大型會議策劃方案

　　預(yù)算

　　會議及展覽的預(yù)算不是一個概念。通常而言，會議預(yù)算包括以下幾個方面：

　　1、交通費用

　　交通費用可以細分為：

　　(1)、出發(fā)地至會務(wù)地的交通費用——包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機場、碼頭至住宿地的交通

　　(2)、會議期間交通費用——主要是會務(wù)地交通費用，包括住宿地至會所的交通、會所到餐飲地點的交通、會所到商務(wù)交際場地的交通、商務(wù)考察交通以及其他與會人員可能使用的預(yù)定交通。

　　(3)、歡送交通及返程交通——包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機場、車站、港口交通費用。

　　2、會議室/廳費用

　　具體可細分為：

　　(1)、會議場地租金——通常而言，場地的租賃已經(jīng)包含某些常用設(shè)施，譬如激光指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、主席臺、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規(guī)設(shè)施并不涵蓋在內(nèi)——比如投影設(shè)備、臨時性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席臺發(fā)言線路時也可能需要另外的預(yù)算。

　　(2)、會議設(shè)施租賃費用——此部分費用主要是租賃一些特殊設(shè)備，如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統(tǒng)、會場展示系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)、攝錄設(shè)備等，租賃時通常需要支付一定的使用保證金，租賃費用中包括設(shè)備的技術(shù)支持與維護費用。值得注意的是，在租賃時應(yīng)對設(shè)備的各類功效參數(shù)作出具體要求(通常可向?qū)�業(yè)的會議服務(wù)公司咨詢，以便獲得最適宜的性價比)，否則可能影響會議的進行。另外，這些會議設(shè)施由于品牌、產(chǎn)地及新舊不同，租賃的價格可能相差很大。

　　(3)、會場布置費用——如果不是特殊要求，通常而言此部分費用包含在會場租賃費用中。如果有特殊要求，可以與專業(yè)的會議服務(wù)商協(xié)商。

　　(4)、其他支持費用——這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務(wù)、運輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關(guān)系等�；�于這些支持均為臨時性質(zhì)，如果會議主辦方分別尋找這些行業(yè)支持的話，其成本費用可能比市場行價要高，如果讓專業(yè)會議服務(wù)商代理，將獲得價格相對比較低廉且服務(wù)專業(yè)的支持。

　　對于這些單項服務(wù)支持，主辦方應(yīng)盡可能細化各項要求，并單獨簽訂服務(wù)協(xié)議。

　　3、住宿費用

　　住宿的費用應(yīng)該非常好理解——值得注意的只是住宿費里面有些價格是完全價格，而有點是需要另外加收政府稅金的。對于會議而言，住宿費可能是主要的開支之一。找專業(yè)的會展服務(wù)商通常能獲得較好的折扣。

　　正常的住宿費除與酒店星級標準、房型等因素有關(guān)外，還與客房內(nèi)開放的服務(wù)項目有關(guān)——譬如客房內(nèi)的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯(lián)網(wǎng)、水果提供等服務(wù)是否開放有關(guān)。會議主辦方應(yīng)明確酒店應(yīng)當關(guān)閉或者開放的服務(wù)項目及范圍。

　　4、餐飲費用

　　會議的餐飲費用可以很簡單，也可以很復(fù)雜，這取決于會議議程需要及會議目的。

　　(1)、早餐

　　早餐通常是自助餐，當然也可以采取圍桌式就餐，費用按人數(shù)計算即可(但考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預(yù)備，所以預(yù)計就餐人數(shù)不得與實際就餐人數(shù)相差到15%，否則餐館有理由拒絕按實際就餐人數(shù)結(jié)算——而改為按預(yù)定人數(shù)收取費用)

　　(2)、中餐及午餐

　　中餐及午餐基本屬于正餐，可以采取人數(shù)預(yù)算——自助餐形式，按桌預(yù)算——圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費自行采購而非由餐館提供，餐館可能會收取一定數(shù)量的服務(wù)費用。

　　(3)、酒水及服務(wù)費

　　通常，如果在高星級酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費的，如果可以外帶酒水消費，餐廳通常需要加收服務(wù)費。在高星級酒店舉辦會議宴會，通常在基本消費水準的基礎(chǔ)上加收15%左右的服務(wù)費。

　　(4)、會場茶歇

　　此項費用基本上是按人數(shù)預(yù)算的，預(yù)算時可提出不同時段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價格通常包含服務(wù)人員費用，如果主辦方需要非程序服務(wù)，可能需要額外的預(yù)算。通常情況下，茶歇的種類可分為西式與中式兩種——西式基本上以咖啡、紅茶、西式點心、水果等為主，中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點心為主。

　　(5)、聯(lián)誼酒會/舞會

　　事實上，聯(lián)誼酒會/舞會的預(yù)算可能比單獨的宴會復(fù)雜，宴會只要設(shè)定好餐標與規(guī)模，預(yù)算很容易計算。但酒會/舞會的預(yù)算設(shè)計到場地與節(jié)目支持，其預(yù)算可能需要比較長的時間確認：

