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會議接待方案

時間:2023-05-09 11:26:09 方案 我要投稿

會議接待方案

  為了保障事情或工作順利、圓滿進行,時常需要預先開展方案準備工作,方案是書面計劃,是具體行動實施辦法細則,步驟等。我們應(yīng)該怎么制定方案呢?以下是小編整理的會議接待方案,僅供參考,希望能夠幫助到大家。

會議接待方案

  接待前準備:

  1、熟悉接待計劃日程安排,所接待客人名單、抵達時間及交通工具(火車/飛機),落實接站車輛車次,接站人員。

  2、掌握客人的餐飲、住宿特殊要求和注意事項,做好住宿和餐飲安排工作。

  3、提前按要求做好旅游及行程計劃、安排好旅游車輛,駕駛?cè)藛T,導游人員,旅游景點,旅游途中就餐點。

  一、會議概況:

  (一)會議時間:20xx-1-10至20xx-1-12

  (二)會議地點:XX飯店

  地址:XX飯店

  電話:_____

  聯(lián)系人:賈_

  (三)參加會議人員:

  總公司代表分公司各部門負責人,

  二、活動日程(見日程安排表)

  三、工作分工

  成立會議籌備領(lǐng)導小組

  組長:賈_

  副組長:胡_

  領(lǐng)導小組下設(shè)辦公室,負責人__具體負責整個會議期間的各項工作。

  成員單位:分公司人事部公關(guān)部辦公室下設(shè)材料組、會務(wù)組。

  (一)材料組

  負責人:韋_

  成員:秘書處有關(guān)人員

  職責:

  1.領(lǐng)導講話、主持稿、論文集

  2.代表報到、登記,制定花名冊、通訊錄

  3.會議須知、日程表

  4.代表、工作人員住宿、餐飲分配表

  5.制做文件袋、配記事本、筆、相冊

  6.材料裝袋、印制代表證、工作人員證、桌簽

  7.乘車編號及分配代表、工作人員乘坐車輛

  (二)會務(wù)組

  負責人:歐_

  成員:總務(wù)處有關(guān)人員

  職責:具體負責請領(lǐng)導參加開幕式、聯(lián)系開、閉幕式會議室、會議接站、食宿、宴請、各項活動統(tǒng)籌安排、紀念品的購買發(fā)放、后勤保障及各項協(xié)調(diào)工作。

  1.車輛

  負責人:胡_

  (1)會議抽調(diào)公關(guān)部秘書處轎車3臺主要用于迎接代表團。行政處2臺轎車主要用于會務(wù)。

  (2)各單位抽調(diào)的車輛要做到整潔干凈、無故障、無灰塵。

  (3)車輛市內(nèi)用油由各出車單位自行解決。

  (4)聯(lián)系各代表團鐵路定票,為代表自帶車輛加油及送站工作。

  2.接站

  負責人:毛_

  1月10日,各代表團報到當天,對坐車來的代表,派車在高速公路出口處迎接;對乘火車來的代表,派車到車站迎接(由責任單位自制接站牌)。

  具體分工:負責人自行安排

  3.紀念品

  負責人:賈_

  (1)準備給白紀念品10份,以表感謝。

  4.住宿

  負責人:賈_

  (1)住宿。會議代表統(tǒng)一住XX飯店。總代表安排單獨住一標準間,其它代表2個人住一標準間,各代表房間內(nèi)擺放水果、香煙和主要地方報紙。

  (2)宴請。10日各代表團報到后,在飯店舉行歡迎晚宴,擬請×座陪(擺牌)。

  (3)要求。會議用餐依簽牌固定餐位,一樓正廳懸掛歡迎橫幅;會議室掛會標,擺放鮮花,代表座簽等,要體現(xiàn)隆重、端莊、整潔。

  5.參觀、娛樂活動

  (1)游覽。

  責任人:麥_

  負責游覽期間住宿、用餐、游玩等活動。

  要求:游覽長負責培訓3男3女既6名隨車導游(擬從秘書部內(nèi)挑選)。

  (2)8月11日晚,舉辦聯(lián)歡晚會。

  責任人:韋_

  負責聯(lián)系晚會場所、邀請樂隊、主持人、在局內(nèi)挑選5名歌手,制定由各代表團參與的演出計劃。

  6.宣傳報道

  責任人:麥_

  (1)負責會議攝、錄像工作。

  (2)派攝影、錄像記者各1人,全程跟蹤服務(wù)(迎接、會議、游覽)。

  (3)將代表的照片裝入相冊,錄像刻制光盤,在代表返程前交到代表手中。

  7.醫(yī)療保障

  責任人:歐_

  門診部派1名醫(yī)生全程保障。備有關(guān)藥品和緊急醫(yī)療器械。

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