總經辦秘書崗位職責3篇
在充滿活力,日益開放的今天,崗位職責在生活中的使用越來越廣泛,崗位職責主要強調的是在工作范圍內所應盡的責任。到底應如何制定崗位職責呢?以下是小編收集整理的總經辦秘書崗位職責,歡迎大家分享。
總經辦秘書崗位職責1
1、總經辦接待工作:接聽電話;引導客人進入會議室,倒茶,通知相關人員會見;簽收信件快遞等;
2、各類行政公文(通知、請示、呈報、發(fā)函、會議紀要、總結等)的起草、呈送、復印、分發(fā)、催辦、登記、清退、歸檔;
3、填報開發(fā)公司月報表,于次月12日上交報表;
4、編制房地產市場月報表;
5、填報統(tǒng)計(番禺統(tǒng)計)局房地產統(tǒng)計報表,每月月底前上交;統(tǒng)計年報于次年1月前上報;
6、公司各類檔案管理工作(歸檔、分發(fā)合同、借閱等);
7、公司營業(yè)執(zhí)照年審,填報年檢報告書,準備年檢材料;
8、聯(lián)系保險公司,購買公司車輛強制險及商業(yè)險;
9、公司網絡、辦公設備(電腦、復印機、打印機、指紋機等)維護、管理與報修;
10、跟進各部門合同審批單審批流程,合同款付款申請;
11、負責打掃會議室、總經辦衛(wèi)生,以及會議室與總經辦花草的護理;
12、核算工地后勤費用、每月辦公室物業(yè)水電費;
13、制定月度物資使用計劃,做好物資的采購、驗收、入庫、發(fā)放和管理工作;
14、公司固定資產的管理,定期進行盤點;
15、每周預定團隊活動場地,準備相關物資(球、水等);
16、總經理(番禺總經理)、副總經理、各部門經理交辦的其他工作。
總經辦秘書崗位職責2
一、 崗位工作標識:
崗位名稱:總經理助理
直接上級; 總經理
二、 崗位工作概述:
根據總經理的經營方略,輔助總經理實施對公司行政及銷售事務方面工作的管理。
三、 崗位職責描述:
1、輔助總經理做好對公司銷售部門及其它部門的全面管理。
2、輔助總經理協(xié)調各部門關系。
3、將總經理的經營思想及方略傳達到各個部門。
4、協(xié)助總經理及商務部門做好合同的存檔工作。
5、將各部門的意見及建議及時的反饋到總經理處。
6、協(xié)助總經理開發(fā)新的客戶關系。
7、協(xié)助總經理監(jiān)督銷售部門的工作情況。
公司總經理秘書崗位職責
一、 崗位工作標識:
崗位名稱:總經理秘書
直接上級; 總經理
二、崗位職責描述
1) 協(xié)助總經理對公司重要通知、決定、決策的發(fā)送;
2) 協(xié)助總經理整理員工的周工作月工作報告的歸檔及整理。
3) 安排總經理的出差事宜(時間、機票、酒店安排)。
4) 協(xié)助總經理整理信息負責信息的上傳和下達、資料的管理;、會議聯(lián)系、會議安排。
5) 負責安排總經理會議、會談以及對外工作的日常安排及相關事務的聯(lián)系與落實;
6) 協(xié)助總經理進行公司各部門的日常工作關系和事務處理
7) 公司相關文件的起草及歸檔工作;員工活動及會議的組織及協(xié)調;
8) 協(xié)助總經理為員工辦理離職手續(xù);
總經辦秘書崗位職責3
1、 協(xié)助總經理起草酒店綜合性的業(yè)務報告、工作計劃、備忘錄、規(guī)章制度等;
2、 參加由總經理組織召開的行政例會(有的酒店也稱之為早會或例會)、財務會議以及其它會議,做好會議記錄,了解各項決定的執(zhí)行情況并及時反饋信息;
3、 協(xié)助總經理做好日常來訪接待、來函等情況處理;
4、 負責總經理的日常電話轉接,盡可能地減少外界對總經理工作不必要的打擾;
5、 負責各種會議記要、備忘錄及其它文件的整理、打印、分發(fā)、歸檔、保管等工作;負責酒店內其它部門或者外界報送總經理的各種會議記要、備忘錄及其它文件和信函的呈送、處理、歸檔等工作;
6、 負責酒店介紹信、印章的保管和監(jiān)督使用,負責與外單位聯(lián)系,辦理各類許可證和歸檔保管工作;
7、 負責搞好總經理的日常工作安排,如會議、工作約會、宴請等;
8、 負責總經理辦公室設備保管、維護正常運行等;
9、 負責總經理出差前以及出差后的工作處理(借款、日程安排、酒店預定、車輛接送、禮品準備、電話聯(lián)系、車旅費報銷等);
10、 完成總經理臨時交給的其它工作。