　　(6)、設(shè)備

　　除非在室外進行，否則視聽設(shè)備的費用通常可以忽略。如果為了公共關(guān)系效果而不得不在室外進行，視聽設(shè)備的預(yù)算就比較復(fù)雜，包括：

　　●設(shè)備本身的租賃費用，通常按天計算

　　●設(shè)備的運輸、安裝調(diào)試及控制技術(shù)人員支持費用，可讓會展服務(wù)商代理

　　●音源——主要是背景音樂及娛樂音樂選擇，主辦者可自帶，也可委托代理

　　c、演員及節(jié)目

　　通�？梢赃x定節(jié)目后按場次計算——預(yù)算金額通常與節(jié)目表演難度及參與人數(shù)正相關(guān)。在適宜地點如果有固定的演出，那預(yù)算就很簡單，與觀看表演的人數(shù)正相關(guān)——專場或包場除外。

　　d、其他——點心、水果及調(diào)制色酒

　　5、雜費

　　雜費是指會展過程中一些臨時性安排產(chǎn)生的費用，包括打印、臨時運輸及裝卸、紀念品、模特與禮儀服務(wù)、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務(wù)、臨時保健、翻譯與向?qū)А⑴R時商務(wù)用車、匯兌等等。雜費的預(yù)算很難計劃，通�？梢栽跁�務(wù)費用預(yù)算中增列不可預(yù)見費用作為機動處理。

　　那么，展覽的預(yù)算與會議預(yù)算相比有什么不同呢?

　　展覽預(yù)算與會議預(yù)算有相同的地方，也有不同的地方——

　　相同的地方：住宿費、餐飲費、商務(wù)考察費用(如果有考察計劃的話)。

　　不同的地方：展覽場地租賃、展覽布置、展品運輸與倉儲、小型新聞發(fā)布會或者酒會。

　　展覽場地租賃：如果展覽在固定的展覽場地進行，那么展覽場地的租賃預(yù)算通常按展位計算。國際標準展位面積通常為3mX3m,隔斷高度在2.3m至2.5m之間。標配設(shè)施有射燈、椅子、資料桌、電源。展館業(yè)主通常有下列設(shè)備可供租賃：展布支架、視聽設(shè)備、多媒體設(shè)備、裝飾用品、小型搬運工具等。

　　如果是在其他公共場所舉辦展覽(譬如市政廣場或者體育場所等)，那么場地租賃的預(yù)算就很難預(yù)測了——通常面議，按日計算，價格與場地人流集中度及展覽時間(是否重要假日等)有關(guān)。

　　■邀請

　　不管什么樣的會議或者展覽，主辦者當然希望適宜的對象(客戶)參加。作為主辦者，邀請的方式非常重要。通常情況下，邀請包括信息發(fā)布、回執(zhí)處理、確認通知等3個程序。

　　信息發(fā)布——從媒體上分有印刷品(包括邀請信函、組織文件、會議通知)、電子郵件、印刷媒介公告、電子媒介公告等幾種形式。通常信息發(fā)布包括主題、時間、地點(暫定或者候選)、主要議程及安排、費用及標準等等，有些還附送會議(展)企劃書，可以讓參與者了解參加的意義及對會展的期望。

　　回執(zhí)——對于主辦者來說，回執(zhí)是對會展企劃活動成功與否的判定標志之一。回執(zhí)收到后，通常需要統(tǒng)計(在這之前，需要提醒的是回執(zhí)單的設(shè)計非常重要，應(yīng)當是合理且圓滿的，應(yīng)當包括如下信息——明確的人數(shù)、職務(wù)、性別、聯(lián)系方式、預(yù)計到達目的地時間、迎送要求等等)、確認回執(zhí)有效(通常以會務(wù)費用是否交納為標志)，接下來需要做的就是資源分配——主要是展位與酒店住宿的安排，回執(zhí)確認即確認通知可以在這一切完成后發(fā)出�；貓�(zhí)可以有多種形式——傳真、信函、電子郵件、網(wǎng)路回執(zhí)或者電話均可。回執(zhí)需要注意的是，如果會展課題允許，應(yīng)該考慮到參與者的特殊要求，譬如家屬、隨行人員、保健要求、交通代理、飲食習慣、住宿要求等，如果回執(zhí)清楚，那么對會展的有序安排會起到很大幫助。

　　確認通知——如果會務(wù)費用確認或者有其他方式可以確認，可以發(fā)出確認通知。同時發(fā)出的應(yīng)該還有會展的確切地點、時間、議程、簽到程序及會展注意事項等。

　　■簽到與入住安排

　　如果是小型商務(wù)會議，簽到相對簡單，僅僅是名錄登記。但如果是大型會議或者展覽，那么簽到就是一項復(fù)雜的工作。

　　通常情況下，會議的簽到與住宿安排連在一起。大型會議如果想要簽到過程不出現(xiàn)混亂，必要的流程及準備是必須的——回執(zhí)統(tǒng)計表、簽到表格、引導及協(xié)助人員、住宿賓館準確的房間數(shù)量及房間號、房間分配表、鑰匙、標明入住者姓名及房號的小信封(內(nèi)裝客房鑰匙，通常酒店可以提供)、入住酒店相對明顯的路徑指示、會議(展覽)須知、會議(展覽)詳細日程、考察線路及參與方式、酒店功能開閉說明及付費標準、返程預(yù)定及確認、會務(wù)交通使用方式及付費標準等等。如果可能，盡量使用計算機作簽到。一般情況下，簽到服務(wù)人員應(yīng)該不少于6人——工作時間應(yīng)該根據(jù)會展參與人員抵達時間合理分配。

