項(xiàng)目和職能管理在公共圖書館中應(yīng)用的沖突及解決辦法論文

　　摘 要 在梳理職能管理與項(xiàng)目管理各自運(yùn)行模式的基礎(chǔ)上，分析二者在公共圖書館管理過程中的差異性，認(rèn)為職能管理與項(xiàng)目管理在并行環(huán)境下會出現(xiàn)一些難點(diǎn)。結(jié)合佛山市圖書館項(xiàng)目管理實(shí)踐，總結(jié)出難點(diǎn)主要表現(xiàn)在組織結(jié)構(gòu)、資源分配、評分機(jī)制、多重角色、部門協(xié)調(diào)等方面；針對難點(diǎn)提出對策。

　　關(guān)鍵詞 公共圖書館 項(xiàng)目管理 職能管理 佛山市圖書館。

　　在傳統(tǒng)職能管理模式主導(dǎo)下，為了打破業(yè)務(wù)管理中部門因素的制約，更有效地協(xié)調(diào)和調(diào)動(dòng)全館員工的創(chuàng)造性和積極性，以佛山市圖書館為代表的一些國內(nèi)圖書館探索項(xiàng)目管理模式，以完成有時(shí)間要求、目的性強(qiáng)的工作，收到了較好的效果。任何管理模式都有其特定的運(yùn)行條件與運(yùn)行環(huán)境，不同管理模式同時(shí)運(yùn)行會產(chǎn)生一些問題。

　　為了更好地在傳統(tǒng)管理模式正常運(yùn)行的同時(shí)發(fā)揮項(xiàng)目管理模式的效用，有必要研究這兩種不同管理模式之間可能產(chǎn)生的問題，并尋求有效機(jī)制來應(yīng)對。

　　1 職能管理與項(xiàng)目管理的差異。

　　我國公共圖書館大都采用傳統(tǒng)的直線職能式管理模式，也就是所謂的職能管理模式。這種管理模式是基于職能分工原理，按照崗位職責(zé)和部門設(shè)置對圖書館的日常業(yè)務(wù)工作進(jìn)行管理[1].項(xiàng)目管理模式主要是通過構(gòu)建項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，打破部門限制，構(gòu)建項(xiàng)目管理部門來對圖書館項(xiàng)目活動(dòng)進(jìn)行管理。顯而易見，職能管理和項(xiàng)目管理在管理對象、管理原理、管理手段和管理目標(biāo)等方面都存在著明顯的差異；兩種管理模式的組織結(jié)構(gòu)也存在差異。

　　公共圖書館作為典型的非營利性公益組織，大都按照不同業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)設(shè)置業(yè)務(wù)部門，如典型的采編部、借閱部、參考咨詢部、閱讀推廣部，通過館長-部門主任-組長-員工等不同層面進(jìn)行直線管理。同時(shí)，公共圖書館在館長和業(yè)務(wù)部門中間設(shè)置職能部門，如行政辦公室、業(yè)務(wù)辦公室、安全保衛(wèi)等部門，它們按照各自職能劃分，協(xié)助館長在全館進(jìn)行某個(gè)職能方面的管理。二者的結(jié)合即為組織管理學(xué)上典型的直線職能式管理結(jié)構(gòu)[2],見圖 1.

　　項(xiàng)目管理則是以項(xiàng)目小組或項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)形式來開展項(xiàng)目實(shí)施活動(dòng)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)或項(xiàng)目小組是臨時(shí)性、跨部門的組織形式，其成員按照項(xiàng)目目的和項(xiàng)目要求臨時(shí)在全館各部門人員中組建而成，一旦項(xiàng)目完成，所有項(xiàng)目組成員自動(dòng)返回到原有職能或業(yè)務(wù)部門。圖書館在引進(jìn)項(xiàng)目管理模式時(shí)，基本上都采取在原有組織結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上嵌入項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)，即矩陣式組織結(jié)構(gòu)體系，如佛山市圖書館現(xiàn)行的組織結(jié)構(gòu)，見圖 2.