總經理秘書要勝任其工作職責,需要具備知識、技能和素質:
1、 應具備較高的文化程度,因為良好的教育背景使人在看待問題,處理問題時會更加理性和全面,同時具有較強的學習新知識的能力;
2、 熟悉酒店各部門及其運作程序,掌握酒店的各項規(guī)章制度,對酒店的經營(如客房數量、房價、餐廳營業(yè)時間和電腦信息系統(tǒng)等)以及軟件(酒店的目標、經營思想、服務理念等)情況要了如指掌,以便更好地協(xié)助總經理完成各部門的協(xié)調管理以及對外聯(lián)絡溝通的工作,使工作更有效率;
3、 熟練掌握中、英文文字處理技能,熟練操作各種辦公室自動化設備,如計算機、打印機、傳真機、復印機等;
4、 具備較強的對內、對外的溝通能力,使總經理的各項指示、計劃、意愿得以貫徹和執(zhí)行;
5、 能嚴守機密、克盡職守、吃苦耐勞,具有團隊精神,忠實于自己所服務的組織,與各部門的管理人員以及酒店相關的企業(yè)、團體和政府職能部門保持良好的合作關系。
總經理秘書的工作任務非常繁多而且要求細節(jié)化,因此稍有疏忽哪怕是工作效率稍低一些,就不僅會影響自己的秘書工作,而且會影響總經理的工作,甚至影響酒店企業(yè)的形象與運營等等。那么如何做好總經理秘書的工作并搞其效率呢?專家指出有五種方法,值得借鑒:
1、 工作標準化,即把工作慣例化或日;R簿褪钦f,如果沒有特殊情況,盡量在每個工作日的同一時間段內,做同樣或同樣性質的工作。如果秘書能把自己更多的工作任務標準化,就能在有限的時間內完成更多的工作,或者有更多的剩余時間完成其它臨時性工作。
2、 在同一時間段內做類似的工作。如在同一時間段內往撥打電話,把需要復印的文件積攢在一起,然后去復印等,這樣,既可以節(jié)約時間,也可以提高工作效率或質量。
3、 重新分配工作。如緊急各重要的工作,先辦理緊急的事情;重要和不緊急的工作,先做重要的工作;不重要和不緊急的工作,可以另找時間做,或者找他人做;自己不擅長的工作,而且該工作也不保密,可以與別人交換工作來做等。
4、 預測?偨浝砻貢捎妙A測的辦法來減輕工作壓力、舒緩工作節(jié)奏,把工作做到前面,如明天14點總經理要召開財務會議,作為秘書,可在明天10點左右把上次會議的.記錄
以及其它財務報表等從檔案柜內找出來,放在總經理的辦公桌上。如果任職者能更好地預測明天會做哪些工作,他就能更好地完成本職工作。當然,也不能把第二天的工作日程根據預測,安排得滿滿的,因為不管你的預測能力如何強,第二天總是會有些突發(fā)事情需要處理,因此要留出一定的空余時間來處理這些突發(fā)事件。
5、 平衡精力,分清工作主次。一個人的工作時間及精力畢竟是有限的,如何有有限的時間內完成更多的工作是對每個工作者提出的挑戰(zhàn)。因此,總經理秘書在做任何一項工作時,都要具備權衡輕重緩急的意識。如上文所說,為使工作更有效率,盡量要把相同的工作放在一起來做,但是,如果酒店集團的總部人員正在與總經理商討工作,而此時,總經理需要秘書去復印一份文件,那么你還會等到與其它的文件放在一起復印嗎?答案是:當然不會,而且你需要放下手頭的工作,立即去復印。
有些總經理秘書不具備職業(yè)態(tài)度或者對該職位認識不清,容易在工作中犯一些錯誤。常見的錯誤有:
1、 對于酒店其它部門或者外界報送給總經理的備忘錄、報告、申請以衣其它信息文件等,不及時呈送或報告給總經理,影響了酒店對內、外的溝通,甚至嚴重影響了酒店的經營和管理工作。
2、 由于工作的性質等原因,總經理秘書幾乎在第一時間就知道了總經理對組織人事的任免、管理的決策等,有些任職者不能嚴守機密,為了自己的利益或者其它目的,私自把這些機密泄露給有關人員,使組織蒙受一定的不必要的損失。
3、 在總經理的日常工作安排中,事前不征得總經理的同意,代替總經理作出某些工作約會的決定等,這些都嚴重影響了總經理的工作,給總經理造成了一些不必要的麻煩,忘記了自己的協(xié)助而不是代替總經理工作。
作為酒店總經理秘書,要時刻注意避免以上的工作誤區(qū),以職業(yè)的態(tài)度對待自己工作,只有這樣才能完成自己的工作職責,扮演自己的組織中應扮演的角色,發(fā)揮自己在企業(yè)中應發(fā)揮的力量。
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