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展會(huì)招展策劃書(shū)
一、 產(chǎn)業(yè)發(fā)布特點(diǎn)
二、 展區(qū)和展位劃分
三、 招展價(jià)格
四、 招展分工
五、 招展代理
六、 招展宣傳推廣
七、 編制展會(huì)招展函
八、 展位營(yíng)銷(xiāo)辦法
九、 招展預(yù)算
十、 招展進(jìn)度計(jì)劃
一、產(chǎn)業(yè)發(fā)布特點(diǎn)
可以說(shuō)明“戶外”的將來(lái)發(fā)展形勢(shì)。國(guó)家統(tǒng)計(jì)局，旅游局資料：2000年5月第一個(gè)“五一”黃金周至2002年10月第六個(gè)黃金周出游3.8億人／次，收入是1525億元，平均每次不足7千萬(wàn)人／每黃金周，收入不足2.6億／次。到了2004年黃金周五一和十一出游人次分別是1.04億和1.14億，收入分別為390億和398億，增長(zhǎng)速度之快那人非常欣喜。 “戶外”這個(gè)體育用品行業(yè)目前在國(guó)內(nèi)運(yùn)動(dòng)用品里面，它僅僅是很小很下的一部分，我們國(guó)內(nèi)的“戶外”只占整個(gè)體育用品市場(chǎng)的千分之一，這是一個(gè)很可怕、很可悲的數(shù)字。從我們了解的歐洲或者美國(guó)甚至我們隔壁的韓國(guó)和日本來(lái)看，“戶外用品”竟占了運(yùn)動(dòng)用品15－20％。 通過(guò)十幾年的發(fā)展直到今天，國(guó)內(nèi)“戶外”體育用品在北京、成都、深圳、長(zhǎng)春、廣州、昆明、杭州、西安甚至包括桂林這種小地方，每個(gè)城市都已經(jīng)超過(guò)了30家店。 現(xiàn)在,在中國(guó)市場(chǎng)上國(guó)際國(guó)內(nèi)“戶外”品牌一共約有120個(gè)，這些品牌中能夠在商場(chǎng)，尤其在大型商場(chǎng)設(shè)立專(zhuān)柜能夠生存下來(lái)的不足十個(gè)品牌，可以說(shuō)是寥寥無(wú)幾。以業(yè)績(jī)排大約是：奧索卡、The NORTH FACE、哥倫比亞、CONNA、日高、生活無(wú)限.探路者等。而且各個(gè)國(guó)內(nèi)品牌的知名度并不高。人們對(duì)旅游用品的認(rèn)識(shí)并不深，本次展會(huì)加深人們對(duì)旅游用品的認(rèn)識(shí)，促進(jìn)參展商與采購(gòu)商對(duì)接。
旅游用品與當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)和旅游的程度有很大的相關(guān)性，在經(jīng)濟(jì)越發(fā)達(dá)的地方人們?cè)接谐鲩T(mén)旅游的心里需要。而旅游風(fēng)景區(qū)需要旅游用品。旅游用品大部分是在經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)的或者旅游較多的地方。海峽兩岸的氣候、風(fēng)景、人文景觀不同也早就了旅游用品的需求上不同，這也造成了本次展覽會(huì)的展區(qū)劃分按地域。海峽兩岸的浙江、江西、福建、臺(tái)灣是旅游大省也是經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)的地帶。福建主要集中在閩南地區(qū)，主要在泉州廈門(mén)等地。
二、劃分展區(qū)和展位
本次展會(huì)展區(qū)和展位的劃分根據(jù)展會(huì)的展覽題材和展會(huì)定位。
根據(jù)交通與方便，本次展會(huì)選擇在A層展覽，本次展會(huì)要?jiǎng)澐?個(gè)展區(qū)，展位320個(gè)，展區(qū)分別為福建省旅游服務(wù)展區(qū)、福建省旅游產(chǎn)品展區(qū)、臺(tái)灣省旅游服務(wù)展區(qū)、臺(tái)灣省旅游產(chǎn)品展區(qū)、鄰省旅游服務(wù)展區(qū)、鄰省旅游產(chǎn)品展區(qū)。其中福建省旅游服務(wù)展區(qū)70個(gè)、福建省旅游產(chǎn)品展區(qū)100個(gè)、臺(tái)灣省旅游服務(wù)展區(qū)40個(gè)、臺(tái)灣省旅游產(chǎn)品展區(qū)50個(gè)、鄰省旅游服務(wù)展區(qū)20個(gè)、鄰省旅游用品展區(qū)40個(gè)。
三、招展分工