　　職能管理組織結(jié)構(gòu)強(qiáng)調(diào)的是責(zé)任明確、各司其職、分工協(xié)作；而項(xiàng)目管理組織結(jié)構(gòu)則是打破原有部門條塊分割組建跨部門的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，強(qiáng)調(diào)項(xiàng)目組成員之間的團(tuán)隊(duì)協(xié)作。必須指出的是，圖書館項(xiàng)目管理的組織結(jié)構(gòu)建立在直線職能式組織結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)之上，項(xiàng)目管理過程中各種資源的配置在一定程度上依賴于各個(gè)職能部門或業(yè)務(wù)部門。

　　所以，在進(jìn)行兩種管理模式的制度設(shè)計(jì)中，不能把兩種管理模式擺在完全對立的狀態(tài)之下，而要建立在一個(gè)共有的嵌入式結(jié)構(gòu)之中，使兩種管理模式相互依存，互為補(bǔ)充，形成合力，實(shí)現(xiàn)圖書館管理效能的最大化。由于這些差異的存在，在職能管理和項(xiàng)目管理并行狀態(tài)下，如果協(xié)調(diào)不足，便容易出現(xiàn)運(yùn)行沖突。佛山市圖書館經(jīng)過五年的探索和實(shí)踐，成功化解主要沖突，為公共圖書館應(yīng)用項(xiàng)目管理模式提供了借鑒經(jīng)驗(yàn)。

　　2 職能管理與項(xiàng)目管理并行的難點(diǎn)。

　　2.1 抵觸變革的心理。

　　慣性思維和最小努力原則是人之常情。個(gè)體員工對管理變革的反應(yīng)往往會在誘因和成本之間快速計(jì)算而得出。首先，開展項(xiàng)目不直接增加工資收益；其次，圖書館暫無生存危機(jī)，沒必要自加壓力，其他圖書館不開展項(xiàng)目管理，收入也分文不少；第三，項(xiàng)目管理意味著在本職工作之外增加立項(xiàng)、執(zhí)行、結(jié)項(xiàng)、評比等一連串瑣碎的事情；第四，項(xiàng)目活動(dòng)如果吸引讀者，會帶來更多的工作壓力等。圖書館戰(zhàn)略變革在最初施行時(shí)會遇到員工的不理解或疑慮。例如，部分館員可能會質(zhì)疑圖書館引進(jìn)項(xiàng)目管理理念是否可行、項(xiàng)目管理方法是否適用于圖書館的業(yè)務(wù)流程等；部分館員可能會擔(dān)心這種管理方法會影響到自己的日常工作，增加工作量和工作壓力；部分館員可能會認(rèn)為變革對于改變現(xiàn)狀的意義并不大。特別是老館員習(xí)慣現(xiàn)有的工作模式和管理方式，參與項(xiàng)目活動(dòng)的積極性可能并不是很高。因此，如何有效獲取全館范圍內(nèi)對項(xiàng)目管理的認(rèn)同和信任，并積極主動(dòng)地參與到項(xiàng)目實(shí)踐中去是項(xiàng)目管理初期面臨的主要問題。

　　2.2 組織結(jié)構(gòu)的矛盾。

　　“職能-項(xiàng)目”矩陣模式中挑戰(zhàn)法約爾十四條管理原則中“統(tǒng)一指揮、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)”原則的就有“雙重領(lǐng)導(dǎo)”問題。在圖書館的矩陣型組織結(jié)構(gòu)中，項(xiàng)目成員不僅受項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)，還受職能負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)，項(xiàng)目成員需同時(shí)對兩個(gè)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)。當(dāng)項(xiàng)目工作與職能工作在時(shí)間、資源等方面發(fā)生沖突時(shí)，項(xiàng)目成員往往難以抉擇，這種多頭領(lǐng)導(dǎo)無疑會增加項(xiàng)目成員的壓力。例如，部分館員參與的跨部門項(xiàng)目活動(dòng)，在參與項(xiàng)目時(shí)首先要征求本部門負(fù)責(zé)人的同意，同時(shí)受本部門負(fù)責(zé)人和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)，還要兼顧自己的本職工作和項(xiàng)目工作，這會增加項(xiàng)目成員的壓力，還可能會給項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的人員管理造成困難。