　　如果事先將回執(zhí)的項目設(shè)計得很周全，對于簽到及入住安排有很大幫助。

　　■餐飲安排

　　一般而言，展覽不統(tǒng)一安排餐飲(特邀嘉賓或者重要客戶除外)，會議通常統(tǒng)一安排餐飲。餐飲安排通常有兩種形式——自助餐或者圍桌餐。類別有中式、西式及清真系列。

　　統(tǒng)一安排餐飲的會議，對于成本的控制非常重要，自助餐一般可以發(fā)餐券控制(很多酒店對于自助餐的開設(shè)有就餐人數(shù)的最低要求)，可以事先制訂餐標及餐譜，嚴格區(qū)分正式代表與隨行人員、家屬，特殊要求者可以和餐廳協(xié)商。圍桌式餐飲安排比較復(fù)雜——特別是大型會議的時候。圍桌式餐飲安排需要考慮的問題有：開餐時間、每桌人數(shù)、入餐憑證、同桌者安排、特殊飲食習慣者、酒水種類及付款等。需要提醒的是，會議前期考察時注意餐廳及用具的衛(wèi)生情況，不能讓就餐者出現(xiàn)健康問題。如果就餐者無法按時集合就餐，可采取那桌夠人數(shù)那桌開席的做法，以保證就餐者的權(quán)益。

　　■交際/酒會

　　交際/酒會一般需要細心策劃。酒會的目的是加強公共關(guān)系及客戶感情聯(lián)誼，所以氛圍十分重要。

　　交際/酒會通常在一個環(huán)境相對封閉且有特色的地方舉行。涉及的環(huán)節(jié)有：樂隊(或者音響、音源)、節(jié)目及演員、節(jié)目單、酒水、水果、點心、燒烤食品、道具、燒烤用具、司儀、交通工具、天氣預(yù)報、第二方案、電器技師、保安人員、臨時舞伴、助興煙火、廚師、服務(wù)人員等。

　　重點：場地、節(jié)目、司儀、安全保障、服務(wù)程序。

　　由于酒會的規(guī)模及目的不同，沒有完整的標準酒會模式，只能借鑒一些已經(jīng)舉辦過的酒會實例。

　　■新聞發(fā)布會

　　新聞發(fā)布會議形式包括記者招待會、新聞發(fā)布會、酒會等。一般來說，酒會更自由、隨意一些，非正式一些，氣氛也相對輕松一些，它可以單獨召開，也可以附屬于其它形式，比如，有的在招待會后舉行酒會或茶會。記者招待會一般是專題性的，以“答記者問”為主要特色。另外，新聞發(fā)布會由公關(guān)負責人執(zhí)行即可，而記者招待會一般有更高層次官員出席。在這些形式中，最為常見的是新聞發(fā)布會。

　　新聞發(fā)布會要素：

　　●目的

　　●信息發(fā)布的目標受眾

　　●擬邀請對象

　　●發(fā)布會規(guī)模

　　新聞發(fā)布會涉及到的事情大同小異，一般來說，包括這幾大部分：

　　1、活動策劃與主題確定

　　2、節(jié)目策劃與議程安排

　　3、資料準備

　　4、與會人員邀請、溝通與確定

　　5、時間、場地落實與場景布置

　　6、產(chǎn)品展示、演示與信息發(fā)布

　　7、現(xiàn)場氣氛控制

　　一、清楚發(fā)布會所要達成的目標，發(fā)布會的類型，以確定其規(guī)格、方向和基本風格。

　　大體上，新聞發(fā)布會可以分為如下幾個類別，而且風格也基本沿用下述套路：

　　1、政治性——嚴肅感

　　2、高科技產(chǎn)品類——正規(guī)中帶有活潑

　　3、農(nóng)業(yè)類別——親切、環(huán)保

　　4、文化類別——文化感、歷史感

　　5、一般工業(yè)品——科技感、品質(zhì)感

　　6、娛樂類——活潑，前衛(wèi)

　　7、時尚產(chǎn)品——經(jīng)典中帶有時代氣息

　　8、工藝品類——經(jīng)典、古拙

　　9、其他類別——相應(yīng)的風格

　　二、成立籌委會，組織相關(guān)的人員，確定組織、人員保障。

　　一個發(fā)布會牽涉到方方面面，各項工作相互鏈接，相互聯(lián)系，彼此交叉，必須統(tǒng)籌安排，多管齊下，同時進行，僅憑一己之力，殊難完成。

　　建立組織的原則：一是“專業(yè)原則”，專業(yè)的人做專業(yè)的事，知人善任。比如，經(jīng)銷商的溝通，市場銷售部門是對口部門。其中，專家、官員溝通一般要公關(guān)負責人、企業(yè)高層出面，不另設(shè)組。新聞界的溝通與資料的準備都是公關(guān)部門人員的專業(yè)特長，故新聞界的溝通也不另設(shè)組;二是“平衡原則”，因事設(shè)組，每個組的工作量相對平衡;三是“分工原則”，分工應(yīng)該明確，職責分明，以防止互相推委的現(xiàn)象，另外，隸屬分工和橫向協(xié)作都要明確;四是“扁平原則”，一般在大型的活動中有多層次的“金字塔”結(jié)構(gòu)，但在中型的活動中，不宜層級大多，以保證靈活機動，人員不要太多，精干、高效為要;五是“制度原則”，盡管是臨時性組織，但一旦加入組織機構(gòu)，人員就應(yīng)受規(guī)章制度的約束。

