公文批復(fù)的格式

　　批復(fù)是指答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)時(shí)使用的文種，是機(jī)關(guān)應(yīng)用寫作活動(dòng)中的一種常用公務(wù)文書。批復(fù)一般分為審批事項(xiàng)批復(fù)、審批法規(guī)批復(fù)和闡述政策的批復(fù)三種。下面是公文批復(fù)的格式 ，一起來看看吧。

　　寫作格式要點(diǎn)

　　1.“批復(fù)”這一文種是上級(jí)機(jī)關(guān)為對(duì)應(yīng)下級(jí)機(jī)關(guān)上報(bào)“請(qǐng)示”而設(shè)的，沒有“請(qǐng)示”就無所謂“批復(fù)”。因之，批復(fù)的制發(fā)主體應(yīng)是上級(jí)機(jī)關(guān)。原則上同級(jí)機(jī)關(guān)公文往來不使用批復(fù)。特殊情況，也有經(jīng)上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)，職能部門代上級(jí)機(jī)關(guān)行文批復(fù)的。

　　2.批復(fù)的受文單位一般應(yīng)是上報(bào)請(qǐng)示的直接下一級(jí)機(jī)關(guān)。批復(fù)不越級(jí)行文。有些中間轉(zhuǎn)報(bào)的請(qǐng)示，批復(fù)的受文單位應(yīng)是轉(zhuǎn)報(bào)機(jī)關(guān)，不應(yīng)向原報(bào)機(jī)關(guān)直接批復(fù)。

　　3.批復(fù)的一般結(jié)構(gòu)是首先寫明針對(duì)什么文件的批復(fù)，爾后是批復(fù)內(nèi)容。同意的批復(fù)從內(nèi)容上講大體有以下幾種類型:(1)對(duì)請(qǐng)示審批事項(xiàng)的批復(fù)，內(nèi)容比較簡(jiǎn)短，不闡述同意的理由，只對(duì)同意事項(xiàng)作幾點(diǎn)原則規(guī)定 (2)對(duì)要求解決問題的批復(fù)。(3)對(duì)上報(bào)規(guī)劃、方案、意見的批復(fù)。這種批復(fù)不同于批轉(zhuǎn)的地方是，只對(duì)來文單位答復(fù)同意與否，而不是轉(zhuǎn)發(fā)給其他單位。批復(fù)在原則同意上報(bào)規(guī)劃等的同時(shí)，往往對(duì)需要明確的問題加以強(qiáng)調(diào)。

　　4.批復(fù)內(nèi)容篇幅都不長(zhǎng)，涉及實(shí)質(zhì)內(nèi)容的公文，一般文字精煉，句句中的，言簡(jiǎn)意賅。同意性批復(fù)都不復(fù)述同意的理由:同意之后往往討落實(shí)批復(fù)內(nèi)容提一些原則性要求，但亦應(yīng)明晰、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔。不管何種類型的批復(fù)，都不可對(duì)理由作展開論述。不同意的批復(fù)，往往要闡述一下原因、理由，但亦應(yīng)簡(jiǎn)明扼要。有的不闡述理由，直接明了不同意。

　　5.批復(fù)件原則上一文一事，一個(gè)批復(fù)針對(duì)一件請(qǐng)示。有時(shí)數(shù)個(gè)下級(jí)機(jī)關(guān)上報(bào)請(qǐng)示同一件事，經(jīng)研究同意后，應(yīng)分別行文批復(fù)，而不應(yīng)一件批復(fù)數(shù)文。

　　6.批復(fù)公文一般無特別的結(jié)束語(yǔ)。有的為加重語(yǔ)氣加“此復(fù)”、“特此批復(fù)”的字樣，實(shí)際上是多余的。

　　批復(fù)類公文的格式

　　國(guó)家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布實(shí)施的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)(以下簡(jiǎn)稱《公文格式》)按照國(guó)務(wù)院發(fā)布并施行的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》(以下簡(jiǎn)稱《辦法》)的要求，對(duì)國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文設(shè)計(jì)了兩類5種格式：