　　2.3 職能工作與項(xiàng)目工作的平衡。

　　圖書館項(xiàng)目管理的難點(diǎn)不是位于兩端的職能和項(xiàng)目，而是位于中間連續(xù)過渡地帶的日常運(yùn)作“項(xiàng)目化”.典型的職能工作（如采編部門分編圖書）和典型的項(xiàng)目任務(wù)（如新館建設(shè)、回溯建庫等）比較容易區(qū)分，但是日常運(yùn)作中哪些工作內(nèi)容可以打包成項(xiàng)目？哪些不能？如何解決職能分工的差異？例如，有些部門的本職工作非常符合項(xiàng)目特征，容易立項(xiàng)；掌握資源的部門容易參與項(xiàng)目；而從事持續(xù)性、重復(fù)性工作的部門面臨立項(xiàng)難、參與項(xiàng)目難的兩難困境。而項(xiàng)目立項(xiàng)后，則可能出現(xiàn)延續(xù)性的問題。在項(xiàng)目管理后期，會出現(xiàn)項(xiàng)目成果職能化的現(xiàn)象，即將原本一次性、創(chuàng)新性、臨時(shí)性的某些項(xiàng)目活動(dòng)固化為職能工作，變例外為體例，使圖書館的創(chuàng)新工作呈現(xiàn)出“職能-項(xiàng)目-職能”的循環(huán)發(fā)展趨勢。那么轉(zhuǎn)為本職工作的項(xiàng)目還要不要做？如果接著做，由項(xiàng)目轉(zhuǎn)化而來的本職工作將越來越多，一是工作壓力會不斷加大，二是沒有分?jǐn)?shù)回報(bào)，這會挫傷員工的積極性，除非增加人手分擔(dān)工作；或者放棄項(xiàng)目的延續(xù)，放棄長期經(jīng)營出來的品牌服務(wù)。

　　2.4 如何分配資源。

　　從干事的角度看，在現(xiàn)有條件下，項(xiàng)目管理要與職能工作分享資源，包括資金、人力、物力和時(shí)間。在資源有限的情況下，職能工作和項(xiàng)目工作或多或少會出現(xiàn)資源爭奪情況，這時(shí)候該如何分配資源？項(xiàng)目越多所需資源越多，立多少項(xiàng)目才能不影響職能工作？項(xiàng)目等級不同，可支配的資源不同；同等級的項(xiàng)目，工作量、工作難度也存在差異，所需資源也不盡相同，這就存在項(xiàng)目怎樣分級才合理的問題。從管人角度分析，每個(gè)人的時(shí)間和精力有限，平均每個(gè)員工每年最多主持或者參加多少個(gè)項(xiàng)目才不會影響本職工作？

　　根據(jù)項(xiàng)目導(dǎo)向、效率優(yōu)先的原則，年輕的能力強(qiáng)的員工是熱門“資源”,而年齡偏大、身體欠佳、精力和能力不強(qiáng)的員工被選為項(xiàng)目成員的機(jī)會較少，從而影響其項(xiàng)目分，對個(gè)人績效考核有所影響。如何平衡員工之間項(xiàng)目參與機(jī)會以及項(xiàng)目間人力資源的分配是不能不面對的問題。

　　2.5 考評機(jī)制的爭議。

　　在矩陣式組織結(jié)構(gòu)中，圖書館對員工大都采用職能與項(xiàng)目相結(jié)合的考核方式，即項(xiàng)目與職能綜合計(jì)分的方式，但是分?jǐn)?shù)不直接兌現(xiàn)為獎(jiǎng)金或晉升等激勵(lì)。比如，佛山市圖書館個(gè)人計(jì)分由四大塊構(gòu)成：資歷分、科研成果分、榮譽(yù)分、項(xiàng)目分。但是，館員分?jǐn)?shù)高低不能完全反映館員工作實(shí)際付出的差異；部門間分?jǐn)?shù)差異源于部門職能和業(yè)務(wù)性質(zhì)；項(xiàng)目間分?jǐn)?shù)差異不能完全體現(xiàn)項(xiàng)目難度、強(qiáng)度和時(shí)長差異；如果對項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)人數(shù)缺乏相應(yīng)的控制，可能會出現(xiàn)“搭便車”現(xiàn)象。

