，需帶出室外或復制時，必須經(jīng)執(zhí)委主任批準，由建檔員詳細登記，借用人簽名后才可外借，并限期歸還;
(五)查閱人違反借閱規(guī)定時，建檔員有權(quán)對其提出批評以至停止其借閱。
第十條
所有資料均應放人有鎖的柜子里，鑰匙由建檔員專人保管，建檔員因工作失職，使文件丟失或損毀，應追究其責任。
第十一條
由于建檔員的變動或機構(gòu)的改變等，項目檔案需要移交時，須辦理交接手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。
項目檔案管理制度2
第一條、項目檔案的整理
全部項目檔案的匯總整理應由建設(shè)單位負責進行或組織，其內(nèi)容包括：
1、根據(jù)專業(yè)主管部門的建設(shè)項目檔案分類編號規(guī)則以及項目的實際情況，設(shè)計、制定統(tǒng)一的項目檔案分類編號體系。小型項目直接按項目、結(jié)構(gòu)或?qū)I(yè)分類；大中型項目按工程或?qū)I(yè)分類，下設(shè)屬類。
2、依據(jù)項目檔案分類編號體系對全部項目檔案進行統(tǒng)一的分類和編號；生產(chǎn)使用單位需要按企業(yè)檔案統(tǒng)一進行分類和編號的，建設(shè)單位（并責成設(shè)計、施工及建立單位）可用鉛筆臨時填寫檔案號。
3、對全部項目檔案進行清點、編目，并編制項目檔案案卷目錄及檔案整理情況說明。
4、負責貫徹實行國家及本行業(yè)的技術(shù)規(guī)范及各種技術(shù)文件表格
第二條、項目檔案的移交
1、項目檔案驗收合格后，建設(shè)單位應按合同及規(guī)定的要求，在項目正式通過竣工驗收后三個月內(nèi)，向生產(chǎn)使用單位及其它有關(guān)單位辦理檔案移交。凡是分期或分機組的項目，應在每期或每機組正是通過竣工驗收后辦理檔案移交。
2、建設(shè)單位與業(yè)主單位、生產(chǎn)使用單位及其它有關(guān)單位應辦理項目檔案移交手續(xù)，明確檔案移交的內(nèi)容、案卷數(shù)、圖紙張數(shù)等，并有完備的清點、簽字等交按手續(xù)：建設(shè)單位轉(zhuǎn)為生產(chǎn)單位的，按企業(yè)檔案管理要求辦理。
3、竣工驗收以后，在大中型城市規(guī)劃區(qū)范圍內(nèi)的重要建設(shè)項目。建設(shè)單位應在6個月內(nèi)向城市建設(shè)檔案接收單位報送與城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理有關(guān)的項目檔案。
項目檔案管理制度3
一、目的
為規(guī)范公司的工程項目檔案管理，防范與控制合同風險，有效地保護和利用檔案，維護公司的合法權(quán)益，特制定本規(guī)定。
二、工程項目檔案歸檔范圍
本規(guī)定所指工程項目檔案是指過去和現(xiàn)在，公司在工程項目的開發(fā)、設(shè)計、實施、竣工等過程中形成的具有保存價值的文件、圖方案、軟件、圖錄像等。其主要包括：工程項目建議批文，中標通知書，工程承包合同，合同附件，勞務(wù)分包合同，專業(yè)分包合同，采購合同，工程預（結(jié)）算書，工程設(shè)計圖紙，工程施工圖紙，往來公函，傳真，會議記錄，委托書，開工報告，請款報告，技術(shù)資料，主要設(shè)備材料估檢報告，施工記錄驗收報告，竣工報告等。
三、檔案機構(gòu)及其職責
公司指定專人負責檔案管理工作（即資料員），資料員負責檔案接收、收集、整理、立卷、保管、調(diào)閱等工作。其主要職責包括：
1、收集、整理、立卷和歸檔工程項目的檔案材料；
2、檔案材料的保管和銷毀；
3、檔案材料的查借閱、催還。
四、檔案的立卷、收集、整理
1、以工程項目為單位，分別立卷，一項目一卷。
2、在工程項目的招投標階段開始立卷，收集該項目有關(guān)資料歸檔管理。
3、各項目的職能人員應將在工作過程中形成的文件資料進行積累，整理和及時移交歸檔，移交檔案文件時，資料員必須在檔案移交清單上進行登記（見附表一）。
4、在檔案的首頁設(shè)卷內(nèi)文件目錄，并填寫文件序號、編制單位、名稱、歸檔日期等信息（見附表二）。
5、在檔案的次頁設(shè)“合同概要”、“主要事件備要”，主要內(nèi)容包括：合同標的價金，對方單位，聯(lián)系人，重要日期備忘，應收工程款記錄等，該項工作由資料員負責，項目職能人員配合。
五、檔案的管理
1、對工程項目檔案系統(tǒng)排列編號，確定保管期限，編制檔案目錄（卡片），按一定次序排列和存放。
2、每年對檔案進行一次清理。
3、清除不必要保存的材料。
4、對破損和褪色的材料進行修補和復制。
六、檔案要求
1、文件必須為原件、正文，符合文件格式。
2、必須齊全完整，裝訂整齊，并適當管理。
3、傳真件應復印一份歸檔。
七、檔案的保管
1、檔案管理人員應妥善保管，防蟲蛀，防丟失，保證檔案的安全。
2、所有檔案應專柜存放，加鎖。
3、所有檔案不得隨意查閱、變訂，不得置于公共場所。
4、公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長。
八、檔案的銷毀
1、檔案管理人員根據(jù)檔案保管年限的規(guī)定對檔案進行鑒定，登記已失效的檔案，編制檔案銷毀清冊（見附表三）。
2、檔案銷毀清冊經(jīng)核準人批準，方能銷毀失效檔案。
3、銷毀一般以焚燒、粉碎的方式處理，特殊銷毀方式另作說明。
4、銷毀時要有二人以上監(jiān)銷，并在檔案銷毀清冊上簽字。
5、銷毀人員應采取嚴密管理措施，防止檔案失密和泄密。
九、檔案的查借閱
1、因工作需要查閱檔案的應填寫好查閱申請單，由核準人簽字同意，方可查閱（見附表四）。
2、確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，經(jīng)核準人簽字同意，方可帶出，用畢即歸還。
3、資料員對文件的查（借）閱情況要進行登記（見附表五）。
4、借閱人對所借之檔案必須妥善保管，不得私自復制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等等，不能隨意亂放，以免遺失。
5、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管及時處理。
6、外單位借閱檔案，應持有單位介紹信，經(jīng)核準人批準后方可借閱，且不得帶離檔案室。其抄摘內(nèi)容也須核準人同意且審核后才能帶出。
7、公司對調(diào)閱制度實行分級制度，公司可根據(jù)借閱人工作的需要及等級的評定，分別給予“原件借閱”“復印件借閱”“局部復印件借閱”。
十、有下列行為者，視情節(jié)輕重，給予違紀處分，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責任：
1、毀損、丟失或擅自銷毀檔案。
2、擅自向外界提供、抄摘檔案。
3、涂改、偽造檔案。
4、對檔案沒有及時上報、歸檔或管理不善，而造成公司損失。
5、未按手續(xù)借閱、外帶及越級借閱。
二00九年九月十日
項目檔案管理制度4
1、項目設(shè)兼職資料員，負責文件的接收、發(fā)放、登記、回收等工作。由資料員負責建立項目的收文、發(fā)文登記。
2、部門使用的資料由各部門專人發(fā)放并負責保管；長期保存的文件應需交由資料員統(tǒng)一保管。
3、所有文件必須按照檔案管理及項目有關(guān)規(guī)定進行收集、發(fā)放、整理、編目和保存。
4、檔案、資料要保持整潔，不允許在檔案和文件上亂涂亂寫。
5、存檔資料必須為原件。
6、涉及到經(jīng)濟方面的設(shè)計變更其它形式的文件，必須向經(jīng)營部門提供一份原件進行保存。
7、合同文件由經(jīng)營部門控制、保存和發(fā)放。
8、不得私自借閱或讓他人隨意查看，不得隨意攜帶外出。對檔案文件內(nèi)容不得隨意向外泄露。