　　發(fā)布會通常牽涉到各個部門，一般來說，公司或組織得高層及分管副總會在籌委會中擔任一定的職務(wù)。公司高層，甚至于最高領(lǐng)導人會有些講話和表態(tài)。在整個活動中，相關(guān)部門人員的工作可能在時間上會與其日常工作相沖突，贏得各個部門的理解和支持很重要。

　　籌辦新聞發(fā)布會，牽扯的精力和時間比較多，條件許可的話，應(yīng)該請專業(yè)公司代理。

　　三、確定時間、流程與目標管理，并做好反饋、調(diào)整。

　　時間的控制，一般以時間進度表(倒計時)的方式來表現(xiàn)。注意在安排的時間上要合理,同時要留有余地，一般來說,前面的時間、進度要安排得緊湊一些，保證后面有時間來調(diào)整、完善。

　　整個活動是一個系統(tǒng)工程，流程管理是指在活動中各項工作內(nèi)容之間的相互銜接、協(xié)調(diào)和配合關(guān)系及其有機組合的過程管理。比如在活動中，主題內(nèi)容、意義確定才能確定議程、規(guī)格，規(guī)模、規(guī)格確定才能確定人數(shù)，人數(shù)確定才能落實場地，場地落實才能現(xiàn)場布置等等。流程管理使總協(xié)調(diào)人對于整個活動的各個部分有著清晰的認識，便于找出工作的關(guān)鍵點、重點、難點，一般以程序框圖表現(xiàn)。

　　四、活動策劃、確定活動主題。

　　活動策劃主要包括如下內(nèi)容：

　　1、會議議程策劃安排大多數(shù)發(fā)布會整個過程就是講話，念稿件，例行演示。實際上，盡管發(fā)布會是一個正式的會議，但可以做得更活躍一些，尤其是會議的開幕。

　　在會議議程安排時，注意緊湊、連貫，從實踐來看，一般控制在一到兩個小時為宜。特別是發(fā)言的時間，演講稿件字數(shù)應(yīng)該控制在把問題講清楚的長度，不宜太長，也不宜太短，實踐中，15分鐘到20分鐘之間比較合適。

　　2、主題策劃發(fā)布會的主題，可以有多種取法，常見的是在主題中直接出現(xiàn)“XXX發(fā)布會”字樣，也有的有一個大的主題，下面為正題，也有兩者的結(jié)合。

　　另外，按照國家新聞出版有關(guān)部門的規(guī)定，凡是主題中有“新聞”字樣的發(fā)布會，須經(jīng)國家新聞出版部門的審批。一般來說，實踐中，很多企業(yè)略去“新聞”字樣，采用其它稱法。

　　確定參會人員是一項很重要的工作，也是一個變化較多的因素，而它的變化將影響到整個發(fā)布會的規(guī)格與規(guī)模，進而影響發(fā)布會的各個因素。比如，重要人物的出席和缺席可能影響規(guī)格，或者方便起見，會議地點或會議的一部分內(nèi)容改為機場、貴賓室進行，或者時間調(diào)整等。因此，這是總協(xié)調(diào)工作控制的“關(guān)鍵點”，宜重點來抓。

　　參會人員的選擇上，服務(wù)發(fā)布內(nèi)容需要的原則，選擇相關(guān)性強的人員參加。一般來說，官員都選擇講話較有份量的人物，而專家則是在該領(lǐng)域有建樹或名氣大的人。

　　新聞記者則是發(fā)布會的重頭，一般來說，先造一份擬邀請的名單，提前一周時間發(fā)出邀請函，然后電話落實。時間較突然的新聞事件可以采用電話和傳真的方式。落實好后做好分類的統(tǒng)計工作。

　　五、擬定活動策劃案和具體操作方案。

　　活動策劃案是指導整個活動的戰(zhàn)略、戰(zhàn)術(shù)文本，供策劃活動用。一般來說，會議核心成員才提供。

　　具體操作方案則是用于企業(yè)內(nèi)部或者協(xié)助代理公關(guān)公司，指導整個活動的具體操作，一般比較詳細，具體到每一個人每一步，甚至具體到胸卡的內(nèi)容，時間上具體到分鐘。一般會議人員人手一份。

　　六、新聞通稿及相關(guān)資料準備提供給媒體的資料，一般以廣告手提袋或文件袋的形式，整理妥當，按順序擺放，再在新聞發(fā)布會前發(fā)放給新聞媒體，順序依次為：