本次招展代理劃分7個(gè)代理商，根據(jù)代理商的劃分，辦展機(jī)構(gòu)成立7個(gè)區(qū)域在招展機(jī)構(gòu)，分別是閩南、閩北、閩西、臺(tái)灣、廣東、浙江、江西。招展機(jī)構(gòu)設(shè)立主任1人、副主任2人、|協(xié)助本辦展機(jī)構(gòu)招展，招展人員之間的分工要注意發(fā)揮各自的特長(zhǎng)，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。 招展人員的任務(wù)：
閩南機(jī)構(gòu)：1、服務(wù)旅游展區(qū)30個(gè)展位 2、 旅游產(chǎn)品展區(qū)50個(gè)展位
閩北機(jī)構(gòu)：1、服務(wù)旅游展區(qū)20個(gè)展位 2、 旅游產(chǎn)品展區(qū)30個(gè)展位I
閩西機(jī)構(gòu)：1、服務(wù)旅游展區(qū)20個(gè)展位 2、 旅游產(chǎn)品展區(qū)20個(gè)展位
臺(tái)灣機(jī)構(gòu)：1、服務(wù)旅游展區(qū)40個(gè)展位 2、 旅游產(chǎn)品展區(qū)50個(gè)展位
廣東機(jī)構(gòu)：1、服務(wù)旅游展區(qū)8個(gè)展位 2、 旅游產(chǎn)品展區(qū)20個(gè)展位
江西機(jī)構(gòu)：1、服務(wù)旅游展區(qū)5個(gè)展位 2、 旅游產(chǎn)品展區(qū)10個(gè)展位
浙江機(jī)構(gòu)：1、服務(wù)旅游展區(qū)7個(gè)展位 2、 旅游產(chǎn)品展區(qū)10個(gè)展位
招展機(jī)構(gòu)要求：1、必須共同遵守招展原則；不得跨區(qū)域招展；不得亂改展位費(fèi)的收取。不得競(jìng)相壓價(jià)。
2、要加強(qiáng)招展機(jī)構(gòu)的溝通，促進(jìn)信息的溝通。不得爭(zhēng)搶同一家目標(biāo)參展商。
四、招展代理
為了增加招展的業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)，擴(kuò)大業(yè)務(wù)規(guī)模，提高經(jīng)濟(jì)效益，本屆展會(huì)設(shè)立7個(gè)排他代理，分別為閩南、閩北、閩西、臺(tái)灣、廣東、浙江、江西。
代理商的資格：
1、是從事代理招展的公司。
2、過(guò)去有良好的代理業(yè)績(jī)，熟悉旅游用品行業(yè)。
3、有一定的數(shù)量的人員，代理的范圍能夠覆蓋我們展會(huì)所設(shè)立的代理的范圍。
代理的聘用程序：
1、取得必要的證明資料，對(duì)代理商進(jìn)行資質(zhì)驗(yàn)證，確定代理上的資質(zhì)可靠。
2、展會(huì)項(xiàng)目經(jīng)理初步與代理商議定代理?xiàng)l件，項(xiàng)目總監(jiān)審查代理?xiàng)l件。
3、公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)代理?xiàng)l件，簽訂代理合同。
本屆招展代理商的代理期限是一屆，期滿后視代理的業(yè)績(jī)和信譽(yù)等情況再?zèng)Q定是否繼續(xù)聘用為代理商。
代理商的權(quán)利與責(zé)任：
權(quán)利：
1、按合同規(guī)定收取傭金
2、從辦展機(jī)構(gòu)獲取招展必需的完整資料
3、按合同享受辦展機(jī)構(gòu)對(duì)展會(huì)及代理商的宣傳推廣支持
4、在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)預(yù)訂的展位能得到保證
責(zé)任：
1、按合同規(guī)定的代理形式和條件切實(shí)履行職責(zé)依法經(jīng)營(yíng)
2、有責(zé)任對(duì)所代理的展覽項(xiàng)目進(jìn)行宣傳推廣
3、定期向辦展機(jī)構(gòu)有關(guān)負(fù)責(zé)人匯報(bào)情況
4、對(duì)辦展機(jī)構(gòu)劃定的展位不得有異議
5、按辦展機(jī)構(gòu)規(guī)定的價(jià)格（價(jià)格范圍）招展，按時(shí)收取和繳納參展款（含訂金）
6、不得對(duì)辦展機(jī)構(gòu)制定的參展條件作私自改動(dòng)代理商傭金：本次展會(huì)各個(gè)代理的傭金為20%，要一視同仁平等看待。代理傭金支付時(shí)間和方法可以和辦展機(jī)構(gòu)協(xié)商制定。
