會議通知樣本「匯總」

　　企業(yè)有各式各樣的會議，那么寫一份會議通知需要注意什么呢?下面是小編給大家整理收集的會議通知樣本【匯總】，歡迎大家閱讀與收藏。

　　會議通知樣本【匯總】

　　一、要求準(zhǔn)備匯報(bào)材料的會議通知

　　有的會議要求企業(yè)與會代表準(zhǔn)備匯報(bào)材料。

　　這樣的會議通知發(fā)出應(yīng)當(dāng)盡量提前，早出“安民告示”，給與會代表單位留有充足的準(zhǔn)備時(shí)間，這有利于提高會議的質(zhì)量。如例1《通知》，成文時(shí)間是xxx年2月10日，距離x月19日開會，準(zhǔn)備時(shí)間應(yīng)當(dāng)是綽綽有余的。

　　例1分析�！锻ㄖ�》的正文部分，“通知緣由”：講清了開會依據(jù)、會議組織者、開會時(shí)間、會議名稱。然后，用承啟語轉(zhuǎn)入“通知事項(xiàng)”：包括通知具體會議時(shí)間和報(bào)到日期、會議地點(diǎn)、會議內(nèi)容、參加會議的人員和名額、會議接站安排、各單位應(yīng)準(zhǔn)備的匯報(bào)資料內(nèi)容、聯(lián)系人、聯(lián)系電話和傳真等。其“執(zhí)行要求”：主要是提出參加會議的人員名單回執(zhí)時(shí)限、要求機(jī)場、火車站接站信息溝通時(shí)限、要各單位準(zhǔn)備匯報(bào)資料等。

　　【例1】

　　××××集團(tuán)公司關(guān)于召開物資工作會議的通知

　　各直屬公司、總廠、廠、院：

　　為了貫徹中央經(jīng)濟(jì)工作會議精神，集團(tuán)公司定于x月中旬召開xxx年度物資工作會議�，F(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：

　　一、會議時(shí)間：xxx年x月19日至21日，會期3天，x月18日報(bào)到。

　　二、會議地點(diǎn)：北京××賓館(北京××區(qū)××路×號)。

　　三、會議內(nèi)容：

　　1.貫徹中央經(jīng)濟(jì)工作會議、總公司第××次經(jīng)理(廠長)會議以及固定資產(chǎn)投資工作會議精神。

　　2.總結(jié)xxx年物資供應(yīng)工作經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流和表彰獎(jiǎng)勵(lì)。

　　3.部署xxx年物資供應(yīng)工作。

　　四、參加會議的人員和名額見附表。參加會議的人員名單回執(zhí)請于x月8日前報(bào)到××公司經(jīng)理部。

　　五、x月18日報(bào)到當(dāng)天，首都機(jī)場全天接站�；疖囌緫{電報(bào)、傳真或電話接站。會議代表請于x月15日前將到達(dá)日期及所乘車次、航班告××公司經(jīng)理部。

　　六、請各單位按會議內(nèi)容做好以下準(zhǔn)備：

　　1.本單位貫徹落實(shí)總公司實(shí)行統(tǒng)一組織訂貨的做法、經(jīng)驗(yàn)、體會;

　　2.對進(jìn)一步深化物資流通體制改革的意見和建議;

　　3.本單位xxx年物資需求計(jì)劃。

　　七、聯(lián)系人：燕剡仁，伍紫逋

　　聯(lián)系電話：010-xxxxx8

　　傳 真：010-xxxx6

　　(××××集團(tuán)公司印章)

　　xxx年x月十日

　　例1《通知》屬于復(fù)雜性會議通知。標(biāo)題寫明了會議名稱。正文約400字，在點(diǎn)明會議目的后，用“現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下”的承啟語導(dǎo)入會議時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容并告知接站情況;最后對參加會議的單位提出三點(diǎn)要求。其文字之簡練，內(nèi)容之全面，條理之清楚，自不待言。

　　這里特別提請讀者注意的是，例1《通知》中幾個(gè)時(shí)限的確定，都是有講究的。

　　xxx年2月10日發(fā)文(距開會37天)，已如上述，時(shí)間、空間足夠與會單位作相應(yīng)準(zhǔn)備。要求x月8日前報(bào)來參加會議的人員名單回執(zhí)(距發(fā)文17天，距開會11天)，既是讓與會單位有足夠時(shí)間研究確定與會人員名單，又是讓會議組織者能夠根據(jù)與會人員級別和專業(yè)(涉及討論分組以及小組召集人、記錄員的遴選)、性別(涉及住房調(diào)配)、是否少數(shù)民族(涉及是否需要分餐或特殊照顧)等等比較從容地進(jìn)行各項(xiàng)會務(wù)安排。