　　第一類，“文件式”公文格式

　　它包括“上行文格式”“一般文件格式”等 2種形式。

　　第二類，公文的特定格式

　　它包括“信函式格式”“命令格式”“會(huì)議紀(jì)要格式”等3種形式。

　　《公文格式》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定詳盡、明確而嚴(yán)格。依此，“批復(fù)”公文格式有“一般文件格式”和“信函式”兩種。“函”(包括“請(qǐng)批函”與“批答函”)的公文格式只有“信函式”一種。

　　1.“一般文件格式”的公文格式

　　“一般文件格式”即下行文或平行文格式。其設(shè)計(jì)規(guī)定要點(diǎn)是：

　　公文用紙?zhí)祛^為37mm±1mm 。訂口為28mm±1mm。版心尺寸(不含頁(yè)碼)為156mm×225mm。

　　發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣距離一定要留出25mm(約2行)位置，用于標(biāo)識(shí)份數(shù)序號(hào)、密級(jí)和緊急程度等3項(xiàng)公文要素。也就是說，在設(shè)計(jì)“批復(fù)”發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)(即俗稱的公文“紅頭”)時(shí)，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)位置應(yīng)自上頁(yè)邊起留出天頭37mm+25mm=62mm 的距離。要注意，即使“批復(fù)”事項(xiàng)內(nèi)容既非秘密又非緊急，不需要標(biāo)識(shí)上述3項(xiàng)公文要素，也要留出這段空白，即自上頁(yè)邊起留出天頭62mm 的距離。

　　行政機(jī)關(guān)的重要公文、特別是上報(bào)的公文，其發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)(即“紅頭”)，一般均由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱后加“文件”組成。對(duì)一些特定的公文可只標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，后面不加“文件”二字。如國(guó)務(wù)院就有“國(guó)務(wù)院任免通知”的“紅頭”形式，但這只限于這極個(gè)別特定公文而已。

　　置于公文首頁(yè)眉首發(fā)文字號(hào)之下4mm處的一條與版心等寬(即156mm)的紅色反線。此外，公文版記中各要素下均加一條反線，寬度同版心。但版記反線跟公文首頁(yè)眉首與主體之間印的那一條紅色反線顏色不同，是黑色的。

　　2.“信函式”公文格式

　　國(guó)家行政機(jī)關(guān)在實(shí)際制發(fā)公文時(shí)，經(jīng)常使用一種只標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)名稱而不標(biāo)識(shí)“文件”二字的“信函式”公文，用于處理日常事務(wù)的平行文和下行文，而且使用頻率很高。這種公文除了不標(biāo)識(shí)簽發(fā)人以外，其它各要素均與“文件”公文相同。

　　顯然，“函”自然采取的是“信函式”公文格式(見例1國(guó)務(wù)院辦公廳《復(fù)函》，以下國(guó)務(wù)院辦公廳均簡(jiǎn)稱國(guó)辦)。而“批復(fù)”理論上應(yīng)有“一般文件格式”和“信函式”兩種格式。但我們發(fā)現(xiàn)，實(shí)際上國(guó)務(wù)院和國(guó)務(wù)院辦公廳常用的“批復(fù)”公文，基本上都是采用“信函式”公文格式行文的。

　　批復(fù)公文格式

　�。�1）標(biāo)題

　　標(biāo)題的寫法最常見的是完全式的標(biāo)題，即由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種構(gòu)成。在事由中一般將下級(jí)機(jī)關(guān)及請(qǐng)示的事由和問題寫進(jìn)去；

　　還有一種完全式的標(biāo)題是 發(fā)文機(jī)關(guān) + 表態(tài)詞 + 請(qǐng)示事項(xiàng) +文種，這種較為簡(jiǎn)明、全面和常用。

　　也有的批復(fù)只寫事和文種。

　　(2)主送機(jī)關(guān)

　　主送機(jī)關(guān)一般只有一個(gè),是報(bào)送請(qǐng)示的下級(jí)機(jī)關(guān).其位置同一般行政公文,寫于標(biāo)題之下,正文之前,左起頂格. 批復(fù)不能越級(jí)行文, 當(dāng)所請(qǐng)示的機(jī)關(guān)不能答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的問題而需要向更上一級(jí)機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)報(bào)"請(qǐng)示"時(shí), 更上一級(jí)機(jī)關(guān)所作批復(fù)的主機(jī)關(guān)不應(yīng)是原請(qǐng)示機(jī)關(guān), 而是"轉(zhuǎn)報(bào)機(jī)關(guān)". 如果批復(fù)的內(nèi)容同時(shí)涉及其它的機(jī)關(guān)和單位,則要采用抄送的形式送達(dá).