五、 招展宣傳推廣
（一）、專(zhuān)業(yè)媒體
<1>媒介載體
旅游行業(yè)的專(zhuān)業(yè)媒體，如：
1、專(zhuān)業(yè)雜志
2、專(zhuān)業(yè)報(bào)紙，如《福建旅游報(bào)》等；
3、專(zhuān)業(yè)網(wǎng)站，如上述專(zhuān)業(yè)雜志報(bào)紙的網(wǎng)絡(luò)版和“中國(guó)旅游網(wǎng)”、“中華旅游網(wǎng)”、以及旅游行業(yè)相關(guān)展會(huì)的網(wǎng)站如“旅游博會(huì)”網(wǎng)站、“塑交會(huì)”網(wǎng)站等；
會(huì)展行業(yè)的專(zhuān)業(yè)媒體，如：
1、會(huì)展雜志，《中國(guó)會(huì)展》、《中國(guó)展會(huì)》等；
2、會(huì)展報(bào)紙，《會(huì)展快報(bào)》（中國(guó)會(huì)展雜志社所有）等；
3、會(huì)展網(wǎng)站，《中國(guó)展覽總網(wǎng)》、《展覽聯(lián)盟》等。
（二）合作方式
1、以展位交換廣告，同時(shí)盡可能多投軟新聞；
2、以廣告交換廣告，同時(shí)盡可能多投軟新聞；
3、付費(fèi)購(gòu)買(mǎi)廣告，同時(shí)盡可能多投軟新聞；
4、對(duì)于關(guān)系好的媒體，可以共享客戶資源，共享數(shù)據(jù)庫(kù)；
5、對(duì)于實(shí)力強(qiáng)的媒體，可以使其代理組織觀眾，甚至是組織參展商。
注：對(duì)于合作的媒體，應(yīng)列出合作內(nèi)容清單，比如《軟新聞投放媒體一覽表》及《軟新聞一覽表》，便于對(duì)工作過(guò)程進(jìn)行監(jiān)控。
二、大眾媒體/主流媒體
（一）媒介載體
1、電視，如東南電視臺(tái)、公共頻道、等；
2、廣播，如“福州巴士廣播網(wǎng)”等；
3、主流報(bào)紙，人民日?qǐng)?bào)，海峽都市報(bào)，東南早報(bào)等；
4、網(wǎng)站，慧聰網(wǎng)、新浪、網(wǎng)易、搜狐等；
5、全國(guó)企業(yè)黃頁(yè)等。
（二）合作方式
1、電視、廣播以硬廣告為主，軟新聞為輔；
2、報(bào)紙、網(wǎng)站以軟新聞為主，硬廣告為輔；
3、全國(guó)企業(yè)黃頁(yè)只能是硬廣告和企業(yè)信息刊登；
4、盡量制造展會(huì)亮點(diǎn)，爭(zhēng)取引起這類(lèi)媒體的主動(dòng)關(guān)注，從而制造軟新聞，軟新聞能更好地提高展會(huì)的美譽(yù)度。比如，組織這類(lèi)媒體的記者進(jìn)行產(chǎn)業(yè)新聞報(bào)道，行業(yè)人物專(zhuān)訪，或召開(kāi)行業(yè)高峰論壇，邀請(qǐng)業(yè)內(nèi)專(zhuān)家、學(xué)者、行業(yè)領(lǐng)袖就行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)、近期熱點(diǎn)話題、最新科研成果等進(jìn)行研討，以新聞發(fā)布會(huì)的形式將這類(lèi)信息傳遞給記者和媒體的信息采編人員，由他們挖掘題材，從側(cè)面宣傳展覽會(huì)。
三、展會(huì)材料與戶外廣告
（一）媒介載體
這類(lèi)媒介載體由展覽會(huì)組織者自行制作。包括：
1、展會(huì)材料
�。ǎ保┱猩藤Y料，如邀請(qǐng)函（預(yù)告性的簡(jiǎn)單邀請(qǐng)函和內(nèi)容完整的正式邀請(qǐng)函）、傳真件、調(diào)查問(wèn)卷、征詢表、信封、招商人員名片、門(mén)票；
�。ǎ玻⿻�(huì)務(wù)資料，會(huì)刊、參展指南、觀展指南、采訪指南、資料袋等；
（3）《會(huì)展快報(bào)》、《展會(huì)成果通報(bào)》之類(lèi)的宣傳材料等；
�。�4）展覽會(huì)網(wǎng)站。
2、戶外廣告
可以利用人流量較大的公共場(chǎng)所，如：機(jī)場(chǎng)、車(chē)站、碼頭、商業(yè)街道和廣場(chǎng)、專(zhuān)業(yè)市場(chǎng)、市內(nèi)主要街道與展館周?chē)鹊攸c(diǎn)，以戶外廣告的形式，進(jìn)行廣泛宣傳。具體形式有：路牌、墻體、燈箱、易拉寶、海報(bào)、彩虹門(mén)、升空氣球、氣模柱、大型布幔、條幅、彩旗、吉祥物、燈桿POP、電子顯示屏等。