　　要求x月15日前報(bào)來參加會議的人員到達(dá)日期及所乘車次、航班(距開會4天)，是因?yàn)楦髋c會單位情況千差萬別、事情也千變?nèi)f化，如果過早確定出差方式(飛機(jī)、火車)以及航班、車次，不現(xiàn)實(shí)，到頭來還可能生變。但，這時(shí)間也不能再往后推遲，比如推后到緊挨開會的前夕。因?yàn)�，從會議通知看，會議代表來自四面八方，會議組織者還要調(diào)配足夠數(shù)量的各種車型的車輛、駕駛員、接待員，保證集中到達(dá)的有大客車或面包車接，零星到達(dá)的有小轎車接;接到之后，馬上能送到住地，減少在機(jī)場、火車站或者路途上潴留的時(shí)間，讓代表休息好，保證會開好。

　　二、告之參加訂貨會的會議通知

　　【例2】

　　關(guān)于召開xxx年石化產(chǎn)品訂貨會的通知

　　各用戶單位：

　　我公司計(jì)劃于xxx年x月在廣州召開xxx年石化產(chǎn)品訂貨會。為開好會議，現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：

　　一、會議時(shí)間：xxx年x月15日至18日，會期4天。x月14日報(bào)到。

　　二、會議地點(diǎn)：廣州紫荊苑賓館(廣州天河區(qū)林和東路1518號)。

　　三、參會名額：由于會議場所和住宿條件所限，各與會單位參加會議的名額，以每單位不超過2人為限，請勿超員。參加會議的人員名單回執(zhí)請于x月5日前通過電子郵件或傳真發(fā)至抑或通過普通郵件寄至我公司供銷公司經(jīng)理辦公室。

　　四、接站安排：會議代表到達(dá)廣州日期及所乘車次、航班請于x月10日前告我公司供銷公司經(jīng)理辦公室。x月14日報(bào)到當(dāng)天，廣州白云機(jī)場全天接站。乘坐其它時(shí)間航班飛機(jī)的以及火車的則憑電子郵件、傳真或電話通知接站。

　　五、資料準(zhǔn)備：請各單位參加會議代表提前做好相關(guān)準(zhǔn)備。如有可能，請?zhí)崆皩①F單位xxx年計(jì)劃需我公司供應(yīng)的產(chǎn)品種類、數(shù)量明細(xì)表，與貴單位參加會議人員名單回執(zhí)一起通過電子郵件或傳真發(fā)至抑或通過普通郵件寄至我公司供銷公司經(jīng)理辦公室，以便我們及早做好產(chǎn)品供應(yīng)平衡工作。

　　六、聯(lián)系方式：

　　1. 聯(lián)系人：柴xxx，賀xx。

　　2. 電 話：(025)xxxxx8。

　　3. 傳 真：(025)xxxxx9。

　　4. E-Mail: xxxxxx@yahoo.com.cn

　　5. 郵 編：2xxxx

　　6. 地 址：××市××區(qū)興華路888號××石化供銷公司經(jīng)理辦公室

　　(××石油化工股份有限公司印章)

　　xxx年xx月x日

　　我們已經(jīng)討論過例1《通知》，再來檢視例2《通知》，類似地，其正文部分“通知緣由”、“通知事項(xiàng)”和“執(zhí)行要求”三項(xiàng)一應(yīng)俱全，且擬稿者為會議、為準(zhǔn)備與會的用戶考慮甚周，還與時(shí)俱進(jìn)地引用了電子郵件這樣快捷、準(zhǔn)確、方便的聯(lián)系方式，本來是無須多費(fèi)口舌進(jìn)行分析的。但仔細(xì)琢磨之后，問題“暴露”出來了。

　　國務(wù)院發(fā)布的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第一章總則第二條定義，“行政機(jī)關(guān)的公文(包括電報(bào)，下同)，是行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動的重要工具。”“通知”是法定公文的一種，“適用于批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員”，自然是“具有法定效力和規(guī)范體式的文書”。而××石油化工股份有限公司與各用戶單位之間并不存在上下級隸屬關(guān)系，前者無權(quán)對后者發(fā)送任何類型的通知，只能以“適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)”的“函”告知(也類似“通知”)有關(guān)事宜。

