關(guān)于預(yù)算報告的作用
關(guān)于預(yù)算報告的作用
全面預(yù)算管理的逐漸推廣，財(cái)務(wù)分析報告與預(yù)算管理的結(jié)合也愈加緊密。作為企業(yè)財(cái)務(wù)分析人員，如何寫出一份高質(zhì)量、體現(xiàn)預(yù)算管理內(nèi)容的預(yù)算分析報告顯得尤為重要。
財(cái)務(wù)分析報告是對企業(yè)一段時期內(nèi)整體運(yùn)營及財(cái)務(wù)狀況的分析評價報告。隨著全面預(yù)算管理的逐漸推廣，財(cái)務(wù)分析報告與預(yù)算管理的結(jié)合也愈加緊密。通過預(yù)算分析，不僅能及時掌握預(yù)算的執(zhí)行情況，反映預(yù)算管理的效果，而且能進(jìn)一步揭示預(yù)算管理中存在的種種不足，促進(jìn)管理層采取措施及時調(diào)整，不斷提高預(yù)算管理水平。實(shí)行預(yù)算管理的企業(yè)，管理層對于月度、季度、半年度、年度預(yù)算分析報告都應(yīng)非常重視。作為企業(yè)財(cái)務(wù)分析人員，如何寫出一份高質(zhì)量、體現(xiàn)預(yù)算管理內(nèi)容的預(yù)算分析報告顯得尤為重要。
從目前很多企業(yè)內(nèi)部預(yù)算分析報告來看，普遍存在以下幾個問題：
一、報告由大量數(shù)字堆砌而成，雖然引用很多財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，但大部分?jǐn)?shù)據(jù)只是簡單的分析，難以提供有用的信息。例如： “××公司 2005年 1～6月共完成主營業(yè)務(wù)收入 ××萬元，完成全年預(yù)算的 56.31%；主營業(yè)務(wù)成本為 ××萬元，占全年預(yù)算的 51.58%；管理費(fèi)用為 ××萬元，占全年預(yù)算的 42.86%；完成利潤總額 ××萬元，完成全年預(yù)算的 78.87%。全年預(yù)算指標(biāo)完成情況良好�！边@樣的一段話，只能讓管理層對公司財(cái)務(wù)狀況有個大概的了解，難以掌握預(yù)算的具體完成情況。
二、報告缺乏分析說明內(nèi)容，或者雖然有一定的分析說明內(nèi)容，但只是針對簡單的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，沒有分析具體的預(yù)算控制、公司業(yè)務(wù)、市場環(huán)境及宏觀政策等深層次方面。例如：“2005年 1～6月實(shí)現(xiàn) ××業(yè)務(wù)收入 ××萬元，比上年同期增加 25.40%，完成年度預(yù)算的
54.91%，其中主要來源于 ××業(yè)務(wù)增長，比上年同期增加 28%�！惫芾韺与y以從這樣的分析中看出具體原因，也難以進(jìn)一步做出判斷。
三、報告對預(yù)算完成情況分析得較多，但對于未來預(yù)測分析得較少。由于對未來的預(yù)測有很大的未知性，因此很多報告只是簡單地預(yù)測一下全年預(yù)算指標(biāo)的完成情況。例如：“預(yù)計(jì) 2005年下半年完成主營業(yè)務(wù)收入 ××萬元，成本費(fèi)用支出××萬元，實(shí)現(xiàn)利潤總額××萬元。全年預(yù)計(jì)完成主營業(yè)務(wù)收入××萬元，實(shí)現(xiàn)利潤總額 ××萬元，完成年初預(yù)算的 117.30%。”這樣的分析明顯缺乏足夠的依據(jù)，也無法作為管理層進(jìn)行全年政策調(diào)整的參考。
四、報告很大篇幅都是就數(shù)字論數(shù)字，對于管理層的建議很少，或者相關(guān)建議過于簡單。例如：“1～6月份雖然效益完成情況較好，但是要完成全年預(yù)算，還需要繼續(xù)加強(qiáng)對預(yù)算的監(jiān)控�！惫芾韺酉Ｍ麖念A(yù)算分析報告中獲取更多有用的參考信息，而這樣的信息需要經(jīng)過財(cái)務(wù)分析人員認(rèn)真的研究整理得出，不能泛泛地談?wù)搸醉?xiàng)常規(guī)措施作為建議。
五、報告分析重點(diǎn)不突出，每個月的分析報告千篇一律，只是簡單的數(shù)字更換。有的報告只有簡單的數(shù)字和文字說明，缺少直觀的圖表分析。有的報告雖然有 Excel圖表分析，但過于簡單，沒有形成系統(tǒng)的分析資料。缺乏可讀性的報告只會讓管理層對預(yù)算分析報告的重視程度越來越低，也使預(yù)算分析報告失去本身應(yīng)有的價值。
其實(shí)要寫好預(yù)算分析報告，昀重要的就是要做到昀大程度上滿足閱讀者（主要是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層）的需求，真正發(fā)揮出預(yù)算分析報告的作用——反映成果、揭示問題、提出建議。要改變預(yù)算分析報告中存在的各種不足，筆者建議從以下幾方面認(rèn)真著手：