（二）合作方式
展會(huì)材料與戶外廣告由展覽會(huì)組織者自行制作，它們可以作為展覽會(huì)組織者與其他媒體合作的交換資源。尤其是會(huì)刊廣告、戶外廣告（展場(chǎng)廣告、市區(qū)廣告）、展覽會(huì)網(wǎng)站、會(huì)展快報(bào)
等，都可進(jìn)一步開(kāi)發(fā)其廣告資源，以增加與其他媒體交換的機(jī)會(huì)。
四、主辦、承辦、協(xié)辦和支持單位
（一）媒介載體
1、主辦、承辦、協(xié)辦和支持單位的內(nèi)部發(fā)文，以及對(duì)展會(huì)資料的派發(fā)；
2、主辦、承辦、協(xié)辦和支持單位的內(nèi)部通訊、雜志報(bào)紙、自辦刊物；
3、主辦、承辦、協(xié)辦和支持單位的網(wǎng)站
4、主辦、承辦、協(xié)辦和支持單位的客戶資源
（二）合作方式
展覽會(huì)具體組織者通常會(huì)與主辦、承辦、協(xié)辦和支持單位簽訂合作協(xié)議，并支付一定掛名費(fèi)用，而作為主辦、承辦、協(xié)辦和支持單位也有一定的義務(wù)來(lái)宣傳推廣展覽會(huì)。因此，可以加強(qiáng)與其相關(guān)部門(mén)的溝通協(xié)調(diào)，提出自己具體的宣傳推廣需求與合作方式，盡可能地使其履行義務(wù)。
五、其他組織
（一）媒介載體
1、中國(guó)駐國(guó)外的大使館、外國(guó)駐中國(guó)各大城市的大使館；
2、外經(jīng)貿(mào)、貿(mào)促會(huì)、臺(tái)辦、僑辦部門(mén)等；
3、國(guó)內(nèi)外商業(yè)性協(xié)會(huì)、大型采購(gòu)代理商、經(jīng)銷(xiāo)商、進(jìn)出口公司、貿(mào)易公司、批發(fā)零售商等；
4、展覽咨詢機(jī)構(gòu)；
5、其他跨地區(qū)的組展機(jī)構(gòu)（營(yíng)銷(xiāo)代理）；
6、同類(lèi)大型展覽會(huì)；
7、參展商。
（二）合作方式
1、對(duì)于1、2類(lèi)的組織，可由政府出面進(jìn)行協(xié)調(diào)，爭(zhēng)取獲得他們的支持；
2、對(duì)于貿(mào)易性組織或商人，可在貿(mào)易類(lèi)媒體加強(qiáng)宣傳攻勢(shì)，吸引他們的注意力；
3、對(duì)于展覽咨詢機(jī)構(gòu)、跨地區(qū)組展機(jī)構(gòu)和同類(lèi)大型展覽會(huì)，則可以
�。�1）進(jìn)行差異性資源整合，相互幫助組展或使其成為招展代理；
�。�2）交換網(wǎng)站鏈接、會(huì)刊廣告、展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)幫發(fā)資料，或在展會(huì)期間召開(kāi)新聞發(fā)布會(huì)等；
4、對(duì)于參展商，可通過(guò)其發(fā)門(mén)票邀請(qǐng)客戶等形式進(jìn)行展覽會(huì)宣傳推廣。
以上展覽會(huì)信息的傳播方式除投放硬廣告、軟新聞外，還可以通過(guò)一些活動(dòng)進(jìn)行傳播，如舉辦新聞發(fā)布會(huì)、記者聯(lián)絡(luò)會(huì)/招待會(huì)、參展商/觀眾供需說(shuō)明會(huì)、產(chǎn)業(yè)發(fā)展論壇、會(huì)展論壇等。
七、 會(huì)展招展函
（一）展會(huì)概況
1、組織機(jī)構(gòu)
a) 時(shí)間：20xx年8月1日
b) 地點(diǎn)：福州市國(guó)際會(huì)展中心
c) 主辦單位：福州市人民政府
d) 協(xié)辦單位：福建省旅游局、福州市旅游局、福州市發(fā)展和改革委員會(huì)、福州市經(jīng)濟(jì)
e) 會(huì)務(wù)執(zhí)行：XX會(huì)展有限公司 f) 媒體支持：福建日?qǐng)?bào)、海峽都市報(bào)、海峽消費(fèi)報(bào)、閩南日?qǐng)?bào)、福建經(jīng)濟(jì)電臺(tái)、福建電視臺(tái)
2、 展會(huì)特色：本屆展會(huì)組委會(huì)全新，實(shí)施規(guī)模化、市場(chǎng)化、差異化運(yùn)作，兩大“亮點(diǎn)”，打造展會(huì)。
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