　�。�3）正文

　　正文里包括批復(fù)引語(yǔ)、批復(fù)意見和批復(fù)要求三部分。

　　批復(fù)引語(yǔ)要點(diǎn)出批復(fù)對(duì)象，一般稱收到某文，或某文收悉。要寫明是對(duì)于何時(shí)、何號(hào)、關(guān)于何事的請(qǐng)示的答復(fù)，時(shí)間和文號(hào)可省略。

　　批復(fù)意見是針對(duì)請(qǐng)示中提出的問題所作的答復(fù)和指示，意思要明確，語(yǔ)氣要適當(dāng)，什么同意，什么不同意，為什么某些條款不同意，注意事項(xiàng)等都要寫清楚。

　　批復(fù)要求（其實(shí)可以單獨(dú)算做結(jié)尾），是從上級(jí)機(jī)關(guān)的角度提出的一些補(bǔ)充性意見，或是表明希望、提出號(hào)召。如果同意，可寫要求；不同意，亦可提供其他解決辦法。

　　(4)落款

　　這部分寫在批復(fù)正文右下方, 署成文日期并加蓋公章, 成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字。

　　批復(fù)既是上級(jí)機(jī)關(guān)指示性、政策性較強(qiáng)的公文，又是對(duì)下級(jí)單位請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)的答復(fù)性公文，所以，撰寫批復(fù)要慎重及時(shí)，根據(jù)現(xiàn)行政策法令及辦事準(zhǔn)則，及時(shí)給予答復(fù)。撰寫時(shí)，不管同意與否，批復(fù)意見必須十分清楚明白，態(tài)度明朗。不能含糊其辭，模棱兩可，以免下級(jí)無所適從。

　　同時(shí)批復(fù)必須有針對(duì)性的一文一批復(fù)，請(qǐng)示要求解決什么問題，批復(fù)就答復(fù)什么問題。

　　需要指出的是，在全面推進(jìn)依法行政的今天，“批復(fù)”這種帶有較為明顯的計(jì)劃經(jīng)濟(jì)“人治”色彩的公文種類，各級(jí)行政機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)慎用。從既有的批復(fù)定義和使用實(shí)際看，批復(fù)是“答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)”時(shí)使用的文種。依法行政講究職權(quán)法定，每個(gè)行政機(jī)關(guān)都有自己獨(dú)立的法定職責(zé)，需要經(jīng)過“請(qǐng)示”而為的事項(xiàng)越來越少，上級(jí)行政機(jī)關(guān)面對(duì)請(qǐng)示，要看是否有必要“批復(fù)”。

　　對(duì)于應(yīng)當(dāng)由下級(jí)機(jī)關(guān)“依法獨(dú)立行使職權(quán)”并獨(dú)立承擔(dān)責(zé)任的事項(xiàng)，雖有請(qǐng)示也不應(yīng)批復(fù)（即使需要指導(dǎo)也應(yīng)采用其他方式）。這一是便于明晰職權(quán)，分清責(zé)任，推進(jìn)依法行政的需要，二是避免文牘主義，提高行政效率的需要，三是便于管理相對(duì)人尋求救濟(jì)需要。

　　批復(fù)主要有以下幾個(gè)特點(diǎn)：

　　·權(quán)威性。批復(fù)發(fā)自領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，是領(lǐng)導(dǎo)意愿和領(lǐng)導(dǎo)權(quán)威的具體表現(xiàn)。因此，請(qǐng)示一經(jīng)批復(fù)，對(duì)請(qǐng)示事項(xiàng)的下級(jí)機(jī)關(guān)就具有直接的行政約束力，下級(jí)機(jī)關(guān)就必須遵照批復(fù)的意見貫徹執(zhí)行。

　　·針對(duì)性。批復(fù)必須針對(duì)請(qǐng)示機(jī)關(guān)行文，而且要針對(duì)請(qǐng)示事項(xiàng)而發(fā)。下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示什么事項(xiàng)，上級(jí)機(jī)關(guān)就批復(fù)什么事項(xiàng)，不得涉及請(qǐng)示事項(xiàng)以外的內(nèi)容。因此批復(fù)具有很強(qiáng)的針對(duì)性。

