會議活動方案如何寫
會議活動方案如何寫?下面就由小編給大家講講吧，希望對大家有幫助。
一.會前籌劃
▲確定會議主題→確定議事日程→確定參會人選
▲會前通知：通知參會人員
方式：電話通知或書面通知
內(nèi)容：時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員范圍、會議內(nèi)容、會期、報(bào)到地點(diǎn)、要求(筆記等)
注意：通知后需落實(shí)有關(guān)負(fù)責(zé)人是否收到，并及時(shí)記錄
→確定最后參會人員
統(tǒng)計(jì)制作參會人員名單，包括參會人員所屬區(qū)域、姓名、性別、職務(wù)，并最后按照其職務(wù)統(tǒng)計(jì)分類;
統(tǒng)計(jì)交通路線，到達(dá)時(shí)間，飛機(jī)或火車，安排接送.詳細(xì)寫清楚參會人員所屬區(qū)域、姓名、性別、職務(wù)、電話;
▲聯(lián)系酒店：聯(lián)系房間
預(yù)定房間(數(shù)量、類型、時(shí)間、價(jià)格)
→聯(lián)系會議室
會議廳(容量、時(shí)間、設(shè)備、價(jià)格)
→餐飲安排
是否需要在會議時(shí)準(zhǔn)備茶點(diǎn)，是否需要在會后安排一個(gè)宴會，是否需要提供飲用水，正餐有多少人安排多少桌
▲會議準(zhǔn)備材料：
1、領(lǐng)導(dǎo)講話稿;
2、發(fā)放資料：會議日程安排表、鉛筆和紙、講演稿(不做保密的可以為與會代表每人一份)、其他文件、房卡等;
3、會議設(shè)備：電腦、投影儀、激光筆、話筒、錄音錄像設(shè)備;
▲場地布置：
1、會議橫幅
2、主席臺的安排：誰?幾個(gè)人?怎樣安排?是否需要銘牌?位置如何安排、會場的衛(wèi)生、椅子、凳子、是否夠用?怎樣安排?是多個(gè)分店(部門)的.來的，除主管和中層外，其他要分區(qū)坐(座)，一個(gè)團(tuán)隊(duì)一個(gè)區(qū)域。
3、燈光、音響、話筒、空調(diào)、現(xiàn)場調(diào)試的人員，會場都要作好安排!(設(shè)備最好準(zhǔn)備2套以上)
4、如果發(fā)放獎品：要提前準(zhǔn)備好，先發(fā)的放在上面，后發(fā)的放在下面(但要注意不要混淆、怕壓的物品要注意單放)。準(zhǔn)備的禮儀人員是否設(shè)置好上臺的時(shí)間、路線、方式?穿戴是否整齊、符合要求?會前是否進(jìn)行過演練?
5、非常重要的會議，請速記員。
6、國際性會議，準(zhǔn)備同音翻譯。
▲支出預(yù)算：文件資料、路費(fèi)、房間、餐飲、會議場地租借、相關(guān)設(shè)備及現(xiàn)場布置都需要花錢，大概多少費(fèi)用也要在方案結(jié)尾概算一下。
二、會中安排
設(shè)立簽到處：參會人員統(tǒng)一簽到，領(lǐng)取房卡，發(fā)放資料袋，說明注意事項(xiàng)(比如手機(jī)、著裝)，咨詢返程時(shí)間及交通路線，統(tǒng)計(jì)并通知安排;
餐飲問題：選擇對應(yīng)的主管交流、座談，要注意事先安排：那些人去?吃什么?不吃什么?在哪里?
注意事項(xiàng)：
1、空調(diào)的溫度問題(作為主導(dǎo)會議方必須全程關(guān)注，溫度是否過高、過低)，會場的空調(diào)在冬天合適，是否在夏季可以?(如果在高樓層，因?yàn)闇囟葧献�，�?dǎo)致原空調(diào)失效)，這些必須在會議前進(jìn)行安排，可以提前進(jìn)行降溫或升溫!
2、燈光音響效果：
3、會議中途休息：放音樂，
a、播放時(shí)要注意選擇歌曲，要選擇輕音樂，膾炙人口的歌曲，避免流行歌曲、搖滾等不適合場景的歌曲
b、聲音一定不能太吵，因?yàn)殚_會大腦都容易類，在下一節(jié)會議時(shí)會產(chǎn)生疲勞感
c、在快開始前1-2分鐘關(guān)掉音樂，一般這是大家入座的通知，這時(shí)主持人要上臺組織大家入座。
d、確保條幅、話筒、投影儀、電腦、桌簽、咖啡杯、茶水等正常
e、確定會議記錄人員、話筒接遞員、會議攝像者等;
三.會后收尾
▲退房：結(jié)賬，收回房卡安置好不能及時(shí)離開的與會者。
▲送站：根據(jù)返程時(shí)間，統(tǒng)籌規(guī)劃，送參會人員
▲會議照片：如有人需要，抽時(shí)間拷給他們，會后郵件發(fā)送很不方便
▲收拾：會議物品，避免忙中出錯，遺漏東西
▲整理會議記錄，總結(jié)為會議紀(jì)要
▲進(jìn)行會議總結(jié)，分析不足之處，保留不錯環(huán)節(jié)
會議指南：
1、會議背景及目的、會議主題及議題、參辦單位、
2、參會嘉賓名單(姓名及職務(wù))
3、會議日程安排(時(shí)間、地點(diǎn)、)
4、安排(集合時(shí)間、地點(diǎn)，負(fù)責(zé)人，備用品，目的地，餐飲)
5、會議須知(所需證件、會議要求、注意事項(xiàng))
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