　　1、會議議程

　　2、新聞通稿

　　3、演講發(fā)言稿

　　4、公司/組織宣傳冊

　　5、有關(guān)圖片

　　6、紀念品(或紀念品領(lǐng)用券)

　　7、企業(yè)新聞負責人名片(新聞發(fā)布后進一步采訪、新聞發(fā)表后寄達聯(lián)絡(luò))

　　新聞通稿包括如下：

　　1、消息稿。字數(shù)較短，一般在1000字以內(nèi)，發(fā)布起來快，有的媒體在發(fā)布會結(jié)束不到一小時就已經(jīng)出版。

　　2、通訊稿。篇幅較長，內(nèi)容充實，一般是深度分析，重點報道。消息不能講清楚的背景等問題可以進行詳細闡述。消息一般是一篇即可，通訊稿則可以從不同角度提供多篇，也可以以答記者問的形式表現(xiàn)。

　　3、背景材料。

　　4、圖片資料。

　　以上資料一般以書面形式提供，也可以另外附電腦光盤、軟盤的形式。

　　5、重要發(fā)言。對新聞記者有用的發(fā)言稿。比如，企業(yè)最高負責人的發(fā)言，技術(shù)、營銷分管領(lǐng)導的發(fā)言等，有些有新聞價值的代表的發(fā)言也可以列入新聞記者的資料中，但是以對記者報道有益為標準。

　　6、公司或組織的宣傳冊。

　　7、參會重要人物、知名人士材料。

　　七、時間選擇與場地落實、現(xiàn)場布置。

　　時間選擇在新聞策劃中是一種藝術(shù)，發(fā)布時機選擇不同，效果迥異。

　　企業(yè)發(fā)布會有時要避開重大的事件、會議，比如“兩會期間”版面較緊張，記者也大多有安排，時間上不能保證。有時則要趨近于某些時機，比如相關(guān)性大的時候，起到借勢的效果。

　　另外，在時間上，一般選擇人們?nèi)菀子浧鸬娜兆�，如�?jié)日，一月之月初、月末，也要避開一些禁忌日。如果是星期六、星期天或其他節(jié)假日，可以考慮在下午進行。

　　場地的選擇上，一般綜合考慮以下幾點：

　　一、是品位與風格。

　　場地可以選擇戶外，也可以選擇在室內(nèi)，但以室內(nèi)為常見。因為各方面的配套好一些。

　　酒店有不同的星級，從此次發(fā)布會來看，選擇五星級或四星級是可以的。

　　另外，非正式的會議，或離自然、健康較近的產(chǎn)品屬性，可以選擇在避暑山莊等地召開。

　　酒店也有不同的風格，不同的定位，選擇酒店的風格要注意與發(fā)布會的內(nèi)容相統(tǒng)一。

　　二、是實用性與經(jīng)濟性。

　　會議廳容納人數(shù)?主席臺的大小?投影設(shè)備、電源?布景、胸部麥克風、遠程麥克風?相關(guān)服務(wù)如何?住宿、酒品、食物、飲料的提供?價錢是否合理?有沒有空間的浪費?等等，這些都要考慮。

　　三、是方便性。

　　離主要媒體、重要人物的遠近，交通是否便利，泊車是否方便?

　　現(xiàn)場布置包括：

　　1、背景布置。主題背景板，內(nèi)容含主題、會議日期，有的會寫上召開城市，顏色、字體注意美觀大方，顏色可以企業(yè)VI為基準。

　　2、酒店外圍布置，如酒店外橫幅、豎幅、飄空汽球、拱形門等，各個酒店有所不同，有的允許，有的不允許。

　　3、席位擺放。

　　擺放方式：發(fā)布會一般是主席臺加下面的課桌式擺放，有的非正式、討論性質(zhì)的會議是圓桌擺放式。注意確定主席臺人員。不過，現(xiàn)在很多會議采用主席臺只有主持人位和發(fā)言席，貴賓坐于下面的第一排的方式。

　　擺放原則：“職位高者靠前靠中，自己人靠邊靠后”。

　　注意席位的預(yù)留，一般在后面會準備一些無桌子的坐席。

　　4、相關(guān)設(shè)備在發(fā)布會前要反復(fù)調(diào)試，保證不出故障。

　　5、簽到與迎接：一般在大堂、電梯口、轉(zhuǎn)彎處有導引指示歡迎牌，一般酒店有這項服務(wù)。事先可請好禮儀小姐迎賓。一般會議會要求與會者留下名片，準備好“請賜名片”盒。

　　八、現(xiàn)場控制。

　　現(xiàn)場控制是體現(xiàn)總協(xié)調(diào)人應(yīng)變能力的一環(huán)，事實上，一個好的協(xié)調(diào)人會將工作做在前面：首先是預(yù)防變數(shù)的發(fā)生。比如平時做一些培訓，事前做一些排練。從實踐來看，現(xiàn)場的突變往往是因為溝通不暢，考慮不周，以及禮節(jié)上的疏忽。應(yīng)該重點重視這些方面;其次，要在事前準備好備選方案;再次，注意積累現(xiàn)場的靈活應(yīng)變的處理技巧。