一是要構(gòu)建一個清晰的預(yù)算分析框架，讓管理層在閱讀時一目了然，直接抓住重點(diǎn)。預(yù)算分析報告的正文建議分為以下幾部分：已完成預(yù)算情況總結(jié)、重點(diǎn)問題分析、未來預(yù)算完成情況預(yù)測、相關(guān)的建議措施。首先是對過去一段時期預(yù)算完成情況及預(yù)算差異的總結(jié)；其次是針對預(yù)算差異所反映出的重點(diǎn)問題進(jìn)行分析，揭示原因，提出警示；然后是根據(jù)預(yù)算完
成情況及發(fā)展趨勢，對未來一段時期的預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行預(yù)測分析；昀后是提出合理解決各項(xiàng)問題的建議及措施。要注意的是，管理層的閱讀習(xí)慣通常是重點(diǎn)關(guān)注文章的開頭和結(jié)尾，因此在報告的開始部分可以先提煉出“內(nèi)容摘要”，讓管理層對于整篇報告的重點(diǎn)內(nèi)容有所了解，并對自己關(guān)心的問題進(jìn)一步翻閱。在結(jié)尾部分可以“總結(jié)分析”，對于重點(diǎn)問題及相關(guān)建議措施進(jìn)行回顧，引起管理層的重視。
二是注意文字與數(shù)字的結(jié)合，深入分析原因，避免大量堆砌數(shù)字。管理層對預(yù)算分析報告的需求，不僅是簡單的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，更關(guān)注的是財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)背后的深層原因。全面預(yù)算管理涉及到每一個業(yè)務(wù)部門，因此預(yù)算分析報告一定要結(jié)合具體的業(yè)務(wù)情況分析。由于工作內(nèi)容的限制，財(cái)務(wù)分析人員往往對于企業(yè)的業(yè)務(wù)狀況并不熟悉，導(dǎo)致預(yù)算分析報告常常只是就財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)來分析，難以得出有用的分析內(nèi)容。其實(shí)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)并不只是數(shù)字的簡單拼湊和加總，每一個財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)背后都包含著非常豐富的業(yè)務(wù)情況變化。對于預(yù)算管理所要求的及時反饋預(yù)算管理情況，預(yù)算分析報告必須清楚明確地揭示出財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)所反映出的業(yè)務(wù)預(yù)算完成情況及內(nèi)外部原因，并進(jìn)一步提煉綜合，昀終向管理層提交內(nèi)容充實(shí)、對決策有參考價值的預(yù)算分析報告。這就要求財(cái)務(wù)分析人員在平時的工作當(dāng)中，注意搜集和整理相關(guān)業(yè)務(wù)資料和文件，了解國家宏觀經(jīng)濟(jì)形勢，尤其是本行業(yè)市場發(fā)展情況及政策走向，這樣才能在紛繁復(fù)雜的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)背后，揭示出預(yù)算差異的真正原因，并結(jié)合企業(yè)內(nèi)外部實(shí)際情況，預(yù)測出較為準(zhǔn)確的效益走勢，提出合理的建議。
三是注意內(nèi)容的精煉，重點(diǎn)突出，避免千篇一律。由于預(yù)算分析報告的主要閱讀者是管理層領(lǐng)導(dǎo)，因此行文要盡可能簡明、精練、重點(diǎn)突出。雖然不同月份的預(yù)算分析報告整體框架基本保持不變，但其中內(nèi)容分析要靈活多樣，重點(diǎn)針對當(dāng)前預(yù)算期內(nèi)的突出問題，展開具體分析。例如：企業(yè)涉及的具體業(yè)務(wù)開展情況不同，有的業(yè)務(wù)可能相對穩(wěn)定，不需要太多的分析內(nèi)容，則點(diǎn)到即至，而有的業(yè)務(wù)可能市場形勢發(fā)生重大變化，則需要作為重點(diǎn)問題進(jìn)行詳細(xì)分析。要避免長篇大論，復(fù)雜無用的信息堆積，盡量做到讓閱讀者一目了然，掌握重點(diǎn)。四是財(cái)務(wù)分析方法與預(yù)算管理相結(jié)合，靈活使用 Excel圖表分析，圖文并茂，提高報告的可讀性。在具體分析中可以采用多種財(cái)務(wù)分析方法，例如比較分析法可以通過對比去年同期、本年預(yù)算數(shù)據(jù)與本年實(shí)際數(shù)據(jù)的差異，說明預(yù)算完成情況及差異原因；結(jié)構(gòu)分析法通過分析各項(xiàng)成本費(fèi)用占總成本費(fèi)用的比例，顯示出某項(xiàng)成本費(fèi)用的異常；比率分析法則可以直接反映某幾項(xiàng)重點(diǎn)關(guān)注的財(cái)務(wù)指標(biāo)完成情況。