9、對已歸檔的文件借閱時，必須辦借閱手續(xù)，限期歸還。如超過借閱時間，須重新辦理手續(xù)。
10、作廢文件不統(tǒng)一收回，但應在替換文件里指明，或以通知形式告知文件持有者。
11、管理人員因工作調(diào)動或其他原因不在項目工作時，應有職能部門資料員收回其持有的所有文件。
12、工程竣工驗收后，項目應及時將工程交工資料整理、匯總，交由武漢項目工程部歸檔。
項目檔案管理制度5
1為規(guī)范檔案管理，充分發(fā)揮檔案作用，更好地為公司各項工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》和國家檔案局頒發(fā)的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，特制定本制度。
1.2本制度適用于公司系統(tǒng)各單位，公司下屬單位可結(jié)合實際，制定本單位的檔案管理制度。
1.3公司檔案工作實行統(tǒng)一管理、分級負責的原則。公司檔案室負責集中管理全公司各種類和載體的檔案，各部門負責本部門資料的歸檔和管理工作，人事部負責人事檔案的管理工作。
1.4公司檔案工作應納入公司管理程序及各部門有關(guān)人員崗位責任制。各部門及有關(guān)人員按照其崗位職責，負責本崗位在工作中產(chǎn)生的各類載體材料的歸檔工作。
1.5部門文書負責對本部門形成的各載體材料進行收集、整理，填寫檔案移交清單后按要求向公司檔案室移交。
1.6公司全體干部員工都有保護檔案的義務(wù)和維護檔案完整安全的職責，任何人不得拒絕歸檔，對私自損毀檔案和不按要求歸檔的,應當追究有關(guān)部門和責任人的責任。
2文件材料的歸檔
2.1歸檔范圍
凡公司在各項工作活動（包括籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動等）中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種載體材料應列入歸檔范圍，包括但不限于以下內(nèi)容：
2.1.1發(fā)文、收文(上下級單位和外單位的來文)。
2.1.2會議材料：由公司及各部門負責組織召開的各種重要的綜合、專業(yè)、專題會議材料，包括會議指南、會議講話、報告、會議交流或討論材料、會議記錄、錄音、錄像和照片等，以及外出參加會議帶回的與本單位有關(guān)的文件材料。
2.1.3各類統(tǒng)計報表、統(tǒng)計資料，生產(chǎn)經(jīng)營簡報、月(周)報。
2.1.4公司規(guī)劃、經(jīng)營分析、財務(wù)分析等專題材料。
2.1.5合同協(xié)議文本包括合同協(xié)議（正本）、合同審批（會簽）表、授權(quán)委托書、招投標文件、履行情況記載、糾紛或爭議的處理情況記載及有關(guān)材料。
2.1.6調(diào)度運行材料包括調(diào)度運行報告、圖表等文件材料。
2.1.7科研課題材料包括調(diào)研、申報立項研究、試驗總結(jié)、鑒定報獎、推廣應用等材料。
2.1.8基建項目材料包括公司基本建設(shè)項目前期材料、設(shè)計、施工、監(jiān)理、竣工和驗收文件圖紙等材料，以及使用、維修、改建、擴建等材料。
2.1.9會計檔案包括公司總部財務(wù)報表、賬簿、憑證、財務(wù)移交清單等。
2.1.10上級視察、對外交流、工作組調(diào)研、黨政工團等各項業(yè)務(wù)管理與活動中產(chǎn)生的文件(交流)材料、報告、錄音錄像及照片等。
2.1.11上級或其它單位頒發(fā)、贈與的獎狀、獎杯、獎牌、證書、錦旗，以及上級領(lǐng)導或名人的題詞、書畫、簽名留念冊等。
2.1.12公司及各部門負責印制的對外宣傳材料、印刷品、音像制品等。
2.1.13依靠傳播媒體展現(xiàn)的、有保存價值的，以特殊載體或電子形式存在的有保存價值的網(wǎng)站文件、電子郵件、多媒體文件、程序文件、結(jié)構(gòu)性文件等。
2.1.14電力營銷過程中形成的具有保存價值的各種資料和記錄。
2.2歸檔文件材料來源
2.2.1公司內(nèi)部形成的文件材料。
2.2.2公司所屬單位和派出機構(gòu)（包括境外機構(gòu)）應報公司的文件材料。
2.2.3公司引進項目、外購設(shè)備等帶來的文件材料。
2.2.4公司投資的全資、控股、參股企業(yè)應向公司提交的文件材料。
2.2.5公司參與的合作項目，合作單位按要求應向公司提交的文件材料
2.2.6公司執(zhí)行、辦理、接收的外來文件材料及各種載體材料。
2.2.7公司在營銷工作中產(chǎn)生的各種與客戶有關(guān)的材料等。
2.3歸檔文件材料載體
歸檔的文件材料載體主要包括紙質(zhì)、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。
2.4歸檔時間
2.4.1管理性文件材料一般應在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。
2.4.2科研課題、基建項目、信息化項目文件材料在其項目鑒定、竣工后或財務(wù)決算后三個月內(nèi)歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔。
2.4.3外購設(shè)備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調(diào)試后歸檔。
2.4.4公司職工外出參加公務(wù)活動形成的文件材料應在活動結(jié)束后及時歸檔。
2.4.5會計文件材料在會計年度終了后由會計部門整理歸檔，保管一年后向檔案室移交。
2.4.6審計(紀檢)檔案由審計和紀檢部門負責收集整理，在工作結(jié)束后的次年6月前向檔案室移交歸檔。
2.4.7合同(招投標)文件在合同辦理完畢后三個月內(nèi)向檔案室移交歸檔。
2.4.8磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應在工作結(jié)束后及時歸檔。
2.4.9電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔與紙質(zhì)文件歸檔時間一致。
2.4.10下列文件材料應隨時歸檔
2.4.10.1變更、修改、補充的文件材料。
2.4.10.2公司內(nèi)部機構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料。
2.4.10.3公司產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料。
2.4.10.4其他臨時活動中形成的文件材料。
2.5歸檔要求
2.5.1 整理歸檔的文件材料應遵循文件材料形成規(guī)律，保持其有機聯(lián)系，并符合有關(guān)標準、規(guī)范要求。
2.5.2歸檔的文件材料應為原件，因故無原件的可歸具有憑證作用的文件材料，文件材料歸檔后不得更改。
2.5.3非紙質(zhì)文件材料應與其文字說明一并歸檔。外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的應與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。
2.5.4具有永久、長期保存價值的電子文件，必須形成一份紙質(zhì)文件歸檔。
2.5.5歸檔文件材料的載體和字跡應符合耐久性要求。
2.5.6歸檔的文件材料一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當增加份數(shù)。反映同一內(nèi)容而形式不同的文件材料應保持其一致性。
2.5.7公司與其他單位合作完成的項目，公司作為主辦單位的保存全套文件材料，公司作為協(xié)辦單位的保存與承擔任務(wù)相關(guān)的正本文件。有合同、協(xié)議規(guī)定的，按其要求執(zhí)行。