　　對于前來的官員、經(jīng)銷商要有人陪同和溝通，對于前來的記者，應(yīng)該一視同仁，不能對A媒體公開某些情況而對B媒體則保密。對于記者個人挖掘的新聞一般不宜轉(zhuǎn)告他人。

　　在氣氛的控制上，總協(xié)調(diào)人處于一個平衡的“重心”上，氣氛輕松活潑，與會者的心情也會舒暢。另外一個重要因素是主持人，如果是自己主持則會好一些，但往往是分身乏術(shù)，因此在發(fā)布會中，需要提前安排好一些事情，事先要與主持充分溝通，讓他(她)對整個會議的風格有個大致的了解與把握。

　　在產(chǎn)品的演示講解過程中，可以用一些現(xiàn)代科技手段，結(jié)合做好的示意圖、三維圖形、錄相、幻燈片等，以助與會者的理解。

　　答記者問上，一般來說，由一位主答人負責回答，必要時，如涉及到專業(yè)性強的問題，由他人輔助。

　　在國內(nèi)，大多數(shù)記者不會提惡意刁難的問題，有時連善意刁難的問題都少涉及到，往往覺得太不精彩。事實上，提問能夠反映記者對會議內(nèi)容理解、把握的廣度和深度，是記者站在大眾的立場提出爭議點、重點、難點和大眾關(guān)心的“點”，更有助于傳播。

　　發(fā)布會前一般會準備記者答問備忘提綱，并在事先取得一致意見，尤其是主答和輔助答問者要取得共識。

　　在發(fā)布會的過程中，對于記者的提問應(yīng)該認真作答，對于無關(guān)或過長的提問則可以委婉禮貌地制止，對于涉及到企業(yè)秘密的問題，有的可以直接、禮貌地告訴它是企業(yè)機密，一般來說，記者也可以理解，有的則可以委婉作答。不宜采取“無可奉告”的方式。對于復(fù)雜而需要大量的解釋的問題，可以先簡單答出要點，邀請其在會后探討。

　　整個會議應(yīng)有正式的結(jié)尾。如果發(fā)布會安排在晚餐或午餐前結(jié)束，則應(yīng)該有酒會或自助宴會等，在會議結(jié)束時，由主持人通知時間與地點。

　　發(fā)布會后，宴會前，一般在貴賓室安排更深入的采訪。

　　■研討會議

　　研討型會議通常專業(yè)性較強，參與的人數(shù)不是很多，除非是行業(yè)標準討論，一般不會超過100人。這類研討會的關(guān)鍵點是會場及地點選擇。

　　會場——除一般性的主會場外，通常需要一些小型會所以便分組討論。主會場的布置除保留主持人外，其他座位應(yīng)當體現(xiàn)平等精神，發(fā)言用的麥克風應(yīng)該每個座位都有——除非人數(shù)小于15人。

　　關(guān)于地點，通常選擇相對封閉、安靜、利于保密的地點，最好能在郊區(qū)環(huán)境優(yōu)美會所——應(yīng)當滿足夜間娛樂休閑、團隊精神訓練、場景變換、交通相對方便等要求。

　　■培訓會議

　　培訓會議也是專業(yè)型會議，通常是企業(yè)內(nèi)部或者教育部門舉辦。除帶有研討性質(zhì)外，更多的是技能交流及知識傳授，所以培訓會議對場地的要求相對較高——除了一般的封閉式會場外，應(yīng)該還有各類拓展訓練設(shè)施或者場地，可能的話還應(yīng)該有高品質(zhì)的休閑放松場地。培訓會議的關(guān)鍵點：場地、培訓設(shè)施及培訓師。

　　■社團會議

　　社團會議通常為純會議，往往需要發(fā)布一些宣言或者決議之類的書面信息。所以社團會議經(jīng)常配合新聞發(fā)布會舉行。舉行此類會議，表決設(shè)施、現(xiàn)場會員排序及會場控制是關(guān)鍵。作預(yù)算的時候應(yīng)當考慮新聞傳媒成本——包括記者的邀請、交通、住宿及餐飲安排等。

　　■公益性/技術(shù)性論壇

　　此類會議多為公開性會議，系列分會將是此類會議的特點，所以會議場所的選擇非常重要，基本要求是可以分割或者主會場附帶小會場，對會議設(shè)施要求也比較高——同聲傳譯、傳媒記者招待、多媒體、視頻直播以及討論場地等均有可能要求提供。此外，如果會議主辦地的會場不能滿足幾種分割要求，那么會務(wù)交通就成為需要重點考慮的內(nèi)容。

　　■訂貨交流會議

　　此類會議實際上兼有展覽性質(zhì)，因此會場的要求相對特別。理想的場地應(yīng)該是專門的展覽館或者會展中心，帶有商務(wù)會所或者類似場地則再完美不過。如果是小型訂貨交流會，可以設(shè)立在大型商務(wù)型酒店。組織或者代理此類會議的關(guān)鍵點是：場地選擇、會場控制、展覽布置。

　　■秘書服務(wù)

