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廣告費(fèi)用控制管理規(guī)定
第1章 總則
第1條 目的
為合理控制公司廣告費(fèi)用的支出，特制定本規(guī)定。
第2條 適用范圍
本規(guī)定適用于公司廣告企劃部、各區(qū)域銷售分支機(jī)構(gòu)。
第2章 管理職責(zé)
第3條 廣告企劃部
1.負(fù)責(zé)對(duì)各項(xiàng)廣告費(fèi)用的計(jì)劃、申報(bào)、分配和下達(dá)。
2.負(fù)責(zé)對(duì)廣告費(fèi)用執(zhí)行情況的審核、跟蹤、監(jiān)控和指導(dǎo)。
3.負(fù)責(zé)對(duì)廣告費(fèi)用計(jì)劃的統(tǒng)籌、匯總和臺(tái)賬管理。
4.負(fù)責(zé)對(duì)各階段廣告費(fèi)用的已付和未付款情況進(jìn)行跟蹤統(tǒng)計(jì)。
5.負(fù)責(zé)定期編制費(fèi)用使用情況的分析報(bào)告。
6.負(fù)責(zé)組織對(duì)相關(guān)部門(mén)廣告費(fèi)用的使用情況進(jìn)行不定期檢查。
7.根據(jù)不同時(shí)期的要求，及時(shí)向營(yíng)銷中心上報(bào)專項(xiàng)廣告費(fèi)用計(jì)劃和物料需求計(jì)劃。
8.負(fù)責(zé)隨時(shí)跟蹤各區(qū)域資源使用情況的合理性，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)指導(dǎo)并予糾正。
9.負(fù)責(zé)對(duì)專項(xiàng)費(fèi)用執(zhí)行情況的審核、跟蹤、監(jiān)控和指導(dǎo)。
第4條 財(cái)務(wù)部
1.負(fù)責(zé)對(duì)廣告費(fèi)用所發(fā)生的結(jié)算單據(jù)進(jìn)行審核把關(guān)。
2.負(fù)責(zé)對(duì)廣告費(fèi)用進(jìn)行控制和核銷。
3.負(fù)責(zé)組織對(duì)相關(guān)部門(mén)廣告費(fèi)用的使用情況進(jìn)行不定期檢查。
第5條 各區(qū)域銷售分支機(jī)構(gòu)
1.嚴(yán)格按審核好的費(fèi)用指標(biāo)執(zhí)行，定期上報(bào)各階段各項(xiàng)費(fèi)用的使用情況，建立詳細(xì)的費(fèi)用臺(tái)賬并定期上報(bào)。
2.嚴(yán)格按有關(guān)規(guī)定收集、整理和匯總已發(fā)生廣告費(fèi)用的結(jié)算資料，及時(shí)將資料寄回費(fèi)用對(duì)口部門(mén)進(jìn)行審核及報(bào)銷。
第6條 采購(gòu)部
1.嚴(yán)格按營(yíng)銷中心企劃部已審批下來(lái)的項(xiàng)目費(fèi)用指標(biāo)采購(gòu)物料、贈(zèng)品和禮品.
2.定期上報(bào)各階段各項(xiàng)目的使用情況，建立費(fèi)用臺(tái)賬并上報(bào)營(yíng)銷中心企劃部。
第3章 費(fèi)用控制措施
第7條 廣告費(fèi)用使用范圍
1.各區(qū)域銷售分支機(jī)構(gòu)日常廣告費(fèi)的使用范圍包括媒體費(fèi)用、場(chǎng)外促銷活動(dòng)、戶外廣告、終端廣告制作、改善、物料制作及其他費(fèi)用等。
2.廣告企劃部費(fèi)用的使用范圍包括各終端建設(shè)費(fèi)用(如形象端架、店招制作或改造等)、各類物料、市場(chǎng)支持專項(xiàng)促銷費(fèi)用等，以及公司品牌形象宣傳費(fèi)用、在地方或中央級(jí)媒體的發(fā)布費(fèi)用、公司各產(chǎn)品統(tǒng)一活動(dòng)推廣費(fèi)用等。
第8條 費(fèi)用計(jì)劃的制訂與下達(dá)
1.費(fèi)用項(xiàng)目分類
2.廣告企劃部每月25日前將次月整體廣告費(fèi)用計(jì)劃向銷售總監(jiān)、總經(jīng)理提出申報(bào)，銷售總監(jiān)、總經(jīng)理于30日前批示費(fèi)用計(jì)劃并下發(fā)至廣告企劃部。
3.根據(jù)各區(qū)域每月銷售回款額的實(shí)際完成情況，企劃部分別計(jì)核各區(qū)域的固定廣告費(fèi)用，并確認(rèn)上月各區(qū)域的變動(dòng)廣告費(fèi)用，于每月5日前下發(fā)至各區(qū)域銷售分支機(jī)構(gòu)的銷售部經(jīng)理、主管處。
第9條 費(fèi)用申報(bào)和使用流程
1.費(fèi)用申報(bào)
(1)企劃部費(fèi)用，廣告企劃部提出申請(qǐng)，銷售總監(jiān)審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。