同時可以把有關(guān)的數(shù)字指標(biāo)，用 Excel圖表的形式表現(xiàn)出來，直觀簡潔地表達(dá)出預(yù)算分析的成果，清晰地顯示出各指標(biāo)之間的差異及變動趨勢，使財(cái)務(wù)分析更形象、更具體。要注意的是，圖表設(shè)計(jì)一定要結(jié)合文字說明，突出重點(diǎn)，例如：“趨勢圖”可以直觀地反映出企業(yè)經(jīng)營效益走勢，“比例圖”可以直觀地反映出企業(yè)各項(xiàng)成本費(fèi)用所占總成本費(fèi)用的比例，“差異圖”則可以清楚地顯示出企業(yè)當(dāng)前超出預(yù)算數(shù)的百分比。要注意的是：在使用各種分析方法時要剔除各種特殊因素影響，才能使分析結(jié)果有實(shí)際意義，起到更好的參考作用。
五是結(jié)合預(yù)算執(zhí)行情況分析及未來業(yè)務(wù)發(fā)展方向，提出較為準(zhǔn)確的預(yù)算完成情況預(yù)測 , 并針對預(yù)算中出現(xiàn)或可能出現(xiàn)的偏差，提出可靠的建議措施。寫預(yù)算分析報告的根本目的不僅僅是停留在反映問題、揭示問題上，而是要通過對問題的深入分析，提出合理可行的解決辦法。財(cái)務(wù)分析人員應(yīng)對企業(yè)政策，尤其是近期來企業(yè)大的方針政策有一個準(zhǔn)確的把握，通過觀察近期經(jīng)濟(jì)管理情況或某指標(biāo)發(fā)展的基本趨勢，合理預(yù)測出企業(yè)經(jīng)營情況的走勢。預(yù)測分析一定要有理有據(jù)，在分析中應(yīng)盡可能地立足于基礎(chǔ)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，根據(jù)業(yè)務(wù)部門的預(yù)測情況推斷企業(yè)的收入、成本費(fèi)用完成情況，尤其是注意市場環(huán)境、國家政策可能發(fā)生的變化及帶來的影響。同時與年初預(yù)算數(shù)據(jù)進(jìn)行比較，分析可能出現(xiàn)的差異原因，并結(jié)合具體財(cái)務(wù)分析中發(fā)現(xiàn)的重點(diǎn)問題，提出切實(shí)可行的建議措施。例如人民幣匯率機(jī)制調(diào)整，對企業(yè)外匯業(yè)務(wù)造成一定影響，直接影響到預(yù)算指標(biāo)中的財(cái)務(wù)費(fèi)用，分析報告中應(yīng)當(dāng)有針對性的提出解決
辦法，提請管理層參考。提出的意見和改進(jìn)的措施要切實(shí)可行，而不是泛泛而談，應(yīng)當(dāng)直接體現(xiàn)企業(yè)預(yù)算管理體系存在的問題，促進(jìn)企業(yè)管理層及時采取措施改進(jìn)。
昀后要強(qiáng)調(diào)的是，預(yù)算分析報告的基礎(chǔ)是準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，預(yù)算分析內(nèi)容必須實(shí)事求是，不能弄虛作假，要準(zhǔn)確客觀的反映存在的問題，要對重點(diǎn)問題及其原因做出恰如其分的分析、判斷和結(jié)論，做到觀點(diǎn)和資料的統(tǒng)一。但也不能因?yàn)橄嚓P(guān)業(yè)務(wù)資料的缺乏就主觀臆斷，僅僅依靠財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)做出推測，事實(shí)上，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)常常由于賬務(wù)處理的時間差異原因，在一定時期內(nèi)難以真正體現(xiàn)業(yè)務(wù)發(fā)展情況。相關(guān)建議措施也要結(jié)合實(shí)際，不能憑空想象，要在實(shí)際數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上提出建議措施，切勿直接憑經(jīng)驗(yàn)下結(jié)論。
預(yù)算要簡明清晰:總體來說包括標(biāo)題、稱謂、正文、簽署四個部分。首先先對上年財(cái)務(wù)指標(biāo)做簡要說明，然后就下年預(yù)算進(jìn)行預(yù)測規(guī)劃，有這么幾個部分：
�。�1）收入預(yù)算；（所有的現(xiàn)金收入，包括銀行利息收入）（2）支出預(yù)算：包括進(jìn)貨成本，管理費(fèi)用，銷售費(fèi)用，財(cái)務(wù)費(fèi)用，投資支出（包含固定資產(chǎn)投入，在建工程支出，股票債券投資）。至于規(guī)范預(yù)算管理，你先根據(jù)你企業(yè)要實(shí)現(xiàn)的既定目標(biāo)，比如說實(shí)現(xiàn)多少利潤，或者完成多少收入，對各個環(huán)節(jié)進(jìn)行目標(biāo)管理，采取一系列的措施進(jìn)行項(xiàng)目跟蹤，及時反饋，作到合理有效的控制！！
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