　　故而，例2《通知》的標(biāo)題“關(guān)于召開xxx年石化產(chǎn)品訂貨會的通知”宜改為“關(guān)于召開xxx年石化產(chǎn)品訂貨會的函”;相應(yīng)地，承啟語“現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下”則宜改一字而為“現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)函告如下”。如此，例文中多處使用“請”、“貴單位”等敬辭既符合雙方是不相隸屬的關(guān)系，也符合“函”這一文種的體式的要求。

　　三、表格式通知

　　1.格式固定、出手快捷的類表格式會議通知

　　我原先所在揚(yáng)子石化公司的年輕同事，善于動腦筋，因事因人制宜。他們通過電腦制作公司領(lǐng)導(dǎo)班子中心組學(xué)習(xí)會議通知(見例3《通知》)，非常簡便。

　　其中，“學(xué)習(xí)地點(diǎn)”、“主持人”、“參加人員”、“列席人員”一般固定不變;“學(xué)習(xí)時(shí)間”的.年、月、日、時(shí)、分等時(shí)間單位是不會變的，每次擬寫通知時(shí)只要變動月份、日期、星期、上下午和鐘點(diǎn)數(shù)就行了;只有“學(xué)習(xí)內(nèi)容”每次要根據(jù)不同的具體要求鍵入。印好后，只要填上某某某領(lǐng)導(dǎo)同志的名字即可分送。

　　這樣表格化的會議通知，擬寫簡單，填充即成，受文者一目了然，效率高，效果好，減輕了秘書的勞動強(qiáng)度，公文格式上也是可行的。這種通知一般宜在企業(yè)內(nèi)部應(yīng)用。

　　【例3】

　　公司領(lǐng)導(dǎo)班子中心組學(xué)習(xí)通知

　　xxxx：

　　定于xxx年2月28日進(jìn)行公司領(lǐng)導(dǎo)班子中心組學(xué)習(xí)，具體事項(xiàng)通知如下：

　　一、學(xué)習(xí)時(shí)間：2月28日(星期六)上午9：00

　　二、學(xué)習(xí)地點(diǎn)：公司大樓3302會議室

　　三、主持人：張大本

　　四、參加人員：全體公司領(lǐng)導(dǎo)

　　五、列席人員：組織部、宣傳部、公司紀(jì)委、黨辦負(fù)責(zé)人

　　六、學(xué)習(xí)內(nèi)容：

　　1.胡錦濤、吳官正在中央紀(jì)委第三次全體會議上的講話

　　2.王作然在集團(tuán)公司紀(jì)檢監(jiān)察工作會議上的講話

　　揚(yáng)子石化股份有限公司黨辦

　　xxx年x月x日

　　2.邀請函式會議通知

　　無獨(dú)有偶，以邀請函形式出現(xiàn)的會議通知(即實(shí)際是起會議“通知”作用)也是表格式的(見例4《通知》)，比例2《通知》修改成的石化產(chǎn)品訂貨會函更簡單。其標(biāo)題既省略了發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(揚(yáng)子石化供銷公司)，也簡化了事由或主要內(nèi)容(概括為無所不包的“邀請”二字)，只有文種是明確的(函)。正文則如同填充題，確實(shí)擬寫容易，簡單明了，使復(fù)雜性的會議通知或函變?yōu)楹唵涡缘�，給了我們探索某些公文制作模式化的可能性以有益的啟示。

　　【例4】

　　邀 請 函

　　****公司 ：

　　茲定于****年**月**日起在**市召開****年揚(yáng)子石化**產(chǎn)品用戶座談會。謹(jǐn)邀貴單位一名代表參加。

　　具體通知如下：

　　1.報(bào)到時(shí)間：****年**月**日;

　　2.會議地點(diǎn)：**市****;

　　3.會務(wù)費(fèi)：****元/人;

　　請貴單位盡快回復(fù)與會代表名單，以便預(yù)定飛機(jī)票;

　　聯(lián)系人：供銷公司經(jīng)理辦***;

　　聯(lián)系電話：(025)*******。

　　揚(yáng)子石化供銷公司

　　****年**月**日

　　四、模塊式會議通知

　　后生可畏。揚(yáng)子石化供銷公司辦公室年輕的秘書們不滿足就此為止。他們又制作了會議通知單的模塊(或謂“模板”，見例5《通知》)。起先，專門用于接到上級公司——揚(yáng)子石化公司總經(jīng)理辦公室會議通知時(shí)，向公司分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告并請示處理事宜。