(2)營(yíng)銷中心各區(qū)域廣告的費(fèi)用，先向營(yíng)銷中心企劃部提出申請(qǐng)，銷售總監(jiān)審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。
2.費(fèi)用使用流程
廣告企劃部起草及申報(bào)合同，銷售總監(jiān)審批，財(cái)務(wù)部備案，總經(jīng)理簽字并蓋合同章后安排制作。
第10條 費(fèi)用報(bào)銷規(guī)定
1.費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)嚴(yán)格按公司的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，報(bào)銷時(shí)《合同審批表》上必須附有綜合管理部統(tǒng)一編制的合同編號(hào)，同時(shí)準(zhǔn)備好正式的發(fā)票、合同、送貨單、驗(yàn)收單和照片等單據(jù)。
2.各區(qū)域銷售分支機(jī)構(gòu)在各項(xiàng)廣告業(yè)務(wù)執(zhí)行完畢后應(yīng)立即收齊相關(guān)手續(xù)，務(wù)必于15天內(nèi)將資料寄回總部核銷。如未在規(guī)定的期限內(nèi)執(zhí)行，總部有權(quán)視其為作廢，費(fèi)用由區(qū)域人員自行承擔(dān)。
3.費(fèi)用報(bào)銷的周期原則為發(fā)票入賬后一個(gè)月內(nèi)付款，對(duì)于一些特殊費(fèi)用可按合同相關(guān)協(xié)議付款。
第11條 費(fèi)用控制與檢核
1.各區(qū)域必須嚴(yán)格按費(fèi)用臺(tái)賬格式要求，將當(dāng)月廣告費(fèi)用發(fā)生情況詳細(xì)填報(bào)和控制，并在每月5日前分別上報(bào)廣告企劃部，凡不在臺(tái)賬范圍內(nèi)的費(fèi)用一律不予報(bào)銷。
2.總部將對(duì)各區(qū)域進(jìn)行不定期抽查，發(fā)現(xiàn)不如實(shí)申報(bào)或制造虛假費(fèi)用者，將給予經(jīng)辦人及相關(guān)人員相應(yīng)處罰通報(bào)，情況嚴(yán)重直至免職。
3.廣告企劃部每月負(fù)責(zé)將終端廣告費(fèi)用使用情況及付款執(zhí)行情況進(jìn)行匯總分析，并上報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。
第4章 檢查與考核
第12條 每季度對(duì)廣告費(fèi)用的使用情況考核一次，費(fèi)用虛報(bào)部分與各區(qū)域相關(guān)人員薪酬掛鉤。區(qū)域經(jīng)理是廣告費(fèi)用控制的主要責(zé)任人，將視情況對(duì)區(qū)域經(jīng)理、主任進(jìn)行經(jīng)濟(jì)處罰。
第13條 對(duì)未經(jīng)審核上報(bào)的臺(tái)賬和不符合規(guī)定或隨意提出修改的，將對(duì)各區(qū)域經(jīng)理和相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行通報(bào)，且對(duì)修改意見(jiàn)不予確認(rèn)，發(fā)生額均以第一次上報(bào)的為準(zhǔn)，由此產(chǎn)生的后果，一律由各區(qū)域銷售分支機(jī)構(gòu)經(jīng)理和銷售人員全部承擔(dān)。
第14條 對(duì)已交回的結(jié)算資料因把關(guān)不力、不符合結(jié)算要求，總部需要退回的，如核銷金額達(dá)2 000元以上，每次扣罰各區(qū)域銷售分支機(jī)構(gòu)經(jīng)理及相關(guān)責(zé)任人50元。
第15條 對(duì)于不能按時(shí)上報(bào)費(fèi)用使用情況的責(zé)任部門(mén)，廣告企劃部有權(quán)拒絕下月的場(chǎng)外促銷活動(dòng)、終端廣告費(fèi)用等的呈報(bào)。
第16條 對(duì)于不實(shí)申報(bào)或虛報(bào)費(fèi)用等情況，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，視其影響程度，給予行政處分，直至開(kāi)除。
第17條 對(duì)一年內(nèi)出現(xiàn)三次違規(guī)行為的，應(yīng)提報(bào)人力資源部等相關(guān)部門(mén)進(jìn)行處理。
第5章 附則
第18條 本規(guī)定由企劃部負(fù)責(zé)解釋、補(bǔ)充及修訂。
第19條 本規(guī)定自發(fā)布日起實(shí)施。
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