　　所謂秘書服務(wù)指向會展主辦方提供各類文秘、勤雜、臨時采購、臨時司乘、向?qū)У确��?wù)。這些服務(wù)通常是臨時或者按時提供的，在預(yù)算時通常按類別籠統(tǒng)計算，不在細分——可以按不可預(yù)計費用或者按其他類別計算。如果通過代理公司操作，那么告訴代理公司作好隨時服務(wù)的準備很有必要。代理公司與主辦方之間的最后服務(wù)費用核算將通過雙方指定的聯(lián)絡(luò)人互相簽單認可，由雙方財務(wù)或者相關(guān)人員核定。

　　■茶歇

　　茶歇對于一般的大型會議而言可能不需要，中、小型會議，特別是公司或者組織高層會議，會間茶歇是很重要的。茶歇的定義就是為會間休息兼氣氛調(diào)節(jié)而設(shè)置的小型簡易茶話會，當然提供的飲品可能不限于中國茶，點心也不限于是中國點心。

　　通常茶歇的準備包括點心要求、飲品要求、擺飾要求、服務(wù)及茶歇開放時間要求等等，一般不同時段可以更換不同的飲品、點心組合。大致上茶歇的分類是中式與西式。中式的飲品包括礦泉水、開水、綠茶、花茶、紅茶、奶茶、果茶、罐裝飲料、微量酒精飲料，點心一般是各類糕點、餅干、袋裝食品、時令水果、花式果盤等等。西式茶歇飲品一般包括各式咖啡、礦泉水、低度酒精飲料、罐裝飲料、紅茶、果茶、牛奶、果汁等等，點心有蛋糕、各類甜品、糕點、水果、花式果盤，有的還有中式糕點。

　　■翻譯

　　可能有的人認為翻譯只是傳聲筒，是一個工具，所以會議翻譯的安排就如同其他道具那樣很簡單，只要 “采購”就可以了。其實，翻譯是工具不假，但翻譯是個特殊的工具，是擔負思想傳遞的具有思維方式的人(有時候還是會談僵局的潤滑劑或者緩沖劑)。所以翻譯，特別是臨時聘請的翻譯值得認真對待。

　　很多所謂翻譯不是通才(換言之，除翻譯者本身已經(jīng)掌握的知識外，可能對其他領(lǐng)域的連概念都沒有)，而會議涉及的專業(yè)術(shù)語往往很多，而且通常是很生僻的單詞或者組合詞，因此提前溝通十分必要。再者，應(yīng)當告訴翻譯發(fā)言者通常的語速，有條件的可以把以往的映像資料交給翻譯，讓其熟悉一下，并告訴翻譯本次會議大致的研討或者涉及的內(nèi)容。當然為了商業(yè)秘密不外瀉，對翻譯必要的約束是應(yīng)該的——通常以書面形式約定在多長時間內(nèi)接觸機密的翻譯不得對外界透露，在此期間內(nèi)雇用方有權(quán)要求翻譯保密，并有權(quán)要求翻譯賠償由于泄密而帶來的損失。

　　■車輛調(diào)度

　　重要的國際性會議、行業(yè)重要會議、知名公司全球或者大區(qū)會議，參與者通常人數(shù)較多，身份較高，如果在主辦者所在地，車輛調(diào)度可能不成問題，如果在異地舉辦，那么車輛調(diào)度就值得好好研究。通常，異地舉辦會議基本上委托當?shù)貙�業(yè)機構(gòu)代理，車輛調(diào)度涉及到主辦者與代理方的溝通，還涉及到會議舉辦地的車源問題。對于主辦方，通常只提出用車要求及安排要求，而代理公司則要考慮時間安排、預(yù)定的合理車輛數(shù)量、行走時間及線路等等。因此，主辦方應(yīng)該提前告訴代理方相對準確的與會者抵達時間、人數(shù)、此時間段內(nèi)抵達客人的身份及車輛使用標準，并告訴代理方如果出現(xiàn)與預(yù)告情形不符時希望采取的彌補措施及愿意為此承擔的代價。

　　■健康保障

　　一般情形下，健康保障不需要列入會議或者展覽企劃。但對于特殊會議如有高齡知名學者、身體殘疾專家或者政府官員參加的一些會議，那么健康保障就應(yīng)該納入會議企劃內(nèi)。主要內(nèi)容包括舉辦地醫(yī)療信息的收集、特色�？品植�、急救車輛呼叫及費用支付辦法、常用藥品少量采購、無障礙通道及洗浴衛(wèi)生設(shè)備的改造等等。

　　■保險知識

　　組織展覽需要辦理保險。展覽會組織者一般不負責展出者展品的丟失、損壞和人員的傷亡事故，以及在展臺內(nèi)發(fā)生的第三者傷亡事故。因此，展出者需要自行安排保險。保險涉及投保險種、投保金額、投保期限等問題。保險不僅涉及展品和運輸，還涉及展臺人員、參觀者等。