　　2.6 部門協(xié)作的問題。

　　項(xiàng)目活動(dòng)往往涉及多個(gè)部門甚至整個(gè)組織，因此，項(xiàng)目管理更強(qiáng)調(diào)部門與組織間的合作與協(xié)作精神，需要保證最大限度的信息暢通。而在傳統(tǒng)圖書館中，職能分工不同容易導(dǎo)致各部門形成壁壘，加上項(xiàng)目工作與職能工作的差異性，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)與職能部門在信息溝通上會存在無形的阻礙，可能會出現(xiàn)信息不對稱、信息滯后、信息不明確等問題。

　　3 對策。

　　圖書館職能管理與項(xiàng)目管理沖突的根本問題在于如何對常態(tài)工作與項(xiàng)目工作進(jìn)行區(qū)分與結(jié)合，項(xiàng)目工作來源于常態(tài)工作，是對常態(tài)工作的升華和改進(jìn)。本文結(jié)合佛山市圖書館近幾年的項(xiàng)目管理實(shí)踐，提出以下幾點(diǎn)對策：

　　3.1 消除疑慮，獲得信任。

　　為有效化解員工初期的抵觸心理，佛山市圖書館在項(xiàng)目管理初期作了以下嘗試：在管理變革之初，為全館職工提供了溝通交流的環(huán)境。一方面，通過舉辦座談會、交流會、培訓(xùn)等形式，在“項(xiàng)目立館”初期針對館內(nèi)對管理變革的態(tài)度，結(jié)合館員提出的合理化建議，先后頒布相關(guān)文件，如 《佛山市圖書館項(xiàng)目實(shí)施步驟》《佛山市圖書館項(xiàng)目答疑》，以緩解管理變革給員工帶來的疑慮和不安的心理。另一方面，鼓勵(lì)全館員工開展項(xiàng)目。2011 年佛山市圖書館引入項(xiàng)目管理理念，當(dāng)年立項(xiàng) 14 個(gè)，開了個(gè)好頭。在項(xiàng)目管理初期，為了推動(dòng)館員積極開展項(xiàng)目活動(dòng)，佛山市圖書館在立項(xiàng)時(shí)并沒有作過多嚴(yán)格的界定。通過2011 年的項(xiàng)目管理初探，館內(nèi)員工切身體會到了項(xiàng)目管理手段所帶來的工作成效，于是積極參與項(xiàng)目，至 2015 年底共立項(xiàng) 339 個(gè)，員工項(xiàng)目參與率 100%.如今項(xiàng)目管理深入人心，成為佛山市圖書館工作的常態(tài)手段。

　　3.2 優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)。

　　引入項(xiàng)目管理模式后，佛山市圖書館的組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化著眼于兩個(gè)方面：一是減少職能部門責(zé)任交叉。實(shí)施項(xiàng)目管理以來，佛山市圖書館為提升組織效率，減少部門責(zé)任交叉，適時(shí)調(diào)整部門設(shè)置。2011 年成立數(shù)字資源部，負(fù)責(zé)數(shù)字資源建設(shè)、管理和服務(wù)工作；2013 年成立公共活動(dòng)部，專門負(fù)責(zé)全館活動(dòng)策劃、組織和統(tǒng)籌，2014年將負(fù)責(zé)講座的南風(fēng)講壇部并入公共活動(dòng)部，進(jìn)一步明晰了各部門職責(zé)。目前佛山市圖書館共設(shè)置部門 14 個(gè)，各部門職能清晰、權(quán)責(zé)到位。二是充分發(fā)揮項(xiàng)目管理領(lǐng)導(dǎo)小組及其常設(shè)機(jī)構(gòu)的項(xiàng)目監(jiān)管職能。2011 年 7 月，佛山市圖書館設(shè)立業(yè)務(wù)管理部，是圖書館業(yè)務(wù)管理、協(xié)調(diào)和規(guī)劃部門，兼行項(xiàng)目管理辦公室（PMO）職能，是推進(jìn)項(xiàng)目管理的核心部門和管理項(xiàng)目的常設(shè)機(jī)構(gòu)。業(yè)務(wù)管理部輔助對項(xiàng)目全面管理和監(jiān)控項(xiàng)目的運(yùn)作，制定各項(xiàng)管理程序、標(biāo)準(zhǔn)、表格，管理項(xiàng)目文件，立項(xiàng)評估和結(jié)項(xiàng)驗(yàn)收，定期項(xiàng)目匯報(bào)，協(xié)調(diào)和解決職能部門和項(xiàng)目小組以及項(xiàng)目小組間因資源、人員等方面原因而產(chǎn)生的矛盾，并為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提供及時(shí)的支持和指導(dǎo)。