2.5.8各部門文書人員應檢查本部門歸檔文件材料的齊全、完整與準確情況，整理完畢并編制移交清冊，由部門或項目負責人簽字核準后向檔案室移交。重要項目的文件材料移交時應編寫歸檔說明。檔案室接收時應全面檢查歸檔文件材料的質(zhì)量。
2.5.9交接雙方應認真核對移交清冊，并履行簽字手續(xù)，移交清冊各留一份以備查考。
3歸檔文件的分類和定義
公司檔案分為：A文書檔案、B生產(chǎn)運行檔案、C會計檔案、D工程建設(shè)項目檔案、F審計檔案、G照片檔案、H合同檔案、K科研檔案、R榮譽、實物檔案、S傳媒電子檔案、X信息化項目檔案、Y營銷客戶檔案、Z招投標檔案。
3.1文書檔案
文書檔案是指企業(yè)在各項生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動中直接形成的有保存價值的各種形式的歷史記錄。
3.2生產(chǎn)運行檔案
生產(chǎn)運行檔案是指企業(yè)在電力生產(chǎn)、調(diào)度運行中形成的有保存價值的歷史記錄。
3.3會計檔案
會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。
3.4工程建設(shè)項目檔案
工程建設(shè)項目檔案是指從建設(shè)準備階段到項目竣工驗收以及運行維護技術(shù)改造過程中形成的、具有保存價值的歷史記錄。
3.5審計檔案
審計檔案是指在各類審計活動中直接形成的，具有保存價值的以紙質(zhì)、磁質(zhì)、光盤和其它形式存在的歷史記錄。
3.6照片檔案
照片檔案是指企業(yè)在社會活動中直接形成的以靜態(tài)圖像為主的有保存價值的歷史記錄。
3.7合同檔案
合同檔案是指企業(yè)在各類活動中與自然人、法人或其它組織就設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系而形成的合同、協(xié)議、意向書及其過程紀錄。
3.8科研檔案
科研檔案是指在科學技術(shù)研究與管理、知識產(chǎn)權(quán)管理活動中直接形成的，具有保存價值的.文字、圖表及聲像等各種形式的歷史記錄。
3.9榮譽、實物檔案
榮譽、實物檔案是指企業(yè)在工作活動中形成的具有保存價值的榮譽、紀念品、印信類等實物形式存在的檔案。
3.10傳媒電子檔案
傳媒電子檔案是指企業(yè)或者個人在社會活動中形成的、依靠傳播媒體展現(xiàn)的、具有保存價值的，以特殊載體或電子形式存在的歷史記錄。
3.11信息化項目檔案
信息化項目檔案是指電力企業(yè)信息化項目建設(shè)過程中形成的具有保存價值的資料和文件。
3.12營銷客戶檔案
營銷客戶檔案是指在電力營銷過程中形成的具有保存價值的歷史記錄。
3.13招投標檔案
招投標檔案是指在企業(yè)招投標活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、數(shù)字、符號、圖表、聲像等各種不同載體的歷史記錄。
4歸檔文件整理
公司各種類檔案根據(jù)公司分類表進行分類,按照公司檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)作業(yè)指導書進行整理。
4.1文書檔案的整理
文書檔案由公司總文書和部門文書在每年的第一季度將次年的文件材料向檔案室移交。檔案室匯總后按照公司文書檔案分類規(guī)定進行分類，再按照《歸檔文件整理規(guī)則》DAT/22-20xx的相關(guān)規(guī)定，以件為單位進行規(guī)范整理。
4.2生產(chǎn)運行、工程建設(shè)、科研、信息化項目檔案的整理生產(chǎn)運行、工程建設(shè)、科研、信息化項目檔案由各職能部門負責收集，保證齊全完整準確后向檔案室移交。生產(chǎn)運行、工程建設(shè)、科研、信息化項目檔案按照《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》和《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》的有關(guān)規(guī)定進行整理。
4.3合同、招投標檔案的整理
合同、招投標檔案由合同、招投標主管部門負責收集匯總后移交檔案室。合同、招投標檔案可歸入工程的,按照科技檔案進行整理。單獨歸檔的按照《歸檔文件整理規(guī)則》DAT/22-20xx相關(guān)規(guī)定，以件為單位進行整理。
4.4會計檔案的整理
會計檔案由財務(wù)部門按照財政部《會計檔案管理辦法》（財會字〔1998〕32號）的規(guī)定整理，保管一年后，連同會計檔案移交清冊一并向檔案室移交。
4.5照片檔案的整理
照片檔案由各形成的職能部門（包括新聞中心）匯總后向檔案室移交，照片檔案參照《照片檔案管理規(guī)范》的相關(guān)規(guī)定進行整理。
4.6榮譽、實物檔案的整理
榮譽、實物檔案由有關(guān)部門或個人在接收到榮譽、實物檔案后向檔案室移交。榮譽、實物檔案按件為單位整理保管。
4.7審計(紀檢)檔案由審計和紀檢部門負責收集匯總，在工作結(jié)束后的次年6月前向檔案室移交，審計(紀檢)檔案按《歸檔文件整理規(guī)則》和《紀檢監(jiān)察機關(guān)案件管理辦法》的相關(guān)規(guī)定整理。
4.8傳媒電子檔案由形成部門或個人匯總后統(tǒng)一向檔案室移交，按照分類不同分別編號進行整理。
4.9營銷客戶檔案由形成的單位收集、整理、保管。
5檔案的保管及利用
5.1公司設(shè)立專門的檔案庫房作為檔案的保管場所，檔案庫房應符合有關(guān)規(guī)定，達到“八防”要求和溫濕度標準，并有專門人員管理，定期檢查。
5.2檔案庫房建立統(tǒng)一的臺賬，做到賬物相符。檔案人員應熟悉庫藏檔案情況，根據(jù)利用者需要，通過各種手段積極開發(fā)檔案信息資源，開展如文件匯編、大事記、組織沿革、深層次編研等各種信息服務(wù)工作。
5.3凡本公司的職工，均可在檔案室或公司網(wǎng)絡(luò)上查閱與本部門業(yè)務(wù)有關(guān)的檔案信息資料。
5.4查閱機要檔案、重要檔案、重要會議記錄必須經(jīng)部門領(lǐng)導批準，專人負責查閱。會計檔案需經(jīng)財務(wù)部門領(lǐng)導批準由財務(wù)人員查閱。
5.5公司各種類檔案原則上只能在檔案室查閱使用，不得外借，如確因工作需要，需經(jīng)部門領(lǐng)導批準。借出的檔案不準擅自復印，經(jīng)批準同意借出或復印的檔案，不準轉(zhuǎn)借他人和擅自拆卷、私自摘抄，不得帶出公司外，更不得劃道、填字，涂改、損壞檔案。
5.6外單位人員查閱檔案，一律憑單位介紹信，經(jīng)部門領(lǐng)導批準方可查閱。
5.7利用檔案的人員要填寫《檔案利用效果登記表》，主動提供檔案利用效果，及時反饋檔案利用信息。
5.8檔案管理納入辦公自動化系統(tǒng)，利用信息化系統(tǒng)和各種現(xiàn)代化手段，做好檔案信息資源的開發(fā)利用工作，努力實現(xiàn)檔案信息資源的共享，為公司各項工作提供高效與便捷的服務(wù)。
6檔案的鑒定和銷毀
6.1根據(jù)國家有關(guān)部門的規(guī)定，公司的各類檔案可分為永久、長期、短期三種。會計檔案分為3年、5年、10年、15年、20年、25年等。
6.2文件材料一經(jīng)立卷歸檔后，未經(jīng)批準和辦理正式手續(xù)，任何人不得擅自銷毀。
6.3對到期檔案的鑒定工作，應在公司分管檔案負責人的領(lǐng)導下，由檔案部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門的人員共同組成鑒定小組，對檔案進行鑒定，提出鑒定意見。
