商務(wù)函寫作指南
1、稱呼稱呼是寫信人對(duì)受信人的尊稱,主要依據(jù)相互間的隸屬關(guān)系、親疏關(guān)系、尊卑關(guān)系、長(zhǎng)幼關(guān)系等而定,一般都用“敬語+稱謂”的形式組成。如:“尊敬的王總經(jīng)理”、“親愛的劉主任”、“尊敬的董事長(zhǎng)先生閣下”等。對(duì)某些特殊的內(nèi)容或與境外華文地區(qū)的人員往來還可加上“提稱”如:“尊敬的王博士總經(jīng)理海成先生臺(tái)鑒”、“親愛秘書明玉小姐雅鑒”等等。
(頂格寫,后面加冒號(hào)。)
2、啟詞啟詞是信文的'起首語,可有多種表示法。如問候式的“您好”、“別來無恙”;思懷式的“久不通信,甚為懷想”、“去國半載,諒諸事順?biāo)?rdquo;等;贊頌式的“新春大吉”、“開張大吉”等;承前式的“上周曾發(fā)一傳真件,今仍具函,為××事”,“貴公司×月×日賜函已悉”等等。不分對(duì)象,不論內(nèi)容,一律以“您好”為書信之啟詞,實(shí)在極不恰當(dāng)。此外,公務(wù)書信的啟詞還可用“茲為、茲因、茲悉、茲經(jīng)、茲介紹、茲定于”;“頃聞、頃悉、頃獲”;“欣聞、欣悉、欣逢、值此”,以及“據(jù)了解、據(jù)報(bào)、據(jù)查實(shí)”等一系列公文用語,以提領(lǐng)全文。(在稱呼下面另起一行,前空兩格!)
3、正文正文是書信的主體,是書信能否達(dá)到寫信人理想效果的關(guān)鍵。一封信可以專說一件事,也可以兼說數(shù)件事,但公務(wù)書信應(yīng)該一文一事。正文要清楚、明了、簡(jiǎn)潔,并注意情感分寸,不應(yīng)有昵褻輕狂之嫌,也不可顯侮蔑輕慢之意。
(在啟詞下面另起一行空兩格。)
4、酬應(yīng)過渡正文結(jié)束時(shí),可寫幾句酬應(yīng)性的話作為全文的過渡。如“我方相信,經(jīng)過此次合作,雙方的友誼將有進(jìn)一步發(fā)展”。又如“再次表示衷心的感謝”或“代向公司其他同志問候”等等。也有用公務(wù)書信的常用結(jié)語過渡,如“特此函達(dá)、特此說明、特此重申、特此函詢、特此致歉”,或“肅此專呈、肅此奉達(dá)”,也有“特此鳴謝、敬請(qǐng)諒解、尚祈垂察、務(wù)請(qǐng)函復(fù)、至希鑒諒”,以及“承蒙惠允、承蒙協(xié)辦、承蒙惠示、不勝榮幸、不勝感激”等等。
(過渡一下更符合禮儀規(guī)范)
5、祝頌詞書信的最后,寫祝頌詞是慣例。由于寫信人與受信人的關(guān)系各有不同,書信內(nèi)容各有不同,祝頌詞的寫法便呈多種多樣。誠祝生意興隆”等等,有時(shí),往往用簡(jiǎn)單的一兩句話,寫明希望對(duì)方答復(fù)的要求。如“特此函達(dá),即希函復(fù)。”同時(shí)寫表示祝愿或致敬的話,如“此致敬禮”、“敬祝健康”等。祝語一般分為兩行書寫,“此致”、“敬祝”可緊隨正文,也可和正文空開。“敬禮”、“健康”則轉(zhuǎn)行頂格書寫。
6、簽署書信的簽署以寫信人全名為要,不能只簽個(gè)姓氏或習(xí)慣稱呼,如“老王、小王、小李、張主任、趙經(jīng)理”等,而要完整地寫成“××部主任張金水”、“××公司經(jīng)理王富成”或者“××公司辦公室秘書李倩”、“××部業(yè)務(wù)員劉震”等。今天,許多書信都以計(jì)算機(jī)制成,但即使已打印了姓名,仍應(yīng)再以手書簽署一遍,這既表信用,亦示誠意。對(duì)某些特殊對(duì)象,署名后應(yīng)有具名語,如“謹(jǐn)上、謹(jǐn)呈、敬述”等,以表示對(duì)受件者的尊重。
(通常中文信函寫在結(jié)尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置,但一般e-mail商務(wù)信函也可靠左)以單位名義發(fā)出的商業(yè)信函,署名時(shí)可寫單位名稱或單位內(nèi)具體部門名稱,也可同時(shí)署寫信人的姓名。
7、日期日期明確本是應(yīng)用文寫作的基本要素,書信自然不可缺了這一項(xiàng)。日期必須準(zhǔn)確,表現(xiàn)出寫信人的負(fù)責(zé)態(tài)度,而萬一記錯(cuò)日期,也許會(huì)因此而誤事。(寫信日期—般寫在署名的下一行或同一行偏右下方位置。)
【商務(wù)函的范文】
商務(wù)公函范文
×公司:
貴方有關(guān)保險(xiǎn)事宜的6月25日來函知悉,特函告如下:
一、綜合險(xiǎn)。在沒有得到我們顧客的明確指示的情況下,我們一般投保水漬險(xiǎn)和戰(zhàn)爭(zhēng)險(xiǎn)。如貴方愿投保綜合險(xiǎn),我方可以稍高的保費(fèi)代保此險(xiǎn)。
二、破碎險(xiǎn)。破碎險(xiǎn)是一種特別保險(xiǎn),需收取額外保費(fèi)。該險(xiǎn)現(xiàn)行保險(xiǎn)費(fèi)率為2%,損失只賠超過5%的部分。
三、保險(xiǎn)金額。我方注意到貴方欲為裝運(yùn)給貴方的貨物按發(fā)票金額另加10%投保,我方當(dāng)照此辦理。
我方希望上述答復(fù)將滿足貴方的要求,并等候貴方的答復(fù)。