　　3.3 完善項(xiàng)目管理制度。

　　構(gòu)建科學(xué)、公平、合理的項(xiàng)目管理制度是圖書館項(xiàng)目化進(jìn)程的基本保證。完善項(xiàng)目管理制度須從項(xiàng)目活動(dòng)的.全過程入手。首先，構(gòu)建公開透明的項(xiàng)目立項(xiàng)制度[3].佛山市圖書館成立項(xiàng)目管理小組，由館領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)管理部、項(xiàng)目咨詢團(tuán)隊(duì)、職工代表等聯(lián)合把控項(xiàng)目立項(xiàng)的原則與標(biāo)準(zhǔn)，依據(jù)項(xiàng)目活動(dòng)的具體內(nèi)容并結(jié)合圖書館的整體發(fā)展戰(zhàn)略等對所征集的項(xiàng)目進(jìn)行劃分與定級，經(jīng)館領(lǐng)導(dǎo)班子審批，最后全館公示三天，無異議則立項(xiàng)。其次，在項(xiàng)目活動(dòng)開展過程中，制定科學(xué)合理的項(xiàng)目進(jìn)度和成本管理制度。佛山市圖書館采用項(xiàng)目負(fù)責(zé)制，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對項(xiàng)目活動(dòng)全過程負(fù)全責(zé)，并定期在項(xiàng)目管理系統(tǒng)中反饋項(xiàng)目進(jìn)度。為控制項(xiàng)目成本，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人需填寫項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)申請表，經(jīng)業(yè)務(wù)管理部、館領(lǐng)導(dǎo)審批，然后提交財(cái)務(wù)。最后，構(gòu)建嚴(yán)格的項(xiàng)目成果評估驗(yàn)收制度。由項(xiàng)目管理小組對已完結(jié)項(xiàng)目對比項(xiàng)目交付成果與項(xiàng)目預(yù)期成果，對項(xiàng)目活動(dòng)成果進(jìn)行評估驗(yàn)收，經(jīng)館領(lǐng)導(dǎo)班子審批，進(jìn)行結(jié)項(xiàng)公示，無異議方可結(jié)項(xiàng)。

　　3.4 合理配置資源。

　�。�1）制定資源優(yōu)先級別。圖書館在制定資源優(yōu)先級別時(shí)，首先應(yīng)保證圖書館日常業(yè)務(wù)工作及活動(dòng)的正常開展；其次可按照項(xiàng)目的重要程度和涉及范圍等來劃分。項(xiàng)目活動(dòng)具有臨時(shí)性、創(chuàng)新性等特點(diǎn)，制定資源優(yōu)先級別時(shí)應(yīng)具有靈活性，應(yīng)具體問題具體分析。

　�。�2）多項(xiàng)目并行的資源配置�？山Y(jié)合館內(nèi)項(xiàng)目分級分類的制度，將并行的多項(xiàng)目進(jìn)行組合管理。同一類型的項(xiàng)目活動(dòng)由于結(jié)構(gòu)類似、內(nèi)容相近，其所需的資源可以共享，因此，可將同一等級下的同一類型或不同等級下的同一類型的項(xiàng)目活動(dòng)進(jìn)行組合管理，按實(shí)際所需合理配置資源，并科學(xué)引導(dǎo)同類型項(xiàng)目活動(dòng)的資源共享[4].

　�。�3）探索項(xiàng)目固化為職責(zé)后的資源配置。在項(xiàng)目管理的后期出現(xiàn)項(xiàng)目職能化的趨勢。面對這些“多出來”的工作，圖書館首先應(yīng)識別資源需求，即需明確各項(xiàng)目固化為職責(zé)后，這部分新增職責(zé)的資源需求，分析各職責(zé)在人力、物力、財(cái)力等各方面的資源訴求；其次分析資源約束，即分析館內(nèi)資源現(xiàn)狀，對緊缺資源、保障性資源等進(jìn)行分析，明確館內(nèi)資源配置的動(dòng)態(tài)信息；最后制定資源計(jì)劃，在資源需求和資源約束中尋求最佳平衡點(diǎn)，制定資源計(jì)劃時(shí)兼顧館內(nèi)各項(xiàng)工作的順利實(shí)施。