6.4經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案必須填寫《銷毀檔案清冊》，由公司領(lǐng)導審查批準后到指定場所由兩人以上進行監(jiān)銷簽字。銷毀會計檔案，公司負責人要在《會計檔案銷毀清冊》上簽署意見。
7監(jiān)督指導
7.1制定公司檔案管理標準、制度和規(guī)定等。
7.2對公司各部門文件材料的歸檔整理移交工作，進行業(yè)務(wù)指導。
7.3對公司所屬各單位的檔案管理工作進行業(yè)務(wù)指導和監(jiān)督檢查，組織開展業(yè)務(wù)協(xié)作、交流活動。
7.4組織公司所屬各單位的評估工作，促進公司系統(tǒng)檔案工作管理水平的提高。
8附則
8.1本制度由公司行政部(辦公廳)負責解釋。
8.2本制度自頒布之日起施行。
項目檔案管理制度6
文件及技術(shù)檔案管理工作,是工程施工的延續(xù),但常常因項目經(jīng)理部的解散、人員調(diào)動等原因而滯后,為了使本項目在該方面的管理工作上一個新臺階,同時為以后的工作提供依據(jù),體現(xiàn)'重生產(chǎn)同樣重技術(shù)檔案管理'的方針,實現(xiàn)生產(chǎn)和內(nèi)業(yè)雙豐收,特制定文件、技術(shù)檔案管理制度。
(1)文件及技術(shù)檔案管理的任務(wù)、意義
�、傥募凹夹g(shù)檔案管理的任務(wù)是
按照一定的原則和要求,系統(tǒng)地收集記述工程建設(shè)全過程中具有保存價值的用于指導施工的技術(shù)文件材料,并按歸檔制度加以分類整理,以便完工驗收后,完整地移交給有關(guān)技術(shù)檔案管理部門。
②文件及技術(shù)檔案管理的意義是
可以保證技術(shù)文件的完整性、正確性和及時性,組織有序的交流,及時滿足施工生產(chǎn)的需要,出了問題,有據(jù)可查,從而起到穩(wěn)定正常生產(chǎn)的作用。
(2)文件及技術(shù)檔案管理制度
�、傥募芾碇贫�
施工過程中發(fā)生的往來文件,項目經(jīng)理部應設(shè)專職人員,按照is09001:20xx 的要求進行專門管理,并形成硬性規(guī)定,并由此建立文件管理制度。
�、诩夹g(shù)檔案管理制度
施工過程中產(chǎn)生的技術(shù)資料,項目經(jīng)理部應設(shè)專職人員,按照is09001:20xx 的要求進行專門管理,并形成制度貫徹落實。
(3)文件及技術(shù)檔案管理的方法
①文件管理方法
a、收集:主要是注意搞好日常文件的管理工作。
b、整理及編目:是在文件全面收集基礎(chǔ)上,對來文或發(fā)文進行科學地分類和有秩序地排列。分類應根據(jù)文件的行文類別區(qū)分。同時按文件的收發(fā)時間編制目錄,該受控的要建立受控文件清單并加蓋受控章。
�、诩夹g(shù)檔案管理辦法
a、收集:由項目經(jīng)理部工程管理部統(tǒng)一管理。
b、整理及編目:是在技術(shù)檔案材料全面收集基礎(chǔ)上,對技術(shù)檔案材料進行科學地分類和有秩序地排列。分類按技術(shù)檔案本身的自然形成規(guī)律進行。工程技術(shù)檔案分類,原則上按工程項目劃分,使同一項工程的技術(shù)檔案都集中在一起,以便能夠反映該項目工程的全貌。而每一類別下,又可按專業(yè)分為若干類。編目方針為能夠揭示技術(shù)檔案的內(nèi)容和他們之間聯(lián)系,便于檢查。
(4)交工驗收及資料整理
�、俳⒓夹g(shù)資料復核制,來源于施工過程中的資料,必須現(xiàn)場填寫且有人復核,決不允許一人一填到底,更不容許事后補填,且資料能夠反映工程實際。
�、诮还を炇召Y料的整理,要從工程施工一開始就著手抓,先化整為零,再化零為整。同時做到資料、圖紙和計量支付三者的統(tǒng)一。
�、奂訌娊还を炇占百Y料整理的管理工作,徹底根治此方面滯后的弊病。
(5)竣工資料整理、竣工圖繪制
�、僭诮还べY料的基礎(chǔ)上,進一步完善成竣工資料,摒棄持久戰(zhàn)。
�、诿恳环猪椆こ掏瓿珊�,要隨即把施工中變更的部分用鉛筆描繪在原施工圖紙上,并注明變更的依據(jù)及日期等。
�、郯芽⒐べY料的整理及竣工圖繪制與項目經(jīng)理的業(yè)績掛鉤,作為獎罰的依據(jù)之一。
項目檔案管理制度7
一、檔案的建立。
1.1檔案的建立按下列流程建立：收集--整理--分類--編號--登記--輸入電腦--入柜--利用--檢查
1.2明確建檔內(nèi)容，實行系統(tǒng)收集、集中管理。
1.2.1房屋檔案：包括本物業(yè)的設(shè)計、施工文件、資料、圖紙、工程竣工驗收資料等;
1.2.2設(shè)備設(shè)施檔案：包括各種設(shè)施設(shè)備的線路圖紙、使用說明書、購入使用時間、使用許可證、年檢合格證、維修保養(yǎng)合同及維修保養(yǎng)記錄等;
1.2.3業(yè)主檔案：包括業(yè)主入住時所填寫的"業(yè)主概況表"、"業(yè)主公約"、"入住契約"、"前期服務(wù)協(xié)議"、"接房登記表"等。
1.2.4文秘檔案：包括業(yè)主公約、商家公約、業(yè)委會決議、物管政策法規(guī)、市區(qū)房管局的文件以及對本物業(yè)進行管理的各項規(guī)章制度等;
1.2.5員工檔案：包括員工供職申請表、簡歷、身份證復印件、上崗證、學歷證復印件、職稱證復印件、工作變動記錄、獎懲記錄等;
1.2.6財務(wù)檔案：包括各種帳簿、會計記帳憑證、財務(wù)報表、納稅報表、維修基金使用的預算、計劃、業(yè)委會批準使用的文件等。
1.3建檔要求：制度化、標準化、電腦化。
二、檔案管理
2.1為避免檔案的損壞、遺失，使重要檔案能永久保存，而又方便經(jīng)常使用，對使用頻率較高的檔案實辦公室對原始檔案進行嚴密管理，并保存復印件。
2.2檔案管理要求：
2.2.1進行標準化的檔案管理。
2.2.2采用多種形式的信息儲存方式，如電腦磁盤、膠卷、照片、圖表等，并采用適當?shù)谋４娣椒ā?/p>
2.2.3加強保密意識培養(yǎng)，確保檔案在使用過程中的安全、不丟失、不泄密。
2.2.4實行檔案管理手段的現(xiàn)代化，運用計算機檢索手段，開發(fā)多媒體信息查詢系統(tǒng)。
2.2.5堅持檔案資料收集的系統(tǒng)化。
2.2.6作到檔案分類科學化。檔案按內(nèi)容分類，逐一編號，登記造冊，編輯目錄，按工作部門分柜保存。
2.2.7實行檔案管理工作檢查經(jīng)�；�。每季度對檔案文件的形成、積累、整理、歸類要進行一次全面的檢查。
項目檔案管理制度8
一、目的
為規(guī)范公司的工程項目檔案管理，防范與控制合同風險，有效地保護和利用檔案，維護公司的合法權(quán)益，特制定本規(guī)定。
二、工程項目檔案歸檔范圍
本規(guī)定所指工程項目檔案是指過去和現(xiàn)在，公司在工程項目的設(shè)計、實施、竣工等過程中形成的具有保存價值的文件、圖紙、方案、圖錄像等。其主要包括：中標通知書，工程承包合同，合同附件，勞務(wù)分包合同，專業(yè)分包合同，采購合同，工程預（結(jié)）算書，工程設(shè)計圖紙，工程施工圖紙，往來公函，傳真，會議記錄，委托書，開工報告，請款報告，技術(shù)資料，主要設(shè)備材料估檢報告，施工記錄驗收報告，竣工報告等。
三、資料員及其職責
部門經(jīng)理指定專人負責檔案管理工作（即資料員），資料員負責檔案接收、收集、整理、立卷、保管、調(diào)閱、交接等工作。其主要職責包括：
1、收集、整理、立卷和歸檔工程項目的檔案材料；
2、檔案材料的保管；
3、檔案材料的查借閱、催還；
4、項目結(jié)束后與綜合部相關(guān)負責人完成檔案資料的交接。
四、檔案的立卷、收集、整理
1、以工程項目為單位，分別立卷，一項目一卷。
2、在工程項目的招投標階段開始立卷，收集該項目有關(guān)資料歸檔管理。
3、各項目的職能人員應將在工作過程中形成的文件資料進行積累，整理和及時移交歸檔，移交檔案文件時，資料員必須在檔案移交清單上進行登記。