　　·鮮明性。上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)于所批復(fù)的閩題，無淪是同意與否，都必須態(tài)度明朗，理由充分，絕不能似是而非，模棱兩可。

　　批復(fù)的種類

　　根據(jù)內(nèi)容性質(zhì)的不問，批復(fù)可以分為以下兩種：

　　◇指示性批復(fù)

　　這種批復(fù)是針對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示而發(fā)的，而且其內(nèi)容又多是對(duì)涉及方針、政策性問題進(jìn)行答復(fù)的。如《國(guó)務(wù)院關(guān)于天津市放開糧食價(jià)格有關(guān)問題的批復(fù)》。

　　◇審批性批復(fù)

　　這種批復(fù)主要針對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示的公務(wù)事宜，經(jīng)審核后所作的決斷性答復(fù)。如《××市機(jī)械工業(yè)管理局<關(guān)于××重型汽車制造廠與××工程機(jī)械鍛件廠合并的批復(fù)>》。批復(fù)的寫作模式

　　批復(fù)

　　1、批復(fù)的用途

　　批復(fù)適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)。

　　2、批復(fù)的寫法：

　　(1)格式：

　　用公文的一般格式。

　　(2)標(biāo)題：

　　發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種，如：《國(guó)務(wù)院關(guān)于建設(shè)中關(guān)村科技園區(qū)有關(guān)問題的批復(fù)》。

　　事由+文種，如：《關(guān)于修建新辦公樓請(qǐng)示的批復(fù)》。

　　(3)正文：

　　1)開頭部分：批復(fù)緣由，一般用簡(jiǎn)明扼要的 語(yǔ)言引述請(qǐng)示的標(biāo)題和發(fā)文字號(hào)、發(fā)文時(shí)間或概括來文的主要內(nèi)容;如問題比較復(fù)雜，往往用過渡語(yǔ)“現(xiàn)批復(fù)如下”，引出批復(fù)意見。

　　2)主體部分：批復(fù)事項(xiàng)，是正文的核心部分，根據(jù)請(qǐng)示事項(xiàng)，逐條批復(fù)，一般先表明批復(fù)態(tài)度，再寫明批復(fù)意見，提出指示或要求。

　　3)結(jié)尾部分：通常以“特此批復(fù)”、“此復(fù)”等慣用語(yǔ)，也可以省略以上字句，自然收尾。

　　3、批復(fù)同復(fù)函的異同：

　　復(fù)函即答復(fù)性函，是專為答復(fù)問題而制發(fā)的函。批復(fù)同復(fù)函雖然都屬于回復(fù)性公文，但畢竟是完全不同的兩個(gè)文種。二者的區(qū)別主要體現(xiàn)在兩方面：

　　一是行文方向有所不同。批復(fù)的行文方向單一，均為上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)給下級(jí)機(jī)關(guān)的下行文;而復(fù)函的行文方向靈活，它通常是同級(jí)機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間使用的平行文，有時(shí)則是下級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)給上級(jí)機(jī)關(guān)的上行文或上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)給下級(jí)機(jī)關(guān)的下行文。

　　二是重要程度有所不同。批復(fù)往往用于答復(fù)比較重要的事項(xiàng)，而復(fù)函則可用于答復(fù)一般性問題。

　　4、 寫作批復(fù)的注意事項(xiàng)

　　(1)態(tài)度要鮮明。

　　(2)內(nèi)容要全面。

　　(3)行文要迅速。

　　公文批復(fù)的寫作格式

　　批復(fù)是一種下行文，是上級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)某一請(qǐng)示時(shí)使用的公文。批復(fù)一般是專門就某一事、某一問題的答復(fù)，內(nèi)容都比較單一，而且是先有來自下級(jí)的請(qǐng)示，才有上級(jí)的批復(fù)。

　　一般來說，批復(fù)的核心內(nèi)容是就請(qǐng)示的內(nèi)容、問題表示上級(jí)機(jī)關(guān)態(tài)度，是同意還是反對(duì)，有不同意見等，都要在批復(fù)中直接申明。