　　展覽涉及的險種比一般人想象的多，包括展覽會取消險、展覽會推遲險、政治險、雇工責任險、運輸險、戰(zhàn)爭險、火險、盜竊險、破損險、人身傷害險、公眾責任險、人身事故險、個人財產(chǎn)丟失險、醫(yī)療保險等，名目繁多，比較冷僻的險種有展覽會附屬研討會主要發(fā)言人未出場險。但是，展出者沒有必要投保所有險種，根據(jù)規(guī)定和需要選擇險種投保�；�本險包括展品、運輸、人身、第三者有關(guān)險種。展覽會組織者、運輸公司、施工管理部門等會規(guī)定了一些強制性的保險要求，這些規(guī)定應(yīng)予以執(zhí)行。此外，展出者可以根據(jù)自己的實際需要辦理其他險種。對于展出者，主要投保險以及辦理投保需要注意事項如下：展品和道具險，保期要包括運輸和展覽會過程。投保險種有展品的盜竊險、道具的火險等。

　　運輸險，為安排展品在動輸和展覽過程中的保險。在展品發(fā)運并取得提單后，按清冊價辦理保險手續(xù)。一般辦理一切險，并取得保險單。保險期從貨物在國內(nèi)倉庫發(fā)運至運回國內(nèi)倉庫止。分保業(yè)務(wù)可交由承保行辦理。其他險種根據(jù)強制性的保險要求以及實際需要視具體情況決定，比如戰(zhàn)爭險。在運輸途中貨物發(fā)生破損丟失，應(yīng)設(shè)法向事故責任方取得理賠單證。若無法取得理賠單證，則要求責任方寫證明書。受損方填寫受損報告書，連同索賠清單交承保公司辦理索賠手續(xù)。索賠期一般為一年。

　　第三者責任險，為防止施工期間施工人員的事故、防止參觀期間參觀者的意外傷害，比如展架倒塌壓傷參觀者，應(yīng)在展覽施工和展出期間投保第三者責任險。

　　展出人員險，包括醫(yī)保險、人身事故險、個人財產(chǎn)丟失險等。比如，飛機目前還未能達到百分之百的安全，因此，有些展出者為其展臺人員辦理乘坐飛機的人身險。這是在飛機票價內(nèi)的保險之外加辦的保險，萬一出現(xiàn)事故，事故受損方將獲航空公司和保險公司兩筆賠償。

　　保險應(yīng)當是展覽業(yè)人士所掌握的業(yè)務(wù)，大部分展覽保險是展出者概括成運輸、施工等規(guī)定條款聽取保險公司建議后安排的。展出者一般可以使用有長期關(guān)系的保險公司。如果展覽會所在地有規(guī)定必須使用指定保險公司，在了解清楚后按規(guī)定辦。展覽會組織者通常會推薦可靠的保險公司。有些專業(yè)的展覽保險公司可以提供一攬子展覽保險。

　　如果展出者辦有長年保險，可以不再專門為展覽辦理保險。只需要將展覽保險納入長年保險范圍之內(nèi)既可，保險公司可能不會增加保險金。如果是集體展出組織者投保，如果有長業(yè)務(wù)關(guān)系，保險公司也可以提供優(yōu)惠標準。

　　集體展出組織者一般不會承擔保險費用，但是往往會統(tǒng)一辦理保險。集體辦理保險可以省去參展者精力，費用均攤標準也會低一些。

　　保險最重要的單證是受保險單。其他可能使用的單證有受損報告書。

　　■禮儀與迎送

　　對于會議而言，必要的禮儀顯得溫馨。禮儀工作一般包括模特召集、程序分解、簡單培訓、服裝道具準備、禮儀執(zhí)行等。

　　值得注意的是禮儀的文化素質(zhì)及外語基本技能考察，而不能簡單看形體決定是否聘請，另外一點就是禮儀的個性是否符合工作要求。

　　各種主題的會議對禮儀的要求不一樣，學術(shù)性會議、政府性質(zhì)會議要求模特的著裝比較素雅，不能搶了專家及政府要員的形象，而銷售類會展則需要模特為企業(yè)及產(chǎn)品錦上添花，盡量著裝鮮艷，與企業(yè)或產(chǎn)品的品質(zhì)形象要求一致。

　　■展覽禮儀企劃

　　展覽會以其獨具的專業(yè)性、針對性的特點逐漸成為國際、國內(nèi)企業(yè)直接面對客戶，展示自己的極好工具。與次同時一種新的禮儀文化隨之誕生，既展覽禮儀。展覽禮儀最早形成于40年代法國巴黎的一次展覽會，之后在70年代形成規(guī)模，并逐步向?qū)�業(yè)化、正規(guī)化發(fā)展，80年代末90年代初，展覽禮儀在我國也逐步發(fā)展起來。

　　禮儀企劃既是通過專業(yè)策劃公司的精心策劃，為參加展覽會的公司提供最完美的參展活動設(shè)計方案。它包括硬件的展位、展臺布置，以及與之配合的各種聲、光、電效果;軟件的宣傳促銷活動、展覽禮儀模特的培訓及包裝等，使公司的優(yōu)勢最大限度地表現(xiàn)出來。公司參加展覽會的主要目的無非是提高公司的知名度，吸引客戶，洽談合作，在客戶心目中樹立自己良好的品牌形象。但是要達到這些目的的前提條件必須是：先把盡可能多的人吸引過來。參展企業(yè)通常把這個任務(wù)交給展覽禮儀企劃公司來做。

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