4、在檔案的首頁設(shè)卷內(nèi)文件目錄，并填寫文件序號、編制單位、名稱、歸檔日期等信息（見附表二）。
5、在檔案的次頁設(shè)“合同概要”、“主要事件備要”，主要內(nèi)容包括：合同標的價金，對方單位，聯(lián)系人，重要日期備忘，應收工程款記錄等，該項工作由資料員負責，項目職能人員配合。
五、檔案的管理
1、對工程項目檔案系統(tǒng)排列編號，確定保管期限，編制檔案目錄（卡片），按一定次序排列和存放。
2、每月對檔案進行一次清理。
3、清除不必要保存的材料。
4、對破損和褪色的材料進行修補和復制。
六、檔案要求
1、文件必須為原件、正文，符合文件格式。
2、必須齊全完整，裝訂整齊，并適當管理。
3、傳真件應復印一份歸檔。
七、檔案的保管
1、檔案管理人員應妥善保管，防蟲蛀，防丟失，保證檔案的安全。
2、所有檔案應專柜存放，加鎖。
3、所有檔案不得隨意查閱、變訂，不得置于公共場所。
八、檔案的查借閱
1、因工作需要查閱檔案的應填寫好查閱登記表方可查閱。
2、確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，經(jīng)項目經(jīng)理簽字同意，方可帶出，用畢即歸還。
3、借閱人對所借之檔案必須妥善保管，不得私自復制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等等，不能隨意亂放，以免遺失。
4、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告項目經(jīng)理及時處理。
九、有下列行為者，視情節(jié)輕重，給予違紀處分，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責任：
1、毀損、丟失或擅自銷毀檔案。
2、擅自向外界提供、抄摘檔案。
3、涂改、偽造檔案。
4、對檔案沒有及時上報、歸檔或管理不善，而造成公司損失。
5、未按手續(xù)借閱、外帶及越級借閱。
附件一
工程技術(shù)資料參考目錄
1、開工報告、施工現(xiàn)場質(zhì)量管理檢查記錄
2、圖紙會審紀要、設(shè)計變更、洽商記錄
3、施工組織設(shè)計(施工措施)
4、技術(shù)交底、技術(shù)復核
5、工程定位測量、放線記錄、復核記錄
6、原材料出廠合格證及進場檢(試)驗報告（鋼筋、水泥、磚、防水材料等）
7、施工試驗報告及見證檢測報告
8、隱蔽工程驗收記錄、基槽驗收記錄
9、施工記錄
10、預制構(gòu)件、預拌混凝土合格證
11、地基基礎(chǔ)、主體結(jié)構(gòu)驗收記錄及抽樣檢測資料
12、檢驗批、分項、分部工程質(zhì)量驗收記錄
13、單位(子單位)工程質(zhì)量竣工驗收記錄
14、施工日志、地質(zhì)勘察報告
15、土壤(素土、灰土)干密度試驗報告（回填土試驗報告）
16、砂漿配合比通知單
17、砂漿(試塊)抗壓強度試驗報告及評定
18、混凝土配合比通知單
19、混凝土(試塊)抗壓強度試驗報告及評定
（同條件養(yǎng)護混凝土試塊強度報告匯總及測溫記錄）
20、商品混凝土出廠合格證、復試報告
21、鋼筋接頭(焊接)試驗報告，焊條（劑）合格證
22、水池滿水試驗記錄
23、建筑物沉降觀測記錄
24、結(jié)構(gòu)吊裝記錄
25、現(xiàn)場施工預應力記錄
26、工程質(zhì)量事故處理記錄
27、管道、配件出廠合格證及進場檢（試）驗報告
28、管道、設(shè)備強度試驗、嚴密性試驗記錄
29、系統(tǒng)清洗、灌水、通水、通球試驗記錄
30、進場電器材料、設(shè)備出廠合格證及試驗報告）
31、設(shè)備調(diào)試記錄、接地、絕緣、電阻測試記錄
32、暖氣管道、散熱器壓力試驗記錄
33、單位(子單位)工程質(zhì)量控制資料核查記錄
34、單位(子單位)工程質(zhì)量竣工驗收記錄
35、單位(子單位)工程安全和功能檢驗資料核查及功能抽查記錄
36、單位(子單位)工程觀感抽查記錄
37、竣工驗收報告
38、竣工驗收證書
項目檔案管理制度9
1項目部配置檔案信息員，由工程管理部技術(shù)員兼任，負責工程檔案、信息的收集和整理工作。
2檔案信息員必須收集各部門需要歸檔的資料，按照檔案管理相關(guān)文件要求審查收集的資料是否符合文件要求，對不符合者退回整改處理。
3檔案信息員對收集來的資料按照檔案管理相關(guān)文件要求進行整理，收集整理工程竣工資料，在項目總工領(lǐng)導下完成竣工資料移交工作。
4檔案信息員負責做好對內(nèi)信息傳達工作，并將內(nèi)部反饋意見及時上達。
5檔案信息員負責做好對外信息發(fā)布工作，對本單位及時報送《工程簡報》、《工程周報》、《質(zhì)量月報》、《安全月報》等報表，對業(yè)主項目部、監(jiān)理項目部及時報送《工程月報》、《日報》等報表。
6及時聯(lián)系各物資供貨單位，按規(guī)定要求審查各單位提供物資質(zhì)量保證文件，對不合格文件及時退回，并要求提供合格文件。
項目檔案管理制度10
第一條、項目文件的整理
1、建設(shè)項目所形成的全部項目文件在歸檔前應根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，并按檔案管理的要求，由文件形成單位進行整理。
2、建設(shè)單位各機構(gòu)形成或收到的有關(guān)建設(shè)項目的前期文件、設(shè)備技術(shù)文件、竣工試運行文件及驗收文件，應根據(jù)文件的性質(zhì)內(nèi)容分別按年度、項目的單項或單位工程整理
3、勘查、設(shè)計單位形成的基礎(chǔ)材料和項目設(shè)計文件，應按項目或?qū)I(yè)整理。
4、施工技術(shù)文件應按單項工程的專業(yè)，階段整理；檢查驗收記錄、質(zhì)量評定及監(jiān)理文件按單位工程整理。
5、設(shè)備、技術(shù)、工藝、專利及商檢索賠文件應由承辦單位整理；現(xiàn)場使用的譯文及安裝調(diào)試形成的非標準圖、竣工圖、設(shè)計變更、試運行及維護中形成的文件，工程事故處理文件由施工單位整理。
第二條、項目文件的組卷
1、組卷要遵循項目文件的形成規(guī)律和成套性特點，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系；分類科學，組卷合理；法律性文件手續(xù)齊備，符合檔案管理要求。
2、項目施工文件按單項工程、單位工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷：項目竣工圖按建筑、結(jié)構(gòu)、水電、暖通、電梯、消防、環(huán)保等順序組卷；設(shè)備文件按專業(yè)、臺件等組卷；管理性文件按問題、時間或項目依據(jù)性、基礎(chǔ)性、竣工驗收文件組卷；監(jiān)理文件按文種組卷；原材料試驗按單項工程、單位工程組卷。
3、案卷及卷內(nèi)文件不重份；同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件。該卷保管期限從長。
第三條、案卷與卷內(nèi)文件的排列
1、管理性文件按問題、時間或重要程度排列。
2、施工文件按管理、依據(jù)、建筑、安裝、檢測試驗記錄、評定、驗收排列。
3、設(shè)備文件按依據(jù)性、開箱驗收、隨機圖樣、安裝調(diào)試和運行維修等順序排列。
4、竣工圖按專業(yè)、圖號排列。
5、卷內(nèi)文件一般文字在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。
第四條、卷內(nèi)編目，裝訂必須符合規(guī)定要求，詳見綜合科檔案管理制度
第五條、聲像材料整理
聲像材料整理時應附文字說明。對事由、時間、地點、人物、作者等內(nèi)容進行著錄。
第六條、項目文件的歸檔