　　批復(fù)的結(jié)構(gòu)包括標(biāo)題、主送單位、正文、結(jié)尾、發(fā)文機(jī)關(guān)幾部分。

　　(1) 標(biāo)題

　　標(biāo)題包括批復(fù)機(jī)關(guān)、批復(fù)事項(xiàng)和批復(fù)文種三個(gè)部分。如《宏大公司對(duì)〈燕奇國(guó)際文化交流公司舉辦"燕奇杯"書法大賽的請(qǐng)示〉的批復(fù)》。也可只寫批復(fù)事項(xiàng)及文種兩部分，如《關(guān)于建立東風(fēng)電機(jī)廠工會(huì)委員會(huì)的批復(fù)》。

　　(2) 主送單位

　　即來文請(qǐng)示的單位。其位置在標(biāo)題之下，正文之上。批復(fù)是有針對(duì)性的，所以不可缺少主送單位。

　　(3) 正文

　　分為開頭、內(nèi)容和結(jié)語(yǔ)三部分。

　　開頭一般注明批復(fù)的依據(jù)，用以說明是針對(duì)哪個(gè)請(qǐng)示所作的批復(fù)，要求寫得嚴(yán)謹(jǐn)、明確。如"《燕奇國(guó)際文化交流公司關(guān)于舉辦'燕奇杯'書法大賽的請(qǐng)示》(燕奇字[1994]14號(hào))收悉"，然后，一般寫如"經(jīng)董事會(huì)研究，現(xiàn)批復(fù)如下"、"經(jīng)研究，批復(fù)如下"等。注意不可簡(jiǎn)單寫成"×年×月×日來文收悉"，許多來文，究竟是哪份，很不清楚。

　　請(qǐng)示的內(nèi)容決定批復(fù)的寫法。下級(jí)機(jī)關(guān)只就某個(gè)具體事項(xiàng)請(qǐng)示，批復(fù)的內(nèi)容亦簡(jiǎn)單明了，可直接表態(tài)，同意的就寫肯定意見，不可意的要提出有根據(jù)的、有針對(duì)性的緣由。有的批復(fù)具有一定的普遍性，則需上級(jí)機(jī)關(guān)較為詳細(xì)地寫明批復(fù)態(tài)度，充分闡明理由。還有些批復(fù)可在同意的前提下，原則性地提出希望。如"希望在弘揚(yáng)民族文化、促進(jìn)民族文化與國(guó)際文化交流方面，在發(fā)揚(yáng)我公司的企業(yè)文化傳統(tǒng)方面，作出努力"。

　　結(jié)語(yǔ)使用的語(yǔ)言要簡(jiǎn)短，語(yǔ)氣要堅(jiān)決，態(tài)度要鮮明。

　　對(duì)請(qǐng)示的批復(fù)一般分三種意見：完全同意，不完全同意、完全不同意。意見不同寫法也不同。

　　完全同意的批復(fù)可以不寫同意的理由，只明確表態(tài)。如："你部銀水字[1994]4號(hào)請(qǐng)示收悉，經(jīng)董事會(huì)研究，同意銀水湖旅游度假村提前開工(日期為1994年6月6日)。"

　　下級(jí)單位的請(qǐng)示，受政策和具體情況限制有時(shí)不能得到完全同意的批復(fù)。在寫此類不完全同意批復(fù)時(shí)先說明同意部分，再講清不同意部分及其原因。如："你部公關(guān)字[1994]12號(hào)請(qǐng)示收悉，經(jīng)研究同意購(gòu)制'486'電腦一臺(tái)，但囿于經(jīng)費(fèi)所限，暫不同意購(gòu)制輕型印刷設(shè)備。"

　　完全不同意的批復(fù)，一定要講明不同意的理由和根據(jù)。因?yàn)閷?duì)下級(jí)的請(qǐng)示有完全不同的理解，所以要在周密的思考和研究后，清楚、肯定、有針對(duì)性地答復(fù)下級(jí)請(qǐng)示，不能使用有歧義的詞語(yǔ)。也可在發(fā)文之前，先向下級(jí)單位講明理由和依據(jù)。

　　(4)批復(fù)的結(jié)尾多用"此復(fù)"、"特此批復(fù)"等習(xí)慣用語(yǔ)。

　　(5)發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文日期也是不可遺漏和忽視的部分，并且要書寫完整。

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