　　3.5 優(yōu)化考評方式。

　　在職能管理與項(xiàng)目管理并行的環(huán)境下，績效考核與項(xiàng)目計(jì)分，只采用其中任何一種考評方式都是不公平不科學(xué)的。最好的方法是根據(jù)本館具體情況，兩種或多種考評方式并行，并賦予相應(yīng)的比重，盡可能做到公平科學(xué)。同時(shí)輔以其他獎(jiǎng)勵(lì)手段，物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)與精神獎(jiǎng)勵(lì)相結(jié)合，以充分調(diào)動(dòng)員工的工作熱情。佛山市圖書館根據(jù)近幾年的實(shí)踐，不斷探索更為合理的考評機(jī)制，主要做了以下探索：

　�。�1）優(yōu)化項(xiàng)目等級劃分。2015 年修訂 《佛山市圖書館項(xiàng)目管理標(biāo)準(zhǔn)》，在原有的 A、B、C 三個(gè)項(xiàng)目等級的基礎(chǔ)上增加 D 級，適用于一些創(chuàng)新性強(qiáng)、項(xiàng)目工期短、難度不大的微型、小型項(xiàng)目。制定了在項(xiàng)目分類下再分級的原則，按照業(yè)務(wù)屬性、內(nèi)容、對象、成果形式不同，將圖書館項(xiàng)目分為讀者活動(dòng)類、學(xué)術(shù)類、業(yè)務(wù)提升類、技術(shù)研發(fā)類、其他等五個(gè)類別。這些調(diào)整既有利于激發(fā)全館的創(chuàng)新意識，又有利于豐富圖書館項(xiàng)目的內(nèi)容，激發(fā)館員參與項(xiàng)目的熱情與激情。

　�。�2）變動(dòng)調(diào)整項(xiàng)目分值。2015 年佛山市圖書館項(xiàng)目管理新政策對原有的項(xiàng)目分值作出適當(dāng)調(diào)整，增加 D 級項(xiàng)目的分值，將 B 級項(xiàng)目一般成員的分值從 10 分調(diào)整到 15 分，B 級項(xiàng)目參與成員的分值由 3 分調(diào)整到 5 分。一方面調(diào)動(dòng)館員參與項(xiàng)目活動(dòng)的積極性；另一方面全面協(xié)調(diào)、保證公平，構(gòu)建團(tuán)結(jié)和諧的組織氛圍。

　�。�3）調(diào)整項(xiàng)目計(jì)分規(guī)則。項(xiàng)目計(jì)分沿用按結(jié)項(xiàng)計(jì)分的方法，即項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)公示后，相關(guān)人員獲得相應(yīng)的分?jǐn)?shù)。2015 年對項(xiàng)目計(jì)分規(guī)則進(jìn)行了完善，主要集中在對跨年度重大項(xiàng)目采取分段計(jì)分的方法，這樣的變動(dòng)在一定程度上調(diào)動(dòng)了員工參與大項(xiàng)目的積極性，使得項(xiàng)目計(jì)分的細(xì)則更為完善和公平。

　�。�4）平衡不同崗位間、部門間項(xiàng)目。針對一些項(xiàng)目參與熱門崗位，如宣傳、后勤、電工、多媒體資料收集與整理等崗位，特制定文件嚴(yán)格界定其項(xiàng)目參與程度，避免出現(xiàn)某些崗位人員項(xiàng)目分過高。針對一些業(yè)務(wù)工作占比例較大的部門，比如采編部，在項(xiàng)目申報(bào)時(shí)適當(dāng)放寬審核標(biāo)準(zhǔn)，以平衡部門間項(xiàng)目量。此外，對借調(diào)人員不能參與項(xiàng)目，規(guī)定在借調(diào)期間的項(xiàng)目分值以當(dāng)年全館結(jié)項(xiàng)項(xiàng)目平均分為基礎(chǔ)，根據(jù)借調(diào)時(shí)間進(jìn)行分值計(jì)算。