1、建設(shè)單位各機構(gòu)、各施工承包單位、監(jiān)理單位應在建設(shè)項目完成后，將經(jīng)整理，編目后所形成的項目文件按合同協(xié)議規(guī)定的要求，向建設(shè)單位檔案管理機構(gòu)歸檔。
2、根據(jù)基本建設(shè)程序和項目特點，歸檔可按階段分期進行，也可在單項工程或單位工程完成并通過竣工驗收后于竣工驗收文件一并歸檔。
3、歸檔文件應完整、成套、系統(tǒng)。應記述和反應建設(shè)項目的規(guī)劃、設(shè)計、施工及竣工驗收的全過程；真實記錄和準確反應項目建設(shè)過程和竣工的實際情況，圖物相符，技術(shù)數(shù)據(jù)可靠、簽字手續(xù)完備；文件質(zhì)量應符合項目文件質(zhì)量要求的規(guī)定。
4、勘查、設(shè)計、施工及建立單位需向本礦歸檔的文件，應按國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定和附表1的要求單獨立卷歸檔。
5、外文資料應將題名、卷內(nèi)章節(jié)目錄譯成中文，經(jīng)翻譯人、審校人簽署的譯文稿與原文一起歸檔。
第七條、項目文件的歸檔審查施工單位在項目竣工文件收集，編制和整理后，應依次由竣工文件的編制方、質(zhì)監(jiān)部門、監(jiān)理部門對文件的完整、準確情況和案卷質(zhì)量進行審查或三方會審，經(jīng)建設(shè)單位確認并辦理交接手續(xù)后連同審查記錄全部交建設(shè)單位檔案管理機構(gòu)。
第八條、項目文件的歸檔時間
1、除受委托進行項目檔案匯總整理外，各施工承包單位應在項目實體完成后三個月內(nèi)將項目文件向建設(shè)單位歸檔；有尾工的應在尾工完成后及時歸檔。即：在其項目鑒定、竣工后或財務(wù)決算后三個月內(nèi)歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔。
2、外購設(shè)備儀器或引進項目的文件材料在開箱設(shè)備驗收或接收后即時登記，安裝調(diào)試后歸檔（任務(wù)結(jié)束后一周內(nèi)向上級檔案室移交）。
3、電子文件的邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質(zhì)文件歸檔時間一致。
4、磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應在工作結(jié)束后及時歸檔（一周內(nèi)）。
5、下列文件材料應隨時歸檔：
5.1、變更、修改、補充的文件材料；
5.2、礦內(nèi)部機構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料；
5.3、礦產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料；
5.4、其他臨時活動形成的文件材料。
項目檔案管理制度11
第一章總則
第一條為充分發(fā)揮城房地產(chǎn)集團有限公司(以下簡稱公司)項目檔案在工程建設(shè)、管理、維護及綜合驗收中的作用,確保項目檔案資料的完整、準確、安全和有效利用,根據(jù)《中華人民共和國國檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī),結(jié)合本公司實際,特制定本制度。
第二條項目檔案是指公司開發(fā)房地產(chǎn)項目整個過程中形成的項目工程技術(shù)類檔案資料。主要由建設(shè)工程前期文件資料、施工技術(shù)文件資料、竣工圖、竣工測量文件資料、建設(shè)(施工)監(jiān)理資料、聲像資料等六個部分組成。
第三條綜合管理部為公司項目檔案管理的歸口管理部門,負責項目檔案管理及個分、子公司項目檔案管理的指導工作。綜合管理部、前期管理部負責工程前期文件的收集、整理、歸檔工作;項目工程部負責施工技術(shù)資料、竣工圖、竣工測量文件資料、建設(shè)(施工)監(jiān)理資料、聲像資料的收集、整理、審核、組卷等具體實施工作。
第四條本制度適用于公司本部,控股項目公司、專業(yè)公司遵照執(zhí)行,參股項目公司、專業(yè)公司參照執(zhí)行。
第二章檔案的分類
第五條建設(shè)工程前期文件資料
(一)可行性研究資料
1、項目建議書及批復;
2、可行性研究報告及批復;
3、項目評估意見;
4、環(huán)境影響報告書(表);
5、設(shè)計任務(wù)書、計劃任務(wù)書;
6、選址意見書。
(二)基礎(chǔ)、設(shè)計、施工前準備資料
1、基礎(chǔ)資料
(1)工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘察設(shè)計、勘察報告、地質(zhì)圖、勘察記錄、化驗、試驗報告、重要土、巖樣及說明;
(2)地形、地貌、控制點、建筑物、構(gòu)筑物、測量定位及觀察記錄;
(3)水文、氣象、地震等其他設(shè)計基礎(chǔ)資料。
2、設(shè)計文件
(1)初步設(shè)計文件資料:總平面圖、平面圖、立面圖、剖面圖、設(shè)計說明書、工程概算、工藝設(shè)備初步設(shè)計;
(2)技術(shù)設(shè)計:建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、采暖、通風設(shè)備等圖樣,說明書、工程預算、計算書、材料表等;
(3)施工設(shè)計:施工圖、施工說明、設(shè)計計算書、施工預算;
(4)經(jīng)過批準的施工圖審查報告、施工圖審查批準書。
3、施工準備資料
(1)征用土地批準文件及紅線圖;
(2)拆迂文件、補償安置協(xié)議書;
(3)環(huán)保、衛(wèi)生、防疫、消防、人防、抗震、文保、白蟻防治、城建檔案等部門審查意見書及認可文件資料;
(4)水、暖、電、有線電視、煤氣供應協(xié)議書;
(5)建設(shè)工程規(guī)劃(規(guī)劃用地)許可證(附圖、附件),施工許可證;
(6)工程項目參加單位(設(shè)計、勘察、施工、監(jiān)理單位)工程項目材料的采購招標、投標、中標文件資料及合同、協(xié)議、工程質(zhì)量監(jiān)督委托書等。
第六條施工技術(shù)文件資料
(一)開工報告,停工、復工報告;
(二)施工組織設(shè)計、施工方案;
(三)圖紙會審紀要;
(四)工程技術(shù)、質(zhì)量、安全措施交底;
(五)工程定位放線、測量記錄、驗線記錄;
(六)土壤試驗記錄、試樁記錄、打樁記錄、樁位復核記錄、樁承載試驗記錄、樁位竣工總平面圖;
(七)地基驗槽記錄、地基處理記錄、地基釬探記錄;
(八)基礎(chǔ)、主體中間驗收記錄,構(gòu)件吊裝記錄;
(九)混凝土施工日記;
(十)技術(shù)復核記錄;
(十一)隱蔽工程驗收記錄(包括安裝工程);
(十二)工程沉降觀測、變形觀察記錄;
(十三)主要建筑安裝材料、設(shè)備出廠合格證、試驗報告;
(十四)構(gòu)件合格證;
(十五)砂漿、混凝土試塊試驗報告;
(十六)水、暖、電氣等設(shè)備工程檢查、試驗、運行調(diào)試記錄;
(十七)工程變更設(shè)計聯(lián)系單;
(十八)混凝土缺陷修補記錄、補強記錄;
(十九)工程質(zhì)量事故及處理材料;
(二十)其他特種記錄(沉井、沉箱等);
(二十一)單位工程竣工驗收記錄;
(二十二)單位工程質(zhì)量綜合評定表;
(二十三)分項、分部工程質(zhì)量評定表;
(二十四)竣工報告;
(二十五)交工驗收材料;
(二十六)設(shè)計、勘察、施工、監(jiān)理工程質(zhì)量合格鑒定資料;
(二十七)施工技術(shù)總結(jié),工程監(jiān)理總結(jié),工程試運行記錄;
(二十八)工程竣工驗收會議紀要、備案表;
(二十九)工程質(zhì)量監(jiān)督報告;
(三十)工程質(zhì)量保修書;