　　【例5】

　　從這張會議通知單上，上級公司——揚(yáng)子石化公司總經(jīng)理辦公室會議的主題是什么，在什么時(shí)候開會，在哪個(gè)會議室開會，主持人是哪位總經(jīng)理，要求供銷公司什么樣的人員出席，上級公司是什么單位、是誰打電話來的，聯(lián)系電話號碼是多少，接電話的秘書是誰，一目了然。接到這份通知單的供銷公司領(lǐng)導(dǎo)審視斟酌后，即可作出批示。辦公室隨即按此辦理，或通知有關(guān)人員按時(shí)與會，或準(zhǔn)備相關(guān)資料敷用。

　　之后，這張會議通知單除了用于上行請示的功能，派上了更多用場。比如，用于同級部門之間溝通信息等等。有時(shí)政府部門有所要求，也可使用這張會議通知單。現(xiàn)在，揚(yáng)子石化供銷公司所屬各部門均已電腦聯(lián)網(wǎng)，以上來來往往信息傳遞均可網(wǎng)上完成，從而實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公。

　　時(shí)間就是金錢�？梢�，通知模塊化以后，一紙寫盡天下事，掃一眼瞬間全知曉，符合在市場經(jīng)濟(jì)激烈競爭中現(xiàn)代化大工業(yè)對效率與效益的苛求。

　　五、非法定會議通知

　　從上述例1至例5我們看到，復(fù)雜性會議通知，要寫明會議的名稱、目的、議題(或內(nèi)容)、時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員以及參加會議的要求等;而簡單性會議通知只要寫會議名稱(內(nèi)容)、時(shí)間、地點(diǎn)和參加人員就行了。目前，企事業(yè)單位普遍通行的便捷式通知還有：

　　1.寫在布告欄的通知

　　我們在工廠車間或班組的黑板或白板上常�？梢钥吹竭@樣的通知(見例6、例7《通知》)：

　　【例6】

　　通　　知 (或“會議通知”)

　　今天下午4：15在班組活動室開班后會，布置大修任務(wù)，請務(wù)必不要遲到缺席。

　　加氫裂化車間三班

　　xxx年x月30日

　　這個(gè)通知雖然僅只56字，卻寫全了時(shí)間、地點(diǎn)、會議性質(zhì)、會議內(nèi)容和要求。有時(shí)甚至可以更簡化，將會議內(nèi)容和要求統(tǒng)統(tǒng)省卻，只留39字甚至31字：

　　【例7】

　　通　　知 (或“會議通知”)

　　今天下午4：15在班組活動室開班后會.

　　加氫裂化車間三班

　　xxx年x月30日

　　(或更簡為二字：“即日”)

　　這里的省略(包括正文中不寫具體月、日，而寫“今天”，甚至于將成文時(shí)間“xxx年x月30日”寫為“即日”等，減為31字)不會發(fā)生歧義。因?yàn)�，這種通知使用范圍是很局限的，有關(guān)人員都知道這里的“班組活動室”是指三班的“班組活動室”，不是別的班的“班組活動室”，更無須畫蛇添足說明三班的“班組活動室”在什么廠的什么車間辦公樓的幾樓幾號房間。

　　2.箋函式的通知

　　即是依據(jù)需要打印有限份數(shù)，直接送達(dá)有關(guān)人員的。例如(見例8《通知》)：

　　【例8】

　　公司黨委委員：

　　x月10日下午3：00在公司大樓3302會議室召開公司黨委全委會，討論干部問題。請準(zhǔn)時(shí)出席。

　　公司黨委辦公室

　　xxx年x月8日

　　抄送：公司黨委組織部。

　　這種會議通知就是箋函式，既不設(shè)標(biāo)題(連“通知”二字也免了)，落款也不是規(guī)范的全稱，又無須加蓋印章;主送的不是機(jī)關(guān)，而是個(gè)人，不點(diǎn)名道姓，用的是統(tǒng)稱。把開什么會、研究什么問題以及開會的時(shí)間、地點(diǎn)，都點(diǎn)到了。正文只有41個(gè)字，“通知緣由”(開黨委會全委會)、“通知事項(xiàng)”(討論干部問題)和“執(zhí)行要求”(請準(zhǔn)時(shí)出席)卻都寫清楚了。

　　綜上所述，無論是法定公文的會議通知還是非法定公文的會議通知，無論是復(fù)雜性的會議通知還是簡單性的會議通知，無論是眉首、主體、版記俱全的會議通知還是無眉首、無標(biāo)題、無印章的會議通知，“通知緣由”(為什么開會)、“通知事項(xiàng)”(開什么樣會)和“執(zhí)行要求”(怎么開好會)三項(xiàng)都要寫清楚。

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