　　佛山市圖書館的以上探索取得了明顯成效，得到員工認(rèn)可。為進(jìn)一步建立科學(xué)合理的考評機(jī)制，建議佛山市圖書館劃分職能與項(xiàng)目分值權(quán)重，具體而言，可以表現(xiàn)為兩種方案：一是三級區(qū)分。即在圖書館中根據(jù)職稱（高級職稱-中級職稱-初級職稱）分級，在考評中對項(xiàng)目工作和基礎(chǔ)工作的側(cè)重點(diǎn)有所區(qū)別。比如，高級職稱的績效與項(xiàng)目考評比重為 3∶7,高級職稱的館員在知識、閱歷、經(jīng)驗(yàn)等方面都較為全面，這部分人員可能對項(xiàng)目活動(dòng)的貢獻(xiàn)更多，因此，其考評導(dǎo)向應(yīng)更注重項(xiàng)目考核。中級職稱的績效與項(xiàng)目考評比重為 4∶6,中級職稱是圖書館業(yè)務(wù)工作的中堅(jiān)力量，在考評導(dǎo)向中，一方面應(yīng)保證績效考評的比重，另一方面還要調(diào)動(dòng)這部分人員參與項(xiàng)目活動(dòng)的積極性。初級職稱的績效與項(xiàng)目考評比重為 5∶5,在于保證基礎(chǔ)人員堅(jiān)持職能工作與項(xiàng)目工作兩不誤的標(biāo)準(zhǔn)。二是兩級分層，即部室主任和普通員工，部室主任的績效與項(xiàng)目考評比重為 4∶6;普通員工的績效與項(xiàng)目考評比重為5∶5.

　　3.6 利用項(xiàng)目管理平臺溝通協(xié)作。

　　項(xiàng)目管理全過程貫穿著各種各樣的項(xiàng)目表單，如立項(xiàng)表、項(xiàng)目變更表、結(jié)項(xiàng)表、評估表，表單過于繁雜一方面會遏制組織成員參與項(xiàng)目活動(dòng)的積極性，另一方面也不利于項(xiàng)目的管理，在一定程度上也阻礙了項(xiàng)目信息的傳遞[5].因此，有必要在項(xiàng)目信息溝通這一環(huán)節(jié)進(jìn)行探索。佛山市圖書館就在這一方面作出了有益嘗試，根據(jù)本館實(shí)際，與第三方合作建立項(xiàng)目管理平臺，并于2015 年 1 月 26 日起試運(yùn)行。該系統(tǒng)集項(xiàng)目申報(bào)、項(xiàng)目審批、項(xiàng)目進(jìn)度管理、項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)、項(xiàng)目公示、分值查詢等功能于一體。館員可自主在系統(tǒng)上進(jìn)行項(xiàng)目申報(bào)、提交項(xiàng)目進(jìn)度、管理項(xiàng)目成員、提交項(xiàng)目變更、查看項(xiàng)目公示、結(jié)項(xiàng)等各項(xiàng)操作。項(xiàng)目管理小組、館領(lǐng)導(dǎo)班子將在系統(tǒng)上進(jìn)行在線審批，不再使用原有的表格文檔。該系統(tǒng)使得項(xiàng)目活動(dòng)全過程中的溝通和協(xié)調(diào)更為高效和便捷，也有利于項(xiàng)目管理部門對項(xiàng)目活動(dòng)進(jìn)行系統(tǒng)的管理和控制，同時(shí)使項(xiàng)目信息公開透明，加深部門間、項(xiàng)目小組間的相互了解，很好地解決了信息溝通和部門協(xié)作的問題。

　　通過以上論述，可以看出，項(xiàng)目管理和職能管理在并行中雖然會出現(xiàn)各種各樣的難點(diǎn)和問題，但公共圖書館內(nèi)部如果能夠加以協(xié)調(diào)和引導(dǎo)，這兩種管理模式會在并行環(huán)境下不斷發(fā)揮自身的優(yōu)勢，并進(jìn)行有效互補(bǔ)。隨著項(xiàng)目管理的不斷深入，二者在磨合中可能會出現(xiàn)新的問題，但只要圖書館管理者和工作人員能夠不斷創(chuàng)新和求變，這些新問題會被一一化解，同時(shí)更多更有效的管理理念也會不斷融入到公共圖書館的管理中去。

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