(三十一)工程決算、決算審計。
第七條竣工圖文件
(一)建筑安裝工程
l、各類建筑、結(jié)構(gòu)專業(yè)圖;
2、各類電氣專業(yè)圖;
3、電信專業(yè)圖;
4、煤氣專業(yè)圖;
5、各類給、排水工程專業(yè)圖;
6、供熱、冷專業(yè)圖;
7、有關(guān)消防、抗震、樓字智能、電梯、工藝等竣工圖。
(二)地下管線工程
1、總平面圖;
2、縱斷面圖、橫斷面圖、結(jié)點詳圖;
3、構(gòu)筑物結(jié)構(gòu)圖;
4、各種管線特征點圖;
5、管網(wǎng)綜合圖。
第八條竣工測量文件資料
(一)綜合性資料
1、竣工測量(地形、地下管線)技術(shù)資料;
2、竣工測量施測方案;
3、竣工測量技術(shù)總結(jié)及測量精度分析;,
4、竣工測量所用儀器的各種檢測資料。
(二)控制資料
1、管線控制,加密控制點的觀察手簿
2、光電測距記錄;
3、水準觀測手簿;
4、平面、立面求算值的計算書;
5、控制點分布略圖、成果表。
(三)地形測量資料
1、地形及各種地下管線繪原圖、印刷原圖
2、圖根點及碎部座標的觀測手簿及成果計算書。
第九條建設(shè)(施工)監(jiān)理資料
(一)由施工單位提供的施工組織設(shè)計(施工方案)報審表;
(二)監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則;
(三)監(jiān)理通知、不合格工程項目通知;
(四)工程延期、費用索賠審批表;
(五)工程部分暫停報告;
(六)工程移交證書。
第十條聲像資料。主要記錄和反映工程開工、施工及竣工各階段中重大事件、主要環(huán)節(jié)的聲像資料。如反映工程全貌的變化、方案論證、領(lǐng)導視察、隱蔽、基礎(chǔ)施工局部(全貌)、重大技術(shù)和工藝施工、安裝等有關(guān)照片、圖像、錄音材料及文字說明。
第三章檔案的收集和歸檔
第十一條在項目建設(shè)過程中,綜合管理部、前期管理部、項目工程部應在各自的職責范圍內(nèi)負責項目建設(shè)資料的形成、積累、整理和保管工作。及時將辦理完畢或有關(guān)人員保存的文件資料收集齊全,加以整理,以確保資料的完整
第十二條有關(guān)人員在收集、整理檔案資料時,應按城建檔案技術(shù)標準嚴格把好質(zhì)量關(guān)。
第十三條檔案資料上所反映的圖形尺寸、材質(zhì)、規(guī)格等內(nèi)容須圖物相符,做到字跡清楚、圖面整潔、規(guī)格統(tǒng)一、反差良好、簽字手續(xù)完備。
第十四條凡由易褪色書寫材料(如復寫紙、熱敏紙等)形成的文件資料應附復印件。
第十五條檔案文件資料不得用易褪色的書寫材料(紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、鉛筆)書寫、繪制。
第十六條照片(含底片)和聲像材料,要求圖像清晰,聲音清楚,解說與畫面同步,照片與聲像材料的文字說明準確精煉;電子檔案(軟盤、光盤等)應符合國家有關(guān)標準。
第十七條在整理檔案資料時,遇下列情況,應要求責任部門進行重新制作:
(一)一張圖紙上改動部分超過圖面35%或改繪后致使圖面混亂、模糊、分辨不清的圖(表);
(二)使用破損、受過光照圖面不清、紙張有明顯油漬、水漬和有霉變的圖紙或資料;
(三)結(jié)構(gòu)、工藝、平面位置(或局部)改變,無法在原圖上通過修改來反映的;
(四)管線平面位置變動(長度超過總長的五分之一,線位平移超過2m),構(gòu)造形式改變,斷面尺寸變化,豎向位置變動等;
(五)未按施工圖位置施工的管線工程。
第十八條所有竣工圖應有竣工圖章。竣工圖章尺寸為70ram×50ram,內(nèi)容有:編制單位名稱、編制人、技術(shù)負責人和編制日期。簽字要求填寫清楚、齊全,不得代簽。
第十九條有關(guān)人員收集的設(shè)計、勘察、施工、監(jiān)理等單位的檔案資料須兩套以上,原則以工程合同規(guī)定為準。
第四章檔案的組卷和移交
第二十條組卷要遵循項目檔案文件資料的自然形成規(guī)律和成套性特點,保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系,分類科學、組卷合理。
第二十一條項目技術(shù)文件資料要按單項工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷;項目竣工圖按建筑、結(jié)構(gòu)、水電、暖通、消防、環(huán)保順序組卷;項目管理性文件按問題、時間或依據(jù)性、基礎(chǔ)性、竣工驗收文件組卷。
第二十二條施工技術(shù)文件資料要按管理、依據(jù)、施工安裝記錄、檢測實驗、審定證明排列;竣工圖按專業(yè)、圖號排列;文字在前、圖樣在后。文字裝訂、圖紙不裝訂。
第二十三條案卷文字材料要用線繩三孔裝訂;圖紙統(tǒng)一折疊成四號圖紙規(guī)格:297mm×2lomm。
第二十四條案卷必須填寫卷內(nèi)目錄、備考表和封面、脊背;編寫案卷頁號,頁號位置是文件資料正面右下角,雙面書寫文件資料背面為左下角。
第二十五條項目檔案資料統(tǒng)一采用卷盒。外表尺寸為3lomm×220mm。厚度分別為20ram,30ram,40ram,50ram等四種。
第二十六條項目檔案數(shù)量一般為兩套。一套由公司留存;另一套報送城建檔案館。
第二十七條在項目完成綜合驗收后6個月內(nèi),綜合管理部應主動與當?shù)卣墙ú块T聯(lián)系,辦理項目檔案移交手續(xù)。并配合城建檔案館對移交檔案資料的清點、審核、整理、立卷,入庫等工作。
第二十八條移交項目檔案時應如實填寫《移交書》,《移交書》等相關(guān)文件資料均應歸入公司文書檔案。
第五章附則
第二十九條本制度由綜合管理部負責解釋和修訂。
項目檔案管理制度12
第一條：項目文件的形成和積累項目文件產(chǎn)生于項目建設(shè)全過程。其形成、積累和管理應列入項目建設(shè)計劃和有關(guān)部門及人員的職責范圍、工作標準或崗位責任制。并有相應的檢查、控制及考核措施。
第二條、項目建設(shè)各階段文件的收集及其責任
1、項目準備階段
建設(shè)單位各機構(gòu)負責收集、積累和整理項目前期文件以及設(shè)備，工藝和涉外文件：勘查、設(shè)計單位負責收集、積累勘查、設(shè)計文件，并按規(guī)定向建設(shè)單位檔案部門提交有關(guān)設(shè)計基礎(chǔ)資料和設(shè)計文件。
2、項目施工階段
項目實行總承包的。由各分包單位負責其分包項目全部文件的收集、積累、整理，并提交總承包單位匯總；由建設(shè)單位分別向幾個單位發(fā)包的。由各承保單位負責收集、積累其承包項目的全部文件；項目監(jiān)理單位負責收集，積累項目監(jiān)理文件。建設(shè)單位委托的項目監(jiān)理單位負責監(jiān)督、檢查項目建設(shè)中文件收集、積累和完整、準確、系統(tǒng)情況、審核，簽認竣工文件。并向建設(shè)單位提交有關(guān)專項報告、驗證材料及其他監(jiān)理文件。
3、項目試運行階段
試運行單位負責收集、積累在生產(chǎn)技術(shù)準備試運行中形成的文件：項目器材供應、財務(wù)管理單位或部門應負責收集、積累所承擔項目的器材供應和財務(wù)管理中形成的文件。
第三條、收集范圍
1、反映與項目有關(guān)的重要職能活動、具有查考利用價值的各種載體的文件，應收集齊全，規(guī)入建設(shè)項目檔案。
2、項目文件歸檔范圍和保管期限見附表1
第四條、收集時間
各類文件應按文件形成的先后順序或項目完成情況及時收集：引進技術(shù)、設(shè)備文件應首先由建設(shè)單位或接受委托的承包單位登記、歸檔、再行譯校、復印和分發(fā)使用。
第五條、項目文件質(zhì)量要求
1、字跡清楚，圖樣清晰。圖表整潔、簽字手續(xù)完備。
2、需永久、長期保存的文件不應用易褪色的書材料（紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等）書寫、繪制。
3、復印、打印文件及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應符合設(shè)計標定質(zhì)量的要求。
4、錄音、錄像文件應保證載體的有效性。
5、長期存儲的電子文件應使用不可擦除型光盤。
項目檔案管理制度13
為了做好工程及設(shè)備檔案資料的管理工作,參照《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》等文件的有關(guān)要求結(jié)合本公司實際情況和公司領(lǐng)導對檔案管理的相關(guān)要求特制訂本檔案管理制度。
一、歸檔范圍
主要為工程和設(shè)備檔案資料
1、工程檔案是指各類報批文件(對政府各行政部門的各類報批文件、回復的批示文件、對外發(fā)文、對外接收的文件)、各類合同(所有合作合同、供給合同、工程合同以及各合同的附件、補充合同,供應商(服務(wù))單位的報價資質(zhì)資料、報價商務(wù)資料及報價匯總表說明文件,比價的考察調(diào)研報告,考察調(diào)研的影像、照片資料)、設(shè)計資料及圖紙、設(shè)計變更與工程洽商資料、監(jiān)理文件、施工日志、會議紀要、審計結(jié)論及各種驗收證件、檢測報告、材料設(shè)備的合格證及說明書、施工圖、財產(chǎn)移交手續(xù)及其他需要存檔的文件等。
2、設(shè)備檔案是鑒定評價(儀器)技術(shù)狀態(tài)的科學資料,是為保障(儀器)設(shè)備正常運轉(zhuǎn)并處于良好狀態(tài)的重要依據(jù)。檔案員接收歸檔本公司的各類設(shè)備資料。主要包括計劃、選購階段的儀器設(shè)備購買申請單、協(xié)議、合同、重要來往函件、電文;開箱驗收階段的裝箱單、開箱驗收單、出廠合格證書、出廠精度檢
3、驗單、圖樣、技術(shù)手冊、使用維護手冊、說明書、校驗標準、隨機備件圖冊、軟件、硬件部分的文件材料、開箱檢驗記錄;安裝調(diào)試階段的試車、試驗記錄、安裝驗收單、存在問題及處理意見;運行及維護修理階段的設(shè)備儀器移交使用部門的附件和隨機工具清單、設(shè)備儀器維護保養(yǎng)和安全技術(shù)操作規(guī)程、設(shè)備儀器使用記錄、設(shè)備儀器保養(yǎng)情況記錄、設(shè)備儀器檢查記錄及維修記錄;改造、更新階段合理化建議及處理結(jié)果、設(shè)備儀器改造、改裝、更新的報告與批復、改進、改裝過程中形成的圖樣、技術(shù)文件、設(shè)備儀器報廢技術(shù)鑒定書、請示及批復文件、技術(shù)鑒定及成果申報獎勵等各類文件。
二、檔案保密制度
1、檔案工作人員必須樹立高度的保密觀念,遵守公司的各項保密制度。
2、凡涉及不宜公開的公司機密等檔案,應作秘密保管并嚴格控制查閱范圍,本公司人員需要查閱者,須經(jīng)本公司主管領(lǐng)導批準。
3、凡作秘密和內(nèi)部管理的檔案,應嚴格履行查閱審批手續(xù),嚴禁擅自拍照和復制,利用者應嚴格遵守保密規(guī)定,不得泄露公司秘密。
4、對確已無保存價值的建設(shè)工程和設(shè)備檔案,列出銷毀清冊,經(jīng)主管領(lǐng)導審批后,由銷毀人、監(jiān)銷人銷毀,并簽名注銷。
三、檔案工作人員崗位職責
1、熱愛檔案事業(yè),忠于職守,遵紀守法,勤奮學習,具備檔案專業(yè)知識。
2、負責本公司建設(shè)工程中形成的資料和設(shè)備資料的收集、整理、立卷、歸檔工作,積極提供利用,為各項工作服務(wù)。
3、按規(guī)定向當?shù)貦n案館移交應進館的檔案。
4、積極主動地向上級主管部門匯報檔案工作情況,接受其監(jiān)督、檢查和指導。
5、辦理領(lǐng)導交辦的其他檔案業(yè)務(wù)工作。
四、檔案管理制度
1、非檔案管理人員不得擅自查閱檔案柜里的案卷,確因工作需要,須經(jīng)本公司主管領(lǐng)導批準同意后方可查閱。
2、檔案柜內(nèi)的檔案要進行系統(tǒng)排列存放,不準堆放與檔案無關(guān)的東西,做到完整安全,存放有序,查找方便
3、做好檔案柜內(nèi)'六防'(防盜、防火、防塵、防陽光、防潮、防鼠蟲蛀)工作,平時要勤檢查、勤打掃、保持檔案柜衛(wèi)生整潔、安全。
4、對檔案柜所藏檔案要進行經(jīng)常檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時采取有效措施。
5、凡屬歸檔范圍內(nèi)的儀器設(shè)備的全套隨機技術(shù)文件,儀器設(shè)備說明書、樣本、圖紙、技術(shù)操作規(guī)程、合格證及安裝調(diào)試等材料若系一式二份,應留一份存檔;只有一份的,將原件存檔,復印件隨機使用。
6、檔案員負責儀器設(shè)備檔案的收集、整理、保管、利用和統(tǒng)計工作。儀器設(shè)備檔案內(nèi)的文件材料,要按時間先后排列好,用鉛筆編寫頁號,凡有文字的頁面,都要編號,正面編在右上角,背面寫在左上角,然后填寫好卷內(nèi)目錄。
五、檔案安全制度
1、嚴格執(zhí)行定期檢查和進出檔案清點制度,檔案柜實行專人負責,鑰匙應妥善保管,如有丟失應及時匯報并采取措施,非管理人員不得隨意翻閱檔案柜里的檔案。
2、每次長假前應對檔案進行全面檢查,檔案柜加貼封條,切實消除安全隱患。
六、檔案資料查閱利用制度
1、本單位人員借閱檔案、資料須登記,未履行登記手續(xù)的,檔案管理人員不予提供檔案、資料。檔案資料的借出時間,不得超過半個月,確需繼續(xù)借閱,必須辦理續(xù)借手續(xù)。對于關(guān)鍵性和常用部分的檔案應使用復印件,盡量不用原件,一般由使用人復印。
2、檔案、資料的原件一般不外借給其他單位人員,特殊情況需要外借時,須經(jīng)分管領(lǐng)導批準,辦理外借手續(xù)并限期歸還。借出的檔案材料的原件,借用人要妥善保管,不得毀壞和遺失,按期歸還,如有損壞、遺失,由借用人負責。外單位人員需要復印檔案柜里資料時須經(jīng)主管領(lǐng)導同意后方可進行。
3、檔案柜里有檔案、資料需交給其他單位時應填交接單方可交付。
4、查閱檔案時,嚴禁吸煙,嚴禁在文件材料上劃線、打勾、作記號、折角等,嚴禁涂改和拆撕檔案,違者且造成檔案損毀的,依法追究當事人行政、法律責任。
5、查閱檔案者有義務(wù)將利用效果反饋給檔案管理人員,以利探索和總結(jié)檔案利用工作規(guī)律,更好地為各項工作服務(wù)。
七、檔案的收集
1、檔案管理人員收到公司內(nèi)部人員或相關(guān)單位人員給予的資料應及時登記。
2、工程檔案資料按項目收集檔案應按系統(tǒng)分類統(tǒng)一存放檔案盒貼上標簽并做電子目錄方便日后檢索。
3、設(shè)備檔案資料按名稱分類組卷,將一組內(nèi)容上具有有機聯(lián)系的材料組合成一個保管單位。卷內(nèi)文件排列,依照設(shè)備材料的自然形成過程排列并做電子目錄方便日后檢索。
4、應妥善保存各類檔案和資料,如發(fā)現(xiàn)用途不明的資料應交總工程師審閱確定用途。
5、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位向本公司移交檔案時,應編制移交清單,雙方簽字、蓋章后方可交接。
6、項目簽訂承包合同中應明確規(guī)定工程檔案資料和設(shè)備資料編制的責任范圍、內(nèi)容、套數(shù)、案卷質(zhì)量標準及時間要求。施工單位不按時提交合格竣工圖的不算完成施工任務(wù)。
7、本公司購置的設(shè)備儀器的隨機全套資料,由拆箱負責人收集齊全,及時移交檔案員,統(tǒng)一積累和集中保管。
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